信息管理的全过程.ppt

第4章 信息管理的全过程,信息管理的实质在于管理过程。但信息管理过程并没有统一、固定的模式。我们按大致的时间过程进行讨论。41 信息需求与服务 为什么要建设信息系统，为什么要进行信息资源管理，为什么全民都要投入这场信息化大潮中？归根到底，是为了满足人们生存与发展的一种需要信息需要。美国心理学家马斯洛著名的人的7个需求层次：生理需要、安全需要、社交需要、尊重需要、求知需要、求美需要、自我实现需要。需求层次逐级上升、永无止境。同样，人的信息需求也永远不会停止。,41 信息需求与服务,一、信息需要 信息需要：人们面对复杂问题而寻求解决的办法，努力满足自我发展的高级需要。（对信息的不足感和求足感）1.信息需要的特征 广泛性：人类实践活动是广泛的。凡事皆需要信息，凡人皆有信息需要。社会性：人是社会的细胞，人的信息需求与社会密切相关。人离不开社会环境和社会活动。发展性：社会是发展和进步的。人的信息需要不断扩大。多样性：一个人属于不同角色；不同人关心的问题千差万别；事物、活动、因素具有多样性。从而导致信息是多样化的。,41 信息需求与服务,2.信息需要的结构分析 信息需要的结构可以分成两种：纵向：层次结构；横向：内容结构。（1）信息需要的层次结构（图3.1示）信息需要分为2类认识到的和未认识到的。信息需求：认识到的信息需要。现实需求：认识到且表达出来的信息需要。潜在需求：认识到而未表达出的信息需要（意会状态）。信息提问：用户向信息服务机构提出的信息需求（书面、口头）。,41 信息需求与服务,（2）信息需要的内容结构 用户的信息需要主要表现为两大类：对信息的需要（最终目标）目的：了解情况，增长知识，进行决策，解决问题。信息内容：某领域针对问题求解的特定信息（本质）信息类型：多种多样数据、事实、知识；图书、期刊；文字、图形、图象等。信息质量：准确、可靠、完整、全面，而不是错误、模糊、零散、片面 信息数量：适度，方便用户有效地消化吸收（防止信息过载）对信息服务的需求 由于信息激增，致使用户个人获得信息的能力有限，需要专门的信息机构提供帮助。服务方式：检索、咨询、复制、借阅等。服务设施：设备、场所等。服务质量：要求是多方面。如适时性、针对性、经济性、易用性、方便性、可获取性等。,41 信息需求与服务,二、信息服务 有广义和狭义之分。狭义的信息服务：以信息产品形式，及时、准确地传递给特定用户。由专职信息服务机构提供，也称信息提供服务。广义的信息服务：各种信息劳动，以产品或劳务形式提供。指信息服务产业范围内的所有活动。信息服务的三个基本要素：信息产品、信息用户、信息服务者。其中，信息服务者是信息产品和信息用户的桥梁。,41 信息需求与服务,二、信息服务 1.信息服务的原则（1）针对性。特定的时间、特定的用户、特定的信息需要。（如研究人员、学生）（2）适时性。强调选择恰当的时机，在用户最需要时传递给用户（不早不晚）。（3）精炼性。精心筛选，简明扼要，浓缩性强。（满足用户解决问题的需要为前提）（4）方便性。注重可近性、易用性，消除用户的陌生感和不信任感（对用户友好性）。（5）效益性。用户：投入产出效益；信息服务机构：费用效益（互利共赢为原则）（6）竞争性。信息服务市场竞争日益激烈。（机遇与挑战并存）,41 信息需求与服务,2.信息服务的主要方式（1）文献服务 场所图书馆、资料馆、档案馆。（传统形式）服务方式：阅览、借阅、复制等。（2）报道服务 多种渠道：信息发布、展览演示、信息出版物（主要方式）。信息出版物：指信息机构对原始文献信息进行选择整序后形成的、用于宣传报道文献或文献线索的出版物。（如二次、三次出版物）表3.1 中国信息出版物分类表检索类、报道类、研究类(?)（3）检索服务 狭义的信息检索：为用户找出并提供信息的过程（查寻）。广义的信息检索：将信息按一定方式组织和存储起来，然后在用户需要的时候提供信息给用户。（存储和检索）,41 信息需求与服务,（3）检索服务 检索服务方式：定题情报服务（SDI）：系统方工作人员把用户信息需求转换成一定的检索式，存入计算机；检索系统定期为用户检索新文献，并及时提交给用户。