《现代会计学基础教学课件》09账簿.ppt

现代会计学基础,讲授者:杨 敏(副教授、博士生)联系方式：温馨提示：请大家上课时将手机关机或改为静音状态,第九章账簿,第一节传统账簿的作用与分类第二节传统账账簿的设置和登记第三节传统账簿错账的查找及更正方法第四节传统账簿的对账与结账,为什么要设置账簿？,第一节 账簿的作用和分类,账簿的作用 账簿的分类,一、账簿的作用,账簿是指以会计凭证为依据，由具有专门格式并相互联系的账页组成，用来序时、分类地记录经济业务的会计簿籍。,1.账簿的概念,账簿的作用,(1)存储和汇总会计信息(2)账簿是编制会计报表的依据(3)核实企业资产的重要依据（4）账簿是重要的会计档案,2.设置和登记账簿的作用,二、账簿的种类,1.账簿按其用途分类,强调逐日逐笔,注意：总账与明细账的平行登记：同依据登记；同期间登记；同方向登记；同金额登记,账簿的种类,2.账簿按其外表形式分类,按外表形式不同分类1订本式账簿 2活页式账簿 3.卡片式账簿,优点:能够避免账页散失和人为的抽换账页缺点：必须事先估计每个账页所需要的账页张数，同一时间内只能由一人登记，不便于分工记账适用范围：总分类账、现金日记账、银行存款日记账,优点：便于记账分工，节省账页，且登记方便缺点：账页容易散失和被人为抽换适用范围：一般的明细分类账,优点：使用比较灵活，保管方便，有利于详细记录经济业务的具体内容，可跨年度使用，无需经常更换缺点：容易散失，一般应装置在卡片箱内适用范围：财产明细账，如固定资产明细账等,账簿的种类,3.账簿按其账页格式分类,第二节账簿设置和登记,一、账簿设置的原则1、与企业规模和会计分工相适应的原则2、既满足管理需要又避免重复设账的原则3、账簿设置与账务处理程序紧密配合的原则4、账簿设置与会计报表指标相衔接的原则,二、建账的基本程序,1.启用新账应遵守的规则,启用新账时，应在扉页上填列账簿启用表即应在账簿封面填明单位名称和账簿名称填写“账簿启用和经管人员一览表”，并盖章。,账簿启用规则,2.账簿交接应遵守的规则,记账人员调动工作时，应办理交接手续。账簿交接时，原经管人员和新接办人员应按规定办理交接手续，并应正式填写账簿交接表，在账簿的启用表的交接记录栏内，注明交接日期、交接人员姓名，并由交接双方人员签名或者盖章。,账簿启用规则,3.编写页数应遵守的规则,启用订本式账簿，应从第一页到最后一页顺序编写页数，不得跳页缺号。启用活页式账簿，应按账户顺序编号，并须定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页数，载明每个账户的名称及其页次。对活页账页平时应注意妥善保管，可用活动的装订器具保存。,登记账簿应做到数字准确、登记及时、摘要清楚、书写整洁和改错规范。应遵循下列规则：（一）登记账簿的一般规则 1、会计人员应根据审核无误的会计凭证及时地登记会计账簿。2、按各单位所选用的会计核算形式来确定登记总账的依据和具体时间。3、对于各种明细账，可逐笔逐日进行登记，也可定期（三天或五天）登记。但债权债务类和财产物资类明细账应当每天进行登记。4、现金和银行存款日记账，应当根据办理完毕的收付款凭证，随时逐笔顺序进行登记，最少每天登记一次。,四、账簿的登记,1、必须用蓝黑色墨水钢笔书写，不许用铅笔或圆珠笔记账 2、应当将会计凭证的日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内。同时要在记账凭证上签章并注明已经登账的标记（如打“”等），以避免重登或漏登。3、应按账户页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页现象，应在空行、空页处用红色墨水划对角线注销，注明“此页空白”或“此行空白”字样，并由记账人员签章。4、账簿中书写的文字或数字不能顶格书写，一般只应占格距的二分之一，以便留有改错的空间。5、记账除结账、改错、冲销记录外，不能用红色墨水。因为在会计工作中，红色数字表示对蓝色数字的冲销或表示负数。6、对于登错的记录，不得刮擦、挖补、涂改或用药水消除字迹等手段更正错误，也不允许重抄。应采用正确的错账更正规则进行更正。