会展旅游管理PPT课件-会议服务概述.ppt
第七讲会议服务概述,Contents,对比会前的承诺，饭店任何小小的超值服务都会给人留下深刻印象,服务人员的构成销售与会议服务,会议服务的组织结构,会议服务经理的工作环节,一、服务人员的构成销售与会议服务,销售是否参与会议服务？三种情况销售人员参与服务销售人员售后将会议移交会议服务经理销售人员职责视团体规模而定,销售与会议服务经理的工作交接在现场考察期间在签订合同之前签约结束之后,二、会议服务的组织结构,会议服务的组织结构构成会议服务经理的职责会议服务经理的职业生涯路径,目录,1.会议服务的组织结构构成,组织结构图,总经理,会议服务经理,前台预定,客房部,餐饮部,宴会布置,有关人员及其职责会议服务总监在管理会议客户的各个方面督导、培训并协助会议服务人员的工作。（各）会议服务经理根据会议服务总监的分派向会议团体提供服务，是被指定团体的主要联络人。（各）会议协调员会议服务部的基层人员，接待小型会议团体并协助会议服务经理工作。楼层经理负责所有会议室和宴会活动的准备工作和布置工作。督导服务人员，保证明细单和会议活动单上的要求得到落实。（各）服务人员负责所有会议室及宴会厅的环境布置会议活动文员根据会议活动簿预定单登记活动项目的惟一人员，负责会议活动簿的准确性。（各）会议服务秘书履行秘书职责。,25%,在会议服务总监的领导下，负责所有会议团对的服务。计划、协调所有同会议团队有关的准备工作（如高尔夫球场的预定、视听设备准备等）确保会议的成功举办。,2.会议服务经理的职责,职责,占总工作时间的比例,3%,25%,作为指定团队的主要联络人，计划、实施会议的各项活动,协调、分配所有部门的成功落实制定团队要求所必需的文案工作,现场联络人，监督指定团队的各项活动,协助会议总监做好会议协调人的培训工作,除安排落实指定团体的会前会议外，出席每天/每周例会（总监召集）,协助做好预测和预算工作的前期准备,完成会议总监委派的额外工作,15%,15%,15%,2%,25%,3.会议服务经理的职业生涯路径,驻店经理,会议服务经理,宴会部,前厅部,销售部,总监,三、会议服务经理的工作环节,1.完善信息,8.会后会。团队客人总账核实草签；总结；推销,2.以介绍信的形式同策划人联系,3.追踪,4.制定详细方案（至少6个月前），邮寄预订卡,7.会议期间，现场督导。会前一小时，检查,6.开幕前2-3天，会前会核准方案、菜单、会场布置,5.每月一次会前会，推敲明细单。,着手解决三个问题 预订方案付款方式,通过跟进信函、电话以及同协会决策人的直接接触，建立双方间相互信任和合作关系。,会议服务的项目核对单,第八讲会前准备工作,主讲：曹 颖,Contents,8会前准备工作,会前会（preconvention meeting）,沟通途径,明细单（specification sheet resume）,会议活动单(function sheet),一、会前会（preconvention meeting）,计划议事日程中最重要的会议召开时间：正式会议召开前的一两天参加人员：会议流程：注意事项：vip徽章关键人员花名册（key personal roseter）,会前会参会人员,会议策划人及其助手负责团队服务的会议服务总监和经理负责该团队的销售人员和销售总监餐饮部经理、宴会部经理和厨师长饭店总经理，或许还有财务总监展览服务总监、宴会服务经理及一名会议服务部秘书下述部门的代表：,前厅部预定部宣传部门保安部客房部总机室娱乐设施声像部,会前会,典型议事日程,检查会议活动单检查团体客人总账最新的客房占用情况,由饭店与会议团队负责人商定会前会时间，向所有相关部门发出备忘录，并附上通知单。要求所有负责人十分钟前到场。为所有部门负责人准备桌签，为会议策划人及其工作人员准备印有姓名的VIP徽章。会议议程要为部门负责人留出时间提问，以便澄清与服务相关的问题，之后会议服务经理就会议任务逐项检查。需要变动的地方客户进行更正，指派一名秘书在现场记录所作更改，会后将最终的变动打印并分发给所有相关人员。向所有部门发放会议的明细表。,VIP徽章,马里奥特集团的“红夹克”服务 饭店有一批身着红色夹克衫的会议服务人员，经过培训并被授权处理紧急事务。,关键人员名单,关键人员名单,二、明细单（specification sheet resume）,总计划、摘要、经典、概要将大小各项活动逐日、逐小时地排列出来,以及任何需要引起饭店员工注意的事项。至少在团队到达以前的一个星期将明细单分发给所有相关服务人员。,作业,根据“全国功能食品研发与质量安全年会”会议（）及南京国际会议酒店(/)相关情况介绍，设计一份南京国际会议酒店有关本次会议的团体明细单。,作业,根据“第三届中国会议产业大会”（）及北京万豪酒店(/)相关情况介绍，设计一份北京万豪酒店有关本次会议的明细单。,作业,根据“全国功能食品研发与质量安全年会”会议（）及南京国际会议酒店(/)相关情况介绍，设计一份南京国际会议酒店有关本次会议的团体明细单。,三、会议活动单(function sheet),在计划最终确定后，应对每项活动都予以特别的关注。这可以通过会议活动单来做到。