办公自动化概述与计算机基础知识.ppt

第1章 办公自动化概述与计算机基础知识,1.1 办公自动化概述1.2 计算机基础知识,1.1 办公自动化概述,办公自动化（OA，Office Automation），是70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加的背景下，发展起来的一门综合性学科。信息技术即IT（Information Technology）发展推动了整个社会的信息化过程，并改变了传统的办公模式。计算机、打印机、复印机等办公设备的出现，更使得办公自动化的程度越来越高。因此办公人员只有掌握办公自动化相应的操作技能，才能胜任现代化办公，逐步提高工作效率。,1.1 办公自动化概述,办公自动化定义办公自动化（Office Automation，简称OA）。它是利用先进的科学技术（如信息技术、系统科学和行为科学等），不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备（即借助于人以外的各种设备），并由这些设备与办公人员构建成服务于某种目标的人机信息处理系统，从而不断提高各种办公活动的自动化程度。其目的就是尽可能充分地利用信息资源，提高生产、工作效率和质量，以达到既定目标。,1.1 办公自动化概述,一个完整的办公自动化系统，应当包括信息采集、信息加工、信息传输和信息保存四个环节。,1.1 办公自动化概述,办公自动化的发展状况 我国的OA产业从七十年代末发展至今，其发展过程分为以下三个阶段：第一阶段：1985年以前，是我国办公自动化发展的准备期。主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打字机、复印机等；第二阶段：1985年1990年，是我国办公自动化系统的发展期。主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理、文字排版输出和进行人事财务等信息的管理等；第三阶段：1990年至今，是我国办公自动化系统完善普及期。以知识管理为核心的办公自动化系统。主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，利用网络，实现了文件共享，网络打印共享，网络数据库管理等工作。,1.1 办公自动化概述,办公自动化系统的功能办公自动化系统的基本功能如下：文字处理 数据处理 语音处理 图形和图像处理 通信功能 文件处理 电子日程管理 电子行文办理 视频会议,1.1 办公自动化概述,文字处理1编辑文档的功能。2文档版式编排的功能。3使用模板格式化文档。4表格的使用。5文档的智能检查功能。,1.1 办公自动化概述,数据处理1方便快捷的数据录入。通过制作一张电子表格，可以对数据进行快速的录入，而且在录入的过程中还可以灵活的插入数据行或列、对有规律的数据实现自动生成、根据函数生成特定的基于数据表的数据、自动计数等功能。2根据数据快速生成相关图形或表。为了更好的表达数据统计的结果，我们往往使用图形或者图表。对于一个录入完毕的电子表格，我们可以根据电子表格强大的内嵌功能进行图形或者图表的生成，可以自由的选择模板进行生成相关图形或图表，而且当表格中的数据发生变化时，图形或图表也会根据新的数据发生相应的变化，有利于数据更新。3强大的数据统计功能。除了对数据表进行简单的统计外，电子表格中还专门针对企业的日常需要设计了各种统计数据的方法，通过使用这些统计方法，用户可以很方便的制作出工作使用的各种数据统计文件。