涉外秘书实务第1017章课件.ppt

第十章 举办宴请活动,第一节 宴请准备一、宴请活动种类1、宴会国宴 正式宴会 便宴 家宴 2、招待会冷餐会(自助餐)酒会,二、宴会的筹办,1、确定邀请对象2、确定时间地点3、合适的酒菜4、发送请柬,第二节 桌次席次的排法,一、桌次的排法（一）圆桌桌次的排法离主桌越近地位越高，右高左低。圆桌桌次的排法：1、两桌横排,2、两桌竖排,3、多桌排法,4、多桌环排,二、桌次的排法,5、多桌横排,6、多桌竖排,7、多桌方型排法,二、桌次的排法,（二）长桌桌次的排法,二、席次的排法,（一）圆桌席次的排法1、只有一位主人,（一）圆桌席次的排法2、有两位主人,（二）长桌席次的排法1、只有一位主人,三、席次的排法,（二）长桌席次的排法2、有两位主人 摆法一：,三、席次的排法,（二）长桌席次的排法2、有两位主人摆法二：,三、席次的排法,（三）西餐桌席次的排法,三、席次的排法,摆法一：,（三）西餐桌席次的排法,三、席次的排法,摆法二：,（三）西餐桌席次的排法,三、席次的排法,摆法三：,第三节 宴请程序和礼仪,一、宴请程序正式宴会的程序包括迎宾、入席、致词、进餐、结束和送客几个环节。1、迎宾2、入席3、致词4、进餐5、结束和送客,二、出席宴请礼节,1、准时赴宴2、礼貌入座3、文明用餐4、道谢告别,思考题：1。宴请活动有哪些种类？2。、宴会的筹办有什么要点？3。桌次地位的高低以什么为标准？席次呢？4。宴请的程序是怎样的？5。出席宴请是要注意哪些礼节？,第十一章 会议服务(上),第一节 常见会议的种类一、内部会议1、经理例会 2、员工例会 3、股东大会4、董事会会议 5、特别会议,二、外部会议1、商务和社团会议2、会见与会谈拜见或拜会指客方来会晤主方，或身份低者来会晤身份高者。召见指主方请客方来会晤，或身份高者主动会晤身份低者。回访或回拜指一方主动会晤另一方后，对方出于礼节，再去会晤另一方一次。3、业务谈判,三、电化会议1、电话会议（电声会议）2、声像电化会议3、卫星会议（全视频电化会议）4、计算机会议,四、会议的作用 1。交流信息和经验 2。发扬民主 集思广益 3。统一认识 协调行动 4。传达决策 推动工作,第二节会前秘书工作,一、拟制会议计划（一）确定会议地点（二）制定议程议题即会议所要讨论、解决的问题。议程是会议为完成议题而作出的顺序计划，即对会议所要讨论、解决的问题的大体安排。一次完整的大型会议的议程一般安排如下：,开幕式，上司和来宾致词；上司作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结、宣读决议；闭幕式。,（三）排定会议日程 会议日程是根据议程所作的具体安排，以天为单位，它是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。1。会议日程安排的科学性2。列出会议日程表 会议日程表（汉语）格式如下：,-X X 会 议 日 程-日 期 时 间 内 容 主 持 人 备 注-5日 全天 报 到-6日 上午9：0011：30 1、开幕式 2、李总经理作报告 下午2：005：00 讨 论 XXX-7日 上午9：0011：30 会 议 发 言 XXX 每人限15分钟 下午2：005：00 参 观 XXX-8日 上午8：3012：00 会 议 发 言 XXX 下午2：005：00 1、宣读会议决议 2、闭幕式-,（四）与会人员 1、主持人2、出席人员3、会务人员,（五）编制会议预算1。会议经费来源会议经费来源包括：上级部门拨款；本单位拨款；外单位赞助；与会者交纳的会务费。,2。