三章凭证管理的详细设计.ppt

哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三章 凭证管理的详细设计,本章主要内容凭证管理的总体设计凭证填制的详细设计凭证查询与汇总的详细设计凭证审核与记账的详细设计期末转账凭证处理的详细设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,一、凭证管理的功能模块划分二、凭证管理的数据存储设计 三、常用摘要维护的功能设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,凭证管理完成凭证的填制、查询、汇总、审核、记账、期末转账凭证处理等功能。它是会计信息系统的重要组成部分。由于凭证管理是用户日常工作中使用最为频繁的子系统，因此，要求具备友好的用户界面，让用户能够快速、轻松、方便、灵活地完成凭证处理工作。,凭证管理的数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,从会计业务流程看，凭证管理是会计信息系统的上游子系统，是会计信息处理的起点，是整个会计信息系统的数据源头，所有账簿、报表、财务报告等信息都来源于凭证，都是有关凭证数据加工处理的结果，可以想象如果计算机的运算速度极快，数据处理能力极强，那么在会计信息系统中只需存储账户信息和凭证数据即可，其他账表信息完全可以由凭证数据派生得出。之所以存储有关账户的发生额与余额数据，就是因为计算机的运算速度和数据处理能力还是有限的。在凭证管理中，采集和加工的数据是否正确、完整、可靠，必将波及下游系统。因此，如何确保数据的正确性、完整性和可靠性，也是凭证管理设计中应考虑的主要问题。凭证管理的功能模块划分如图3-1所示。,凭证管理的数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,凭证管理的数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,凭证管理所涉及到的数据基表，绝大多数在系统管理中已经设计，没有设计的有凭证数据基表和常用摘要字典，以及各种期末转账机制凭证定义基表。期末转账机制凭证的定义分为自定义结转、对应结转、销售成本结转、汇兑损益结转、期间损益结转五种，对应地设计了五个机制凭证转账定义基表。各基表的作用及其数据结构如下。,凭证管理的数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,1凭证基表的作用及其数据结构 凭证基表名称为Pz。在Pz基表中存储核算年度的所有凭证数据，包括已记账凭证和未记账凭证，而以前年度凭证存储在历史数据基表（Lpz）中。凭证基表是整个会计信息系统中数据量最大的基表，特别是历史数据基表（Lpz），尽管按本教材的设计思想不追求三范式，但在该基表的数据存储结构设计时，也应尽可能地节省存储空间。Pz基表的数据结构如表3-1所示。,凭证管理的数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,凭证管理的数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,表3-1 凭证基表的数据结构,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,凭证管理的数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,表3-1 凭证基表的数据结构,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,凭证管理的数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,2常用摘要字典的作用及其数据结构 在凭证管理系统中，凭证录入是关键环节，能否快速、轻松、方便地完成凭证录入，并确保录入的数据准确、完整是凭证管理系统设计的瓶颈问题。然而在凭证录入过程中，由于摘要需要输入较多汉字（账套语言设置为“汉字”），而其他数据项录入则相对简单，因此，简化摘要输入就显得尤为重要。简化摘要输入的方法主要是利用常用摘要字典来实现，将常用摘要存储在该字典中，在凭证录入时摘要便可从该字典中选取。