供水有限公司采购工作规程.docx

XXXX供水有限公司采购工作规程1.0成立采购领导小组集团公司根据项目情况成立项目采购领导小组，具体如下：组长：由集团公司主要领导担任；副组长：由集团公司视工程需要委任；组员：项目经理、预算专员、财务专员及部分技术人员。2.0确定采购计划2.1采购小组对采购项目、规格、数量、金额、时限、方式、履约地及技术要求等相关事项进行市场调查或论证后,确定详细、准确、完整、可行的采购计划等相关资料。采购计划须包括：投标人资格条件、商务条款、技术要求和采购预算等。2.2确定的采购计划内容应符合政府采购政策、国家行业法规与技术规范、国家安全标准和强制性标准。3.0邀请招标（参照财政部令第87号-政府采购货物和服务招标投标管理办法）3.1组织招标3.1.1编制投标邀请书a）根据采购计划编制投标邀请书；b）投标邀请书主要内容应当包括：投标邀请函、采购项目内容、投标人须知、合同书本、投标文件格式共五部分；c）投标邀请书要充分体现公平、公正的原则，不得设定限制、排斥潜在供应商的商务、技术等有违公平竞争的条款；d）货物或服务类采购项目，技术指标或供应商的资质应当有三个以上品牌型号或三家符合资质要求的投标人完全响应。同一品牌同一型号的产品可有多家投标人参与竞争,但只作为一个投标人计算。3.1.2确定被邀请投标的供应商，采购小组应当对供应商进行资格预审，从符合相应资格条件的供应商中选择三家以上的供应商；3.1.3招标答疑及澄清修改a）招标文件需进行澄清或修改的，应在规定投标截止时间十五天前，以书面形式通知所有领取招标文件的供应商。供应商收到澄清修改文件后，应当以书面形式确认。澄清修改的内容为招标文件的组成部分；b）采购小组可以视采购具体情况，延长投标截止时间和开标时间，但至少应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间3天前，将变更时间书面通知所有招标文件收受人。3.2开标、评审和定标3.2.1投标a）供应商按照招标文件要求，编制投标文件，在招标文件规定的时间、地点将投标文件密封送达，缴纳投标保证金（如有）；b）供应商递交投标文件后即成为该招标项目的有效投标人，可行使投标人的法定权利，并履行投标人应尽的责任义务；C）采购小组应在招标文件规定的投标地点和截止时间前，接受投标人递交密封完好的投标文件。3. 2.2开标采购小组应在招标文件确定的时间和地点组织开标，一般遵循以下程序：a）开标会由采购小组主持；b）在招标文件规定的投标截止时间到点时，主持人应当宣布投标截止时间已到，之后递交的文件一律不予接受；c）主持人宣读开标会场纪律；d）开标时，可按约定由递交投标文件的前三名投标人授权代表，作为全体投标人推选的代表就全部投标文件的密封情况进行检查。评标委员会专家成员不参加开标会；e）招标工作人员当众拆封投标文件报价内容，并按招标文件规定的内容当众唱标；f）开标会记录人应在开标记录表上记录唱标内容，并当场公示。如开标记录表上内容与投标文件不一致时，投标人代表须当场提出。开标记录表由记录人、唱标人、投标人代表和有关人员共同签字确认；g）开标唱读内容与投标文件内容不一致时，均以公开唱读为准。3.2.3评审a）采购小组负责评标会场组织工作，并采取有效措施，保证评审在严格的情况下进行；b）评审会应当遵循以下程序：bl）宣读评审纪律及相关事项。评审主持人应在评审开始前宣读评标纪律，评标委员会成员讨论并集体签字确认。依法应该回避的评标委员会成员和其他工作人员应当主动提出回避；b2）评标委员会成员在履行独立评审权利义务的同时,不得发表有失公正和不负责任的言论，不得相互串通和压制他人意见，不得将个人倾向性意见诱导、暗示或强加于他人认同；b3）投标人的澄清或说明。评标委员会可以书面形式要求投标人对投标文件中含义不明确、对同类问题表述不一致或者有明显笔误、文字和计算错误的内容作出必要的澄清、说明或者补正。澄清、说明或者补正应当采取书面形式，但不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容,且须经评标委员会一致同意；b4）评标委员会评审应出具评审报告。评标委员会应当根据招标文件规定的评标标准和方法，严格按照招标文件的评审程序，对投标文件进行系统的评审和比较，依法出具评审报告并按招标文件约定推荐中标候选人。招标文件中没有规定的标准和方法不得作为评审的依据。评审专家或采购人代表对评审报告有异议的，应当在报告上签署不同意见，并说明理由，否则视为同意；b5）对中标候选人的价格出现明显低于或高于同业同期市场平均价的情形时，评标委员会应当在评审意见中详细说明推荐理由。