,（二）登记账簿的具体要求,7、各账户在一张账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数和余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在本页最后一行的“摘要”栏内注明“转次页”字样，在下一页第一行的“摘要”栏内注明“承前页”字样。对“转次页”的本页合计数如何计算，一般分三种情况：（1）需要结出本月发生额的账户，结计“转次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数（2）需要结计本年累计发生额的账户，结计“转次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数（3）既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累积发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。如债权、债务结算类账户和财产物资类账户等。,第三节错账的查找及更正方法,一、错账的查找方法1、顺查法2、逆查法3、抽查法4、推测法,二、错账的更正方法 更正错账的方法一般有以下几种：划线更正法 红字更正法补充登记法,（一）划线更正法 适用范围：在结账前发现账簿记录有文字或数字错误而记账凭证没有错误，可以采用划线更正法。例：登账时，将“现金”账户贷方金额6900元错写成了9600元。,更正：将错误数字划一条红线注销；红线上方写上正确数字；更正处签章。,划线更正法,划线更正法,2.具体做法,划线更正法是在错误的文字或数字上划一条红线，表示注销，再在红线上方用蓝字或黑字写上正确的文字或数字，并由更正人在红线的尾端盖章以明确责任(文字差错，盖章在差错处)。(1)仅文字差错可仅划去有差错的文字，在红线上方书写正确的文字。(2)对于数字差错应划去全部数字，重新书写正确的数字。,（二）红字更正法 1、分两种情况：情况1：记账后发现记账凭证中会计科目或记账方向有错误。情况2：记账后发现记账凭证和账簿记录中会计科目和记账方向无误，只是所记金额大于应记金额。,红字更正法,红字更正法,2.更正方法,上述(1)种情况，更正时，应用红字填写一份与错误凭证科目、借贷方向和金额相同的记账凭证，以冲销原来的记录；然后用蓝字重新填制一份正确记账凭证，一并登记入账。上述(2)种情况，更正时，将多记的金额用红字填写一张记账凭证，用以冲销多记金额，并据以登记入账。,例：某企业计提本月车间折旧费5000元。编制凭证时误编为如下会计分录并已入账。记账凭证 借：管理费用 5000 贷：累计折旧 5000 账簿记录（管理费用 累计折旧）,更正：填写一张与原记账凭证完全相同、金额用红字的记账凭证；借：管理费用 贷：累计折旧 再填写一张蓝字正确的记账凭证；借：制造费用 5000 贷：累计折旧 5000 上述记账凭 证 登 记入账,5000,5000,红字冲销法的全部冲销,例：某企业结转本月已售产品成本40000元。编制凭证时误编为如下会计分录并已登记入账。借：主营业务成本 400000 贷：库存商品 400000 更正：将多记的金额用红字编制一张与原记账凭证会计科目、记账方向完全相同的记账凭证；借：主营业务成本 贷：库存商品,360000,360000,借方 库存商品 贷方 400000.00 360000.00,借方 主营业务成本 贷方 400000.00 360000.00,红字冲销法的部分冲销,（三）补充登记法 适用范围：记账后发现记账凭证和账簿记录中会计科目和记账方向无误，只是所记金额小于应记金额。并已过账，应采用补充登记法进行更正。【例】某企业以银行存款86000元购买一台不需安装的设备。借：固定资产 68000 贷：银行存款 68000 更正：将少记的金额用蓝字编制一张与原记账凭证会计科目、记账方向 完全相同的记账凭证；借：固定资产 18000 贷：银行存款 18000,借方 银行存款 贷方 68000.00 18000.00,借方 固定资产 贷方 68000.00 18000.00,补充登记法,错账类型及其更正方法,第四节 对账和结账,对账 结账 登记账簿包括三个工作环节:,第四节 对账和结账,登记账簿包括三个工作环节:,一、对账,对账，简单讲就是核对账目，具体讲就是定期地对各种账簿记录进行核对，做到账证相符、账账相符和账实相符，以保证账簿记录的真实性和正确性，保证会计报表数据的真实可靠。