用户可定期获得所需要的最新信息，及时掌握同类专题的动态和进展。（如半月/1月）专题回溯检索（RS）：对数据库中的信息，查找一定时间范围内或特定时间以前的文献。特点：查找信息的系统性，适于课题调研、成果查新等。（4）咨询服务 咨询受托人帮助客户解决各种疑难问题的一种高级智能型信息服务。咨询服务分为五大主要类型：政策咨询；管理咨询；工程咨询；技术咨询；专业咨询。（认真阅读！）（5）网络服务 第4大信息媒体 基于因特网，提供各类信息的服务。,第4章 信息管理的全过程,42信息收集与加工 信息收集：按照一定的原则、设计的程序、科学的方法，通过一定的渠道，对信息进行有计划、有步骤地吸收、汇集。一、信息收集 1.信息收集的原则（1）针对性根据信息服务机构的性质、任务和服务对象，确定信息收集的范围和重点。如综合性机构、专业信息中心、同行业的两个企业等，收集的范围和重点都有差别。（2）系统性连续地、系统地收集和积累信息，保持信息的系统性、连贯性、完整性。避免时续时断、支离破碎、不成体系。（3）预见性密切注视科学技术和经济的发展水平、动向和趋势，随时留意新信息源和信息渠道的产生和发展，预测信息源的集散、增衰趋势，充分估计未来的信息需求，有预见地收集信息。,42 信息收集与加工,一、信息收集 1.信息收集的原则（4）科学性经常采用科学方法研究信息源的分布规律，选择和确定信息密度大、信息含量多的信息源。（5）计划性事先制定比较周密详细的信息收集计划。包括时间、内容等。2.信息收集的基本程序（1）明确目标需求，制定信息收集计划（2）设计数据结构（3）信息收集（4）提供收集结果（请自己阅读、思考）,42 信息收集与加工,3.信息收集的方法或途径（1）采购 一种经常性的、稳定的、系统的搜集和获取信息的有效方式。许多公开出版的书刊、发行的数据库（根据公开发行的指南）。订购、现购、邮购、委托代购等。（2）调查 现场调查、访问、发放问卷、样品搜集等。现场调查可以获得第一手材料。形式有现场会、展览会、实地考察、经验交流会等。特点：详细、可靠、及时、直观。访问调查直接面谈、电话采访。需事先拟定调研提纲，选好采访对象，预约采访时间。通常应掌握一定的技巧，使对方愿意配合。,42 信息收集与加工,3.信息收集的方法或途径（2）调查 发放问卷事先设计调查表，发给被调查者填写，并回收。调查的质量和效果取决于调查表的设计质量、被调查者的配合程度、回收率高低。样品调查通过对某件实物样品的调查和分析，获取信息。内容通常包括：样品存放线索的调查；样品获取方式，如购买、馈赠、租借、互换等；样品实物信息的获取，即通过拆卸、重装、测试、实验、观察和分析，从实物样品中提取信息。（3）交换 不同系统和单位之间交换信息源（如出版物），互相补充和调剂。交换的信息源多属于内部资料、非卖品。不通过中间环节。,42 信息收集与加工,3.信息收集的方法或途径（4）索取 对尚未发表的信息源，或不必通过购买即可取得的信息，可免费索取。如，厂商推销产品：赠送产品样本、说明书、期刊、产品目录等。又如，有的机构因职能变动、机构合并等，将全部或部分文献资料免费赠送给其它单位。（5）检索 手工检索通过采用各类检索工具获得信息源的线索。计算机检索联机、脱机、光盘、网络方式。其中，网络检索正在取代其它检索而成为主流。网上有各种类型的信息源。,42 信息收集与加工,二、信息加工 信息加工：指对原始信息进行判别、筛选、分类、排序、计算、研究、著录、标引、编目和组织，而使之成为二次信息的活动。1.信息加工的基本过程(1)信息的筛选和判别 对原始信息，可能有残缺模糊、拼凑、夸大等情况，需鉴别其真伪。(2)信息的分类和排序 原始信息多为零乱、孤立状态 需分类、排序 规则、有序、系统化(3)信息的分析和研究 有分类、排序后的信息的计算、分析、比较、归纳，及推理判断更为系统、深刻、有价值。,42 信息收集与加工,二、信息加工1.信息加工的基本过程（4）信息的著录和标引 按照一定的标准、格式，对原始信息进行特征描述和记载，再按一定的规律加注标识。（5）信息的编目和组织 将著录和标引的结果，按一定规则编制目录，作为检索指南和查找工具。