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机关公文及常用文种写作知识讲稿大家好！按照局统一安排，今天由我与大家一起共同学习机关公文与常用文种的写作知识。在开始之前，首先说明两点：一是这次所讲的公文要紧指行政机关公文，党的机关公文的不一致点穿插说明；二是希望大家以听为主，以联系工作思考为主，大量的内容将发到局域网，供大家参考。结合我局实际，今天我们要紧学习三个方面的内容：第一讲，机关公文的格式与行文规则；第二讲，常用公文与文种的写法；第三讲，如何写好机关公文。因个人水平有限，有不正确与不到位的地方，请大家批判指正。第一讲机关公文的格式与行文规则公文在我国历史上由来己久，新中国成立后，公文的范畴比过去扩大了。目前人们习惯上懂得的公文分为两大类：一类是党政机关、企事业单位、群众团体在办理公务中形成与使用的通用公文；另一类是外交、军事等领域使用的专用公文。我们这里要紧是讨论行政机关的通用公文处理问题。行政机关的公文(包含电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力与规范体式的文书，是依法行政与进行公务活动的重要工具。从这个定义中，我们能够看出机关公文的重要作用。就我局来讲，要传达贯彻国家矿产资源管理的方针政策、法律法规,对矿产资源勘查开发活动实施监督管理；要组织、协调、指导与监督地质灾害防治工作；要向上级请示问题、汇报情况，要答复矿业权人的请求事项等等，都离不开公文这一重要工具。能够说，离开了这个工具，我们的行政管理与行政执法活动将寸步难行。我相信，大家一定有比较深切的体会。那么，行政机关的公文具体包含什么种类呢？根据国务院2000年8月公布的国家行政机关公文处理办法规定，共有十三类，十四种。大家能够参照学习。党的机关公文种类:决议、决定、指示、意见、通知、通报、报告、请示、批复、公报、条例、规定、函、会议纪要等14种。在长期的工作实践中，为了能用最少的语言，表达最多的内容与信息，机关公文逐步形成了固定的格式与运行传递的制度，并在国家行政机关公文处理办法中有明确的规定。掌握公文的格式与运行要求，是做好公文处理工作的一个基本条件。现在，我们分别进行简要的介绍。一、公文的格式根据规定，公文通常由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关与印发日期等部分构成。一份完整的公文，我们通常把它分为文头、主文、文尾三部分。这里，我们结合下图逐项予以说明：(一)文头部分。位于公文首页上端，通常约占A4型公文纸的1/3或者2/5面积。注意:发文字号的年份要用阿拉伯数字完整填写，不能把”1997写成、'97，让人误解为“1097或者“2097等；括号要用六角括号''()，而不是'、O"或者''；机密以上的公文要印文件份数序号；通常上行文需要标注签发人姓名。这里，大家要注意请示的格式：一是上报公文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm,留出的空白供上级机关批示文件使用。二是上报公文需要标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋字,签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。（二）主文部分。从标题一直到印章，都属于主文部分，是公文最重要的部分。请大家注意的内容有：1、标题。除法律法规外，通常不加书名号，不加标点符号。同时，制作标题时，既要反映文章的主题，文题相符；又要规范格式，不能把词组、名称人为地分行。2、主送机关。普发性下行文主送机关较多，通常使用泛称。上行文的主送机关通常是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告等，不写主送机关。3、正文。内容较多时，分层序码的规范顺序是：一、''（一）、''1、'、（1）、'。4、成文时间。以领导人签发日期为准，联合行文以最后机关领导人签发日期为准。同时要用汉字而不能用阿拉伯数字。''零写为、'0。5、印章。务使印章与正文同处一面，不得采取标识''此页无正文的方法解决。（三）文尾部分。这一部分内容尽管不多，却是我们容易忽视的地方。1、主题词。是通过规范处理的用来标引公文主题内容的词，要紧作用是便于电脑存储与文件检索。