总账管理.ppt

第3章 总账管理,3.1 总账管理系统概述3.2 总账管理系统初始设置3.3 总账管理系统日常业务处理3.4 总账管理系统期末处理,3.1 总账管理系统概述,学习内容,1.总账管理系统的地位2.总账管理系统的功能3.总账系统与其他系统的数据关系4.总账管理系统的业务处理流程,3.1 总账管理系统概述,一、地位会计信息系统的核心子系统二、功能1.初始设置2.凭证管理3.出纳管理4.账簿管理5.辅助核算管理6.月末处理,三、总账系统与其他系统的数据关系,四、总账管理系统的业务处理流程,总账日常业务处理,框中所包含的项目已经在企业应用平台中设置完成,可能还要设置明细权限，定义常用摘要/凭证等。,四、总账管理系统的业务处理流程(续1),总账期末处理,总账初始化,开始下月业务,总账日常业务处理,四、总账管理系统的业务处理流程(续2),3.2 总账管理系统初始设置,学习内容,1.业务控制参数设置2.基础档案设置3.期初余额录入,3.2 总账管理系统初始设置,一、业务控制参数设置1.必要性为了最大范围地满足不同企业用户的信息化应用需求，总账作为通用商品化软件的核心子系统，是通过内置大量的选项参数提供面向不同企业应用的解决方案。企业可以根据自身的实际情况进行选择，以确定符合个性特点的应用模式。软件越通用，意味着系统内置的参数越多，系统参数的设置决定了企业的应用模式和应用流程。2.参数分类凭证、账簿、凭证打印、预算控制、权限、会计日历、其他。,3.选项设置-凭证,3.选项设置-凭证(续1)制单控制制单序时控制：该类凭证最后一张凭证日期=凭证日期=系统日期支票控制两个前提：使用银行科目制单；选用的结算方式设置了票据管理。达成目的：对录入的支票号提供登记或报销的功能。赤字控制控制对象：资金及往来科目或全部科目。达成目的：填制凭证时，相关科目的最新余额出现负数时，系统给予提示。可以使用应收受控科目（以下同理）即在总账中也可以使用设置了客户往来的科目制单。,已制单,正在制单,3.选项设置-凭证(续2)凭证控制现金流量科目必录现金流量项目制单时使用了“在指定科目时被指定为现金流量的科目”，系统要求指定现金流量项目及金额。自动填补凭证断号新增凭证时，系统自动查找本月的第一个断号作为该凭证的凭证号。凭证录入时结算方式及票据号必录在填制凭证时如果使用了银行科目，则必须录入结算方式及票据号。,4.选项设置-凭证打印合并凭证显示、打印选择此项，在填制凭证、查询凭证、出纳签字和凭证审核时，凭证按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按科目相同方式合并”合并显示，在明细账显示界面提供是否“合并显示”的选项。凭证录入时结算方式及票据号必录。打印凭证页脚姓名决定在打印凭证时，是否自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。,5.选项设置-权限制单权限控制到科目比如单位有多个制单人，张三负责费用报销，限制张三可以使用的科目为费用类科目和现金科目。制单权限控制到凭证类别。限制某个操作员只能填制某个类别的凭证。操作员进行金额权限控制 系统可以对不同级别的人员进行制单金额大小的控制，例如财务主管可以对10万元以上的经济业务制单，一般财务人员只能对5万元以下的经济业务制单，这样可以减少由于不必要的责任事故带来的经济损失。,5.选项设置-权限(续)凭证审核控制到操作员 如果需要指定某具有凭证审核权限的操作员只能审核某些制单人填制的凭证，则应选择该选项。出纳凭证必须经由出纳签字 出纳凭证是指凭证上包含现金或银行科目的凭证。涉及现金收付的业务是企业需要重点关注的业务，如果选择该项，凭证处理流程为：填制凭证-出纳签字-审核凭证-记账。凭证必须经由主管会计签字 如果企业中规定所有凭证都必须由主管会计签字才能作为记账依据，则应选中该项。允许修改、作废他人填制的凭证 如果制单人填制的凭证有误，该选项决定其他人员如审核人员发现凭证有误时是否允许修改或作废。,二、基础档案设置1.主要内容（已在第二章讲过的不再重复）,结算方式 设置资金收付业务中用到的结算方式 总账、应收、应付等,2.基础档案录入-财务-外币设置,2。选择固定汇率，输入汇率,1。输入外币基本信息，确认,3.基础档案录入-财务-凭证类型,填制凭证时选择错误的凭证类型系统弹出相应的提示信息,会计科目体系设计的原则会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求凡是报表所用数据,需从系统取数的,必须设立相应科目。会计科目年中要保持相对稳定。要考虑与各子系统的衔接。,4.基础档案录入-财务-会计科目,会计科目-满足报表的编制要求企业需要上报哪些报表?