工程采购部管理制度与流程.docx

工程采购部管理制度与流程1.引言本文档旨在规范公司工程采购部的管理制度与流程，确保采购工作有序进行，最大程度地降低采购风险和成本，提高采购效率和质量。2.管理制度2.1 工程采购部职责工程采购部是负责公司所有工程项目采购事宜的部门，其职责如下： 制定并执行公司工程采购策略和计划； 筛选并选择优质的供应商，并与之建立良好的合作关系； 预算控制和成本分析，制定采购预算和采购计划，确保采购支出合理化； 监督采购执行过程，确保合同的履行； 对采购过程中的质量、时间等各项指标进行监督和控制。2.2 采购管理流程2. 2.1采购需求确认任何一个采购项目都必须由工程采购部门根据项目需求进行采购计划编制，其中包括采购物品名称、数量、质量要求、交货期限、价格确定方式等信息。需求确认的流程如下： 工程部门提交采购需求单； 工程采购部门审核采购需求单，确认采购需求是否符合公司安排和策略； 工程采购部门评估供应商，并与之接洽，完成供应商的选择和匹配； 工程采购部门对采购合同草案进行核查和评估，并最终确定是否采纳。2.2.2采购执行当采购需求确认后，工程采购部门将参照评估结果，向供应商发送采购单，并应指定合适的买方代表，通过合同和准时发货，确保货物能够按照要求及时送达。采购执行的流程如下：工程采购部门与供应商签订采购合同;通过采购合同规定的支付方式和时间，以及货物的检查和验收，来确保交易的合法性和实效性；每个采购订单都必须传送到企业资源系统并入库，以便追踪整个过程。2.2.3供应商评估工程采购部门定期对供应商进行评估，以确保其符合采购要求及其它标准。评估内容包括技术、价格、质量、服务、交货期限等多个方面的考核。供应商评估的流程如下： 工程采购部门收集供应商的资料、业绩、信誉、品牌、财务状况、技术水平等方面的信息； 通过标准评估方式进行评估，对供应商进行排名、分类，根据情况分别与采购供应商签订不同的合同； 在日常采购过程中和过程结束后，工程采购部门应对供应商进行反馈评估。2.2.4采购决策为了保证工程采购部门的决策健全、合法和实效，必须建立完整的制度和流程，以实现采购决策的科学化、系统化和标准化。采购决策的流程如下: 工程采购部门会根据采购物品的需求信息，结合公司的供应商情况、财务状况、竞争情况等多个维度的情况进行分析； 如果需求清晰且符合采购标准，则会发起采购申请； 采购申请需要审核。审批人必须考虑工程采购部门提出的所需物品、采购到期、竞争情况等多种因素，并在充分考虑的基础上做出决定； 采购决策必须根据公司采购政策进行，涉及采购申请审批、招投标、供应商选择、合同签订和交付等过程。3.总结在公司工程采购过程中，采购部门必须建立科学完善的管理制度和流程。在制度和流程的规范下，采购工作能够更好地管理和掌握，实现采购成本的有效控制和采购的优质化，确保公司的工程项目的成功实施。