,凭证管理的数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,其实现方法有两种：第一，由账套主管或指定的人员来建立并维护公用常用摘要，其优点是可以做到摘要的系统化、标准化、规范化，可以利用摘要来进行必要的统计分析，其不足是摘要维护不能及时进行，摘要使用不方便，必须由指定人员录入后方可使用，且摘要太多，查找不便；第二，每个用户建立并维护自己的个人常用摘要，其优点是更加符合个人的习惯，体现个性化，维护及时，随时使用随时维护，且摘要不多，查找方便，其不足是摘要不系统、不标准、不规范、不便于必要的统计分析，在不用摘要进行统计分析的情况下，该方法比较适宜。由此可见，两种方法各有优缺点，比较好的解决方法是在账套参数设置时，由系统管理员或账套主管根据本单位的实际需要自行选择。,凭证管理的数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,常用摘要字典名称为Zy。在Zy中可能存储各用户公用的常用摘要，也可能存储各用户专用的常用摘要，这要根据账套参数设置时“常用摘要形式”的值来确定，若其值为“公用”则存储各用户公用的常用摘要；若其值为“个人”则存储各用户专用的常用摘要。然而无论存储公用常用摘要还是专用常用摘要，Zy的数据结构都无需变化。常用摘要不设计历史数据基表，但需按账套加以区分，不同账套有不同的常用摘要，即使采用专用常用摘要形式，同一用户在不同账套也会有不同的常用摘要，何况不同账套可能会采用不同的常用摘要形式，同一用户在不同账套也可能会有不同的业务职责，因此，常用摘要无法在各账套之间公用。Zy的数据结构如表3-2所示。,凭证管理的数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,凭证管理的数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,表3-2 常用摘要基表的数据结构,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,在表3-2中，当“常用摘要形式”设置为“公用”时，“用户编号”组合主键失去效用，但为使其为非空，系统应为其赋值（应为常用摘要维护人员编号），此时真正的主键是“账套号+摘要编号”，其中“摘要编号”在同一账套内必须惟一；当“常用摘要形式”设置为“个人”时，Zy的主键是“账套号+用户编号+摘要编号”，其中“摘要编号”在同一账套、同一用户内必须惟一，而在不同账套或不同用户范围内允许重复。,凭证管理的数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,3自定义结转基表的作用及其数据结构 该基表是为自动生成自定义结转机制凭证而设计的，其基表名称分别为Zdyjz。自定义结转是系统中最具灵活性的自动转账设置方式，任何期末摊、提、结转业务均可通过自定义结转方式进行定义。其基表结构如表表3-3所示。各字段的意义和存储内容详见期末转账凭证处理。,凭证管理的数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,凭证管理的数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,表3-3 自定义结转基表的数据结构,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,4对应结转定义基表的作用及其数据结构 对应结转不仅可实现两个科目的一对一结转，还提供科目的一对多结转，对应结转的会计科目可为上级科目，但其下级科目的体系结构必须一致，即具有相同的明细科目，并且其辅助核算账类也必须一一对应。对应结转只能结转期末余额，不能结转发生额，若要结转发生额，则需在自定义结转中设置。对应结转定义基表是为自动生成相应的转账机制凭证而设计的。其基表名称为Dyjz，Dyjz的数据结构如表3-4所示。各字段的意义和存储内容详见期末转账凭证处理。,凭证管理的数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,凭证管理的数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,表3-4 对应结转定义基表的数据结构,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,凭证管理的数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,表3-4 对应结转定义基表的数据结构,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,5主营业务成本结转基表的作用及其数据结构 主营业务成本结转是按期末商品（或产品）的销售数量乘以库存商品（或产成品）的平均单位成本（或售价，或计划价）计算各类商品的主营业务成本并进行结转。