实际上，著录、编目均来自文献管理。2.信息加工的方式 信息加工与数据处理很难严格区分。按照处理功能的深浅，可分为三类加工：预处理加工对信息简单整理；业务处理加工对信息进行分析，结果是辅助决策信息；决策处理加工进行统计推断，产生决策信息。,42 信息收集与加工,二、信息加工 2.信息加工的方式 按加工处理响应时间，大体分两类：实时处理型将传递来的数据立即处理；批处理型将传递来的数据存起来达到一定的数量和时间后，再集中处理。按计算机配置，可分为集中式和分布式：集中式将计算机放在指定位置，由中心计算机集中承担处理功能。分布式以统一规划为基础，将适当规模的计算机系统安装在多个部门，分别承担处理功能。3.信息加工的基本方法（自阅）,第4章 信息管理的全过程,43 信息存储与检索一、信息存储 1、文件存储系统 基本概念 文件：记录的集合；记录：数据项的集合；数据项：可使用的数据的最小单位（字段、域）。利用文件，可以存放大量的数据，需要时可更新、查找。,43 信息存储与检索,一、信息存储 文件组织方式 顺序文件、索引文件、直接存取文件。文件系统 计算机操作系统中用来管理外存上的数据的子系统。文件系统的缺陷表现在：数据共享性差，冗余度大；数据一致性、独立性差；数据结构化程度低等。,43 信息存储与检索,一、信息存储 2、数据库存储系统 数据库系统：包括数据库（DB）、数据库管理系统（DBMS）、数据库管理员（DBA）、应用程序、数据库用户。与文件系统相比，DBMS有许多优点。（自阅）3、WWW信息服务系统 目前，WWW是Internet上最活跃、最简便、最受人欢迎，也是最有发展前途的代表性信息服务工具。WWW首次在Internet上使用超文本。除此之外，WWW允许超链接指向的目标资源不仅限于文本信息，还可以是其他媒体，如图片、音频、视频等。这种超文本结构与多媒体的结合体称之为“超媒体”。,43 信息存储与检索,二、信息检索1、信息检索的含义“信息检索”是“情报检索”的发展。情报检索：将情报按一定的方式组织和存储起来，并根据用户的需要找出有关情报的过程。这一过程包括了存和取两个环节：“存”对大量信息进行的高度组织化的存储；“取”面向随机出现的信息需求进行的高度选 择性的检索。,43 信息存储与检索,二、信息检索 1、信息检索的含义 情报检索的本质：情报集合与需求集合的匹配与选择。情报集合就是有关某一领域的文献或数据的集合体，可以向用户提供所需要的知识或事实，或者获取知识的线索。匹配与选择是一种机制，负责把需求集合与情报集合进行相似性比较，然后根据一定的标准选出符合需要的情报。,43 信息存储与检索,二、信息检索1、信息检索的含义 信息检索有狭义和广义之分 广义的信息检索信息的存储与检索 存储：将信息有序化组织并存入数据库（信息集合）检索：从数据库中选择、查寻用户所需信息 狭义的信息检索仅指信息检索环节本身 信息检索的本质：信息集合与需求集合的匹配,43 信息存储与检索,二、信息检索 2、信息检索的发展历程 1）手工情报检索系统（18761945）手工检索系统的特点：操作简单，费用低廉，查准率高；具有主观性、局限性；效率低，查全率不能保证。,43 信息存储与检索,2、信息检索的发展历程 2）机械情报检索系统（19451954）用各种机械装置进行情报检索。包括两种类型：机电检索系统 光电检索系统 缺陷：依赖设备，检索复杂，成本较高。,43 信息存储与检索,2、信息检索的发展历程 3）计算机情报检索系统（19541991）标志：1954年美国研制出基于IBM701计算机的情报检索系统。其特征是：存储文献号和少量标引词；输出中文献号。系统的两个发展阶段：脱机情报检索系统:以单个计算机为基础，按批成处理方式检索本部门所设置的数据库的系统。联机情报检索系统:利用通信线路将设置在各处的终端与计算机检索系统连接组成网络，以实现资源共享，提供各种检索服务的系统。,43 信息存储与检索,2、信息检索的发展历程 4）网络化信息检索系统（1991）代表：基于Int网的情报检索系统。1991年，WWW首次在Int网上露面并获成功，从而使联机检索向Int网上迁移。网络检索系统包括了计算机检索系统的全部优点。