按规定，公文应当根据国务院办公厅秘书局印发的国务院公文主题词表标注主题词，实际情况是县级下列机关的公文，对标注主题词未做硬性要求，但上行文要按上级机关要求标注。具体标注中应注意掌握选词原则。一份文件主题词不能超过5个。顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文种的词。各主题词之间空1格，不加标点。如国务院关于加强水土保持工作的通知，就要先标类别词''水利，再标类属词''水土保持，最后标文种''通知。另外，主题词表中没有的词，我们叫''自由词，在务必标注时，应在该词后加'、符号。如关于张龙之等4名同志任职的通知，其主题词为：干部任免张龙之等4通知。2、附注。要紧用于说明其他项目不便说明的事项。能够解释名词术语，能够说明发至级别。请示应注明联系人姓名与电话。附注应加括号，位置居左空2格，在成文时间下一行。（四）公文排版规格。办法规定，公文用纸使用A4型纸，幅面尺寸为：21OmmX297mm。公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为：37mmilmm公文用纸订口（左白边）为：28mmilmm版心尺寸为：156mmx225mm（不含页码）排版规格：正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或者黑体字，通常每面排22行,每行排28个字。二、行文规则公文行文方向有四个：上行（请示、报告）、下行（通知、通报）、平行（函）、泛行（通告、布告）。这里，我们应注意下列几点：1、通常不得越级请示，因特殊情况务必越级请示的，应抄送被越过的上级机关。所谓特殊情况指：重大紧急事项，不越级请示要误时误事；被直接上级机关长期搁置而又急需解决的问题；与直接上级机关意见分歧一时难以协调统一，而又急于处理的事项。2、请示通常只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。假如写几个主送机关，可能是谁都不批第，或者者是几个单位都批第，但批复意见又不一致，难以贯彻执行。3、请示应一文一事，同时，不得抄送下级机关。4、报告中不得带请示事项，也不得越级报告。第二讲常用公文与文种的写法基层常用的公文有通知、通报、报告、请示、意见、函、会议纪要。其他文种有：述职报告、调研报告、工作计划、工作总结、领导讲话等。现结合我局实际，要紧讲下列几种：一、决定的写法1 .表彰决定：这类知照性决定，就是把决定事项简要地传达给有关单位，极少有要求执行的具体意见，它的内容比较单纯，要紧是决定根据与决定事项，即使有号召或者者鼓动性的结尾，也很简短。在写法上往往开门见山，直接陈述，篇段合一，语句简练、明快。2 .处分决定的写法是完全不一致的，应写受处分人的身份、错误事实、错误性质、根源、本人对错误的态度、处分内容等。3 .关于重大行动或者重要事项的决定。这类决定用于安排较大范围的重大行动或者重要事项，一经发出，震动较大。如：国务院关于全面推进依法行政的决定等。这类决定大都通过一定的会议讨论通过。它的写法更强调把道理说清晰、讲透彻，以便尽可能地统一认识，增强执行决定的自觉性。4、变更或者撤消性决定。如：关于撤消XX厂''文明单位称号的决定。二、通知的写法通知是使用得比较多的一种公文。大多是下行文，有一定的指挥、指导性与广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求，提出需要执行或者办理的事项。通知还有明显的时间性，有些通知，如会议通知，只是在指定的一段时间里有效。大部分都遵循的要求是：根据一目的一文种承启语一事项一要求。按办法通知能够分为批转与转发性通知，传达、要求执行、周知性通知及人事任免通知三种。一些同志在使用通知时存在这样几个问题：一是标题繁琐。比如出现几个''关于或者''通知的通知”等情况；二是转发与批转性通知的按语部分文字过多或者态度不明确；三是要求执行或者周知性的通知的引言部分未能说明行文的目的与所根据的事由。因此，我们在拟制通知时应当注意下列几点：1 .标题。通常由发文机关、事由与文种三部分构成，只使用一个介词''关于再加事由与通知即可。如：甘肃省人民政府关于印发1997年国民经济与社会进展计划要点的通知。在起草层层转发的通知时，要尽量把标题写得简明些。