对外：资产负债表 利润表 现金流量表等对内：管理费用明细表等,科目设置:6602 管理费用 660201 招待费 66020101 总经理办公室 66020102 财务部 660202 差旅费 660203 邮电费业务处理:计入相应明细科目报表编制:查询明细账,二级明细科目表示-项目栏目,三级明细科目表示-项目对象,管理费用明细表-手工账科目设计及报表生成,科目设置:6602 管理费用 660201 招待费 部门核算 660202 差旅费 部门核算 660203 邮电费 部门核算 业务处理:计入科目、辅助核算项目报表编制:查询部门辅助账,二级明细科目表示-项目栏目,部门目录,管理费用明细表-计算机账科目设计及报表生成,基础档案录入-财务-新增会计科目,基础档案录入-财务-指定会计科目,只有指定了“现金总账科目”和“银行总账科目”，才能进行出纳签字，查询现金日记账和银行日记账。,5.基础档案录入-财务-项目目录 增加项目大类,5.基础档案录入-财务-项目目录(续1)定义项目分类级次,5.基础档案录入-财务-项目目录(续2)选择项目核算科目,5.基础档案录入-财务-项目目录(续3)进行项目分类定义,5.基础档案录入-财务-项目目录(续4)增加项目档案,6.基础档案录入-收付结算-结算方式,在填制凭证时，使用设置了“票据管理”的结算方式时，系统要求登记支票登记簿（未事先登记）或支票报销功能（前面已登记）,7.数据权限 数据权限控制设置,选择对“部门”进行数据权限控制,设置用户“田晓宾”可以对“销售一部”的数据进行“查询和录入”,7.数据权限(续)数据权限设置,1.为什么要录入期初余额数据？很多企业多年一直采用手工核算方式，采用计算机信息管理后，为了保证手工业务与计算机系统的衔接，继承历史数据，保证业务处理的连续性，要将截止到目前为止手工核算的余额过入到计算机信息处理系统中作为期初数据，才能保持业务的完整性。,三、期初余额录入,2.总账期初余额准备 准备总账各科目的期初数据年初建账：准备各账户上年年末的余额作为新一年的期初余额。如某企业选择2007年1月启用总账系统，则只需要整理该企业2006年12月末各账户的期末余额作为2007年1月初的期初余额，因为本年没有累计数据发生，因此月初余额同时也是2007年年初余额。年中建账：准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余额，而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生数据。例如，某企业2006年8月开始启用总账系统，那么，应将该企业2006年7月末各科目的期末余额及1-7月的累计发生额整理出来，作为计算机系统的期初数据录入到总账系统中，系统将自动计算年初余额。,2.总账期初余额准备(续)准备辅助账各科目的期初数据如果科目设置了某种辅助核算，那么还需要准备辅助项目的期初余额。如何准备？应收账款按客户整理应付账款按供应商整理个人往来按职员整理,3.总账期初余额录入末级科目的余额可以直接输入。非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据逐级向上汇总而得。科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额后，还要输入相应的数量和外币信息。科目有辅助核算时，不能直接输入该账户的期初余额，而是必须输入辅助账的期初余额。辅助账余额输入完毕后，自动带回总账。累计发生额可以直接输入。,4.总账与辅助账的关系,5.期初试算平衡期初数据输入完毕后应进行试算平衡。如果期初余额试算不平衡，可以填制、审核凭证，但不能进行记账处理。因为企业信息化时，初始设置工作量大，占用时间比较长，为了不影响日常业务的正常进行，故允许在初始化工作未完成的情况下进行凭证的填制。凭证一经记账，期初数据便不能再修改。,3.3 总账日常业务处理,学习内容,1.凭证管理2.出纳管理3.账簿查询,一、凭证管理,1、填制凭证 表头凭证类别：满足凭证设置中的限制类型，参照输入凭证编号：按凭证类别按月自动顺序编号凭证日期：默认登录系统时的业务日期，可修改附单据数：该记账凭证后所附的原始单据数 表体摘要：每行都要有摘要，常用摘要可参照输入会计科目：必须是末级科目，必须是已设置科目金额：应保持借贷平衡，“=”可输入借贷差额，“-”作为红蓝字开关，空格键实现借贷方互换,辅助核算辅助核算-银行账,要求输入辅助核算：结算方式，票号，结算日期,辅助核算-银行账(续）,如果该结算方式设置了“票据管理”标志，需要报销或登记支票,辅助核算-外币,系统自动带出汇率，输入外币金额，系统自动计算人民币金额,辅助核算-数量,输入数量和单价，系统自动计算金额,辅助核算-客户往来,输入客户相关信息,辅助核算-供应商往来,输入供应商相关信息,辅助核算-部门,输入部门信息,辅助核算-个人往来,输入个人信息,辅助核算-项目核算,输入项目信息,辅助核算-现金流量项目核算,2、凭证复核 出纳签字前提：在选项中选择了“出纳凭证必须由出纳签字”在科目设置中指定了现金总账科目和银行总账科目出纳签字可以在审核凭证之前，也可以在其之后 主管签字（实施顺序同出纳签字）前提：在选项中选择了“凭证必须由主管签字”审核凭证是必须环节制单人与审核人不能为同一人可以单张审核也可以成批审核,3、凭证记账 前提期初余额录入完整正确，试算平衡凭证已审核上月已经结账 