主营业务成本结转涉及库存商品、主营业务收入、主营业务成本三个会计科目，这三个科目的下级明细科目结构必须相同且一一对应，同时要有数量核算，且不能设置为部门、往来、项目等辅助核算。主营业务成本结转定义基表是为自动生成相应的转账机制凭证而设计的。其基表名称为Xscbjz，Xscbjz的数据结构如表3-5所示。其中cykmbh字段需要根据企业类型来确定，对于商业企业一般应为“商品进销差价”科目编号；对于工业企业一般为“产品成本差异”科目编号；对于其他类型企业可根据实际情况从上述两种编号中选择其一。,凭证管理的数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,凭证管理的数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,表3-5 主营业务成本结转定义基表的数据结构,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,6汇兑损益结转基表的作用及其数据结构 该基表用于期末自动计算外币账户的汇兑损益，并自动生成汇兑损益转账凭证，汇兑损益只处理外汇存款户、外币现金户、外币结算的各项债权和债务等账户，不包括所有者权益类账户、成本类账户和损益类账户。汇兑损益的入账科目不能带有任何辅助核算，包括部门、往来、项目、数量、外币等。汇兑损益结转定义基表名称分别为Hdsyjz。其基表的数据结构如表3-6所示。,凭证管理的数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,凭证管理的数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,表3-6 汇兑损益结转基表的数据结构,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,7期间损益结转定义基表的作用及其数据结构 期间损益结转用于在一个会计期间终止时，将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。期间损益结转主要是对管理费用、营业费用、财务费用、主营业务收入、主营业务成本、营业外收支等科目的结转。若损益科目具有辅助核算，则应与对应的本年利润科目具有相同的辅助核算账类。期间损益结转定义基表是为自动生成相应的转账机制凭证而设计的。其基表名称为Qjsyjz。其数据结构如表3-7所示。,凭证管理的数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,凭证管理的数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,表3-7 期间损益结转基表的数据结构,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,常用摘要具有两种设计方案，这两种方案各有优缺点。在绝大多数软件中，都采用公用的常用摘要方案，这样设计的优点固然很多，但也有诸多缺点，主要表现为不能满足每个用户的习惯，不便于记忆，制单时寻找摘要速度较慢，由于摘要数据由统一的一个或少数几个人员来维护，所以常用摘要数据得不到及时的增补或更新，在不用摘要进行查询、汇总、统计等数据处理的情况下，则没有必要采用公用常用摘要。,凭证管理的数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,而应该尊重各用户的不同习惯，建立自己的常用摘要，系统中的每个用户都维护和使用自己的常用摘要，这样既符合各人的习惯，又便于记忆，并且对每个用户而言，其常用摘要相对较少，从而可以提高摘要的寻找速度，但如此设计也存在一定问题，如果某些用户工作不认真，乱建常用摘要，并不及时对其进行整理，那么当系统运行时间较长时，就会使常用摘要变多、变乱，解决这一问题的措施是由用户本人、账套主管（或指定人员）定期对常用摘要进行整理。常用摘要维护具有增加、修改、删除等功能，其界面如图3-2所示。