能够采取两种办法解决：一是对各个转发通知都提出了具体要求的，能够综合改写为一个新的''通知，贯穿全部内容或者要紧精神。二是对非政策性文件，几个转发通知又无新要求的，能够减少中间层次，直接转发。如:关于转发市计委''关于转发省计委'关于转发国家计委办公厅关于批转（VXX日报）发行工作会议纪要的通知的通知'的通知，假如改写为：XX市计委关于转发国家计委办公厅批转XX日报发行工作会议纪要的通知，就简明多了。2 .批转与转发性通知。这类通知是针对被批转或者转发的公文而发的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，构成了批转性或者转发性通知。正文包含两个部分：转发对象与批注意见。转发对象要写明被批转、转发的公文名称及原发文单位。批注意见要写明对所转发公文的态度、意见与执行要求。批转性通知的批语与转发性通知的按语，可长可短，应看具体情况而定。有的照批照转，只极为简要地说明态度、作出评价、提出要求。如：''省经贸委关于1998年经济运行调控方案已经省政府同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。有的强调重点，在写明态度、评价与要求之后，再结合实际情况，对所转发公文的重要意义或者者某一方面的精神，突出加以强调，以引起重视。有的补充完善，对所转发的公文除作出基本确信外，还就其本身不够完善的地方作些补充、说明。但通常情况下，批语与按语不易过多，以免与转发、批转文件内容重复。3 .要求执行与周知性通知。引言部分一定要写清晰行文的缘由、意义、目的与所根据的法律、法规、政策。4 .要根据转发公文的不一致情况，恰当使用习惯用语。如表态的''同意、''原则同意、''基本同意等词语；提出要求希望的''希遵照办理、''请认真贯彻执行、''请研究执行"、''请参照执行、''供参考、”请研究试行等词语。5 .任免通知。除法定机关的要紧领导人外，其他任免通常使用''通知，任免通知正文只写明经某级组织决定，任命（或者免去）某人担任某项职务即可。有的还写明任期与待遇。三、通报的写法：通报可分为夸奖性通报、批判性通报、情况通报等。（一）夸奖性通报：正文通常包含先进事迹及其意义、先进经验、表彰决定、希望与要求四个部分。先进事迹是这类通报的要紧内容。在直述式通报中，这部分内容直接在通报中叙述，写得全面些。在转述式通报中，这部分内容已出现在通报的附件中，就不必再重叙述先进事迹了，只须概括地强调或者突出要点。直述式通报在介绍先进事迹时，应做到：第一，要把时间、地点、人物、事件、结果简明地交代清晰。第二，要实事求是，不能任意夸大、渲染。第三,要重点突出，涉及能表达先进的精神境地与突出通报中心的，就把事实写得全面些，无关紧要的可一笔带过或者略而不记。先进事迹的意义与先进经验，是通报的主旨。着重表彰先进事迹的通报，应在介绍事迹的基础上，说明其意义。表彰决定是写明领导机关对先进表彰奖励的决定，它通常写在通报的末尾部分。希望与要求，既包含对被表彰者的勉励与期望，又包含对广大群众的号召与希望。这一部分要发掘先进的典型意义与时代精神，针对当时形势需要有感而发，力求符合实际，有针对性,概括、鲜明、不千篇一律。（二）批判性通报：这类通报的内容除在一定范围内公布对某单位、某人、某事的批判处理外，着重是要从被通报的事件中吸取教训，以典型事例对群众进行教育，以防类似事件的发生。其惩戒作用十分突出。这类通报，有的是批判错误、公布处分决定，行文较短。有的除批判错误、宣布处格外，侧重于分析情况，总结教训，指导改进工作，篇幅就要长些。正文包含错误事实、根源与教训、处理决定、希望与要求四部分。（三）情况通报：分为叙述情况；分析情况，阐明意义；提出意见与要求。情况通报也是我们在工作中使用较多的一种通报种类。如关于2004年度探矿权年检有关情况的通报。四、报告的写法报告种类多种多样，大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告（如关于上报年度会计报表的报告）等。1 .工作报告。这是用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报告。这类报告是报告中应用最为广泛的一种。它的正文，通常包含基本情况、要紧成绩、经验体会、存在问题、今后意见等几部分。格式上，每一部分可标出序数分项写，或者列出小标题来写。