事业单位改革后档案管理存在的问题及对策建议思考.docx

事业单位改革后档案管理存在的问题及对策建议思考档案是人们在各项社会活动中形成的、具有一定保存价值的原始记录，是再现历史真实面貌的重要文献。在事业单位中，档案主要分为会计档案、人事档案、科技档案、业务档案等类型，做好档案管理工作，不仅影响单位提供公益服务的质量，还关乎单位的改革与发展。2021年6月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的“十四五”全国档案事业发展规划（以下简称规划）提出，全面推进档案治理体系、档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系的建设。规划要求各级档案部门加快档案治理体系建设，提高档案管理效能，推进档案事业的高质量发展。以下结合实践，探讨了事业单位改革后加强档案管理体系建设的相关工作。一、事业单位档案管理的重要意义（一）服务于社会群众。档案管理就是对文书、声像、实物等档案材料进行收集、整理、归档和应用的过程。事业单位在运行过程中，会产生数量众多、类型多样的档案，这些档案是单位服务于社会群众的信息平台。档案管理工作中一旦某个环节出现疏漏，就可能造成严重后果，例如档案信息泄露，单位的服务管理缺位等。（二）见证了工作动向。档案是事业单位工作动向的最好见证，伴随着管理职能的提升，档案管理向着规范化、标准化发展，能为单位的工作决策提供支持。结合实践，事业单位日常运行管理中，针对公共服务供求矛盾、资源配置不足、工作效率低下等问题，能通过档案真实反映出来。基于问题导向，有助于单位分析问题原因、提出改进措施，增强提供公共服务的竞争能力，提升服务效率和质量。（三）有助于优化资源配置。人力资源是事业单位的重要资源要素，能为单位的运行发展提供智力支持。利用人事档案，一方面，能反映出工作人员的学历、职称、技能水平、奖惩经历等，这是单位用好人才的依据，有助于人力资源的优化配置；另一方面，人员岗位晋升、工资待遇提升，也离不开人事档案，将档案作为人才管理的依据，能体现出公平、公正，激发工作人员的积极性。二、事业单位改革后档案管理存在的问题（一）重视程度不够。对事业单位而言，档案工作并不能为单位带来直接效益，对单位的改革发展作用是潜在的。部分领导干部对档案管理的重视程度不够，认为档案工作就是资料的抄写和保管。在这个错误的观念下，导致档案管理的创新性不足，多是枯燥、重复性工作，管理中仅仅履行了档案保管的职能。另外，部分管理人员的积极性差，认为档案工作能应付检查、外调即可，将档案管理等同于“守摊”，不适应新形势下的管理需求。（二）专业化程度低。档案管理是一项专业化、系统化的工作，需要专业的机构和人员负责。然而，一些单位虽然设置了专门的管理机构，但人员、设备、资金等方面的配置不足。1.专业出身的档案管理人员少，部分人员是从办公室或人事科借调而来，属于兼职性质，因缺少系统专业的培训影响了档案管理成果。2.档案材料的归档和储藏有明确的环境条件要求，相关设备配置不到位或配置等级低，会影响档案的保管质量。3.档案的收集、整理、归档和使用，每一个环节都需要充足的资金支持，资金配置不到位，不仅影响工作质量，还会削弱工作人员的积极性。（三）信息化建设滞后。得益于信息技术的发展，事业单位已经将信息技术引入日常工作中，档案管理也不例外。随着网上办公、无纸化办公的推行，相较于传统工作模式虽然效率提升，但工作难度也明显提高，单位因缺乏信息技术人才，导致信息化建设滞后。相关调查发现，一些单位虽然积极执行上级指令，但在档案管理信息化转变过程中，硬件维护、软件开发、人才培训均存在不足，工作开展以计算机操作为主，与档案管理的特征、需求吻合度较差，导致工作效率低下，容易出现人为误差。另外，信息技术在应用过程中，安全防护也是一个重要内容。缺少科学有效的防护技术措施，档案信息化系统可能遭受病毒、黑客的攻击，造成档案信息泄露，影响单位的社会形象。（四）开发利用不到位。档案资源的价值是在开发利用过程中凸显的，否则就会成为死档、弃档。