,1账证核对 2账账核对 3账实核对(账款核对、账物核对）,各种账簿记录与记账凭证及其所付原始凭证进行核对。日常制证、记账过程过程中进行；每月终了，发现账账不符时进行。,各种账簿之间的有关数据进行核对。,各项财产物资、债权债务等账面余额与实有数额之间的核对。,结账,对账,2.内容,(1)账证核对,对账,2.内容,(2)账账核对,账账核对,总账各账户期末余额=其所属的明细账各账户期末余额 总账各账户本期发生额=其所属的明细账各账户本期发生额,通过编制“总分类账户与明细分类账户发生额与余额对照表”进行。,账账核对,会计部门有关财产物资的明细分类账余额与财产物资保管、使用部门登记簿所记录的内容，按月或定期核对。,对账,2.内容,(3)账实核对,结账,1.概念,结账，简单地说就是结清账目，是指在将本期所发生的经济业务全部登记入账的基础上，结算出各账户的本期发生额合计和期末余额，并将余额结转期或转入新账。,结账,2.结账的主要程序,结账工作是在月份、季度和年度终了时进行的，因此有月结、季结和年结，一般采用划线结账法。,将本期发生的经济业务全部登记入账；按照权责发生制原则，编制期末账项调整的记账凭证，并据以登记入账；结转有关账项，结平所有损益类账户；结转“本年利润”和“利润分配”账户核对账目，保证账证相符、账账相符和账实相符。计算、登记各类账户本期发生额和期末余额，并结转下期。,结账程序,结账,3.结账的方法,(1)月结 月份终了进行结账，先在本月发生额最末一行数字下面通栏划一条红单线，再将本月借贷方发生额和累计数加计总数，用蓝字写在红线下面，在摘要栏内加盖“本月合计”或“本月累计”的戳记，在本月合计或累计数下面通栏划一条单红线，如12月份只关心余额的可划通栏双红线（主要是12月份代替年结，但损益类账户一定得年结，因为关心发生额合计）。有些账户当月未发生经济业务的，可不进行月结。,结账,3.结账的方法,(2)季结 在当季季末最后一月月结数字的红线下面一行，除结计本月合计数外，将本季度三个月的借贷方月结数加总，再加计累计数用蓝字填入，并在摘要栏内加盖“本月合计”、“本季合计”或“本季累计”戳记；同时，在累计数下面划一条红线.,结账,3.结账的方法,(3)年结 结计12月份当月合计数以及第四季度合计数，再加计累计数用蓝字填入，在摘要栏内加盖“本月合计”、“本季合计”和“本年累计”戳记，在累计数下划双红线，表示全年账户结账。然后再在年结线下摘要栏内加盖“结转下年”戳记。,结账的方法 月结、季结：上端和下端均画单红线。年结：下端划两道红线。,第五节 账簿的更换与保管,一、账簿的更换,为了保证账簿的连续性，各单位每年年末都要更换新账。1、总分类账、日记账和大部分的明细账，每年更换一次。2、对于有些数额变动较小、内容格式特殊的财产物资明细账和债权债务明细账，由于材料品种、规格和往来单位较多，更换新账，重抄一遍，工作量较大，不必每年更换，可以跨年度使用，如固定资产明细账簿。3、各种备查账簿也可以连续使用，不必每年更换。,账簿的保管,二、账簿的保管,(1)账簿的保管，既要安全、完善、机密，又要保证使用时能及时迅速查到所需要的资料。(2)年度终了更换新账后，旧账页应清点整理，所有活页账应装订成册，加具封面，统一编号、加盖公章后，与各种订本账一起归档保管。(3)账簿归档保管要做到五防：即防火、防盗、防潮、防霉烂变质、防虫蛀鼠咬。(4)存档后的会计账簿，调阅时必须提出理由，经本单位负责人批准，在保管员陪同下方可查阅，原则上不得借出。,账簿的保管,3.保管期限,根据1999年1月1日起执行的会计档案管理办法的规定精神，会计凭证的保管期限是：l原始凭证：15年。2记账凭证：15年。3汇总凭证：15年。,会计账簿的保管期限如下：总账（包括日记总账）：15年；明细账：15年；日记账：15年；（其中，现金及银行存款日记账25年）固定资产卡片在固定资产报废清理后：5年；辅助账簿（备查簿）：15年。,账簿的保管,4.销毁方法,账簿保管期满，需要销毁时，由档案保管部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，编造销毁清册，单位负责人在清册上签署意见后方可销毁。销毁时，应由档案保管部门、财务部门和有关部门共同监销。,课后思考：为什么要设置账簿？账簿的分类？错账的各种更正方法适应的情形？,