根据需要，工作报告能够写成综合性的，也能够写成专题性的。综合性的工作报告，它是不一致阶段、不一致范围的全面工作总结或者汇报。能够是各方面的综合工作，或者者一个系统、一个部门的全面工作。如XX局XX年工作总结专题性的工作报告强调专一性，它是就某一项或者某一方面的工作向上级机关所作的报告。它可分为总结经验的专题工作报告与研究工作的专题工作报告。前一类就是呈报上级的专题工作总结，它不需要答复，后一类通常是就落实、开展、加强、进展、改进、改革某项工作向上级作的专题报告。它不一定在工作结束后才写，常常是在工作进程中，待工作告一段落时写好，待上级答复、批转。如关于X省清理整顿公司工作的报告与我局地质灾害现场会经验材料。2 .情况报告。这是对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进行调查熟悉后，向上级作出的报告。它不需要答复、要紧是让上级熟悉、掌握情况，以便根据情况采取措施，指导工作。向上级提出工作建议的报告，也属这一类。如XX市商业局关于百货大楼重大火灾事故的报告。3 .答复报告。这是答到上级机关的查询、提问或者汇报执行上级机关某项指示、意见的结果的报告。正文包含答复根据、答复事项两部分，写法比较自由。有的先写根据，后答第;有的边写根据，边答复。如XX市财政局关于市民政干部学校有关情况的报告。五、请示的写法请示通常由请示事由、请示事项、结尾三部分构成。结尾常以请求语作结，习惯用的有''以上意见是否妥当，请批示"、'、妥否？请指示"、'、当否？请批友、以上意见如可行（或者如无不妥），请批转有关单位执行等。撰写请示应注意：第一，要操纵使用，当用才用。务必办理而在自己职权范围内又不能解决，确实需要请示上级的才可行文请示。不要动辄请示，把矛盾上交。第二，要一文一事为宜，切忌把不有关联的问题放在一个请示里，使上级无法批复，影响工作。第三，要按级请示，确实务必越级请示的，也应同时抄送直接的上级机关。假如一项请示涉及不止一个上级机关，应当以主管此项请示的上级机关为主送单位，其他为抄送单位，避免职责不明，耽搁处理时间。除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级与下级机关。第四，它的格式也包含标题、正文与结尾。它的标题一定要写明事由，不能光写''请示,以提请上级机关注意，及时处理。注意：写请示，语言要谦逊，态度要诚恳；原因要说明，不批准的后果要表达，要让上级感到不批准就说只是去。六、意见的写法意见是办法中新增加的文种。要紧用于对重要问题提出见解与处理办法。从行文方向看能够是上行文，也能够是下行文。作为上行文，可用于向上级机关报请批转或者转发有关事项。作为下行文，可用于领导机关或者某些重要问题提出处理的方针、原则与措施、办法。意见通常由引言、正文与结尾三部分构成。引言要写明提出意见的事由、根据与目的。正文部分是意见所提出的具体见解与措施办法，可使用小标题或者围绕问题分条列项进行撰写。结尾，对贯彻意见提出具体要求。意见的标题由发文机关、事由与文种构成。七、函的写法函的应用范围比较广泛，在上下级机关之间、平级机关之间或者不相隶属的机关单位之间，涉及各方面的公务联系，都可使用。较为正规的公函，格式可分为三部分：开头，包含标题、编号与受文单位。标题可由发函单位、事由、文种构成。正文是函的要紧部分，要看不一致用途来确定写法。去函要把商洽的原委、询问的问题、请求的事项、告知的情况等写清晰，以便得到对方的支持、懂得或者回答。复函，要针对来件所询问的问题、商请的事项给予明确答免，不能模糊其词，模棱两可，不着边际。结尾包含结束语及署名、日期。结束语如去函的''为要、''为盼、''为感、''为荷"，复函的''待此复函、''此兔等。也可不写结束语，正文写完即结束。撰写函件应注意：第一，要写得内容专一、集中、中心突出，通常要一函一事。第二，要有分寸。对上应尊重，对下应谦逊，对平行或者不相隶属机关，应以礼相待。语气应力求平与、礼貌。要摒弃不必要的客套、无须讲的道理、空洞的套话。第三，恰当使用习惯用语。八、会议纪要的写法办公会议纪要的标题，可写为会议名称加纪要。专题会议纪要的标题可写为事由加会议纪要。如I：关于减轻农民负担问题的会议纪要。通常政府机关的办公会议、常务会议都有固定的文头。如：甘肃省人民政府省长办公会议纪要、甘肃省人民政府常务会议纪要等。正文能够分为两个部分。