,1.1 办公自动化概述,语音处理 语音处理技术是是计算机应用人工智能技术将人的语音自动转换为文字和指令、使计算机具备听觉功能的技术方法。OA里语音处理功能主要包括以下两个部分：1语音合成。语音合成技术是计算机模仿人的语音生成过程，使计算机控制音响设备合成人工语音。2语音识别。语音识别是计算机应用人工智能技术将人的语音自动转换为文字和指令、使计算机具备听觉功能的技术方法。语音识别技术可以通过发音方式，发音时的孤立词、连结词或自然语言的连续语音等对语音进行识别。其可识别字符的范围分为大、中、小不同类型；适用对象，分为特定人和非特定人系统。,1.1 办公自动化概述,图形和图像处理1图形和图像的输入。图形和图像的输入功能是处理功能的基础。图形和图像输入的方式有很多种。最常见的图形输入方式有：鼠标器、数字化图形板、扫描仪等。常见的图像输入方式有：扫描仪、数码相机等。2图形和图像的存储和编辑。图形和图像的存储是把经过设备输入的图形或者图像存储到计算机的特殊位置，存储到计算机后就可以对图形或者图像进行编辑，编辑包括图像大小的剪裁、色调的调整、格式的转化等。3图形和图像的输出。把图形或者图像在计算机中经过一系列的处理，需要对它们进行输出到终端，常见图形或图像的输出方式有打印机等。,1.1 办公自动化概述,通信功能 OA系统的通信功能够实现OA系统的各个部门真正的进行即时协同工作，和传统的办公系统相比，可以大大提高办公效率，OA的通信的功能主要包括以下几个方面：1即时提醒 2远程通信 3远程监控 4屏幕互换,1.1 办公自动化概述,文件处理 在任何企事业单位文件处理都是一项重要工作，其特点是繁琐、工作量大而且对文件有不同的保密级别要求，责任重大。然而传统手工的文件处理效率低、耗材大并且占用工作人员大量的时间用于分发、追踪和催办等工作。随着办公自动化和远程办公的要求，传统方式已经远远满足不了工作的需要，OA系统的文件处理系统真正的实现数字化办公，大大提高工作效率，主要功能有以下两个方面：1资源共享。利用OA系统的网络可以使内部成员方便的共享文件，经过授权的用户可以快速的访问网络资源来获取文件。2文件处理流程系统化。在传统的文件处理流程种，需要经过专门的人员去分发或崔办文件的处理，而在OA的文件处理系统中，可以通过基于OA网络的文件处理系统，真正实现网络化的流畅流程，大大缩减了文件处理的时间。,1.1 办公自动化概述,工作日程管理工作日程管理是单位或公司对某个部门或个人的工作规划，是一个企业和单位工作中的重要部分。OA中的日程管理主要包括：1部门日程管理2职员日程管理3工作进程管理4工作周报5工作月报,1.1 办公自动化概述,行文办理 行文办理是办公自动化系统的重要组成部分，在OA中通过采用计算机和网络大大提高了行文办理的效率，行文办理功能主要包括：1行文无纸流转。2实现行文自动转入和标引。3实现会议计划、通知等功能。4实现信息的采集功能。5实现事务督办流程。,1.1 办公自动化概述,问答题1什么是办公自动化？2OA在我国的发展经历了哪几个阶段？各阶段的标志是什么？3办公自动化系统的层次模型有哪些？,1.2 计算机基础知识,1.2.1 计算机概述 1.2.2 计算机系统构成概述 1.2.3 微型计算机硬件构成 1.2.4 计算机的安全使用知识,1.2.1 计算机概述,1.2.1.1 计算机的定义、特点和发展史计算机的定义:是指一种能够存储程序和数据、自动执行程序、从而快速高效地完成对各种数字化信息的处理的电子设备。它是一种能够协助人们获取、处理、存储和传递信息的信息处理机。