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    邮件信函合并.ppt

    • 资源ID:5859846       资源大小:1.73MB        全文页数:43页
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    邮件信函合并.ppt

    第二讲 邮件信函合并,2023/8/27,大学计算机二,2,课程主要内容,1、制作信封或标签2、创建与编辑数据源3、插入合并字段4、邮件信函合并技巧5、常用域的使用方法,2023/8/27,大学计算机二,3,案例1:,学生李小明将要过生日,想发请柬给同学们,那她应该如何完成呢?请柬内容如下(1)亲爱的*同学:我热情的邀请您参加我的生日Party,时间是2011年4月1日,地点:豪食汇三楼。请您参加!您的同学:李小明(2)同学名单:张三、李四、王五、赵六、田七,生活中还有哪些类似的案例!,2023/8/27,大学计算机二,4,案例2:,2023/8/27,大学计算机二,5,2.1邮件合并简介,1、邮件合并概念:邮件合并是将一个文档中的信息插入到另外一个文件中,将可变的数据源和一个标准的文档相结合。2、邮件合并的条件:(1)一个主文档:包括要重复出现的信息。(2)一个数据源:用来提供替换的数据。(3)合并域:用于指示 Word 在何处插入数据源中的数据。,2023/8/27,大学计算机二,6,2.1邮件合并简介,3、邮件合并四步骤:(1)打开或创建主文档;(2)创建或打开数据源;电子表格、数据库或文本文件(3)在主文档所需的位置插入合并域名字;(4)执行合并操作。,2023/8/27,大学计算机二,7,2.2制作信封或标签,信封和标签是用户在进行邮件合并时最常用的两种主文档格式,包括一些寄信人的地址、收集人的邮编、地址、姓名等。信封用来把信件装入其中,而标签则用来粘贴在信封、明信片、包裹等邮件的表面。,2023/8/27,大学计算机二,8,制作信封主文档,1、创建一个新的文档:步骤:“工具”菜单“信函与邮件”命令“邮件合并”命令,2023/8/27,大学计算机二,9,制作信封主文档,2、向导第一步:选择文档类型步骤:“邮件合并”任务窗格选择文档类型“信封”选项“下一步:正在启动文档”,2023/8/27,大学计算机二,10,制作信封主文档,3、向导第二步:(1)选择开始文档步骤:“邮件合并”任务窗格选择开始“更改文档版式”选项“信封选项”,2023/8/27,大学计算机二,11,制作信封主文档,3、向导第二步:(2)信封选项设置步骤:“信封尺寸”:普通1寄信人地址“字体”钮设置字体“确定”钮“信封选项”选项对话框“确定”钮,2023/8/27,大学计算机二,12,制作信封主文档,3、向导第二步:(3)信封样式设置,2023/8/27,大学计算机二,13,制作信封主文档,3、向导第二步:(3)信封样式设置,在寄信人地址中输入,删除收件人文本框,2023/8/27,大学计算机二,14,制作信封主文档,3、向导第二步:(4)保存信封,2023/8/27,大学计算机二,15,制作标签,1、“工具”菜单“信函与邮件”命令“邮件合并”命令,2023/8/27,大学计算机二,16,制作标签,2、“信封与标签”对话框:“标签”选项卡“选项”钮,2023/8/27,大学计算机二,17,制作标签,3、“标签选项”:选择“产品编号”“确定”钮,2023/8/27,大学计算机二,18,制作标签,4、“信封与标签”对话框:“地址”文本框中输入标签内容“打印”区域:全页为相同标签,地址文本框中输入,2023/8/27,大学计算机二,19,制作标签,4、“信封与标签”对话框:“新建文档”钮,标签文档,2023/8/27,大学计算机二,20,2.3创建和编辑数据源创建数据源,1、向导第三步:单击“下一步:选取收件人”,2023/8/27,大学计算机二,21,创建数据源,2、选取收件人:选择“键入新列表”“创建”钮在“新建地址列表”输入地址信息(“自定义”钮),根据自用户需要定义,2023/8/27,大学计算机二,22,创建数据源,3、自定义地址列表:“添加”钮“添加域”对话框;删除钮“确定”钮,2023/8/27,大学计算机二,23,创建数据源,4、新建地址列表:通过“新建条目”钮增加信息增加完毕后单击“关闭”钮“另存为”对话框,2023/8/27,大学计算机二,24,创建数据源,5、“邮件合并收件人”对话框,这种方法创建的数据源是数据库类型文件,不能直接用WORD进行编辑,也可以在WORD中,通过表格的创建与表格内容的编辑来制件数据源。