第一部分简要叙述会议组织情况，能够写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员（办公会议的列席人员通常写在正文之后）等。若会议只有一个议题，能够写明专题研究讨论的议题名称。如：专题研究了农业问题等。第二部分是写会议精神与议定事项，这是纪要的要紧部分。这部分能够写对议题的讨论情况、各类意见、建议、会议作出的决议、决定，布置的工作、任务，将要采取的措施与要求等。若只有一个议题，常使用贯穿式的纵式结构，不分条款。专题会议纪要也可使用这种写法；若多项议题，可依会议议程的先后顺序安排组织材料。撰写会议纪要应注意：第一，会议纪要是对所有会议材料的概括、综合与提炼，因此，要定好纪要务必做好处理材料的工作。要广泛搜集会议材料，全面掌握会议情况；要按照会议精神与领导工作意图,对材料进行分类与筛选；要对选用的材料进行分析与综合，围绕中心组织好材料。第二，纪要篇幅不宜过长，语言要简明扼要。纪要常用第三人称进行叙述，如''会议认为"、''会议强调、''会议指出会议号召"、''会议决定之类。第三，会议纪要务必全面准确地反映会议情况与基本精神，其内容务必真实、准确。因此，会议记录人员一定要聚精会神，尽最大努力作好会议记录。九、述职报告的写法（一）述职报告的特点述职报告是党政机关，人民团体、企事业单位的干部，向主管领导部门、人事部门或者选区的选民，或者本单位的职工群众，陈述自己在一定时期内工作实绩、问题与设想的自我述评性的报告文书。要紧特点是：自述性、自评性、报告性。自述性，就是要求报告人，自己述说自己在一定时期内履行职责的情况。因此，务必使用第一人称。自评性，就是要求报告人，根据岗位规范与职责目标，对自己任期内的德、能、勤、绩、廉等方面的情况，作自我评估、自我鉴定、自我定性。对工作的走向，前因后果，要叙述清晰，评得恰当；所叙述的情况，要概叙，让人一目了然，并从中引出自评。但要强调：切忌浮泛的空谈，切勿引经据典的论证，定性分析务必在定量证明的基础上进行。报告性，就是要求报告人，明白自己的''身份，以被考核、要同意评议、监督的身份，履行职责做报告。语言务必得体，应有礼貌、谦逊、诚恳、朴实、掌握尺寸，不可夸夸其谈,哗众取宠。要注意将''工作总结同述职报告区别开来。工作总结，能够是单位的、集体的、也能够是个人的，其写作角度是全方位的，即凡属重大的工作业绩，出现的问题，经验教训，今后工作设想等都能够写，而述职报告却不一致，它要求侧重写个人执行职守方面的有关情况，往往不与本部门、本单位的总体业绩、问题相掺杂。（二）述职报告的写法述职报告通常由标题、抬头、正文、落款四部分构成。1 .标题述职报告的标题，常见的写法有三种：文种式标题，只写述职报告。公文式标题，姓名+时限+事由+文种名称，如xxl9XX至19xx试聘期述职报告、19XX年至19xx年任商业局长职务的述职报告。文章式标题用正题，或者正副题配合，如19XX年述职报告、思想政治工作要结合经济工作一起抓XX造纸厂厂长王XX的述职报告。2 .抬头书面报告的抬头，写主送单位名称如''XX党委、''XX组织部或者''XX人事处等。口述报告的抬头，写对听者的称谓如''各位代表、''各位委员、”各位同志，或者''各位领导，同志们。3 .正文述职报告的正文，由开头、主体、结尾三部分构成。开头开头，又叫引语，通常交代任职的自然情况，包含何时任何职，变动情况及背景；岗位职责与考核期内的目标任务情况及个人认识；对自己工作尽职的整体估价，确定述职范围与基调。这部分要写得简明扼要，给听者一个大体印象。主体主体，是述职报告的中心内容，要紧写实绩、做法、经验、体会或者教训、问题，要强调写好下列几个方面：对党与国家的路线方针政策、法纪与指示的贯彻执行情况；对上级交办事项的完成情况;对分管工作任务的完成情况；在工作中出了什么主意，采取了什么措施，作出什么决策，解决了什么实际问题，纠正了什么偏差，做了什么实际工作，取得了什么业绩；个人的思想作风、职业道德，廉洁从政与关心群众等情况；写出存在的要紧问题，并分析问题产生的原因,提出今后改进的意见与措施。这部分，要写得具体、充实、有理有据、条理清晰。由于这部分内容涉及面广，量多，因此宜分条列项写出。''条、''项要注意内在逻辑关系安排好。结尾结尾通常写结束语。用''以上报告，请批阅、''以上报告，请审查、''特此报告，请审查、''以上报告，请领导、同志们批判指正等作结。