会议开支第一，租界会场和会议设备费用；第二，印制资料费用；第三，补贴与会者伙食、住宿费用；第四，交通工具费用；第五，参观、活动的费用；第六，赠给与会者礼品的费用；第七，其他费用（如邀请重要人物的车旅食宿费等）。,第八，会务人员的价值。会议隐性成本=每名会务人员日工资x 3 x 2 x会务人员人数 x 会期天数其中2表示员工因参加会务工作导致本职工作停顿而造成的价值损失。例如：公司主办一次大型行业大会，派出20名员工为会务人员，会期（自报到日起）4天。该公司员工平均日工资200元，这次会议的隐性成本则为：200元 x 2 x 20人 x 4天=32000元,（六）确定会议地点、时间1。选择会场的要点2。定房3。选择会议时间,二、准备文件资料 1、为上司撰写会议文稿 2、为上司准备资料 3、组织好发言人的文稿 4、准备资料袋,第三节 发送会议通知,一、会议通知1。会议通知的发送形式2、书面会议通知的内容3。会议通知的发送时间,二、外资企业中常见的会议通知格式1。便函式通知 会 议 通 知-致：各部门经理 发自：总经理秘书XXX 定于11月5日（星期五）上午9：30，在公司会议室召开会议。讨论明年公司发展计划问题。如你无法出席，请于11月2日前打电话告知XXX，电话号码：XXXXXXXX。-,外部会议通知：-X X X X 讨 论 会-为了，本公司特邀请同行举行此讨论会，旨在交流经验，研究对策。特邀请XXX先生参加。议题：XXXXXX 举办者：XXXX公司 专门小组成员：XXX XXX XXX XXX XXX 主席：XXX XXX 地点：XXXXXXXX 时间：XXXXXXX 交纳会务费：每位XXXX元 联系地址：XXXXXXX 邮编：XXXXXX 电话：XXXXXXXX 联系人：XXX-最迟至_年_月_日，请将此明信片寄送达总经理秘书XXX。_是的，我将参加这次会议。_届时赴会，并带位宾客来，宾客姓名为_、_、_。_很遗憾，我不能参加此会。署名_ 公司_-,2、合资企业、涉外单位会议通知格式 便函式如下例：-会 议 通 知 _先生：兹定于X月X日（星期X）下午1：30在公司会议室 召开部门经理会议，讨论下半年的工作，请准时出席。XX公司总经理办公室 X年X月X日-,表格式如下例：-一 周 会 议 安 排（2013年11月22日-11月26日）日期 星期 时 间 地 点 内 容 参 加 者 主持人-1122 一 上午9：00 11：00 会议室 部门经理会议 各部门经理 总经理-1123 二 下午13：30 3：30 XX宾馆 销售会议 各销售员 李副总经理-1124 三 下午1：303：00 会议室 安全会议 各部门安全员副总经理-1125 四 上午9：0011：30 会议室 采购会议 各采购员 李副总经理-1126 五 下午1：303：00 会议室 奖金分配 各分管经理 总经理-,外部会议预备通知：-XXX会议通知 先生（同志）：兹定于 2009年12月下旬在XX省XX市，召开XXX会议，特请您出席会议。一、会议内容1、2、二、会期与时间 四天，自2009年12月21日至12月24日。三、会议地点 XX省XX市。四、与会人员1、2、3、五、报到时间、地点 2006年12月20日；XX市XX路XX号XX宾馆。六、与会人员每人缴纳会务费XX元。食宿由大会统一安排，住宿费每人每天XX元。七、与会人员请事先将抵达本市的车次、航班和时间通知会务秘书处，以便接站。,八、接到本通知后，请填妥回执，于11月30日前寄达会务组。会务组地址：XX省XX市XX路XX号 联系人：XXX 邮编：XXXXXX 电话：XXXXXX 特此通知 XXX公司（公章）二00九年十月十二日 姓名 性别民族年龄职务（称）单位及电话号码回程安排 交通工具及时间-此回执请务必于2009年11月30日前寄达会务组。