项目二会议议程.ppt

项目二 会议议程,知识目标：1了解会议议程的特点2理解会议议程的程序原则技能目标：1能熟练掌握会议议程的写作技能,项目二 会议议程,一、概念会议议程是对讨论议题的步骤和次序所作的安排，经会议讨论通过后生效，成为议事程序的根据和制定会议日程的根据。撰写会议议程时要求做到用语简洁，条理清晰。通常秘书草拟了会议议程后，交给上司审阅、修改、批准，在会前复印分发给与会者。,二、结构与写法,结构：标题+题注+正文简单的会议议程只需将会议的步骤逐一分条列出即可。详细的会议议程应包括各种程序（讲话、审议、选举、表决等），且应逐日（按时刻）精心编排。会议议程是对会议议题的顺序安排，一般冠以序号将其清晰地表达出来。,二、结构与写法,（一）标题会议名称加“议程”。（二）题注（根据实际情况选择）标题下居中，用圆括号扩入。法定性会议议程说明该议程通过的日期、会议名称；一般性会议议程注明会议的起讫日期。,（三）正文,简要概括地说明会议每项议题和活动的顺序，用序号标注，句末一般不用标点。包括时间、内容、责任者（讲话人、主持人等）、会址、方式和注意事项等。,大中型会议的议程一般安排如下：,1开幕式：上司和来宾致词2主要发言人做报告3分组讨论4参观或其他活动5会议总结，宣读会议决议6闭幕式,（三）正文,如果有多个议题，议程的设计一般遵循以下原则：按习惯顺序和有关规定安排会议议程。按议题的轻重缓急编排处理会议议程。尽量将同类性质的问题排列在一起。保密性较强的议题，一般放在后面。参考：议程的一般顺序先主后次先次后主报告审议表决总结表彰交流,注意：,议程的编制应在前，一旦确定，就不能变更。议程编制出后，必须经主管领导审核才能实施。,三、写作要求,1按轻重缓急原则编排会议议程。2用语简洁、准确，条理清晰。,四、相关知识拓展,编排会议议程应考虑的因素：(1)对将要讨论的问题要求提前考虑。对问题的解决或处理，有哪些看起来是行得通的?所要讨论的问题其最后结果可能意味着什么?(2)如果时间允许，把会议参加者的建议合并到暂定议程里，提前分发，以征求补充意见。(3)提前向与会者简明介绍会议的目的，并要求他们做一些具体工作，例如抽样调查员工意见，汇集统计数字，或搜集背景资料等。,四、相关知识拓展,(4)可能的话，把议程的话题限制在同一个主题范围内。这既有助于从容进行，同时也使必须参加企业会议的人数减到最少。假如议程中有不同主题，可以分别安排为两个小会议进行。(5)假如这些主题之间没有关系，则应力求少安排一些话题。因为要使与会者从他很感兴趣的问题转移到兴趣不高的问题上，而又始终全神贯注，是很困难的。(6)设法将议程话题限制为一个主要的讨论项目，辅之以不需大量准备的次要项目。(7)提前分发每一项议程话题的附件，以节省开会时间。这样就可以确定每一项拿到会上讨论的话题在会前都已向与会者简明介绍。这是一种利用以前会议记录实际可行的方法。,四、相关知识拓展,(8)在议程上要标明会议开多长时间。与会者知道会议不允许超过时间后，就会更加积极。(9)对那些非常有争议的、极为复杂的或小组完全不熟悉的话题，要安排充分的时间。(10)要记住注意力的持续时间是有限度的。对一位实业家来说，有效的会议一般持续一个小时，当会议进行了一个半小时时，就接近效果递减的临界线了。(11)假如会议必须开到两小时以上，应安排中间休息时间。(12)假如可能，要留出会后交谈和娱乐的时间。,