,2023/8/27,大学计算机二,25,打开数据源,1、数据源类型:(1)Microsoft Word表格(2)Microsoft Outlook联系人列表(3)Microsoft Excel工作表(4)Microsoft Access数据库(5)文本文件,2023/8/27,大学计算机二,26,打开数据源,2、打开数据源步骤:向导第三步“选择收件人”区域选择“使用现有列表”“浏览”钮,2023/8/27,大学计算机二,27,编辑数据源,1、单击编辑收件人列表“邮件合并收件人”对话框选择一条记录“编辑”钮,2023/8/27,大学计算机二,28,编辑数据源,2、修改/新建条目/删除条目,2023/8/27,大学计算机二,29,2.4 插入合并字段,1、向导第三步:单击“下一步:选取信封”选项,2023/8/27,大学计算机二,30,2.4 插入合并字段,2、光标定位于信封起始处“其他项目”选项在域列表中选取“邮政编码”“插入”钮“关闭”钮进行“邮政编码”格式设置,2023/8/27,大学计算机二,31,2.4 插入合并字段,3、同理设置“地址行1”、“公司名称”、“姓名”、“称谓”项目在主文档中的位置及字体格式的设置。结果如下图:,2023/8/27,大学计算机二,32,2.5 合并文档,1、预览信封:2、完成合并,2023/8/27,大学计算机二,33,2.5 合并文档,3、打印合并文档:合并区域单击“打印”选项“合并到打印机”对话框选取打印记录“确定”钮,2023/8/27,大学计算机二,34,2.5 合并文档,4、合并到新文档:合并区域单击“编辑个人信封”选项“合并到新文档”对话框选取打印记录“确定”钮,2023/8/27,大学计算机二,35,2.6 利用工具栏合并文档,1、新建空白文档调出邮件工具栏单击“设置文档类型”钮“主文档类型”对话框选择“信函”“确定”钮,利用邮件合并工具栏进行邮件合并。邮件工具栏如下:,2023/8/27,大学计算机二,36,2.6 利用工具栏合并文档,2、单击邮件工具栏上“打开数据源”钮在“选取数据源”对话框中选取数据源“确定”钮3、光标定位在主文档中插入域的位置上单击邮件工具栏上“插入域”钮,利用邮件合并工具栏进行邮件合并。邮件工具栏如下:,2023/8/27,大学计算机二,37,2.6 利用工具栏合并文档,4、查看合并记录:单击邮件工具栏上“查看合并记录”钮,5、合并到新文档:单击邮件工具栏上“合并到新文档”钮“合并到新文档”对话框“确定”钮,2023/8/27,大学计算机二,38,2.7 域的使用,域的简介1、域的概念:域在Word中很有用,使用它可以实现数据的自动更新和文档自动化,与一般的正文不同,域是一个变量,域代码可看作变量名。2、域的种类:共九大类 编号、等式和公式、链接和引用、日期和时间、索引和表格、文档信息、文档自动化、用户信息、邮件合并,2023/8/27,大学计算机二,39,插入域的一般方法,步骤:1、光标放置要插入域的位置;2、“插入”菜单“域”命令;3、在“类别”列表中选择类别;4、在“域名”列表中选择所需的域;5、“确定”钮技巧:在目标位置按Ctrl+F9 输入域代码F9,2023/8/27,大学计算机二,40,切换域的显示方式,域有两种显示方式:域代码和域结果,刚插入到文档中的域以域结果的方式显示。域结果与域代码相互切换方式:1、单个域:域上单击Shift+F9 2、所有域:Alt+F9设置域与正文的显示区别:“工具”菜单“选项”命令“视图”选项卡上的,2023/8/27,大学计算机二,41,更新和锁定域,1、更新域(1)更新单个域:选中域F9(2)文档中所有域:选中整篇文档 F9(3)设置:“工具”菜单“选项”命令“打印”选项卡打印选项:更新域。操作(3)确保打印时自动更新文档中的域。2、锁定域:(1)暂时锁定与解锁:选中域Ctrl+F11(锁定)Shift+Ctrl+F11(解锁)(2)记久锁定:Shift+Ctrl+F9(域变成普通文本),2023/8/27,大学计算机二,42,利用域制作公式,1、在字上加一横线 目标位置 Ctrl+F9 在出现定义符的位置输入EQ Xto(y)2、输入分数 目标位置 Ctrl+F9 在出现定义符的位置输入EQ 3F(3,4),2023/8/27,大学计算机二,43,课程小结:,利用制作信封和邮件合并可以提高工作效率,减少很多重复性的工作,也减少了差错的出现。在实际工作中,如果遇到诸多向多人发邀请函,发放成绩通知单等工作就可以利用邮件合并功能进行了。利用域我们可以及时更新数据,也可以从系统中自动添加一些信息,也减少了工作量。,

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