3.3在投标截止时间前提交有效投标文件的投标人，或开标后符合资格条件的投标人，或对招标文件实质性条款做出响应的投标人不足三家的，依法作废标处理。4.0竞争性谈判（参照中华人民共和国政府采购法实施条例规定）采购小组可选择采取竞争性谈判等方式采购。采购小组应当按照规定程序组织竞争性谈判采购活动。4.1采购小组应组建谈判小组。4.2 谈判小组由采购领导小组和项目相关技术专员组成，成员人数为五人或以上单数。其中技术专员由项目技术负责人或技术专工担任。4.3 谈判的组织工作4. 3.1组织所有与谈判有关的文件起草、打印、复印、分发以及现场的服务；4. 3.2组织与竞标企业的文件的传递；4 .3.3组织现场的多次报价及技术文件修正后的发放以及谈判后期工作等。5 .4编制竞争性谈判文件主要内容应包括：4. 4.1竞标邀请书;4. 4.2竞标人须知：应写明项目情况、谈判范围、对质量要求、交货期（工期）要求、报价方式、报价要求、竞标文件的递交、提交竞标文件的起止时间、地点和方式、谈判方式、评审的标准和方法、二次报价或多次报价程序、成交通知、签订合同等；4. 4.3合同主要条款：分通用合同条款和专用合同条款;4. 4.4适用的技术条款（技术协议初稿）：包括技术规范要求，有关质量及验收标准等（一般由业主方提供，代理机构可提出建议）；4. 4.5合同格式：合同协议书及履约保函格式，质量、服务承诺等；4. 4.6竞标文件格式：包括竞标书格式及竞标书附录格式、竞标书附表（辅助资料表）格式、竞标保证金保函格式、法人授权委托书格式。4. 5发放竞争性谈判文件。4.6 组织踏勘和答疑会，组织进行现场踏勘或有关竞争性谈判文件的澄清、答疑和修改工作并以书面澄清方式及时通知竞标人。4.7 竞标会的准备，编制谈判评审文件，安排所需工作人员，布置谈判会场，确定会议议程；竞标文件的接收，组织竞标文件的接收登记、竞标保证的接收登记（如果有）、竞标人签到及来宾签到等事宜。4.8 组织谈判会议4. 8.1仪式基本同招标开标会，但可以不唱标；4. 8.2谈判小组依据竞争性谈判文件中公布的谈判办法和标准，对竞标人的竞标报价、技术实力、以往业绩、企业信誉等方面进行综合评审，同时还应对竞标人的经济能力进行评估；4. 8.3谈判小组所有成员集中与单一竞标人分别进行谈判；第一阶段：审查商务条件，确定初审意见，审阅技术文件，进行技术条件谈判；a）资格和商务条件偏差内容企业实力【企业注册资金；企业制造能力和装备；营业执照；类似项目业绩；企业AAA信用证书连续年数（3年或5年）；制造许可证；检验报告（省级或国家级）；ISO质量体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系认证等】；付款条件的偏差情况；交货期的偏差情况；免费质保期的长短情况等；b）技术条件内容设计方案的合理性，产品是否具有专利技术，主要技术性能指标、产品结构及材质、生产企业装备水平、产品制造质量保证体系、技术服务及售后服务等。施工组织设计的合理性，人员配备、机械配备、专业分包、劳务分包等；c）技术谈判谈判开始后，谈判小组对各竞标人的设计方案（施工）、配选设备进行综合比对和比较，并对各竞标人竞标设备的先进性、合理性进行确定和汇总，优化统一意见后形成书面文件分发给所有竞标人，并通知按其优化后方案在规定的时间内进行下一轮谈判。此阶段可以修订设计方案、确定技术协议等所有项目的技术条件的内容，并统一分发给所有竞标人。第二阶段：商务、报价谈判；a）商定商务条件；b）在商务条件均等的情况下，进行二次报价、多次报价和最后密封报价；c）最终报价可以公开或不公开。4.9出具谈判报告谈判小组依据谈判报告确定1-3名成交候选人，上报采购领导小组审核。5.0定标、签订合同5.1 评标委员会将备选候选人上报采购小组后，采购小组应当自收到评审报告之日起五个工作日，按照推荐的候选人顺序依法确定中标供应商。谈判小组将谈判报告上报采购小组后，采购小组应当自收到谈判报告之日起五个工作日，按照推荐的候选人顺序依法确定中标供应商。5.2 发放中标通知书，经集团公司确认谈判结果后向成交人发放中标通知书，向未成交人通知谈判结果。5. 3合同签订及跟踪管理，已收到通知书的竞标人有资格与集团公司签订合同，并同时提交履约保证金（如有）。有投标保函（金）的，在竞标人与集团公司签订合同后十个工作日内，向成交人及未成交人退还竞标保函（金）。集团公司应当自成交通知书发出之日起30日内，按照招标要求和谈判报告与成交人订立书面合同。合同签署及执行过程中出现的变更、增补、合同支付、决算审计等事项均须经本项目的项目经理、预算专员、财务专员审核，避免出现遗漏和偏差。