-3、会见或会谈的商定、通知,思考题：1。“三资”企业和涉外单位的内部会议和外部会议中各有哪几种常见会议？2。电化会议有哪些种类？3。会前秘书工作主要有哪几项？4。什么是议题、议程，他们有何作用？5。会议通知何时发送合适？,第 十二 章 会 议 服 务（下）,第一节 会场布置一、小型会议的会场布置1。沙发式,2。圆桌式,3、椭圆式,4。方桌式,5。长方桌式,6。观看式,二、会见或会谈的会场布置半月型,半月型,半月型,门字型,三、中大型会议会场布置1、主席台的布置,2。会场的装饰 3。会场座次排列,第二节会间服务,一、迎接客人1、接站2、简短介绍情况3、签到4、安排领导看望二、编发名册,-X X 会 议 名 册-姓名 性别 年龄 单位 职务职称单位地址 邮编 电话号码 房间号-,三、会场签到1。证件签到法2。电子签到法四、组织合影,五、生活服务-会 议 安 排 清 单 送交：后勤处负责人 会议名称：XXXXXX会议XXXXXX（秘书处）会议日期：2000年10月18日至21日 会议地点：XXXX宾馆-日 期 时 间 会议室 活动名称 室 内 布 置 人数 菜单/设备-1019 上午 9：0012：00 第一会议室 销售安全会议 安排U形座位 30一架讲稿架/一台放映机-10：3010：45 休 息 室 休息 自助餐桌 30 咖啡、饮料-12：151：15 餐 厅 午餐 桌子5张 30 法国套餐-下午 1：304：30 第一会议室 售货训练 桌子6张 30 同9时-12时-3：003：15 休 息 室 休息 自助餐桌 30 咖啡、饮料-5：306：30 餐 厅 晚餐 30 中式套餐-晚上 8：009：30 六楼舞厅 舞会 30 饮料、口香糖-,六。秘书主持会议1。秘书如何主持会议2。秘书常用会议英语,第三节 会间秘书的文字工作,一会议记录 会议记录是会议情况的真实反映，它是编写会议简报、撰写会议纪要的原始素材，也是传达、贯彻、落实会议议题的依据，也是日后查考的重要凭证。,（一）会议记录的内容和方法：1。会议记录的内容会议记录的内容包括两部分：第一，会议组织情况，写明会议名称、时间、地点、出席者、缺席者、列席者、主持人姓名、职务。这些项目要在会议主持人发言之前写好。第二，会议内容，要把会议议题、讨论发言、形成的决议及主持人总结性发言记录下来。,2。会议记录的方法有两种：摘要记录，适用于一般会议通用的记录要求，不必有言必录，而只记录发言要点、结论和讨论的问题、通过的决定等。摘要记录的关键在于迅速分析发言的内容。把握整体、突出重点、取舍得当，适当归纳，不要歪曲发言者的原意，不可遗漏发言者的主要观点。,详细记录，要求有言必录，尽量记录原话，不改变原意。多用于业务谈判及高层会议。（二）会议记录技巧（三）录音记录二，外企秘书如何作会议记录,三、编写会议简报 会议简报是反映会议进程、动态和主要问题的简要报导。它有两方面作用：第一，帮助上司掌握会议全局和主要信息，以便主持、引导会议健康进行；第二，让与会者及时了解会议进程、全貌，利于沟通信息，开好会议。会议简报适用于人数多、时间较长的大型会议。,1、会议简报的写法 摘要式 概括式 重点式 综合式2、会议简报的格式分报头、正文、结尾三部分。,-XXX 会 议 简 报 第 X 期 XXX会议秘书处编 年 月 日-XXXXXXXX。-送：发：共印 份-,3、会议简报写作注意事项 第一，真实。第二，简洁。第三，迅速。,第三节 会后服务,一、撰写会议纪要（一）会议纪要的作用（二）会议纪要的格式 第一种，以记述会议议程为主，综合反映会议基本精神，传达会议决定事项。