《国际商务英语函电》课件-unit1信函写作.ppt

2023/8/31,1,lesson one basics of business letters商务信函基础,2023/8/31,2,Learning Objectives,After studying the lesson,you should be able toKnow principles of business-letter writingKnow parts of a business letterLearn the styles of a business letterLearn some general tips of writing a business letter by studying sample letters,2023/8/31,3,I.Business Letter-Writing,1.Introduction to Business Letter-Writing Q:What do you think is the importance of business letter-writing?Key Terms:International tradeBusiness correspondenceBusiness negotiationImportance:Business letters are of crucial importance in the conduct of business activities.They play an essential role in a companys correspondence with the outside world.,2023/8/31,4,2.Principles of Business Letter-Writing,7“C”sCourtesy 礼貌Consideration 体谅Completeness 完整Clarity 清晰Conciseness 简洁Concreteness 具体Correctness 正确,2023/8/31,5,What are the functions of all business letters?,1)To ask for and give a reply to an enquiry,offer,order or complaint.2)To keep a record of all the important facts for ready reference.,2023/8/31,6,Elements of Business Letters and Their Positions in the Letter:,2023/8/31,7,Full Block Format:齐头式,2023/8/31,8,Indented Format:缩行式,2023/8/31,9,The Structure and Layout of a Letter,The Structure of a Letter 英文书信通常有7个部分组成，即信头、日期、封内地址、称呼、正文、结尾敬语以及签名。除此之外。还有一些需根据实际需要而增加的部分，例如参考标号、经办人姓名、事由标题、认辨记号、附件、抄送以及附言等，这些部分可能出现在不同类型的信函中。,2023/8/31,10,1）Heading or Letterhead(信头)信头对于任何信件来说都是重要的组成部分，商业信函和官方公函尤其如此。一般社交信函的信头包括发信人的姓名、地址、邮政编码、电话号码、电传及传真号码以及e-mail地址等，置于信笺右上角。大多数商业信函和官方公函的信头一般采用社交信函的信头，多数是专业设计的，且是已事先印制好的信头（printed heading）,进行联系时最好使用印有本公司或单位信头的信笺，,2023/8/31,11,这样做出于三个目的：美观（appearance）、高效(efficiency)、标准化(standardization)。信笺上没有印上本公司或单位信头时，则需要将上述内容打在信笺中上方或上方。2）Reference Number(参考编号)参考编号常用在商业信函中。一家公司在致函另一家公司时，会使用参考编号，便于归类存档。参考编号在缩行式打印的信函中常放在低于信头一至两格处，与写信日期同行；在齐头式打印的信函中常置于写信日期之上，也可置于左下角低于署名两行处。,2023/8/31,12,Your ref.:345SCB/bxcOur ref.:532ZXY/mzs注1.345 为存档编号，SCB为署名人首写字母，bxc为打字员姓名首写字母。注2.532 为存档编号，ZXY 为署名人首写字母，mzs 为打字员姓名首写字母。3）Date(日期)每封信必须标明日期，日期常写在信头下方2行处，一般置于信笺的右上角，但当信函采用全齐头式时则置于左上角。,2023/8/31,13,May 4(th),1998-美国式 4(th)May,1998-英国式写日期时务必注意以下各点：（1）年份必须用阿拉伯数字写全，不能用02代替2002。（2）月份要用英文拼写，可全拼也可采用标准的简写。May,June,July 不能简写。（3）日期可用基数词(cardinal numbers)也可用序数词(ordinal numbers)。,2023/8/31,14,（4）在年份前面必须用逗号隔开，但在月份和日期之间不能用逗号隔开。May 20,2003（5）写信日期（Date）不能全部用数字表示，如 5/4/2003，这样写容易引起误解。4）Inside Address(封内地址)封内地址是收信人的姓名或商行名，与信封地址相同，一般在写信日期以下2-4行靠左书写。封内地址内容及顺序如下：,2023/8/31,15,（1）收信人姓名（或商行名）；（2）收信人头衔、职务或职称；（3）公司（或所属单位、组织、学校）名称；（4）邮政地址（mailing/postal address）和街道地址（street address）,即门牌和路名；（5）城市、邮编、省名或州名、国名。,2023/8/31,16,封内地址可采用齐头式（block style），也可采用缩进式（indented style）,齐头式较为普遍，但采用缩进式时，信函的其他部分也必须都采用缩进式。缩进式 Mrs.Miriam Schwarts 1280 Coleman Avenue Omaha,Nebraska,U.S.A.68014如果信函时写给公司而不是个人的话，则应先写公司名称，后写公司地址，门牌等。