4 .落款述职报告的落款，写上述职人姓名与述职日期或者成文日期。署名可放在标题之下，也能够放文尾。十、调查报告的写法：（毛泽东兴国调查）调查报告大致可分为三类：综合调查报告（社情调查）、专题调查报告（研究型、总结型、探讨型、披露型）、考察报告。特点是：以事喻理，重在说明；材料求实，刻意求真；形式多样，习惯性强。在调查研究，获取大量材料数据的基础上，能够着手写调查报告。通常分为前言、正文、结语三部分。（一）前言。包含的内容：一是说明调查的缘起与目的一调查什么，解决什么问题；二是说明调查的对象与范围；三是调查的通过一时间、地点、过程等。（二）正文。可分为横式结构与纵式结构两种：一是横式结构，将内容概括为若干平列的部分，分别说明与阐述。二是纵式结构，将内容按情况进展的顺序或者内部逻辑关系进行组织，前面的内容是后面的前提与条件，后面的内容是前面的进展与结果，次序不能颠倒。在写作时要注意做到：既要实事求是，全面反映情况，又要有鲜明的倾向性，防止材料罗列;要详略得当，点面结合，有概述、有典型，防止以偏盖全；要以说明、叙述为要紧表达方式,用事例与数据说话，防止过多的议论与说理。（三）结语。能够是前面内容的概括与补充，也能够是计策与建议。文字可长可短，但要提供有实际价值的东西。调查报告，重在事实清晰，说明充分，观点突出，计策有效。十一、工作总结的写法总结，就是对过去一定时期内的实践活动包含工作、学习、思想等方面进行回顾、分析、评价，以得出经验教训或者引出规律性的认识而形成的一种文书。它要紧回答的是''做了什么、''怎么做、''做到什么程度的问题，是我们在工作中最常见、也最难以掌握的一种文书。大体上分为综合性总结与专题性总结。综合性总结又叫全面总结，展现的是一个地区、一个单位整个工作情况的全貌。通常按照基本情况、成绩收获、存在问题、经验体会、今后意见几个部分来写。如政府工作报告、单位年度工作总结等。专题性总结是对某项工作、某项活动或者某个问题所做的专门总结，内容单纯、集中、详尽、具体，有一定的思想深度，往往起到典型引路、推动全盘的效果。如年度依法行政工作总结等。(一)总结的结构形式。常见的有：1、分点式。将内容按性质与主次分点平列，各点之间有一定的逻辑关系，有事例、有分析、有结论，优点是行文简洁、生动活泼，但很难把握。通常用于带全局性的专题总结。2、小标题式。将内容分为若干个小标题，按成功的原因、经验，或者者阶段性标志来写。多用于专题总结。3、条目式。内容以工作项目分列为一个条目，每个条目都分为基本情况、成绩、存在问题、今后要求等。多用于问题比较复杂、工作繁多的综合性总结。4、板块式。这是我们常用的基本格式。就是把内容分为基本情况、成绩经验、问题教训、方向设想等部分，按照''总一分一总的思路进行安排。目前，我局年度总结使用的是这种格式。5、全文贯穿式。既不分条列项，也不用小标题，而是按一定的顺序全文贯穿、一气呵成,多用于专题总结。但也难以把握，写不好就成了大杂炒。(二)总结的构成。不论那种格式，都包含标题、正文、落款，而正文也包含开头、主体、结尾三部分。1、开头。也叫前言、导语，要紧概述基本情况、总的评价，给人以总体印象。要求是简单精练、突出重点、有吸引力。2、主体。要紧包含：一是过程与做法。讲清晰原计划做什么？采取的办法与措施，工作步骤、要紧环节。这里要突出对新的、复杂的工作的总结，起到启迪与借鉴的作用。二是成绩与经验。这是衡量一篇总结价值的地方。成绩指取得的物质与精神成果，经验是取得这些成绩的原因与方法。要详实、具体、言之有物；要条理清晰，或者按逻辑关系、因果关系、时间顺序，或者以主次轻重为序。既有通常情况，又有典型事例、统计数据、对比说明；要力求上升到一定的理论高度。三是问题与教训。写问题时，要注意找准一些明显的''瓶颈问题，也要找准一些关系全局的深层次问题。（三）写总结注意事项。一要从总体上分析都有那些工作？这些工作在全局中的地位？各个方面的关系等等，然后再列提纲；二要抓住关键，通过对大量材料的研究，找出带有规律性的东西。而不能罗列材料，记流水帐，这样的材料没有生气。如有些汇报事例列的很清晰：X年X月X日干什么，X年X月X日干什么；三要叙议得当，准确清喷，善于安排与摆布材料。也就是说，要把材料放在最能说明观点的位置上。十二、领导讲话的写法时下，很多人感到领导讲话稿越来越难写。这个难，我体会一是难在''多上。