第二种，以与会者的发言要点为主，将类似的言论归纳成类，以此反映出会议的基本精神。,（三）撰写会议纪要的技巧 1。整理好会议记录 2。列好标题 3。罗列各份报告。4。反映出各项动议。（四）会议纪要的制作和保存1。打印和签字2。存档和编排索引,二、清理文件（一）收回文件（二）收集会议文件资料 三、结算会议经费四、送别与会者五、总结和报道,思考题：1。怎样布置主席台？2。会间秘书工作主要有哪些？3。会议记录有哪两种方法？4。撰写会议纪要有什么技巧？5。会后秘书工作主要有哪些？,第十三章 协助上司谈判,第一节 谈判概述一、谈判的定义和组成要素(一)谈判的定义 谈判是指对方或多方在谋求合作的基础上，就各自利益分割的比例、承担的义务、享有的权利，通过说服对方，争取实现利益均沾目标而交流观点、以求达成协议的会议。,(二)谈判的组成要素1、谈判主体2、谈判对手及类型 当事人和代理人 3、谈判内容和目的4，谈判结果谈判结果只有两种：成功和失败。成功的谈判结果可分为：“赢赢式，“赢输式”,二、谈判的基本原则 基本原则是：地位平等、求同存异、合作互利、利益均沾。这既是谈判的出发点，也应是谈判的归宿。三、谈判的模式1。竞争型谈判2。合作型谈判,四、谈判的程序导入阶段 概说阶段 明示阶段 交锋阶段 妥协阶段 协议阶段,第二节谈判谋略,一、善于倾听和问答 1、如何提问 2、提问的形式 3、如何回答,二、常用的谈判谋略 1、联络感情 2、树立自我形象 3、争取主动 4、求上取中 5、声东击西 6、暂停 7、假设条件 8、坦诚 9、催促 10、马拉松式,第三节 谈判准备中秘书的工作,一、收集信息、提供资料 二、参与拟定谈判计划（一）确定谈判主题（二）拟定谈判议程(三)确定谈判班子(四)确定谈判时间(五)确定谈判地点（六）演练和保密 三、会务准备,四、谈判会场的布置 平行式,直行式,第四节 谈判开始后的秘书工作,一、记录和翻译（一）做好谈判记录（二）翻译二，拟写备忘录和协议书（一）拟写备忘录（二）拟写协议书,三、操办签字仪式（一）制定文本（二）商定参加签字仪式人员（三）签字仪式会场布置（四）签字仪式程序,思考题：1.谈判的基本原则是什么？2.谈判的程序包括哪些阶段？3。谈判中有哪些常用的谋略？4.简述秘书在谈判各阶段需做的工作。5。签字仪式有哪些程序,第十四章 文书处理和档案管理,第一节 三资企业文书档案工作概述一、文书、公文、文件的涵义和区别 文书是人们在社会实践活动中，运用书面方式来表达思想，记录信息、表达意图陈述意见、进行联系或作为契约的一种文字材料。,私人文书是指 个人或家庭、家族在自己的活动中或私人相互之间的交往中形成和使用的书 信、日记、自传、遗嘱、家谱、著作手稿以及房契、地契等。公务文书简称公文，是指行政机关、社会团体、企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录事务作用的载体。广义的公文狭义的公文,文件，是指机关、团体、企事业单位之间，正式行使的具有统一格式和行文关 系的公文。它是公文中的一部分，或者说是公文中的主要部分。文书、公文、文件这三个词的内涵是相通的。但是它们之间的外延有区别，文书的外延最大，它包括公务文书和私人文书；公文的外延较大，它包括文件。三资企业中，习惯将公文统称为文件。,二、三资企业文件处理工作的内容制发文件传递文件办理文件 管理文件对文件拟制办理的组织管理与监督控制。,三三资企业文件的主要范围管理类科技类财务类人事类,第二节 三资企业文件处理程序 签收收文登记收文审核分办拟办批办承办催办注办办毕文件的处置等。