过程选择记账范围显示记账报告自动记账记账过程一旦中断系统可自动恢复,4、恢复记账前状态 激活“恢复记账前状态”在对账界面：Ctrl+H（开关）取消记账（只有主管有权）“凭证”-“恢复记账前状态”恢复最近一次记账前状态恢复到月初状态注意事项己结账月份的数据不能取消记账,5、修改凭证 修改方式无痕迹修改对象：尚未审核和签字的凭证（已审核、签字的凭证需要取消审核、签字）在填制凭证中找到要修改的凭证直接修改有痕迹修改对象：已记账凭证红字冲销法或补充更正法 修改内容凭证类别和凭证号不能修改 能否修改他人填制的凭证取决于系统选项设置,6、作废与整理凭证 对象未审核未签字凭证 规定作废凭证不能修改、不能审核、不能签字应参与记账（如空白凭证），否则月末无法结账再执行“作废/恢复”，可取消作废标记 删除凭证对作废凭证进行“整理”即可删除已记账作废凭证不取消记账不能做凭证整理,7、冲销凭证 对象已记账凭证 方式手工编制系统自动编制,8、常用凭证 生成常用凭证 调用常用凭证,9、查询凭证,丰富的查询条件,二、出纳管理1、出纳签字2、现金/银行日记账/资金日报3、支票登记簿 前提设置了银行账将结算方式设置为票据管理选项中勾选了“支票控制”支票登记 支票报销,出纳管理-现金日记账,出纳管理-支票登记簿,三、账簿查询1、基本会计账簿查询 总账 发生额余额表计算机记账的单位，可用发生额余额表代替总账 明细账 序时账 日记账现金日记账和银行日记账在出纳管理中查询 多栏账先定义，再查询,例1：账簿查询-发生额余额表,例2：账簿查询-原材料明细账,例3：账簿查询-管理费用多栏账,2、辅助核算账簿查询 个人核算个人核算主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。个人核算可以提供个人往来明细账、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。部门核算部门核算主要为了考核部门收支的发生情况，及时地反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较分析，便于部门考核。部门核算可以提供各级部门的总账、明细账，以及对各部门收入与费用进行部门收支分析等功能。,例4：账簿查询-个人往来两清,例5：账簿查询-部门收支分析,2、辅助核算账簿查询（续）项目核算项目核算用于收入、成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收入、往来等汇总与明细信息，以及项目计划执行报告等。客户核算和供应商核算客户核算和供应商核算主要进行客户和供应商往来款项的发生、清欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。可以提供往来款的总账、明细账、催款单、对账单、往来账清理、账龄分析报告等功能。如果用户启用了应收款和应付款管理系统的话，可以分别在这两个系统中对客户往来款和供应商往来款进行更为详细地核算与管理。,例6：账簿查询-客户往来账龄分析,例7：账簿查询-项目统计分析,3.4 总账系统期末处理,学习内容,1.出纳银行对账2.会计自动转账3.总账对账与结账,一、出纳期末银行对账1、录入银行对账期初数据2、录入银行对账单3、银行对账自动对账（两清：红色圆圈，要选择对账条件）手工对账（对象：日记账与对账单中反映相同收支业务但非一一对应的记录（无法自动对账）；两清：红色Y字，应做已达账项的对账平衡检查）4、查询银行存款余额调节表5、核销银行账6、长期未达账审计,例1：银行对账-输入银行对账期初,例2：银行对账-自动对账,二、会计期末自动转账1、外部转账：其他系统向总账系统传递凭证 工资：工资费用分配，相关费用计提 固定资产：固定资产增减变动、计提折旧 应收款管理：应收款发生、收回、坏账准备 应付款管理：应付款发生、支付 存货核算：采购入库、销售出库2、内部转账：在总账中设置凭证模板自动生成凭证 期末自动转账适用范围 费用的分配、分摊和计提；税金的计算；成本费用的结转；期间损益的结转,期末自动转账操作步骤定义转账凭证凭证类别摘要会计科目金额来源公式生成转账凭证自动转账凭证的生成顺序相关凭证已经全部登记入账自动转账生成的凭证仍需审核记账,1、对账 总账与明细账核对 总账与辅助账核对2、结账（有结账权的人才能结账）结账前检查本月业务是否已全部记账，有未记账凭证时不能结账。检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能结账。实际上，上月未结账的话，本月也不能记账，只能填制、复核凭证。,三、总账对账与结账,结账前（续）核对总账与明细账、总账与辅助账，账账不符不能结账。对科目余额进行试算平衡，试算结果不平衡将不能结账。损益类账户是否已结转至本年利润。当各子系统集成应用时，总账系统必须在其他各子系统结账后才能最后结账。结账后当月不能再填制凭证、审核和记账等，只能查询和打印将当月各账户发生额及余额转到下月作为期初余额反结账只能由账套主管执行（Ctrl+Shift+F6）,