,1.2.1 计算机概述,计算机的基本特点（1）运算速度快巨型机计算速度达到每秒100多亿次（2）计算精度高（3）存储容量大（4）逻辑判断能力强（5）记忆功能强大（6）具有自动控制能力（7）可靠性强,1.2.1 计算机概述,计算机的发展史（1）近代计算机阶段（2）现代计算机阶段从电子元件发展来看,主要划分为四代：第一代：采用电子管的计算机第二代：采用晶体管的计算机第三代：采用集成电路的计算机第四代：超大规模集成电路计算机（3）微机和网络阶段,1.2.1 计算机概述,计算机的分类和应用领域计算机的分类：按照计算机的用途不同可以将计算机分为专用计算机和通用计算机等两类。专用计算机：根据固定的程序和逻辑线路进行操作的单一功能的计算机。特点是功能单一、适应性差。但在特定用途下最有效、最经济、最快速。通用计算机是可以解决多方面问题的计算机。盘点是用途广泛、适应性强。但是在效率、速度和经济性方面要低于专用计算机。从规模来看，计算机一般可以分为巨型机、大型机、小型机、工作站和微型机。,1.2.1 计算机概述,主要应用领域：1科学和数值计算高速度、高精度现代科学技术领域：地震预测、气象预报、工程设计、火箭和卫星发射等尖端科技领域2数据处理 对信息进行采集、加工、存储、传递，并进行综合分析，常泛指非科学计算方面的以管理为主的所有应用。办公自动化、事务管理、情报分析、企业管理等,1.2.1 计算机概述,3自动控制过程控制或者实时控制即利用计算机对连续工作的控制对象实行自动控制，并及时采集检测数据，按最优方案实现自动控制。航天飞行的飞行、军事目标的全球定位与控制、集成电路板的的生产及炼钢过程中的计算机控制等领域4计算机辅助功能包括计算机辅助设计（CAD）、计算机辅助制（CAM）、计算机辅助教学（CAI）、计算机辅助测试（CAT）等。,1.2.1 计算机概述,5网络通信利用通信设备和线路将地域不同的计算机系统互联起来，并在网络软件支持下实现资源共享和传递信息的系统。大到遍及全世界的Internet，小到几台计算机联成的局域网，计算机网络正在普遍应用。6、人工智能是利用计算机执行某些与人的智能活动有关的复杂功能。目前研究的方向有：模式识别、自然语言理解、自动定理证明、自动程序设计、知识表示、专家系统、数据智能检索等。例如，用计算机模拟人脑的部分功能进行学习、推理联想和决策；模拟著名医生给病人诊病的医疗诊断专家系统等等。7、数字娱乐产生于多媒体电脑的出现，现在已经习以为常。,1.2.2 计算机系统构成概述,一个完整的计算机系统是由硬件系统和软件系统两大部分组成的，硬件也称硬设备，是指计算机中各种看得见、摸得着实实在在的装置，是计算机系统的物质基础。软件是指程序系统，是发挥机器硬件功能的关键。硬件是软件建立和依托的基础，软件是计算机系统的灵魂。,1.2.2 计算机系统构成概述,计算机系统构成,1.2.2 计算机系统构成概述,计算机的硬件系统 1945年美籍匈牙利科学家冯诺依曼(Von Neumann)提出了一个“存储程序”的计算机方案。这个方案包含3个要点：采用二进制数形式表示数据和指令。将指令和数据存放在存储器中。确立了计算机硬件由控制器、运算器、存储器、输入设备和输出设备5部分组成。,1.2.2 计算机系统构成概述,计算机工作原理计算机是利用“存储器”（内存）来存放所要执行的程序的，CPU可以依次从存储器中取出程序中的每一条指令，并加以分析和执行，直至完成全部指令任务为止。我们把按照这一原理设计的计算机称为“冯诺依曼型计算机”。,1.2.2 计算机系统构成概述,计算机的硬件系统由五大部分组成1.控制器 计算机的指挥中心,控制和协调整个计算机的工作2.运算器 完成算术和逻辑运算3.存储器 存储程序或数据4.输入设备 输入运行所需的程序或数据5.