如：,2023/8/31,17,EASTERN TEXTILES IMP.&EXP.CO.,LTD.72 Flint Street SYDNEY Australia 如果不知道收信人姓名时，信函常寄给与讨论的问题有关的部门。该部门头衔一般被认为可以处理有关问题。如：,2023/8/31,18,The Manager Barminster Bank Ltd London EC2 5BP England5)Attention Line(经办人)商务和官方信函虽然写给公司或政府机构，但常常由某个成员收阅并办理信中事务。若写上经办人姓名，可以加快信函的处理。经办人姓名一般置于封内地址和称呼之间，可左齐，缩行，也可居中。可全部大写，也可有大小写并下划线。Attention 后可用冒号或破折号，也可不用标点。例如：,2023/8/31,19,ATTENTION:MR.LAWRENCE WAGNER,EXPORT MANAGERATTENTION INTERNATIONAL DEPARTMENTAttention-Mr.Lawrence Wagner,Regional Vice PresidentAttention of Marketing ManagerFor the attention of Marketing ManagerAttention Mr.Lawrence Wagner,2023/8/31,20,6)Salutation(称呼)称呼的具体形式取决于写信人与收信人之间的关系：写信人与收信人非常熟悉，在非正式信函中可直呼其名。半公半私信函可称呼为Dear,以示热情、友好。“Dear”后面还加上尊称，如：Dear Mr.Dear Mrs.My dear Dear Dr.Dear Professor Dear President,2023/8/31,21,(3)官方公函常用 Dear Sir 或 Sir。商务信函的称呼通常用的形式是 Dear Sirs,Gentlemen,Dear Madam。不管采用何种形式，称呼总是单独出现在一行。若无经办人姓名，称呼紧跟在封内地址下2-4 行，左齐，后面常用逗号或冒号。7）Subject Line or Caption(事由标题)在商业信函中常用“事由标题”，一则让收信人尽快了解信函的主要内容，二则便于归档。下列两种情况下尤其要使用“事由标题”项。,2023/8/31,22,当对方来函已使用了事由标题项。当信函内容比较复杂时。“事由标题”项常介于称呼和正文之间，可全部大写，也可有大小写并下划线，可左齐，可缩行，也可居中，常用subject 或用Re引导。Dear Sirs,Subject:Alternation to Warehouse,2023/8/31,23,8)The Body of the Letter(信函正文)要求：安排恰当、层次清楚、观点明确、态度诚恳。信函正文包括引言、中心部分和结尾。引言为信函的第一句话或第一段。一般英文书信没有固定的引言，但人们常用一些客套话作为引言，如果体积对方来函的日期、编号及主题，以便使对方一看便知道来函是回复先前哪一封信的；或对对方来表示谢意；假如是首次致函对方，也可用引言作相应的自我介绍，并标明写信的主要目的。如：,2023/8/31,24,Your kind letter of November 12th arrived this afternoon.Thank you very much for your letter of May 15 and the gift you sent me on Christmas Eve.With great delight I learn from your letter of this Saturday thatIm very much pleased to inform you that my visit to your company has been approved.,2023/8/31,25,In reply to your letter of July 12You were recommended to our company by the BOC,and we wish to 信函的中心部分是正文的主要内容，或提供信息，或说明情况，或请求解决问题。结尾部分用来总结信函内容，表达谢意与祝愿，请求合作与帮助，或期待回复等。注意：避免使用分词引导的结尾语，如Looking forward to your favorable reply.常用的结尾语有：,2023/8/31,26,We are awaiting your good news.We look forward to your reply at your earliest convenience.Please remember me to your family.Should there be anything else we can do for you,please let us know.We look forward to your confirmation at your earliest convenience.如果信函的正文很长，需要续页时，则需要注意以下细节：,2023/8/31,27,不能只将结尾敬语及以下各行移于续页，至少要将信的正文最后一段的最后两行移于续页，最后一个词不要使用连词符号“-”,须将整词留在上页或移于续页。续页纸张的质量、颜色、大小应与前页纸相同。续页上部注明页码、收信人姓名及写信日期。其格式如下：Mr.Johnson,July 5,2003 Page 2,2023/8/31,28,Dr.Johnson-2-June 2,2003Page 2 International Trading Co.Ltd.May 8,2002International Trading Co.Ltd.Page 2 July 8,2003,2023/8/31,29,9)The Complimentary Close(结尾敬语)结尾敬语仅仅是一种用于结束信函的礼仪方式，结尾敬语必须与称呼配套。如：,2023/8/31,30,非正式结尾敬语用于彼此认识的人，或者希望消除拘谨时也可采用。正式的结尾语是作为一种标准的惯例而使用的。结尾敬语通常置于信函正文以下2-4行处。在缩行式信函中，结尾敬语大约位于信函中间，一般与日期对齐，形成视觉对称感，但在全齐头式信函中，结尾敬语左齐。结尾敬语中，只有第一个单词首写字母大写，结尾敬语后加逗号。