会计信息化(用友u810.1)教学课件-项目三总账管理.ppt

项目三 总账管理,总账管理初始化 总账管理凭证处理 出纳管理 账表管理 总账管理期末处理。,教学目标,一、总账管理的功能,任务一 总账管理概述,二、总账管理与其他系统的关系,三、总账管理的操作流程,任务二 总账管理初始化,一、总账管理参数设置,1.制单序时控制与系统编号联合使用，制单时凭证编号必须按日期顺序排列，即制单序时，如果有特殊需要，可以将其取消。2.可以使用应收应付受控科目、存货受控科目项目，是指若科目为应收款管理系统的受控科目、应付款管理系统的受控科目和存货核算系统的受控科目，为了防止重复制单，允许应收系统、应付系统和存货核算系统使用各自受控系统科目制单，而总账系统是不能使用这些科目制单的。如果希望总账系统也能使用这些受控科目，则选择可以使用。要注意的是，总账和其他业务系统使用了受控科目，会引起应收系统与总账、应付系统与总账对账不平。3.若要求现金、银行科目凭证必须由出纳人员核对签字后才能记账，则选择“出纳凭证必须经由出纳签字”。,二、外币及汇率设置,会计科目是填制凭证、登记账簿和编制报表的基础。会计科目是对会计对象具体内容分门别类进行核算所规定的项目，它是一个完整的体系，是区别于流水账的标志。会计科目的完整性影响着会计过程的顺利实施，会计科目设置的层次深度直接影响会计核算的详细、准确程度。,三、会计科目设置,（一）会计科目增加,会计科目编码应符合编码规则。增加会计科目时，要注意其辅助核算形式，系统提供了部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算和项目核算5种专项核算功能。设置辅助核算尽量要慎重，若科目已有数据，而要对科目的辅助核算进行修改，则很可能会造成总账与辅助账对账不平。一般而言，现金科目要设为日记账，银行科目要设为银行账和日记账。增加会计科目时，还应注意会计科目的“账页格式”，一般情况下为“金额式”，也可能是“数量金额式”。如果是数量金额式，还应继续设置计量单位，否则仍不能同时进行数量金额核算。如果新增科目与原有某一个科目相同或类似，则可采用“复制”的方法迅速设置会计科目。,（二）会计科目修改,“无受控系统”即该账套不使用“应收系统”和“应付系统”，应收应付业务均以“辅助账”形式在总账系统核算。本账套需要启用应收系统和应付系统，因此需要受控。凡是设置有辅助核算内容的会计科目，在填制凭证时，都需要填制具体的辅助核算内容，否则凭证拒绝保存。,现金总账科目和银行存款总账科目是出纳专管科目，只有指定会计科目后才能执行出纳签字，查看现金、银行存款日记账，从而实现现金、银行存款管理的保密性。指定会计科目包括指定现金总账科目、银行存款科目和现金流量科目。,（三）会计科目指定,四、凭证类别设置,如果在限制科目栏直接录入科目编码，则编码间的标点符号应为“英文”状态下的标点符号，否则系统会提示科目编码错误。若限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。限制科目的设置是为了在填制凭证时，系统根据定义自动判断该凭证是否属于对应凭证类别，若不匹配，则系统拒绝保存凭证，即自动检测错误提醒。,企业在实际业务处理中，会对多种类型的项目进行核算和管理，如在建工程、对外投资、技术改造、融资成本、在产品成本等。为此，可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类，一个项目大类可以核算多个项目，为了便于管理，还可对这些项目进行分类管理，也可将存货、成本对象、现金流量、项目成本作为核算的项目分类。使用项目核算与管理的首要步骤是设置项目档案，项目档案设置包括：增加或修改项目大类、定义项目核算科目、项目分类、项目分类结构，并进行项目目录的维护。,五、项目目录设置,七、期初余额设置,在开始使用总账系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。若企业是在年初建账，则期初余额就是年初余额，若是年中启用总账系统，则应将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚。例如某企业2017年4月开始启用总账系统，则应将该企业2017年3月末各科目的期末余额及1-3月的累计发生额计算出来，准备作为启用系统的期初余额录入到总账系统中，系统将自动计算出年初余额。若企业是在年初建账，或不反映启用日期以前的发生额，则期初余额就是年初数。若科目还有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。