可以说，明细单为会议提供了一个全景，而会议活动单则是局部特写。与明细单一样，会议活动单也被冠以不同的名称：活动表、工作单、宴会活动订单等等。由于对细节的要求不同，各个饭店的会议活动单同样具有差异。每个会议活动表格通常根据明细单来制作，并且充当值班员工的任务书。这是为会议活动提供服务的人员的工作依据。,无论会议活动是大会还是小型的委员会会议，都要形成文字，在会议活动单上应该详细地列明基本的座位布局、装饰布置、直观教具以及其他的特殊要求。会议活动单的副本应当在活动的前一周分发给饭店的各部门负责人。至关重要的是，方案的每项具体活动都应该有单独的活动表，以确保所有细节没有被忽视。,第九讲会议室和会议布置,主讲：曹 颖,会议布置会议室图纸会议室家具会议布局方式会议布置撤台,会议室会议室种类会议室计划分配与布局的方法费用让渡日期,Contents,会议室与会议布置,一、会议室,1.种类：会议场地展览厅、大宴会厅、会议室,门厅、停车场和游泳池顶楼套间后花园,凤凰饭店分隔会议室,2.会议室计划,会议策划人需要了解每一间会议室的比例图、在不同布局下的客容量,会议室平面图,世界华人不动产学会2009年会,第三届中国会议产业大会-中国会议项目合作洽谈会会场安排,3.会议室分配与布局方法,了解以下情况会议的天数开始时间和结束时间布置形式和出席人员考虑以下其它情况来自其他会议或者宴会的噪音干扰共用公共区域的人流量灯光要求天花板的高度装饰物供电要求避开竞争性团体,一天以上尽量将会议安排在同一会议室，减少劳动量和为会议提供连贯性。多次出租会议室课堂型布置比剧院型多占用30%-35%。,细节：随着日程逐步确定要不断细化所需空间计划中的所有细节最迟也要在会前60天落实到各个部位。24小时预留空间问题要分析会议的经济效果：包括会议本身的价值、今后来自这个团体的业务、每年何时有他们的生意。向客户要一份名单，列出有权更改活动地点的人员姓名，了解其决策流程。,4.会议室费用,如何确定的？“会议场地的分配是按照布局类型和出席人数而定的。如果需要提前布置和拖后撤台，或需要额外的会议空间，则会产生费用。特定的会议室是不能确定的，并可能发生变化。如果最终的出席人数少于预先的估计，则有必要调整会议场地。在合同签订之后，对日程安排的人和变更要求，都要视当时的空闲情况而定。如果在协议签署之后取消餐饮活动，办会机构要支付相当于菜单实际价格或平均价格的全部等值费用。如果饭店能够以类似价格重新销售已划定的场地，则不予收费.”饭店有关会议室收费政策的规定,喜来登饭店会议场地收费标准,5.会议室让渡日期,目录,为了确保您的会议有适当的空间，请在会议举行前6个月，或尽早向会议服务部提供临时性的会议方案。最终方案要在会议开始前90天递交。在90天内没有派出的场地将让渡给饭店，需要时用于其他会议某饭店关于会议室让渡的条款,二、会场布置,1.会场信息,2.会议室家具,指会议室和宴会厅中使用的设备。椅多数：18英寸（0.46米）宽、18英寸深、17英寸高标准的可摞式扶手椅：2020 17（英寸）桌高：30、深30（面对面、主席台）/18（坐一面、课堂布置）、15（英寸）、长4英尺（1.22米）、6英尺、8英尺。圆形桌子：直径：4（46位）、5（810位）、6英尺（1012位）,平台（舞台、讲台、指挥台、主席台）高：6、8、12、16、32英寸（1英寸=0.03米）长：4、6、8英尺（1英尺=0.3米）或其任意组合宽：4英尺6英尺讲台桌式讲台落地式讲台永久性主席台便携式主席台：配有音响系统并能够连接普通电源插口视听控制：确保顶灯关闭时讲台照明的电源不会同时被切断，会议室照明可以暗一些，以提高讲演的效果和能见度。,3.会议布局方式,礼堂（剧院）式过道:放两把椅子将过道的位置确定下来间隔与距离:2英寸;36英寸(椅子之间的中央最小距离)放置大批椅子的标尺:地毯格式、木地板的线条最前排椅子与主席台前沿距离：6英尺（2：12英尺）中央过道：1：6或者4、5英尺；2：4英尺,2,2,课堂布局,桌深：18英寸/30,桌中心距离：48英寸/60,每人空间：24英寸宽,桌上覆盖桌布，每个座位上放好笔记本和铅笔，每16人准备一个水瓶。每个座位上放置一个水杯，或每16人准备一个托盘，放置10-12个水杯，每6人或者更少准备一个烟灰缸。,课堂垂直布局30英尺深桌子每人桌面面积30英寸（24英寸）桌面中心距离：54英寸过道：桌子与主席台6英尺；两侧6英尺；中间4英尺。,U形布局,30 英寸（两侧侧坐）/18 英寸（单侧坐）,每人位24英寸；培训和技术团体：30,马蹄形与u形布局适合董事会会议和相互交流，并非常适合视听讲演,中空方形和圆形布局适合小型会议，一般最多安排40人,不想要主席台,变形-E型/T型,椅背距离：4英尺,主席台深：30英寸,60英寸,董事会布局,60英寸,24英寸,自助餐餐桌,4.会议布置撤台,时间：工作时间表：各种座位布局类型在最大客容量时所需的布局时间，还应当列出会场收尾的时间、工作人数等影响到时间和费用的不寻常因素。撤台后：桌椅摞起、储藏定期清点仓储对会议室的调控使用会议类型会议团体的客房使用情况每种会议的宴会平均消费额非占用时间和非占用日的规律每种会议平均的参加人数,Thank You!,