,凭证管理的数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,凭证管理的数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,（1）账套号：由系统根据用户登陆时所选择的账套自动填入。（2）用户编号：由系统根据用户登陆时的登录号自动填入。（3）摘要编号：必须输入。在采用公用常用摘要情况下，摘要编号在同一账套内必须惟一，一般采用数字编码，如“0001”、“0002”等；在采用个人常用摘要情况下，用户可根据自己的习惯编号，但自己所使用的摘要编号必须惟一。（4）摘要：必须输入。输入常用摘要的具体内容。应简洁明了，尽可能做到规范化、标准化。,凭证管理的数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 凭证管理的总体设计,（5）摘要助记码：可为空，摘要助记码可采用摘要前八个汉字拼音字头构成助记码，如“应付材料款”其助记码可编为“YFCLK”。（6）科目编号：在制单时，摘要往往与应借或应贷会计科目之间具有一定联系，如“付某单位材料款”可能与银行存款科目有关，在制单时，选择常用摘要的同时，应借或应贷会计科目自动产生，从而加快制单速度。该数据项可用值列表在科目字典中选取。（7）科目全称：在选择科目编号时自动填入。,凭证管理的数据存储设计,本小节主要内容,常用摘要维护的功能设计,凭证管理的功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 凭证填制的详细设计,记账凭证是登记账簿的依据，账簿数据的正确与否完全取决于记账凭证，记账凭证是会计信息系统的数据源头，填制凭证是最基础和最频繁的工作，因此，必须确保凭证的准确完整。填制凭证有两种方式，一种方式是先手工编制凭证，然后将其输入计算机。这种方式适用于单机运行，或系统刚刚投入运行，计算机处理与手工处理并行阶段。这种方式由于需要依赖手工操作，自动化程度较低，且难以保证手工凭证与机内凭证的一致性。另一种方式是直接上机制证，即在不编制手工凭证的情况下，直接上机编制凭证并在打印机上实时地输出凭证。这种方式适用于网络运行，采用网络版软件在多台计算机上并行运行。这种方式能大大提高系统效率，确保输出凭证与机内凭证的一致性。故凭证的录入方式以直接上机制证方式为宜。凭证填制的功能较多，需要输入的信息也较多，因此，要求界面设计要合理，且要方便操作。将所有的功能都设计在工具栏内，除功能菜单外，将常用功能设计在工具栏内并设置了快捷键。如图3-3所示。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 凭证填制的详细设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 凭证填制的详细设计,其主要功能包括“文件”、“制单”、“查看”、“工具”等，其中“文件”主要是打印输出功能；“制单”主要包括增加凭证、插入分录、删除分录、调用常用凭证、生成常用凭证、冲销凭证等功能；“查看”主要包括查凭证、查科目余额、查科目预算、查明细账、查辅助明细账等功能；“工具”包括计算器、会计日历等功能。1增加凭证（1）凭证号：有些软件仍然迁就过去的手工处理习惯，设计对凭证进行分类的功能，在账套参数设置中将凭证类型设置为收款、付款、转账等，并对其分别编号，这在会计信息化情况下已完全失去意义，无论是凭证查询，还是账务处理都没有必要对凭证进行分类。在不分类情况下，建议凭证号采用按月连续编号，凭证号由6位编码组成，其编码方案为：月份（2位）+月份凭证顺序号（4位），并将该编码方案在软件中固定下来，不允许用户选择，这样设计的原因有两个：,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 凭证填制的详细设计,其一，该凭证编码方案具有明显的优越性，由凭证号的前两位即可知凭证的所属月份，由后四位便可知凭证在所处月份的顺序号；其二，可以简化系统开发工作，增加诸多凭证分类方法，既无实际意义，又增加系统的复杂性。凭证号由系统根据账套数据基表中的“当前月份”和“月凭证号”两个数据项自动生成。凭证号在所属月份内必须连续，每月都从“0001”号开始（由期末结账设置），之后每存储一个凭证，凭证号自动加1。在采用网络版多人同时制单时，系统所显示的凭证号只是参考凭证号，真正的凭证号只有在凭证保存时才给出（系统根据各用户的保存次序给出），如果多个用户同时保存，则系统会自动进行并发控制（并发控制由数据库管理系统完成，不需编程）；在采用单机版一人制单时，系统所显示的凭证号即为真正凭证号。