质量体系内审前说明.ppt

内部审核,管理体系审核,类型：第一方审核：由组织自己或以组织的名义进行，用于内部目的，可作为组织自我合格声明的基础。第二方审核：审核由组织的顾客或其他人以顾客的名义进行。第三方审核：由外部独立的组织进行。这类组织通常是经认可的，提供符合要求的认证。,组织的自我评定是参照管理体系或卓越模式，对组织的活动和结果所进行的全面和系统的评审。自我评定可对组织业绩和管理体系成熟度提供全面的情况。它还有助于识别组织中需要改进的领域并确定优先开展的事项。,审核术语一,审 核：为获得审核证据并对其进行客观评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的形成文件的过程。审核方案：针对特定时间段所策划并具有特定目的的一组（一次或多次）审核。审核准则：一组方针、程度或要求审核证据：与审核准则有关并能够证实的记录、事实陈述或其他信息。审核发现：将收集的审核证据对照审核准则进行评价的结果。审核结论：审核组考虑了审核目的和所有审核发现后得出的最终审核结果。,审核术语二,审核委托方：要求审核的组织或人员。受审核方：被审核的组织。审核员：经证实具有实施审核的个人素质和能力的人员。审核组：实施审核的一名或多名审核员，需要时，由技术专家提供支持。审核计划：对审核活动和安排的描述。审核范围：审核的内容和界限。,审核目的,注意:内部人才的充分利用-内审员大多是组织各部门的骨干，对组织情 况熟悉，有较丰富的专门知识和经验，可以 充分利用他们的才能。独立性-承担审核任务的内审员应与被审核的领域无直接责任关系文件化-无论是内审的准备工作，还是内审的实施过程，都应以文件的形式记录下来，以充分体现内审的严谨和有据可查。,客观评估明文规定的管理体系执行的情形：*管理体系是否符合质量体系标准的要求（符合性）*所有的管理规定、办法、作业指导书是否被遵守执行（有效性）*执行的效果是否达到预定的目标（适宜性）,管理体系审核步骤,第一步：审核方案,审核方案,审核方案的内容包括审核准则、审核范围、审核频次、审核方法、审核时间、资源需求等。审核方案的安排应确保审核过程的客观与公正（包括审核员的选择、审核的实施），应保证审核人员不审核自己的工作。,审核方案策划时应注意以下几个问题：审核的范围 审核的频次与时机 审核方法 审核日程计划审核的范围包括：质量、环境、职业健康安全管理体系所覆盖的过程、活动、产品、部门及场所。,审核方案,应覆盖组织管理体系所有相关的活动和标准的所有要素，一个充分的、完整的的文件化的系统，将能确保达到以上目标。计划必须是系统性的，理想的审核计划应该是一个时间周期内，通过进行若干单独的审核，来完成一个完整的审核周期。,第二步：审核组成立,审核组成立,具有实施审核的个人素质和能力的人员组成审核组。其中的一名审核员被指定作为审核组长。选定审核人员时要根据审核知识和经验以及不同的审核范围正确安排审核员。,个人素质*有道德，即公正、可靠、忠诚、诚实和谨慎*思想开明，即愿意考虑不同意见或观点*善于交往，即灵活地与人交往*善于观察，即主动地认识周围环境和活动*有感知力，即能本能地了解和理解环境*适应能力强，即容易适应不同情况*坚韧不拔，即对实现目标坚持不懈*明断，即根据逻辑推理和分析及时得出结论*自立，即在同其他人有效交往中独立工作并发挥作用,审核人员的职责,审核组长的职责：a)与最高管理层商定审核准则和范围b)选定审核员c)负责制定审核日程，分配审核任务d)指导审核员编制审核检查表f)主持审核过程中的会议，进行沟通与协调g)对审核过程进行控制，指导审核员实施审核h)负责编制、完成和提交审核报告i)组织对纠正措施进行跟踪、验证,审核员的职责：a)服从审核组长的指导，支持审核组长开展工作b)编制审核检查表c)独立完成分工范围内的审核任务，收集和分析有关的审核证据，编制不符合报告，报告审核结果d)验证受审核方所采取的纠正措施的有效性e)保管好与审核有关的文件，并按规定归还这些文件f)协助审核组长编写审核报告,第三步：审核准备,审核准备,1、编制审核计划审核组长应当编制一份审核计划，为审核委托方、审核组和受审核方之间就审核的实施达成一致提供依据。审核计划应当反映审核的范围和复杂程度。应当有充分的灵活性，以允许更改。2、审核组工作分配审核组长应当与审核组协商，将对具体的过程、职能、场所、区域或活动的审核工作分配给审核组每位成员。应当考虑审核员的独立性和能力的需要、资源的有效利用以及审核员、学习审核员和技术专家的不同作用和职责。3、准备工作文件审核组成员应当评审与其所承担的审核工作有关的信息，并准备必要的工作文件，用于审核过程的参考和记录。