期初余额的录入分为：总账期初余额录入和辅助账期初余额录入。,期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证，所以若期初余额不平衡，则要认真检查原因，直至期初余额试算平衡为止。凭证记账后，期初余额变为只读状态，不能再修改。,初始化设置完成后，便可以开始进行日常业务处理了。凭证处理是总账管理日常业务中的关键环节，也是总账管理最基本、最主要的数据来源，凭证的正确性将直接影响到整个会计信息的质量。本次任务包括填制凭证、出纳签字、审核凭证、记账、恢复记账前状态等。,任务三 总账管理凭证处理,总账管理-日常处理流程,记账凭证是账务处理的起点，也是登记账簿的依据，是总账管理数据处理的唯一数据源。日常业务处理首先从填制凭证开始。实行计算机处理账务后，电子账务的准确性和完整性完全依赖于记账凭证，因此务必要确保准确完整地输入记账凭证。,一、填制凭证,一是根据审核无误的原始凭证直接在计算机上填制；二是先由人工手工编制记账凭证，再输入计算机；三是计算机自动生成的机制凭证。记账凭证输入方法采用键盘输入、磁盘引入、网络传输和自动生成机制凭证四种方式，键盘输入是最常用的形式。,记账凭证产生途径有以下三种：,填制记账凭证要素包括哪些呢？,业务资料,1月1日，销售部王丽购买了200元的办公用品，以现金支付，附单据一张。,1月3日，财务部王晶从工行提取现金10 000元，作为备用金，现金支票号 XJ001。借：库存现金 10000 贷：银行存款/工行存款 10000,辅助核算-银行账,1月5日，收到兴华集团投资资金10000美元，汇率1:6.725，转账支票号ZZW001。借：银行存款/中行存款 67250 贷：实收资本 67250,1月8日，采购部白雪采购23英寸液晶屏10台，每台5 000元，材料直接入库，货款以银行存款支付，转账支票号ZZR001。（不考虑增值税）借：原材料/生产用原材料/23英寸液晶屏 50000 贷：银行存款/工行存款 50000,1月12日，销售部王丽收到华宏公司转来一张转账支票，金额99600元，用以偿还前欠货款，转账支票号ZZR002。借：银行存款/工行存款 99600 贷：应收账款 99600,1月14日，采购部白雪从兴华公司购入“管理革命”光盘100张，单价80元，货税款暂欠，商品已验收入库，适用税率17。借：库存商品/光盘 8000 应交税费/应交增值税/进项税 1360 贷：应付账款/应付货款 9360,1月16日，总经理办公室支付业务招待费1200元，转账支票号ZZR003。借：管理费用/招待费 1200 贷：银行存款/工行存款 1200,1月18日，总经理办公室肖剑出差归来，报销差旅费1800元，交回现金200元。借：管理费用/差旅费 1800 库存现金 200 贷：其他应收款/应收个人款 2000,1月20日，一车间领用23英寸液晶屏5台，单价5000元，用于生产计算机。借：生产成本/直接材料 25000 贷：原材料/生产用原材料/23英寸显示屏 25000,提示凭证类别为初始设置时已定义凭证的类别代码或名称。采用自动编号时，计算机自动按月按类别进行连续编号。采用序时控制时，凭证日期应大于或等于启用日期，但不能超过业务日期和计算机的系统日期。在“附单据数”处可以按Enter键通过，也可以输入单据数量。凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号均不能修改。凭证中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。完成新增分录后，按Enter键，系统将摘要自动复制到下一分录行。科目编码必须是末级的。金额不能为“零”，红字以“”号表示。若当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额，则在金额处按“=”键即可。凭证填制完成后，只要继续增加凭证或退出当前凭证，凭证均可自动保存。,在填制凭证保存完成后或者审核后，还有可能记账后，才会发现凭证填制内容有误，需要进行凭证修改操作。1.无痕迹直接修改当凭证填制完成保存后，发现所填凭证有误，此时凭证尚未审核，或已经审核，但尚未登记入账 2.有痕迹间接修改 当凭证记账后，发现所填凭证有误，此时可以使用类似手工操作的“红字冲销法”和“补充登记法”进行修改,二、修改凭证,凭证类别和凭证号不能修改；能否修改他人填制的凭证取决于系统选项设置,提示若已采用制单序时控制，则修改制单日期时，不能在上一张凭证的制单日期之前。外部系统传来的凭证不能在总账系统中修改，只能在生成该张凭证的系统中进行修改。