,2023/8/31,31,10)The Signature(签名)每一封信函都必须手写签名，为防止签名潦草，难以辨认，常在签名下打印署名人的姓名。假如称呼中使用了收信人的名字（first name),写信人也必须使用自己的名字来签名，然后再在下面打上全名。如：Very sincerely yours,(Signature)Henry Brown,2023/8/31,32,写信如果是女性，并且与收信人素不相识，一般在打印的署名前用括号注上Miss,Mrs.或者Ms 字样，以便对方回信时选用适合的称呼。签名与结尾敬语对齐。有些官方和商务信函是由秘书或经授权的助理签名的。假如秘书或助理以自己个人名义为别人签名，那么，授权秘书或助理签名的人的姓名和头衔打印在秘书或助理的签名下面。以下是各种形式的签名：,2023/8/31,33,以自己名义签名的个人 Yours sincerely,(Signature)(Miss)Edith Underwood 为其公司或部门签名的官员 Sincerely yours,Oriental Horizons Inc.(Signature)Managing Director,2023/8/31,34,秘书代表雇主签名 Very truly yours,(Signature)(Miss)Barbara Nolan经特别授权的雇员的签名 Yours very truly,Mulsen Trading Co.Ltd.(Signature)pp Ralph L.Harris,Manager(pp=per pro 代表),2023/8/31,35,未经特别授权的雇员的签名 Your sincerely,(Signature)Marion Edwards For Marketing Director11)Enclosure(附件)出信函外还有其他资料（如广告册子、影印件、发票、单据等）也封入信封内，可以签名下方二行处使用附件栏，格式左齐。表达方式如下：,2023/8/31,36,Enclosures 3Encl.3 cataloguesEnc.1 invoiceEncls:as stated12)Carbon Copy Notation(抄送)当把书信的副本寄给第三者时，要在左边齐头处写上有关副本的注明。抄送的表达方法是在cc 后加抄送的对象的姓名或单位名称（或头衔）。若信中有附件，则抄送直接置于附件之下。若信函中无附件，则抄送紧随签名之后。,2023/8/31,37,(1)Copy to John Smith Copies to John Smith(2)cc:Mr.Bruce Warren cc Nancy Hill(两人以上按姓名字母顺序排列)c/c:Mr.Richard James13)Postscript(附言)除非确属必要，最好不要用附言。附言通常用P.S.表示，放在信的最后一行，或在附件下。,2023/8/31,38,1)体谅原则 一封有效的书信能给收信人以深刻印象和影响，要想达到此目的，就应当设身处地为收件人着想，考虑他的要求、希望和利益等。周密的思考有助于你更理解你的收件人，因此，你的要求将会更加实际和可以理解。写作时要注意以下问题：(1)采取收信人的态度，即“You”attitude,避免采取写信人的态度，即“We”attitude。比较下列句子：,2023/8/31,39,“We attitude”We allow a 5%discount for cash payments.“You attitude”You earn a 5%discount when you pay cash.“We attitude”We are pleased to announce that“You attitude”You will be pleased to know that 下面两封信是这两种态度的典范。第一封信是以“We”attitude 的方式写的，而第二封信是以“You”attitude 的方式写的。,2023/8/31,40,试对它们进行比较，看看它们给你的印象有什么不同。(a)May I express my thanks for the account you recently opened with our store.We are pleased to furnish a wide variety of products for the home or individual.We trust you will take full advantage of our store services,for we have the largest stock in the city.Also we make deliveries of our customers purchases free of charge within thirty miles of our store.We welcome you to Johnsons.If we can be of additional service in any manner,please call on us.,2023/8/31,41,Translation:让我对你最近在我公司开户一事表示感谢。我们乐意提供家庭和个人使用的各种产品。我们相信你会充分利用我们的服务的，因为我公司所备货物时本地最充足的。同时，我们的顾客所购货物，在距离公司30英里范围内，可以免费送货。我们欢迎你光临本公司。如果我们能在其他方面为你服务，请打电话给我们。,2023/8/31,42,Thank you for the account you recently opened at Johnsons.Serving you with your needs for clothing and home furnishings is a pleasure.You will find 34 departments at Johnsons stocked with a variety of quality items.And courteous sales clerks are here to assist you in selecting the merchandise that best meets your requirements.You are always welcome at Johnsons.Please call on us whenever you need additional service.,2023/8/31,43,Translation:感谢你最近在约翰逊商店开户。