一些单位对于档案的开发利用不到位，主要体现在：1.对档案开发利用的目的、作用认识不深刻，领导和工作人员习惯了传统的管理模式，心理上不适应档案资源的开发利用，实务操作中出现消极应付的行为。2.将档案的开发利用等同于查询、借阅，忽视了深层次的开发，没有发挥出档案在决策支持方面的作用。3.在复杂的部门机构层级下，不同部门之间的沟通交流少，影响了信息资源的流通。这一局面的存在，也不利于档案信息的开发利用。三、档案管理体系建设的案例及带来的启示（一）案例一。1.单位基本情况。某省档案局下设办公室、业务指导一处/二处、电子档案管理处、法规宣传教育处、备份管理处、征集整理处、人事处等多个部门，对全省档案工作进行统筹规划、宏观管理，依法查处档案违法行为，于2020年11月入选“第六届全国文明单位”名单。结合该省在“十四五”期间的档案事业发展规划，在档案管理上立足阶段、贯彻新理念、融入新格局，以实现高质量发展的目标。2.档案管理体系建设方法。第一，完善机制。各级档案管理部门落实规划要求，合理设置任务目标，对现行管理体制、工作机制进行修订，形成协同共管的工作格局。结合该省的发展需要，积极融入“一带一路”“粤港澳大湾区。通过培育新兴产业提供档案服务。有条件的地区建立乡镇档案馆，服务于基层治理和乡镇振兴战略。推行电子档案、电子文件的单套制管理，实现各类材料文件的归档管理。第二，优化结构。档案资源的收集、移交和接收，均要遵循法制化原则，调整收集范围，制订归档范围和保管期限表格。针对上级领导的公务活动、对当地发展的重要指示等资料进行专项收集，开展国有档案资源普查工作。针对照片、录音录像、实物等各种类型的材料，健全归档制度等。第三，开放共享。围绕当地的发展，采用档案公布、展览陈列、专题讲座、新媒体传播等方式，打造教育档案资料库，传承红色基因和文化。档案开发过程中，从单一类型成果转变为多形式、多层次、多系列成果，抓住机遇开发设计文创产品。建设综合性的档案查询利用平台，服务全省并逐渐对接全国，实现民生档案的一站式网络服务。第四，防范风险。投入资金建设7个新档案馆，面积和功能均要符合国家标准要求，存在安全隐患或不达标的档案室进行改造或搬迁。基层档案部门更新必要的保管设备，落实安全管控工作，制订档案馆风险防范方案、突发事件应急预案，最大程度上保证档案安全。还要建设网络信息安全系统，对数字资源进行保密防护，确保档案资源可管可控。（二）案例二。1.单位基本情况。某高等院校始建于1956年，现有2个校区，总占地面积约1294亩，建筑面积约29万平方米，固定资产总额约11亿元。学校着力培养德、智、体、美、劳全面发展，具有较强实践能力与创新精神的技术技能型人才力量；坚持开放办学，与多所区内外院校建立了对口支援合作关系。先后荣获“全国普通高校毕业生就业工作先进集体，全区“五一劳动奖”等荣誉称号。在档案管理上,存在管理意识不强、评估标准缺乏专业性、考核量化指标不完善等问题。为此，学校将绩效管理理论应用在档案管理体系建设中，以提高档案管理水平。2.档案管理体系建设方法。第一，明确绩效管理目标。该管理目标分为个人目标、部门目标、总体目标三个层次，涉及基础业务建设、档案保管保护、制度建设、队伍建设、档案利用服务等领域。结合学校未来发展，还可以预设更高层次的管理目标，突出档案在思想教育方面的功能。第二，优化绩效管理指标。其中，一级指标有4个，分别是基础业务建设、组织结构、档案保管保护、档案开发利用；二级指标有12个，包括档案收集、整理编目、移交保管、装备设备、管理体制、队伍建设等。其中，装备设备主要有计算机、扫描仪、打印复印机、温湿度检测仪、防磁柜等；队伍建设主要涉及管理人员的年龄、学历、职称、技能水平等。第三，制订档案管理原则。基于绩效管理理论的档案管理工作，实施中遵循以下原则：客观公正原则。绩效量化过程形成真实的记录，避免主观因素的影响。统一性原则。评价目标与管理目标保持一致，不同部门的绩效考核标准要统一。定量指标与定性指标结合原则。例如：社会服务方面的职能，评价时无法量化，可采用定性指标；业务方面的职能，评价时采用定量指标。