（一）签收（二）收文登记（三）分办,（四）拟办（五）批办（六）承办（七）组织传阅（八）催办（九）注办,三、发文处理的程序 撰拟文稿审核（会商）签发复核缮印校对-用印发文登记封装核发等程序（一）撰拟文稿（二）会商（三）核稿（四）签发,（五）注发（六）缮印（七）校对（八）用印（九）发文登记（十）封装（十一）核发,第三节 三资企业的档案管理,一、三资企业档案管理概说（一）三资企业档案及其管理的内容（二）三资企业档案的特点 1形成体现分散性 2、载体种类多样性3、管理具有两重性,二、档案的收集与归档（一）归档时间（二）归档文件的质量要求（三）跨年度文件处理方法（四）确定保管期限，划定密级三、归档文件的整理程序 装订分类排列编号 编目装盒,四、档案分类排序方法（一）字母分类法（二）主题分类法（三）地区分类法（四）数字分类法（五）字母法和数字法的综合运用五、三资企业档案的管理与利用（一）档案的管理（二）档案的利用,第四节 电子文件管理,一、电子文件和归档电子文件（一）两者的涵义1什么是电子文件2什么是归档电子文件（二）电子文件的三要素内容、背景信息、结构。,（三）电子文件的种类1文本文件2数据文件3图形文件4图像文件5影像文件6声音文件7程序文件8多媒体文件9超文本文件10超媒体文件,二电子文件管理的标准与规范 三、电子文件的归档与保管（一）电子文件的收集（二）电子文件的鉴定（三）电子文件的整理归档（四）电子档案的保管 四、归档电子文件的利用与销毁（一）归档电子文件的利用（二）归档电子文件的销毁,思考题 1、文件和档案的关系怎样？2、收文处理有哪些程序？3、发文处理有哪些程序？4、立卷的分类方法有哪些？5、什么是电子文件的逻辑归档和物理归档？,第十五章 沟通和协调,第一节 沟通概说 一、沟通的涵义和要素（一）沟通的涵义（二）沟通的三要素1沟通的基本问题心态（Mindset）2沟通的基本原理关心（Concern3沟通的基本要求主动（Initiative）,二、沟通的种类1正式沟通正式沟通指依据组织明文规定的原则进行的信息传递与交流。例如公司与公司之间的公函来往、公司内部的文件传达、召开会议、上下左右之间定期交流情况等。有下行沟通、上行沟通、平行沟通、外向沟通等几种。,2非正式沟通3纵向沟通 4横向沟通5单向沟通6双向沟通7多向沟通,三、沟通的层次1.信息沟通2.认识沟通3.感情沟通,第二节 有效的沟通方法,一、沟通的基本方法（一）口头沟通（二）书面沟通（三）非语言沟通二、涉外秘书工作中的沟通方法（一）与上司沟通的方法（二）与同事沟通的方法（三）与来客或客户沟通的方法（四）沟通方法因人而异,第三节 协调工作概说,一涉外秘书协调的作用和特点（一）涉外秘书是合适的协调者（二）涉外秘书协调的作用（三）涉外秘书协调的特点二、涉外秘书协调的种类（一）协调上司之间关系（二）协调上下级关系（三）协调部门之间关系（四）协调内外关系,三、协调工作的范围（一）政策协调（二）计划协调（三）事务协调,第四节 协调的原则、方法和技巧,一、协调的三原则1.服从全局2.逐级负责3.平等协商二、协调的方法1.个别沟通法2.文件会签法3.会议座谈法 4.信息交流法,三、协调的技巧（一）对协调者的要求（二）协调技巧1、先易后难，逐步解决 2.求同存异，打开僵局3.避虚就实，把握实质4.组织交谊，联络感情5.避其锋芒，降温情绪,思考题：1什么是沟通？什么是协调？两者的关系如何？2按信息流动方向分，沟通有哪些种类？3.沟通有哪些层次？4涉外秘书协调中的差异性特点指什么？5.协调有哪些方法和技巧？,第十六章 信息工作,第一节 信息的特性和种类一信息的含义 以适合于通信、存储或处理的形式来表示的知识或消息。