,43 信息存储与检索,二、信息检索3、信息检索过程,43 信息存储与检索,二、信息检索 4、信息检索工具（1）手工检索工具 卡片式、书本式。人工查找，利用目录、索引、文摘、手册等。（2）联机检索 用户在检索终端上通过通信网络以“人-机对话”的方式，从主机上获取所需信息的过程。（3）网络检索 信息量大，检索范围广。与联机检索较为传统的计算机检索方式相比，信息量大,动态变化，信息的重复现象严重，分布性、异构、质量良莠不齐。,43 信息存储与检索,二、信息检索 5、文献检索 文献检索：借助计算机和各种检索工具，查找文献信息的方法。具体检索一般可分为四种情况：寻找专业对口的报刊，寻找相关的国内论文，寻找相关的图书，寻找相关的国外文献。（1）寻找专业对口的报刊 期刊阅览室（实地、电子）期刊目录 刊物名（对口期刊）论文全文,43 信息存储与检索,二、信息检索5、文献检索（2）寻找相关的国内论文 常见情形：已知发表论文的期刊刊名；或者只知道论文题目；或者只知道论文作者名；或者只有检索要求、课题要求。常 针对以上情形，可采用网上搜索：查CNKI（中国期刊网全文数据库网站），输入刊名、题名、作者名或关键词，若有论文即可查阅或下载；查国家科技图书文献中心的期刊库，输入刊名、题名、作者名或关键词，可得到一批论文的线索，再去查找全文。,43 信息存储与检索,二、信息检索 5、文献检索（3）寻找相关的图书 常见情形：已知书名、或只知作者名。采用网上搜索，如国家图书馆网站书库，输入书名、作者名或主题词，就可以得到一批图书的书名、作者名、出版社名。（4）寻找相关的国外文献 查找现有国际期刊；INT网上查找。,43 信息存储与检索,二、信息检索 6、检索技术 DB信息检索 SQL语言 DB查询语言 Internet信息检索 信息推送技术 网上的“信息推送”也称为“网播”，用户浏览选择自己感兴趣的内容。,43 信息存储与检索,二、信息检索6、检索技术 Internet信息检索 信息拉取技术 典型情形用户主动查询数据库。网上的“信息拉取”即“网查”，由“搜索引擎”辅助。信息推拉技术“信息推送”与“信息拉取”相结合。智能信息推拉技术,43 信息存储与检索,二、信息检索 查找文献举例：（1）王小明的毕业论文题目是“企业信息化绩效评价方法的研究”。他听同学讲，有一个叫杜明的人，在2001年发表过一篇关于企业信息化绩效测评方面的文章，可惜记不清论文的题目，也记不清发表在什么杂志上。问题：王小明怎样才能找到这篇论文？（2）有一本书名叫信息资源管理导论的书，是1998年出版。问题：怎样才能找到这本书？,第4章 信息管理的全过程,44 信息传递与反馈一、信息传递 信息传递指由信息的发送源，通过传递信号的通道，将信息传递给信息接受者的过程。在信息传递过程中，信息源是前提、是基础，是信息内容的发源地，传播者是主体。意义：信息资源只有及时传递给使用者，才能发挥作用，实现其价值。1、信息传递的基本原则 及时、快速；经济；准确；保密 2、信息传递的基本程序 信息检索 选择信息传递工具 接收使用信息,44 信息传递与反馈,一、信息传递 3信息传递方式（1）按信息的流向划分 单向传递、多向传递、反馈传递等。（2）按信息的传递范围划分 内部传递：组织机构内部，上下级之间，工作部门之间；外部传递：组织机构与其他组织机构之间，组织机构与社会之间 两人传递：一种保密性较强的传递方式 4、信息传递的常用工具 有线通信、无线通信、电信网、计算机网,44 信息传递与反馈,二、信息反馈 信息反馈：将系统的输出信息的作用结果再返送回来，对输入端作进一步调节控制。意义：及时发现并纠正实施过程中的偏差，及早消除决策过程中出现的问题和矛盾，总结经验教训以便制定新的决策。1信息反馈的特点 滞后性、针对性、及时性、连续性,44 信息传递与反馈,二、信息反馈 2信息反馈的基本原则（1）真实、准确（2）及时、快速（3）全面、完整（4）适量（5）反复（6）集中和分流相结合 3、信息反馈的主要方式 正反馈、负反馈、前馈（预测性的）4、信息反馈的常用方法 典型反馈法、综合反馈法、跟踪反馈法、组合反馈法,