（三）带来的启示。从以上两个案例中，可见档案管理体系的建设应从理念、方法、制度、技术等多个方面入手。其中，转变管理理念是基础、优化方法流程是关键、完善制度机制是保障、引入信息技术是支持。四、事业单位改革后加强档案管理体系建设的对策建议在规划中，将档案治理体系列为“四个体系”之首。档案治理体系主要包括治理制度、机制、方式以及监管模式,要求在党的领导下，依法行政并优化执行方法，针对重要事项和重点领域加强监督指导，尽快建成规范化的档案管理制度体系。结合档案管理存在的问题和成功的管理经验，笔者从以下几个方面提出对策建议，以实现档案管理体系建设目标。（一）转变思想观念。档案管理部门必须提高思想认知，积极转变传统的思想观念，为档案管理体系建设提供思想基础。L树立规范化管理理念，落实档案的收集整理、保管利用、信息保密等制度，严格落实岗位责任制，设置专人负责岗位，在人员、经费等方面给予倾斜，确保档案管理部门有人干事、有钱办事。2.建立领导监督、部门负责人紧抓、工作人员落实的工作机制，结合档案的类型、管理特点制订科学、完善的管理体系，实现管理的高效性和灵活性。3.所有档案均要严格保密，工作人员要树立时间观念、数字观念,及时封装、催收，该销毁的登记后销毁，避免出现拖延现象。（二）培养专业人才。人才是档案管理的重要资源，能提高整个工作队伍的素质，有助于档案管理质量的提升。1.档案管理人员要掌握专业的档案管理知识，熟练运用先进技术，具有良好的人际沟通能力等。尤其是信息技术的引入,对档案的整理、记录、查询等环节相当重要，必须及时更新人员的知识和技能体系。2.制订长期培训计划方案，采用多样化的培训方式，例如主题会议、专家讲座、外出进修等，提高工作人员的参与度，确保在培训活动中均有所收获。3.工作人员自身要增强责任心，树立终身学习的理念，除了理论知识和技能的提升外，还要有正确的价值观，培养良好的道德素养，增强创新意识和能力，为档案管理提供智力支持。（三）坚持依法治档。依法治档是档案治理体系建设的基石，有助于完善法规制度。目前，我国在档案管理领域,基本形成了“档案法+行政法规+部门规章+规范文件”的制度体系，未来依法治档工作的重点包括：1.推进档案法的修订工作，促使修订完成的档案法尽快落地实施。2.针对现行法规制度中，与现实工作要求不适应的法规和文件，进行清理与修订。3.结合事业单位自身的特点，在电子档案管理、档案开放利用、产权变动时档案转让等方面，制订配套的制度体系。（四）开展重点监管。档案管理体系的建设，是一个复杂系统的工程，档案管理部门在工作开展中，既要做到全面协调，又要集中力量解决主要矛盾，监管就是其中的一个重点。L档案监管要抓重点、带全局，对重点领域、特殊领域的档案工作进行监管，例如疫情防控类、脱贫攻坚类档案。2.围绕区域协调发展，对档案管理体制进行完善，例如长三角一体化发展档案、粤港澳大湾区建设档案等。3.国防军工专项档案，要建立协调机制，提高档案信息的保密等级。（五）运用信息手段。档案管理的信息化，是档案工作走向现代化的必经之路。通过过信息技术的运用，打造档案数字化管理模式，提高档案管理效能。以移动互联网、人工智能、区块链等技术为例，可在档案工作中有效运用；新媒体用于档案知识宣传和档案利用服务，可实现线下管理与线上管理相结合，实现监管的网络化和智能化。另外，建立档案馆官方网站、网上查询与服务平台，不仅能提供简单快捷的服务，还能倒逼业务流程规范化。（六）突出服务功能。档案不仅是历史的见证，在指导当下、规划未来中也具有重要作用，因此档案管理体系建设还要突出服务功能。档案部门要从资料提供者向信息服务者转变，运用先进的信息技术对档案进行开发利用，优化服务流程，改善服务体验，缩短使用者的等待时间，将档案库变为智囊库，为单位发展决策提供依据。五、结语综上所述，事业单位的档案服务于社会群众，见证了工作动向，有助于优化资源配置。针对目前档案管理中的问题,本文从转变思想观念、培养专业人才、坚持依法治档、开展重点监管、运用信息手段、突出服务功能等方面，提出加强档案管理体系建设的对策建议，希望为同业人员提供参考。