也就是说，信息是接受者原先不知道的、事物发出的消息、指令、数据、符号等所包含的有用的内容。,二、信息的特性1可识别 2可传递性 3 实效性 4.可分享性5时效性 6可存储性7可扩充、压缩 8可转换性,三、信息的种类（一）物化信息和非物化信息（二）第一手信息和次级信息（三）动态信息和静态信息（四）初级信息和高层次信息1、问题型信息2、经验型信息3、建议型信息,第二节 涉外秘书信息工作,一、涉外秘书信息工作的含义二、涉外秘书信息工作的主要作用（一）为上司决策提供依据（二）促进企业管理创新（三）保证日常秘书工作顺利进行,三、涉外秘书信息工作的基本要求（一）准确完整（二）及时高效（三）经济适用（四）明确服务对象,第三节 信息处理程序,一、信息的收集（一）信息收集的范围和渠道1内部信息2外部信息3信息收集的渠道（二）收集信息的常用方法,二、信息的甄别和整理（一）信息的甄别（二）信息的核实（三）信息的分类三、信息的深度加工（一）信息深度加工的含义（二）信息深加工的方法1浓缩法2分析综合法,四、信息的传输和存储(一)信息的传输1信息传输的方向2信息传输的管理(二)信息的存储,第四节 网站的信息管理,一、网站信息管理概说（一）网站管理和网站信息管理（二）涉外秘书和网站信息管理（三）网站信息管理的法规（四）三资企业网站信息的主要内容,二、网站信息管理的要点（一）依法传播信息（二）上司批准后才能刊登(三)按需编辑（四）定期更新三、网站信息的双向沟通,思 考 题1.信息有哪些主要特征?2涉外秘书信息工作有哪些重要作用?3.涉外秘书信息工作有哪些基本要求？4.信息处理程序包括哪些主要环节？5网站管理和网站信息管理有何区别？,第十七章 调查研究,第一节 调查研究概说一、调查研究的含义 指人们有计划、有目的地运用一定的手段和方法，对有关社会事实进行资料收集整理和分析研究，进而做出描述、解释和提出对策的社会实践活动和认识活动。它是人们认识社会、改造社会的一种科学方法。,二调查研究的分类(一)按调研目的分类1.基础性调研 2辅助决策调研3突发事件调研4市场调查(二)按调研内容分类1.专项调查2.综合调查,(三)按调研对象的范围分类1.普查（全面调查）2.抽样调查3.典型调查4.个案调查,三、调查研究的程序（一）准备环节（二）调查环节（三）研究环节（四）总结环节（五）调研成果的利用,第二节 涉外秘书和调查研究,一、多种情况下的调查研究二、涉外秘书调查研究工作的意义(一)调查研究是上司科学决策的前提(二)调查研究是解决具体问题的重要方法(三)调查研究是获取直接信息的主要渠道(四)调查研究是秘书工作本身的需要,三、涉外秘书调研的特点(一)围绕上司工作需要(二)调研范围广泛(三)调研内容复杂(四)时效性强,第三节 调查方法,一、观察法 二、访谈法三、会议法（一）调查会（二）专家论证会,四、问卷法(一)问卷调查的特点（二）问卷的设计1问卷的类型：（1）封闭式问卷（2）开放式问卷（3）混合式问卷,2、问卷设计的要点3问卷的印制（三）问卷的发放报纸和刊物上公布问卷，有奖征答；网上公布问卷，有奖征答；通过邮局把问卷寄出征答；直接分发征答；电话询问征答。五.文献法 六.网络法,第四节 研究方法,一、逻辑推理方法(一)归纳法(二)演绎法二、比较和分类(一)比较法(二)分类法,三、分析和综合(一)分析法(二)综合法四、系统研究方法五、定量研究和定性研究(一)定量研究(二)定性研究,思 考 题1.涉外秘书的调查研究工作有何意义2调查研究分几个环节？各有哪些主要工作？3.常用的调查方法有哪些？4.常用的研究方法有哪些？5.请用问卷法调查“全年级对本专业的兴趣”。,