凭证的辅助项内容如果有错误，可以在单击含有错误辅助项的会计科目后，将鼠标移到错误的辅助项所在位置，当出现“笔头状光标”时双击此处，弹出辅助项录入窗口，直接修改辅助项内容，或者按Ctrl+S键调出辅助项录入窗口再进行修改。通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行后续处理。,当某张凭证不想要或出现不便修改的错误时，可将其作废甚至删除。只有尚未审核记账的凭证才能执行作废或删除凭证操作。当然，也可经作废凭证进行恢复为正常凭证。作废凭证不能修改、不能审核、应参与记账，否则月末无法结账删除凭证对作废凭证进行“整理”即可删除,三、作废及删除凭证,提示作废凭证仍将保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样。作废凭证不能修改，也不能审核。在记账时，已作废的凭证将参与记账，否则月末无法结账，但系统不对作废凭证进行数据处理，即相当于一张空凭证。账簿查询时，找不到作废凭证的数据。若要恢复已作废的凭证，可选择【制单】|【作废/恢复】选项，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。只能对未记账的凭证作凭证整理。已记账凭证作凭证整理，应先取消记账，再作凭证整理。,对于涉及现金、银行存款的收支凭证先要由出纳凭证签字。出纳凭证人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金、银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。是否需要出纳签字取决于“选项”设置。出纳签字应先更换操作员，由具有出纳签字权限的人员进行。对于出纳凭证，可以“单张”签字，也可“成批”签字。,四、出纳签字,五、审核凭证,审核是具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对制单员填制的记账凭证进行完整性、准确性和合法性检查。会计核算涉及国家、企业和个的切身经济利益，而记账凭证的准确性是进行正确核算的基础，因此无论是直接在计算机上根据已审核的原始凭证编制记账凭证，还是直接将手工编制并审核的凭证输入系统，都需要经过他人的审核，才能作为正式凭证进行记账处理。,根据会计制度规定，审核人和制单人始终是不同的操作员，这也是软件内控规则所体现的强制要求。审核认为错误或异议的凭证，应交与填制人员修改后再审核。,记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账、明细账。电算化方式下的记账则是由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先的记账程序自动进行合法性检查、科目汇总、登记账簿等。记账工作是由计算机自动进行数据处理，采用向导方式，不用人工干涉。,六、记账,小提示！第一次记账时，若期初余额试算不平衡，则不能记账。上月未记账，本月不能记账。未审核凭证不能记账。作废凭证不需审核可直接记账。在记账过程中，不得中断退出。记账过程一旦断电或其他原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”功能恢复数据，然后再重新记账。凭证一经记账，就不能在凭证或登记这一业务的账簿上直接修改。此时修改可以采用“有痕迹修改法”。记账功能随时可运行，每月可执行记账次数是任意的。,恢复记账激活“恢复记账前状态”在对账界面Ctrl+H己结账月份的数据不能取消记账,七、查询凭证,出纳管理是总账管理中为出纳员提供的一套管理工具，包括现金、银行存款日记账的查询和输出，支票登记簿的管理，资金日报表的查询及银行对账等。,任务四 出纳管理,出纳管理-现金日记账,出纳管理-资金日报表,出纳管理-支票登记簿,1、将光标到需要修改的数据项上可直接修改支票登记簿内容。2、支票登记簿中报销日期为空时，表示该支票未报销，否则系统认为该支票已报。3、已报销的支票不能进行修改，若想取消报销标志，只要将光标移到报销日期处，删掉报销日期即可。,1、调整前余额应分别为启用日期时该银行科目的科目余额及银行存款余额。2、期初未达账项为上次手工勾对截止日期到启用日期前的未达账项。3、调整后余额应分别为上次手工勾对截止日期的该银行科目余额及银行存款余额。4、在录入完单位日记账和银行对账单期初未达账项后，请不要随意调整启用日期，尤其是向前调，这样可能会造成启用日期后的期初数不能再参与对账。