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 凭证填制的详细设计,（2）制单日期：由系统根据服务器系统日期自动产生，不需输入。该日期决不能根据终端机系统日期产生，否则可能会产生凭证制单日期错误。并且在系统投入运行前，必须将服务器系统日期调整正确。制单日期一般情况下不必改动，在因故障产生日期错误时，可进行修改或用系统日历输入。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 凭证填制的详细设计,（3）摘要：必须输入，在20个汉字之内。摘要主要用汉字表述（账套语言设置为“汉字”）。为了减轻输入汉字的负担，应采取一些简化的措施。其做法是提供常用摘要的记忆功能、动态拼接功能和由上向下的自动转抄和复制功能。如果某一摘要（或摘要的一部分）是经常重复使用的，用户（在采用公用摘要时，为具有摘要维护权限的用户）可以在不退出制单状态下，用“摘要”功能随时为指定的摘要定义编码、助记码、摘要内容和会计科目，以便以后输入摘要时使用。摘要既可直接输入，也可用“预览”功能从常用摘要中选取，选取时可根据摘要编码或助记码选取，在摘要预览窗口需要设计编码和助记码两个摘要查询条件输入框，在此只需输入摘要编码或助记码的前导子集即可，如摘要内容为“应付材料价款”，其助记码为“YFCLK”，输入Y、YF、YFC、YFCL或YFCLK均可，在预览窗口中就会出现输入助记码所对应的一条或多条摘要内容，输入的助记码越准确，所获得的无用摘要就越少。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 凭证填制的详细设计,所谓摘要的动态拼接，就是允许用户多次使用常用摘要功能，将两个或两个以上的常用摘要拼成一个新的摘要，如先通过在预览窗口输入“YFCLK”，获得一个摘要“应付材料款”，在该摘要的任何位置定位光标，如“应付”后定位光标，再用“预览”功能输入“WZZGC”，其中“WZZGC”是“五州轧钢厂”摘要的助记码，选定后就形成“应付五州轧钢厂材料款”摘要。由于记账需要，凭证上的每一行都必须输入摘要。但多数情况下同一个凭证中各行的摘要内容都是相同的，因此，凭证录入应具备摘要的自动转抄功能，在输完一行凭证内容转入下一行时，系统自动将上行摘要内容转抄到下一行。如果对常用摘要建立了对应科目，则在选择常用摘要时，同行的会计科目也会自动填入，当采用动态拼接功能时，以先选优先原则填入会计科目，如果第一次选择的摘要有对应科目，则该科目填入后，再选取摘要进行拼接时，该科目不变。但可用科目选择功能予以改变。一般情况下，此方法可以加快制单的速度，其效率取决于摘要和对应科目之间的联系是否紧密。值得说明的是在同一凭证的各行中，摘要并不一定相同，一个凭证可以具有多个摘要，即一个凭证可以有多项业务内容。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 凭证填制的详细设计,（4）科目编号、科目全称、科目账类：为了提高输入速度和确保科目的准确性，几乎所有的会计软件，在制单时会计科目都不是输入的，而是从科目字典的末级科目中选取，由于科目字典中的末级科目较多，因此，应设计快速查询功能，根据输入的科目编号、助记码、科目名称等查询条件，从科目字典中将末级科目标志为“”的科目列出以供选择。在凭证填制界面显示科目全称，而在存储凭证时存储科目编号，这无疑是一种正确的做法。在先手工制证，然后输入计算机的情况下，用户需查阅科目字典，并将科目编号和科目名称事先写在凭证上，然后由录入员依样输入计算机。而在直接上机制证方式下，应采用科目的无记忆输入法。其特点概括如下：在输入会计科目时，可以输入科目编号的前导子集。如“银行存款-人民币户-工行桥南分理处”科目所对应的科目号为“10020101”，输入该科目时，可输入1、10、100、1002、100201或10020101，操作员能记住几位就输几位，输入的编号越准确，所获得的无用科目就越少，选择就越快，当什么都不输入时，系统将科目字典中所有的末级科目全部列出以供选择，选择科目后系统要进行科目使用权限验证，如果在数据权限设置中设置了制单科目限制，则制单程序将根据权限字典检查制单人与科目使用权限的对应关系，若制单人对所选的会计科目无使用权，则系统提示警告信息后不返回所选科目.,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 凭证填制的详细设计,否则，若制单人对所选的会计科目有使用权，或者数据权限设置中没有设置制单科目限制，则系统返回所选科目的编号和全称，并将科目全称赋给凭证填制界面的科目全称数据项，而将科目编号赋给凭证填制界面的科目编号数据项，将科目账类赋给凭证填制界面的科目账类数据项，不过考虑界面空间因素，科目编号和科目账类两个数据项为非显示项。