《商务交流》8之语言交流.ppt

商务交流中的语言交流,一、类型划分：口头交流 书面交流,商务交流中的口头交流,二、口头交流的类型：商务演讲：依据演说的目的，可具体划分为劝导型、告知型（传递信息型）、交流（信息）型、比较型、分析型、激励型等；或者为照稿宣讲、脱稿背讲、按提纲讲、照腹稿讲、即兴演讲（例如即兴的颁奖词、欢迎词、祝酒词、口头报告等）（见专门的授课PPT）商务面谈：依据性质和目的的不同，可具体划分为谈心、问答、会见、洽谈等类型；也可以具体划分为招聘面谈、绩效面谈、离职面谈等 商务面试 商务电话交流,商务交流中的口头交流,三、口头交流的特点 有声性 口头交流主要依靠声音，它是由语音表现的音节、词、句构成的语言沟通系统 即时性 具体表现为：（1）口头表达的突发性较强，想说就说，对话语的组织往往缺少仔细考虑，因而说出的句子简短且结构简单，甚至不太完整，有重复，有脱节，有补充，有冗余；（2）传递速度快，话语一旦说出就难以收回；（3）反馈及时，即如果接受者对话语信息有疑问，可以进行迅速反馈，使讲话者及时检查自己的表达，并加以解释或更正。,情景性 在交流过程中，许多意思不仅可以言传，而且可以借助所处的具体情景进行意会，有时说话者只要说出个别词语就能代替全句 多变性 口头交流要受到所处的具体环境、气氛、场合、心理等众多因素的影响，因此在口头交流过程中出现了意想不到的情况之时，讲话者往往会随机应变 失真可能性 在口头交流过程中，接收者是以自己的偏好接收和理解信息，并以自己的方式解释信息，当信息传递到终点时其内容往往与初始时有了很大变化。口头传递信息经过的层次越多，信息失真的可能性越大,商务交流中的口头交流,四、口头交流的原则充分准备主题明确语言简洁生动注意语气和语调 同样一句话用不同的语调表达出来，不仅可以表达不同的意思，而且取得的效果也大相径庭谨慎和留有余地（即不把话说绝，点到为止）善于倾听,商务交流中的书面交流：商务文书,五、书面交流的优点可长期保留，并可作为法律凭证 信息表达讲究逻辑性和严密性，因而更加准确且说理性更强比口头交流更加灵活（口头交流需要双方同时有时间才能进行，在商务活动中，这种情况太难得）更加令人信服，不易信息失真 正所谓“眼见为实，耳听为虚”，“如果没有写下来，就等于什么都没有发生”。经过书面交流之后，一旦成为正式文件，甚至会具有法律效力在进行远距离信息传递时，比口头交流要更加经济（如通过电子邮件发送电子信函）,商务交流中的书面交流：商务文书,六、书面交流的缺点 要耗费更多的时间和精力 信息反馈的速度较慢 无法运用情景和非语言要素 口语交流往往是在一定的情景下进行的，双方通过互相观察，凭借某些非语言信息获得某种讲话者故意掩盖或逃避的信息。而书面交流则没有这种情景性，在口语交流中极容易理解的话语，在书面交流中要想达到同样的效果，则需要花费大量的笔墨去做有关背景的交代，而对于有些“只可意会不可言传”的内容，即使书面表达者绞尽脑汁，也很难把该内容解释清楚。,商务交流中的书面交流：商务文书,七、商务文书的文体分类 行政公文 依据2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法的规定，行政公文可以分为13类，即命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、函、意见、会议纪要。商务交流中的行政公文主要包括决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函等。计划类文书 主要包括工作计划、战略规划、工作方案和工作安排等,报告类文书 主要包括调查报告、经济活动分析报告、可行性研究报告、纳税查账报告、述职报告等 法律性文书 主要包括合同书、协议书、诉讼书、招标书和投标书等 新闻性文书 主要包括商务组织对内对外发布的新闻通讯稿、制作的广告文案等,日常事务类文书 主要包括信函类和条据类两种形式：（1）信函类文书包括求职信、介绍信、证明信、商务请柬、邀请函、感谢信等等（2）条据类文书包括请假条、留言条、收条、票据等,商务交流中的书面交流：商务文书,八、商务文书的写作(一）商务写作的一般要求文字书写要规范、清楚、工整正确使用标点符号行款格式符合要求 行款格式一般包括标题、正文、署名、书写时间，以及图表、注释、参考文献等,（二）商务写作的基本原则 正确 完整 简洁 具体 积极 时效 礼貌 体谅,