5、若银行科目已进行对账，在期初未达账项录入中，对于已勾对或已核销的记录不能再修改。,1.银行对账-输入银行对账期初,2.录入银行对账单,3.银行对账-自动对账,1、对于已达账项，系统自动对账会在银行存款日记账和银行对账单双方的“两清”栏打上“”标记。2、手工对账标记为“”，以区别于自动对账。3、手工对账一般是在自动对账不能完全对上情况下，作为补充方式加以应用的。,4.银行存款余额调节表,总账管理在提供一般会计核算的基础上，提供了基本核算与辅助核算账簿管理功能。基本核算账簿管理主要包括总账、发生额和余额表、明细账、日记账、多栏账、日报表等；辅助核算账簿管理主要包括个人往来、客户往来、供应商往来、部门核算、项目核算账簿的总账和明细账，以及部门收支分析、项目统计表的查询等。,任务五 账表管理,任务六 总账管理期末处理,总账管理期末处理主要包括期末自动转账凭证的生成、对账和结账等内容。对于每期都会发生规律的业务，如计提税金、结转成本、结转本期损益等，可以事先将它们所涉及的摘要、借贷科目、金额计算方法等预先定义并保存起来，即建立转账模型，根据自定义转账凭证模型快速生成机制记账凭证。,一、自动转账凭证的定义与生成,2017年1月31日按短期借款期末余额的月息0.2%计提短期借款利息。,1.自定义结转,2.对应结转,2017年1月31日结转本期进项税额。,3.汇兑损益结转,本功能用于在一个会计期末，将损益类科目的余额结转到“本年利润”科目中，从而及时反映企业的利润盈亏情况。损益可按收入和费用分别结转，生成两种记账凭证，也可合在一起只生成一张记账凭证。当将期末业务集中于一张凭证时，系统根据收入项目和费用项目的余额情况自动安排“本年利润”科目的方向。若收入总额大于费用总额，“本年利润”科目在贷方，反之在借方。,4.期间损益结转,1.自动转账凭证生成保存后，凭证左上角出现“已生成”红色戳记，以区分日常业务处理中填制的凭证。2.转账凭证生成是根据账簿数据计算并结转的，所以涉及到即将生成的转账凭证的科目，首先要执行审核、记账，否则生成的转账凭证数据可能有误。3.转账凭证生成后仍需审核、记账。,小提示！,二、对账,对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账簿是否平衡。它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。一般来说，实现计算机记账后，只要记账凭证正确，计算机自动记账后各种账簿都应是正确、平衡的。但由于非法操作、计算机病毒或其他原因，有时可能会造成某些数据被破坏，因而引起账账不符。为了保证账证相符、账账相符，用户应经常使用本功能进行对账，至少一个月一次，一般在月末结账前进行。,当对账出现错误或记账凭证有误时，系统允许恢复记账前状态，进行检查、修改，直到对账正确。对账不正确，不能执行期末结账。,对账总账与明细账核对总账与辅助账核对结账结账前检查本月业务是否已全部记账，有未记账凭证时不能结账。检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能结账。实际上，上月未结账的话，本月也不能记账，只能填制、复核凭证。核对总账与明细账、总账与辅助账，账账不符不能结账。对科目余额进行试算平衡，试算结果不平衡将不能结账。损益类账户是否已结转至本年利润。当各子系统集成应用时，总账系统必须在其他各子系统结账后才能最后结账。结账后当月不能再填制凭证将当月各账户发生额及余额转到下月作为期初余额,总账管理-期末处理,1、当对账出现错误或记账凭证有误时，系统允许恢复记账前状态，进行检查、修改，直到对账正确。2、对账不正确，不能执行期末结账。,每月月末都要进行结账处理，结账实际上就是计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。相比手工处理下，电算化方式下的结账工作简单多了，结账是一种成批数据处理，每月只结账一次，主要是对当月日常处理的限制和对下月账簿的初始化，由计算机自动完成。结账前要进行数据备份。如果结账后发现结账错误，可以进行“反结账”，取消结账标记，然后修正后再结账。,三、结账,1.认真查看工作报告，分析不能顺利结账的各种原因。2.损益类科目未全部结转不能结账。3.试算结果不平衡不能结账。4.对账不符不能结账。5.若与其他系统联用，其他系统未结账，总账不能结账。有未记账凭证不能结账。6.上月未结账，本月不能结账，即结账必须按月连续进行。7.如果某种原因需要取消结账，需要账套主管在“结账”窗口，按“Ctrl+Shift+F6”键激活“取消结账”，输入主管口令，即可取消结账。,注意！,