真正存储在凭证基表中的是科目编号和科目账类，而不是科目全称。科目的无记忆输入法，还为用户提供了另一种科目输入方式，即科目助记码输入方式，用助记码来快速寻找科目，如“银行存款-人民币户-工行桥南分理处”科目的助记码就是“YRG”，这种编码有重码的可能，因此，不能用于数据处理，但可方便查询科目，加快制单输入速度却有奇妙的作用。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 凭证填制的详细设计,若操作员不习惯输入科目编号，则可以采用科目助记码输入方式来选定会计科目，在输入科目助记码时，也需输入其前导子集，如对上述科目，输入Y、YR或YRG均可，在科目预览窗口中就会出现与输入助记码对应的一个或多个科目，以下过程与输入科目编码相同。当然也可以直接输入科目名称，对于输入的科目名称，系统按包含关系匹配，在预览窗口中就会出现科目字典中，科目全称包含所输科目名称的一个或多个科目，以下过程与输入科目编码相同。总之，在制单时会计科目是从科目字典的末级科目中选取的，而绝对不可直接输入，所输入的信息只不过是为了在科目字典中查找与之匹配的末级科目而已，这样可以确保所选取的会计科目在科目字典中存在。如果需要使用新会计科目，可先用系统管理中的科目字典维护功能，将新科目增设到科目字典中，然后在制单时才可使用。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 凭证填制的详细设计,（4）辅助信息：为了会计系统后续处理的需要，在凭证录入时，还需输入一些辅助信息，在科目录入之后，如果所录入的会计科目涉及到部门核算、往来户核算、项目核算、外币核算、数量核算，此时都需要录入辅助信息。如当涉及应收、应付等往来科目时，需输入往来客户、供应商或个人的辅助信息，以便登记往来账；当涉及外币科目时，需输入外币额和汇率，系统根据外币汇率字典中的折算方式自动计算本位币金额。为了实现这些辅助信息的输入，在科目字典数据基表中，设计了部门核算标志、往来核算、项目核算、外币核算、数量核算等字段。在凭证填制界面，如果所输入的会计科目涉及到辅助信息时，则系统进入辅助信息录入窗口。由于辅助信息比较多，科目所涉及的辅助核算不同，要求输入的辅助信息也不同。当涉及到资金结算科目时，需要输入结算方式、票号、发生日期,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 凭证填制的详细设计,当涉及到部门时，需要输入部门编号和部门名称；当涉及到往来客户时，需要输入客户编号、客户名称、业务员、票号、发生日期；当涉及到供应商往来时，需要输入供应商编号、供应商名称、业务员、票号、发生日期；当涉及个人往来时，需要输入个人编号和姓名；当涉项目时，需要输入项目编号、项目名称；无论是科目、客户往来、供应商往来、个人往来、项目核算，都可能涉及到外币，此时都要求输入外币编号和名称，以及外币金额和汇率；当科目、部门核算、客户往来、供应商往来、项目核算涉及到数量时，都要求输入数量和单价。各数据项的输入如下。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 凭证填制的详细设计,部门信息：当科目涉及到部门核算时，则必须输入部门信息，输入时与制单时会计科目输入类同，必须从部门字典中选取，输入时可输入部门编号、部门助记码、部门名称，系统根据输入的部门编号和助记码，按前位匹配关系，根据输入的部门名称按包含关系，将满足条件的部门列示在预览窗口，输入的信息越准确，所获得的无用部门就越少，选择就越快，当什么都不输入时，系统将把部门字典中所有部门都列示出来以供选择。选择后系统将部门全称赋给辅助信息界面的部门全称数据项，而将部门编号赋给部门编号数据项，不过部门编号数据项为非显示项。真正存储在凭证基表中的是部门编号，而不是部门全称。