为你服务、想你提供所需的衣着和室内家具与陈设品感到高兴。你将看到约翰逊商店有34个部门备有各种高档货，彬彬有礼的售货员帮你挑选最称心的商品。永远欢迎你光顾约翰逊商店。有别的需要服务时，请随时光顾本店。,2023/8/31,44,“You”attitude 并不是在一切场合下都适合表达“体谅”的，下列情况下使用“You”attitude 将会引起反感和不快：(1)当对方有错误时。例如：(a)Your letter of July 1,tells you plainly that the goods you sent would reach us by the end of this month.(Improper)贵方7月1日来函清楚地表明，贵方所寄货物将于本月底到达我方。(b)Im very glad to refer to your letter of July 1,from which we knew the goods we ordered would reach us by the end of this month.(Good),2023/8/31,45,很高兴提及贵方7月1日来函，从中，我方得知我方所定货物将于本月底抵达我方。(2)当对方表示过不同意见时。例如：(a)You are entirely wrong in your attitude.(Improper)你方的态度是完全错误的。(b)We know you have analyzed the matter from two viewpoints,but there is still one aspect which extremely important and which is worthy of being discussed by both of us.(Good),2023/8/31,46,Translation:我们知道，你方已从两个方面分析了这一事件。但还有及其重要的一个方面需要我们双方来商讨一下。(2)尽量以积极的方式谈问题，避免以消极的方式谈问题。比较下列句子，看看哪一个更好些。(a)We do not believe that you will have cause for dissatisfaction.(Negative)我们不相信你们会有理由感到不满意。,2023/8/31,47,(b)We feel sure that you will be entirely satisfied.(Positive)我们确信你们会感到满意的。(c)Your order will be delayed for two weeks.(Negative)你方订货要延期两个星期才能发出。(d)You order will be shipped in two weeks.(Positive)贵方订货两周内装船。,2023/8/31,48,2）正确 国际商务英语应用文必须正确，否则就会引起误解，甚至走入歧途。国际商务英语应用文，特别是商务信函，常常是各种商贸文件如合同、协议的基础，所以，常常涉及到贸易双方的权利和义务等。这一事实必须引起作者的特别注意。为保证商务应用文的正确性，作者应当记住下列几点：(1)选择唯一准确的事实、词语和数据。如：,2023/8/31,49,You ask very short delivery for your order.贵方要求短期内贵方所订货物。但是，短语“short delivery”指的是“重量短缺”，而非“迅速交货”。Revised:You require quick(prompt)delivery of your order.贵方要求迅速交货。(b)The goods supplied are exactly equal to the sample.所供货物完全与样品相同。Revised:The sample represents as nearly as possible what can supply.此样品基本上代表我们可供的货物。,2023/8/31,50,Or:The sample is the nearest in size to the goods you need.此样品的尺码最接近你们所需货物的尺码。(c)All offers by telegram are open for five days.所有电报开盘五天内有效。(没有解释和说明具体的五天)Revised:All offers by telegram are open for 5 days inclusive of the date of dispatch.所有电报开盘从发电之日起五天内有效。(d)This contract will come into effect from Oct.1.此合同从10月1日起生效。未解答涵盖问题,2023/8/31,51,Revised:This contract will come into effect from and including October 1,2008.本合同从2008年10月1日起，包括10月1日生效。(2)以实事求是的态度表明你要说的事，不要言过其实或者表达不够充分。如：You shouldnt say(a)This product is absolutely the best on the market.Revised:This product is the best one we can supply.(是我们能供应的最佳产品之一)(b)It is the lowest price available to you.,2023/8/31,52,Revised:It is the lowest price we can offer to you now.(现在能提供给贵方的最低价)(c)We assure you that this error will never occur.Revised:Well do all we can so that we may not repeat such an error.(一定尽力不再)(3)在商务应用文写作时，要注意正确理解和使用商业术语。