输出设备 输出运行结果及其它信息 输入输出设备统称外部设备或 I/O 设备,1.2.2 计算机系统构成概述,CPU控制器和运算器合称为中央处理器（CPU）CPU的速度和主频：速度：单位-MIPS（每秒钟百万条指令）主频（时钟频率）：单位-MHZ（兆赫兹），GHZ 目前Pentium IV（CPU型号）的主频多为2GHz以上。主要厂家：INTEL（奔腾、赛扬），AMD（毒龙、速龙、闪龙）,几种类型的CPU（毒龙、速龙、奔腾4、至强）,1.2.2 计算机系统构成概述,存储器 存储器是计算机的记忆部件，负责存储程序和数据。主存储器（内存）：随机存储器RAM和只读存储器ROM 在主机内部 辅助存储器（外存）属于计算机外部设备 ROM存放固定不变的程序、数据和系统软件；其中的信息只能读出不能写入；断电后信息不会丢失。RAM是一种读写存储器，其内容可以随时根据需要读出或写入；断电后信息丢失。,1.2.2 计算机系统构成概述,内存储器（与CPU一起构成主机）一般使用半导体存储器，存取速度比外存快，但内存容量不大，多在128MB1GB之间，而且随机存储器中的信息在断电后会消失，因此不利于数据的保存。,1.2.2 计算机系统构成概述,外存储器外存储器也称辅助存储器、外存，存储容量大，通常容量为几十GB,可以用来存储CPU暂时不会用到的信息和数据。外存只同内存交换信息，而CPU则只和内存交换信息。外存主要有磁盘存储器（硬盘、软盘）、光盘存储器、USB接口存储器。（P17）,硬磁盘图片,光盘是利用光盘片存储信息的圆盘。,软磁盘,输入设备 输入设备可以将各种外部信息和数据转换成计算机可以识别的电信号，从而使计算机能够接收。常见的输入设备有键盘、鼠标、手写笔、扫描仪、数码相机、摄像头等。,鼠标根据其使用原理可分为：机械鼠标、光学鼠标和光电鼠标。,鼠标,光电笔：,输出设备 输出设备可以将计算机内部处理后得出的电信号形式的信息传递出来，让人能够接收，如用显示器显示、用打印机打印等，常见的输出设备有打印机、显示器、绘图仪等。,显示器：,显示器,显示控制适配器（显卡）,显示器：通常所说的显示器就是指监视器，划分为阴极射线管CRT显示器和液晶LCD显示器两大类。主要技术指标有屏幕尺寸、显示分辨率、刷新频率等。分辨率：屏幕能显示像素的数目，像素是可以显示的最小单位。分辨率越高，则像素越多，能显示的图形就越清晰。1024*768 刷新频率：指每秒钟内屏幕画面刷新的次数。刷新频率越高，画面闪烁越小，通常是75Hz90Hz。,打印机：（P19）打印机是重要的输出设备之一，通常可以按成字方式的不同分为击打式和非击打式两种。针式打印机是最常见的击打式打印机，非击打式打印机主要有激光打印机和喷墨打印机。,绘图仪,计算机的软件系统计算机软件:指计算机运行所必须的各种程序、数据和相关文档的集合。无软件的计算机称为裸机。软件通常分为系统软件和应用软件两类。系统软件是负责管理、监控和维护计算机资源的软件，包括操作系统、高级语言的编译或解释程序、数据库管理系统以及系统服务程序等。应用软件是为解决某些领域的实际问题而开发编制的计算机程序，如字处理软件、电子表格软件、图象处理软件、CAD/CAI软件等。,程序设计语言程序设计语言通常分为：机器语言、汇编语言和高级语言。机器语言是计算机唯一能够识别并直接执行的语言。汇编语言是符号化的机器语言，将汇编源程序翻译为机器指令（目标程序）的过程叫做汇编。高级语言源程序可以通过编译或解释程序翻译成机器语言程序，一般采用编译方法。,1.2.3 微型计算机硬件构成,1.5.1 微型计算机硬件基本配置 主机包括：CPU、内存、主板、显卡、声卡、网卡、硬盘、光驱、小驱显示器鼠标、键盘音箱等附设,微型计算机的主机,微型计算机的主机包括中央处理器、主板、主存储器、外存储器、电路接口部件、网络设备和多媒体设备等部件，是计算机系统的核心。