随着思想的解放，进展的加快，开放的扩大，领导方式的转变，领导的公务活动越来越多，涉及的领域越来越宽，撰写领导讲话的任务也就越来越重。二是难在''新上。由于一些新的事物、新的观点探讨的性质较强，可供参考的内容不多，比较难写。三是难在''度上。有些命题，有的时候感到难以把握，或者难以准确把握。这个难，充分说明领导的思维越来越活，听众的口味越来越高，形势进展越来越快。我觉得下面几句话，可能会给我们一些帮助：第一句话，关门''当领导。一篇文稿的成功与否，首先取决于领导是否认可，是否满意。能够说，这是文稿的''生命线。这就要求我们在文稿的立意上，尽可能地领会领导意图，表达领导意图，实现领导意图。具体地讲，就是要求我们在写作构思过程中，一定要进入''忘我境地，不记得自己的身份，关起门来做领导，从领导的角度去思考问题。如何把握领导的意图呢？一是从党与国家的大政方针中学习。特别要注意熟悉每个时期突出强调的方针政策，由于领导意图从本质上讲是党、国家与人民意志的具体表达，把握住这个方面就会把握住领导的总体思路。二是从一个时期领导的工作重点中捕捉。领导活动是领导意图的具体表达，熟悉领导活动动态，有助于加深对领导意图的懂得，同时有利于把领导意图具体化。三是从领导者思考的热点问题中发掘。要掌握领导日常谈论的重要思路与观点，并对其连贯思索，这样对领导的思想情况就会有系统、整体的懂得。四是从领导的思维方式与讲话习惯中领会。根据个人的思维习惯、讲话习惯写作，使文稿与讲话者的特征基本吻合起来，以求达到更好的效果。最好是当面征询领导对一些热点、难点、疑点问题的有关解决措施，澄清一些模糊问题。这样可避免写出文稿后再作较大改动，甚至推倒重来。第二句话，少说''普通话0领导讲话具有明显的权威性、思想性、鼓动性。权威性能够说是固有的，因而思想性、鼓动性如何，是一篇文稿成功与否的关键环节。思想越丰富，听者就越入神；鼓动性越强，领导就越满意。文稿要表达较强的思想性、鼓动性，务必少说''普通话。就像''烧菜一样，务必有特点、讲口味，才能赢得''消费者。少说''普通话，就是要讲领导想说的话。有的领导喜欢文风平实，语言纯朴；有的领导讲究文辞、偏爱语言的对仗工整；有的注重文稿的思辩性、逻辑性；有的强调文章内容的实在。作为文秘人员，一定要对领导的文风爱好透彻熟悉，因人而宜，写出符合领导''口味的文稿来。少说''普通话，就是要讲群众想听的话。在考虑领导身份的同时，也不能忽视听众的身份。要针对听众的不一致身份，注意运用符合听众身份的语言，并适当地穿插一些符合听众习惯的事例，这样才能使讲者''动情、听者''入神。如在机关干部会议上的讲话，要讲究点文采，理论性、逻辑性能够强一些。假如听众是基层干部与群众，就要注意语言的平实，必要时引用一些民谚俗语,这样，才有可能拉近与听众的心理距离，收到较好的效果。少说''普通话，就是要讲反映真实情况的话。这里有两点务必把握住：一是分寸的把握。不讲没有做或者做不到的话，不讲夸大的话，不讲''过头话。二是场合的把握。领导讲话务必考虑效果。只适宜在一定范围或者部分人员中讲的，就不要在全体人员大会上讲。第三句话，执笔''三分主。有了这''三分主，我们展示才华就有了机会、就有了空间。做好这“三分主，重在创新。创新是一切工作进步的动力，是事物进展的要求。起草领导讲话稿也不例外。讲话稿只有创新，才能打动读者，才能发人深省，才能更好地传达意旨。具体来说，一要注重观点的创新。观点是讲稿的生命与灵魂。绝不能当''二道贩子，贩卖别人的东西。要善于思考，在理论与实践的结合中，在上级决策部署与本地实际的结合中发现问题，提练观点。要善于''沙里淘金，面对浩瀚的材料，善于鉴别，善于去伪存真，去粗取精。要善于从老问题中挖掘新内容，从多角度去分析它、把握它，从中挖掘出新的观点，''化腐朽为神奇。二要注重结构的创新。讲话稿起草不一致于文学创作，它在结构上有一定的模式与规范。但结构是为主题服务的，为了满足主题的需要，在结构安排上就不能凝固僵化，而要有所创新，让听众容易把握脉络，给听众产生一种美感。三要注重语言的创新。讲话稿固然要求平实、朴素，但这绝不等于排斥语言生动与创新；固然不需要像纯文学创作那样讲窕辞藻华丽、讲究绘声绘色、讲究灵活动感，但也绝不能灰头土脸、味同嚼蜡。适当运用一些修辞手法，能够大大增强文稿的可持续性、新鲜感。第四句话，''秘密地抄书。有人讲，''秘书，秘书，就是秘密地抄书。这句话大有讽刺的味道，但我们也能够把它从另外一种角度去懂得。