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 凭证填制的详细设计,往来信息：以客户为例，当科目涉及到客户往来核算时，则必须输入客户往来信息，输入时与部门信息输入类同，输入客户编号、客户助记码、客户名称均可，从客户字典中选取正确的客户后，系统将客户名称赋给辅助信息界面的客户名称数据项，而将客户编号和客户所属分类编号分别赋给客户编号和客户所属分类编号两个数据项，不过这两个数据项为非显示项。真正存储在凭证基表中的是客户编号和客户所属分类编号，而不是客户名称。供应商信息的输入与客户信息输入相同，从供应商字典中选取供应商信息即可。个人信息的输入相对简单，从个人往来字典中选取个人往来信息即可。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 凭证填制的详细设计,项目信息：当科目涉及到项目核算时，必须输入项目信息。系统根据选择的会计科目对应的项目大类或项目档案基表名，根据项目档案基表中的数据来输入明细项目信息，也就是说项目信息是从项目档案字典中选取的。项目信息输入与会计科目输入类同，系统根据输入的项目编号；或助记码；或项目名称，将满足条件的项目列示在预览窗口，选择正确的项目后，系统将项目名称赋给辅助信息界面的项目数据项，而将项目编号赋给项目编号数据项，再将项目所属分类号赋给项目分类编号数据项，项目编号和项目分类编号两个数据项为非显示项。真正存储在凭证基表中的是这两个非显示项，而不是项目名称。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 凭证填制的详细设计,外币种类、折算方式：当科目、往来、项目核算涉及到外币时，则必须输入外币信息，由于一个账套的外币不会太多，因此，系统将把外币汇率字典中所有外币都列示出来以供选择，选择后系统将外币名称赋给辅助信息界面的外币种类数据项，而将外币编号赋给外币编号数据项，将折算方式赋给折算方式数据项，不过外币编号、折算方式两个数据项在辅助信息界面为非显示项。真正存储在凭证基表中的是外币编号和折算方式，而不是外币种类。外币额、汇率：必须在选择了外币种类之后才可输入，直接在辅助信息界面输入即可。系统自动根据外币额、汇率和折算方式计算出本位币金额，并将计算结果自动带入凭证当前行的光标所在栏中（借方金额栏或贷方金额栏）。此金额不可改动，如若改动则必须通过从新选择科目后，再输入科目、往来、项目等信息，再从新选择外币种类，并输入外币金额，并从新计算本位币金额。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 凭证填制的详细设计,数量、单价：当科目、项目核算涉及到数量时，则必须输入数量和单价，直接在辅助信息界面输入即可。系统自动根据输入的数量和单价计算出金额，并将计算结果自动带入凭证当前行的光标所在栏中（借方金额栏或贷方金额栏）。此金额不可改动，如若改动则需从新选择科目、项目等信息，再从新输入数量和单价，并从新计算金额。结算方式：当核算涉及到资金结算时，需要输入结算方式，可采用下拉列表框方式在现金结算、现金支票、转账支票、电汇、商业汇票、银行本票、银行汇票、信用卡、网络结算、内部转账、其他等可选值之间选取。票号、业务员、发生日期：当涉及到资金结算、客户往来或供应商往来时，需要输入这三个数据项。此时票号可输入支票号或往来业务的单据号,业务员可输入该笔业务的销售或采购人员，可用值列表从个人往来字典（一般情况下，在个人往来字典中都应建立核算单位中所有销售人员和采购人员档案）中选取。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 凭证填制的详细设计,辅助信息录入完成之后，刚刚输入的各项辅助信息都被显示在图3-3中数据区的下部，只有外币在凭证中单独占一行作为一条分录。当凭证填制输入下一条分录时，其上一条分录的辅助信息将不被显示，也就是说数据区下部的各辅助信息项只显示当前分录的辅助信息。当用鼠标或键盘上下移动凭证分录时，各辅助信息项所显示的内容是不断变动的，其显示的内容取决于光标所在的分录。制单时对凭证的分录数没有限制，当凭证的分录数较多时，可用数据滚动条、上下移动键、翻页键等滚动凭证分录数据。在某些软件中设计了凭证的分页管理功能，其实这样设计的意义并不大，只要在制单时能够滚动显示，在打印时能够分页打印即可。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 凭证填制的详细设计,（5）借、贷方金额：如果核算科目涉及到外币或数量时，借、贷方金额不需输入，由系统自动算出，并且不能直接修改，若要修改可通过从新选择科目后，再修改外币额或数量，再由系统算出金额实现。