1.中央处理器2.主板3.主存储器（内存）随机存储器（RAM）只读存储器（ROM）高速缓冲存储器（Cache）4输入输出接口：串行通讯接口、USB接口等。,微型计算机一般采用总线结构。所谓总线是一组共享的通信链路，它使用一组线路将多个子系统连接起来。根据总线所处的位置，总线分为内部总线和外部总线两类。内部总线是指CPU内各部件的连线，外部总线是指系统总线，即CPU与存储器、I/O系统之间的连线。微型计算机的系统总线从功能上分为地址总线、数据总线和控制总线。,微型计算机的主机,1地址总线 地址总线是单向的。地址总线的位数决定了CPU的寻址能力，也决定了微型机的最大内存容量。2数据总线 数据总线用于CPU与存储器、CPU与I/O接口之间的双向传输，其宽度(根数)称做字长,决定了计算机每次传送(处理)的二进制数据位数。传输方向是双向的。3控制总线 控制总线是CPU对外围芯片和I/O接口的控制以及这些接口芯片对CPU的应答、请求等信号组成的总线。,微型计算机的主机,机箱：,分立式和卧式背部用于集中各种线缆连接接口（电源接口、显示器接口、打印机接口、鼠标接口、键盘接口、网络接口等）。前面板便于操作和状态显示（软驱、CD-ROM、电源开关、指示灯等）防尘、散热,主板：主板是安装在主机机箱内的一块矩形电路板。主板的类型和档次决定着整个微机系统的类型和档次，主板的性能影响着整个微机系统的性能，是电脑中最重要的部件之一。主板是一块印刷线路板，上面集成了控制芯片组、各种I/O控制芯片、晶振、扩展槽（与各种适配卡如显卡、声卡、网卡、Modem等的接口）、除适配卡外的其他配件与主板的接口（如CPU插座、内存插座等）。芯片组是整块主板的心脏，起着决定主板性能的关键作用。,主板：,CPU插座存储器插槽总线扩展槽（PCI,AGP，PCI-E)IDE，SATA接口（用于连接硬盘、CD-ROM和软驱）键盘、串口、并口、USB等接口电源（直流5V和12V)接口CMOS、BIOS,CMOS 只读存储器中装载着BIOS程序。BIOS负责处理主板与操作系统之间的接口问题。,1CMOS只读存储器,2I/O扩充插槽,在主板上备有一些扩充插槽，用来插入部件或连接外部设备。,主板的说明,3.输入输出接口 输入输出接口是连接主板与输入输出设备的接口。主机后侧的串口、并口、键盘接口、PS/2接口、USB接口以及主机内部的硬盘、软驱接口等都是输入输出接口。,主板的说明,微型计算机外部配置,1外存储器（辅助存储器）硬盘 软盘 光盘 USB接口存储器优盘和移动硬盘 2输入设备（1）键盘（2）鼠标3输出设备显示器 打印机,1.2.4 计算机的安全使用知识,计算机的环境要求 电源温度湿度电磁干扰防尘,1.2.4 计算机的安全使用知识,开机和关机先开外部设备电源，再开主机电源；关机的顺序则相反。不要频繁开关机。数据备份 使用计算机，应养成定期备份数据的习惯，防止因意外情况造成数据丢失。另外，硬盘长时间使用后，可能存在大量的磁盘碎片，用户应该定期整理磁盘碎片。,1.2.4 计算机的安全使用知识,计算机病毒什么是“计算机病毒”？它其实是一段计算机程序或一组计算机指令，该程序或指令能够通过非授权入侵并隐藏在可执行文件或数据文件中，具有自我复制能力，极易传播，并能够破坏计算机功能或损坏数据，甚至使整个计算机系统陷入瘫痪。计算机病毒一般具有如下两个重要特征：（1）人为制造的程序（2）具有自我复制能力,1.2.4 计算机的安全使用知识,计算机病毒的预防主要方法有：软件预防。硬件预防。加强计算机管理。,