秘密地就是要''暗暗地下功夫抄书就是学习与积存。这两条对我们来说至关重要。第一位的是学习。不学习必定落后于形势，落后于领导，落后于同事；第二是积存。积存永无止境0有的时候积存的一些材料可能平常用不上，但在关键时候能用上一个观点、一个事例、一句话，就实现它的价值了。积存的重中之重是储备观点，要注意积存一些有战略性的思想，有备无患，需则用之。比如，王义政市长在现场会上的致辞，是我在参考其他领导讲话基础上拿出来的；第三是功夫。古人说''功夫在诗外，就是要热爱文稿工作，有热情才有激情，有激情才有灵感，有灵感就有好文稿了；要苦下功夫，耐得住寂寞、吃得了苦；要有责任心，比如说核对校正问题，文稿写得再好，假如校核上出现一两处错漏，效果就会大打折扣。第三讲如何写好机关公文关于经常与文字打交道的人说，掌握文章写作的通常规律，具备各类常用文体写作的基本能力，把握公文写作的具体细节，是我们必备的素养。咱们局长对如何写文章讲了两句话，我觉得十分精辟：第一句是：万变不离其宗，就是说，写文章的目的是表达观点、说明问题，因此应围绕观点与主题运用多种有效的构思；第二句是：把握时代语言，就是说在语言的组织上，务必紧跟形势，表达出时代特征。比如每年都有工作总结，假如仅仅变些数字，材料的谋篇布局没有新意，语言表达还是老生常谈，这样的文章就不可能有吸引力。下面简单谈一谈公文写作中的一些基本常识与需要注意的几个问题。一、做好准备''巧妇难为无米之炊。只有准备充分，起草公文才能奋笔疾书，一气呵成，反之就只能不知从何处入手，''十步九回头”，写了撕、撕了写，别别扭扭，很难写出''高屋建瓶，势如破竹的公文来。那么，起草公文需要做好什么准备呢？一要提高个人的思想修养与学识储备。一方面，正确的世界观、政治观、道德观、艺术观、美学观、历史观、伦理观、文化观对作者的文风、作品的质量至关重要。古人说：志高者意必远。写作者树立了正确、远大的理想，写作时才能正确地''言志，做到文意深远。另一方面，''读书破万卷，下笔如有神，作者只有博览群书，对各方面的知识才能融会贯穿、运用自如。同时，公文写作要求的学识既要博，也要专，假如写经济方面的材料，没有经济学理论作基础，写政党建设的材料，没有政党理论作基础，那是写不出好材料的。因此，平常我们要强化自己的思想境地修养，要增进自己多方面的文化科学知识的素养。二要掌握领导意图、语言风格。所谓''领导意图，就是领导对撰写某一公文的目的与打算。假如在起草公文前，不熟悉领导意图，只能是自作主张，瞎写一气。因此，在公文写作前，务必把领导意图搞清晰。对领导意图，熟悉得越具体越好，越透彻越好。当然，有的时候领导对领导意图不可能谈得那么具体、那么透彻，这要靠平常对近期领导关注问题的掌握程度了，要靠充分发挥主观能动性了。有了领导意图，写作就有了''尚方宝剑，就明白写些什么了。''语言风格就是领导讲话风格与习惯。假如不熟悉领导的语言风格，讲话稿写的再好，与领导行不成共同语言，领导也不可能欣赏。这就要求我们通过参加会议等多种途径掌握领导的语言风格。三要学习有关文件与报刊，深刻领会中央与上级党委指示精神。中央与上级党委指示精神，是各级党政组织工作的指南。掌握了这个指南，工作就能沿着正确方向前进；离开了这个指南，就会迷失方向，甚至会走到斜路上去。只有深刻领会中央与上级党委指示精神，才能在公文里正确表达，才能保证上级指示精神的贯彻与落实。因此，在起草公文前，我们务必通过学习，把近期中央与上级党委指示精神领会深透，把准当前时代的脉搏。这是非常重要的。四要熟悉实际情况。各级机关的任务，就是要做好中央与上级精神与当地实际结合的文章。只有熟悉当地实际情况，才能做好上下结合这篇文章，才能有针对性地提出问题与解决问题。要熟悉当地实际，就要多翻阅一些资料，经常深入下去，搞些调查研究，事物是不断进展变化的，现代化建设日新日异，新情况、新问题、新事物层出不穷，这就需要我们经常地熟悉当地实际，把握新鲜事物，否则，就容易犯''照抄、照搬、照传的毛病，就容易发生''言之无物，空话连篇的弊端。这是公文写作的大忌。五要统筹兼顾，科学组织。在遇到写大材料，一人准备汇报材料来不及的时候，就需要多人合作，共同完成。经验的做法就是采取''统一分一统的组织写作方法，即：统一研究写作提纲，分头去写，最后一人统稿。市委、市政府的秘书部门比较常用。二、谋篇布局文章课篇布局的好坏，直接影响表达效果，因此在确立了公文的主题后，就要围绕主题对整个公文结构进行谋篇布局，考虑文章