如果核算科目没有涉及到外币或数量，则可直接在借方金额栏或贷方金额栏输入金额，可用空格键调整金额的借贷方向。另外，在输入借贷方金额时，经常需要根据原始凭证进行简单的加减乘除运算，为此在制单过程中系统应提供计算器功能，当计算结束，撤消计算器时，即可将计算结果带回到当前编辑行的借方栏（如不为借方，可用空格键调整到贷方），也可放弃计算结果。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 凭证填制的详细设计,（6）附件张数：在附件张数处直接输入即可。（7）制单人：由程序根据系统登录时的用户登录名自动填入。（8）插入、删除分录：在图3-3凭证填制界面，无论是新增凭证还是修改已录入的凭证，都可用“插分”功能在光标所在位置之上增加一条分录，并转抄上行摘要，在此新增分录行输入凭证分录信息。制单时可能需要删除行分录，则可用“删分”功能将光标所在行分录删掉，但凭证应至少有两条分录。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 凭证填制的详细设计,（9）数据查询：在制单时，为了便于了解和控制有关会计业务，用户需要查询相关科目或辅助核算数据，主要包括科目余额、科目预算额、科目明细账、辅助核算明细账等。其实在会计核算环节实施控制的意义已经不大，因为此时会计业务已经发生，也就是说在会计信息系统中实施内部控制的作用有限，真正能够发挥内部控制作用的环节应该是其它业务管理系统，在业务发生前或发生时实施控制，而在业务发生后已为时过晚，只能起到借鉴和考核作用。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 凭证填制的详细设计,尽管如此，也有必要实施必要的控制，如预算控制、部门费用控制等。在进行数据查询时，科目余额、科目预算额查询比较简单，根据分录涉及的科目，从科目字典中读出余额或预算额数据即可；科目明细账查询是根据分录涉及的科目，调用明细账生成程序生成并输出明细账；辅助核算明细账查询是根据分录涉及的科目，以及对应的辅助核算账类，调用辅助明细账生成程序生成并输出辅助明细账。科目明细账和辅助明细账的生成详见第五章（账簿管理）的相关内容。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 凭证填制的详细设计,（10）录入后的处理：按照上述方法，填制完凭证内容之后，并不等于凭证录入已完成，还要用“保存”功能将输入的内容存入凭证基表（Pz）中，并打印输出凭证后，凭证录入才算完成。若选“作废”则本次输入的内容作废，系统会在保持原凭证日期和参考凭证号的前提下，为用户提供一张空白的凭证，用户可以重新开始上述的凭证录入工作。在一个凭证录入完成并选“保存”时，系统要进行两项检查，第一检查借贷是否平衡，若不平衡，则给出错误提示，用户必须更正使之平衡；第二检查是否有漏填项，在凭证录入时，可以有空行，但不能有漏填项，在填入内容的行中，摘要和科目必须输入，借、贷方金额必须有一项不为零，而另一项为空（或零），若发现有漏填项，则系统会给出提示信息。只有在两项检查都正确时才可保存，并可用“打印”功能将填完的凭证打印出来。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 凭证填制的详细设计,2查询凭证 只有在选择了“增加”、“修改”功能或者在没有选择任何功能的初始状态下，“查询”功能才为可选，根据输入的查询条件，将满足条件的凭证从当年凭证基表或历史凭证基表中查询输出。其具体功能详见“凭证查询”功能设计。3复制凭证 在图3-3凭证填制界面，在新增凭证或修改凭证时，可用“复制”功能将以前编制的凭证内容复制到当前编制凭证中，复制时先用“查询”功能查询出需要的凭证，包括当前年度凭证和以前年度凭证，可利用“复制”功能在查询出来的凭证中，将选定的凭证内容复制到当前填制的凭证中，包括辅助信息，但当前填制凭证的凭证号和日期等不变，利用复制已前凭证功能时，当前填制凭证的内容应为空，否则将会被复制内容所覆盖。利用复制已前凭证功能可大大提高制单速度。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 凭证填制的详细设计,4生成常用凭证 与常用摘要类同，将常用凭证保存起来，以便在以后制单时引入常用凭证内容。生成常用凭证是将当前正在填制的凭证保存起来，在以后填制凭证时，如果发现所填制的凭证与保存起来的凭证内容类同，则可将保存起来的凭证