如：价格术语,2023/8/31,53,EXW(Export Works)工厂交货价FCA(Free Carrier)货交承运人FAS(Free Alongside Ship)船边交货价FOB(Free on Board)船上交货价，或离岸价CFR(Cost and Freight)成本加运费CIF(Cost,Insurance and Freight)成本加保险费、运费价，或(目的港)到岸价CPT(Carriage Paid To)运费付至价CIP(Carriage and Insurance Paid To)运费、保险费付至,2023/8/31,54,DAF(Delivered At Frontier)边境交货价DES(Delivered Ex Ship)目的港船上交货价DEQ(Delivered Ex Quay)目的港码头交货价DDU(Delivered Duty Unpaid)未完税交货价DDP(Delivered Duty Paid)完税后交货价装运术语Partial shipment(s)to be prohibited 不准分批装运Shipment not later than May 1.五月一日前装船（包括五月一日）,2023/8/31,55,Shipment before MAY 1.五月一日前装船(不包括五月一日)Two equal monthly shipments-during June and July.六、七两月内分两批平均装运Minimum of each lot to be 500 cases.每批至少500箱。报盘术语Price subject to change(alteration)with or without notice.无论是否事先通知，价格随时变动,2023/8/31,56,Subject to our(final)confirmation.以我方(最后)确认为准。Subject to the goods being unsold on receipt of your reply.此盘以接到贵方答复时货未售出为有效。Subject to market fluctuation.(价格)随市价变动而变动。数量和质量术语Inspection by the buyer at the destination to be final.以买方在目的地的检验为最后依据。,2023/8/31,57,Public surveyors weight at the landing port to be final.以卸货港公证人的重量为最后依据。Subject to a variation plus or minus of 5 percent.容许溢装或短装5%为条件。此外，句子的结构、单词的拼写、标点的使用、大写字母的使用均应正确。,2023/8/31,58,2.The layout of a letter(信函的格式)英语中有几种不同却可以接受的信函格式。四种信函格式分别是缩进式、齐头式、混合式、及半齐头式。Indented Style(缩进式)The main feature in the indented style is that each line of the“Inside name Name and Address”should be indented,and the first line of each paragraph should be indented 3-8 spaces.传统的缩进式的特点：信头、封内地址在换行时，下一行要比上一行往右缩进2-3个字母的位置；每一个段落开始一行，一般都从左边空白边缘往右缩进3-8个字母的位置；也可与称呼的最后一个字母对齐，各段第一行往右缩进时应相互对齐；,2023/8/31,59,(3)两个段落之间一般不隔行，但也可隔1-2行；(4)结尾敬语可正好居中，也可置于中间偏右，缩进式不太便于打印，因此现代英语信函中不常用。2）Full or Extreme Block Style(全齐头式)Every part of such a letter is typed from the left margin.全齐头式的特点是信的每一行都左齐，信头、发文编号、日期、封内名称和地址、称呼、事由标题以及正文的段与段之间要间隔1-2行。,2023/8/31,60,3)Modified Block Style(改良齐头式)特点：段落不缩进；日期、结尾敬语、签名部分等置于中间偏右；其他部分每行开头都与左边边缘对齐。4)Semi-block Style with Indented Paragraphs(混合式),2023/8/31,61,3.Addressing an Envelope(信封的写法)平头式The Blocked Style,2023/8/31,62,缩进式The Indented Style,2023/8/31,63,2)信封格式的一般规则收信人名称和地址应信函封内名称和地址完全一致，封内地址的每一部分(尊称、头衔、工作部门、姓名、地址、邮编)应写在信封上。但信封上的写信人姓名前无需加头衔或者职称。寄信人与收信人的姓名和地址必须完整。给女士的信函，信封上其姓名前宜用Mrs.或Miss。若其本人有职称或头衔时，则无需同时用Mrs.或Miss。写给夫妇俩同时收的信函，信封上应写成：Mr.and Mrs.xxx。,2023/8/31,64,3)几种特殊信封格式的写法当信函需要第三者收转时，则需在收信人的姓名下方写上收转人的姓名并在其姓名前面写上c/o(care of 的缩写，相当于请转收)，如：Mr.Matthew Fox c/o Mrs.Olga E.Cintron 82 Fifth Street New York,NY 10012 U.S.A.,2023/8/31,65,(2)托人面呈第三者的信，只需在收信人的姓名下方注明带信人的姓名并在其前加上“Politeness of”、“By Politeness of”、“kindness of”、“Per Kindness of”、“Courtesy of”、“By Courtesy of”、“Forward by”、“Per/By/With Favor of”(上述各短语均相当于“敬请某人转交”)即可。如：Mr.John Anderson Politeness of Dr.Henry Smith有时不必写带信人的姓名，只需在收信人姓名前写“Please Forward”,如：,2023/8/31,66,Please Forward Mr.Jonathan Claiborne(3)为了说明所发信函或邮件的类别，写信人往往在信封左下方附上 Air Mail or Par Avion(航空)、Air Mail Registered(航空挂号)、Express（快递）、Printed Matter(印刷品)、Photo Enclosed(内附照片)、Immediate(急件)、Secret、Private 等必要的说明。,