包括：检查表和审核抽样计划；记录信息（如：支持性证据、审核发现和会议记录）的表格。,审核准备 审核计划,审核计划应当包括：a)审核目的b)审核准则和引用文件c)审核范围，包括确定受审核的组织单元和职能单元及过程d)现场审核活动的日期和地点e)现场审核活动预期的时间和期限，包括受审核方管理层的会议 及审核会议f)审核组成员和随行人员的作用的职责g)为审核的关键区域配置适当的资源适当时，还应当包括：明确受审核方的代表；当审核工作和审核报告所用言语与审核员和受审核方的语言不同时，审核工作和审核报告所用的语言；审核报告的主题；后勤安排；保密事宜；审核后续活动。,审核准备 审核组工作分配,审核员应当具有的知识和技能（通用）审核原则、程序和技术：使审核员能恰当地将其应用于不同的审核并确保审核实施的一致性和系统性。管理体系和引用文件：使审核员能理解审核范围并运用审核准则。组织状况：使审核员能理解组织的动作情况。适用的法律、法规和其他要求：使审核员能了解并在适用于受审核方的这些要求的范围内开展工作。,审核员应当具有的知识和技能（特定）环境管理方法和技术：使审核员能检查环境管理体系并形成适当的审核发现和结论。环境科学和技术：使审核员能理解人类活动和环境间的基本关系。动作的技术因素和环境因素：使审核员能理解受审核方的活动、产品、服务和动作与环境的相互作用。,审核准备 准备工作文件,编制方法：a)在编制之前，要认真阅读受审核方的体系文件，了解受审核部门所从事的活动和体系文件对该部门的各项要求，了解该部门的重要环境和危害因素、目标指标和管理方案以及相关的法律法规及基他要求。b)检查表的编制，主要是根据审核准则，列出“审核内容”和“审核方法”,检查表的作用：a)明确审核的具体内容和目标，明确审核的方法和样本要求。b)保持审核目标的清晰、明确，保证审核进度。c)保证审核的程序化、规范化。d)作为审核实施的记录。,检查表的主要内容包括：查什么？怎么查？查什么？是解决审查的内容问题？查什么的内容来自于审核准则，主要是组织的体系文件。内审员在编制检查内容时要结合受审核部门执行的体系文件予以确认，这样保证具有针对性。怎么查？是解决到哪里？找谁？用什么调查方法查？取多少样本？是解决具体审查方法的选用问题。,审核准备 准备工作文件,第四步：审核实施,审核实施,审核实施：首次会议现场审核审核组会议末次会议,首次会议由审核组长主持。对象：最高管理者、管理者代表、各部门负责人和审核组全体成员。内容：1、审核组和受审核部门相互介绍。2、明确审核目的、范围和准则。3、说明内审的方法和程序。4、在审核组和受审核方之间建立的联络渠道。5、确认末次会议的时间。,审核实施 首次会议,*会议开始：参加人员签到，审核组长宣布会议开始，适当时请最高管理者或管理者代表讲话；*人员介绍：审核组长介绍审核组成员及分工，各受审核部门介绍陪同人员；*声明审核目的和范围；明确审核的目的，审核的依据，审核将涉及的部门；*现场审核计划的确认：现场审核计划确认修改的可能，征得各受审核部门的最后确认；*强调审核的原则：强调审核的客观、公正性，说明审核是抽样的过程，说明相互配合的重要性，提出不合格的报告形式。*会议结束：确定末次会议的时间、地点、出席人员。,审核实施 首次会议,审核实施 现场审核,流 程,审核方式：a)按部门审核b)按过程审核,审核实施 现场审核,提问方式:a)封闭式提问b)开放式提问,取证方式:a)提问b)观察c)查对d)抽检,在审核现场，应及时详细的记录已经得到证实的体系运行的有关事实和数据。,现场审核的注意点a)审核组长控制审核的全过程。b)要依靠检查表，若要偏离则谨慎。c)要始终保持客观、公正和有礼貌，争取在和谐的气氛下获得更多的信息。d)随机抽样，合理选取样本e)判定不符合，必须以客观事实主依据。f)不符合项要取得受审核方的确认g)开出的不符合项报告必须有审核准则作为依据。h)发现在严重不符合项应及时通报管理者或最高管理者。i)既要收集不符合审核准则的证据，也要收集符合的证据，以便对体系进行作出全面、客观、公正的结论。,审核实施 现场审核,审核技巧*要少讲、多看、多问、多听*要选择正确、合适的对象提问*提出的问题要准确*提问题要采用封闭式和开放式相结合*要把提问和索看文件、资料及现场观察相结合*要注意联想和追溯*要制造一个良好的审核气氛*选择样本要有代表性*要与受审核部门负责人共同确定并核实*要从问题的各种表现形式去寻找客观证据,审核实施 现场审核,*所有的审核观察结果都应形成文件，在所有的工作都被审核之后，审核组应评审所有的观察结果，以确定哪些要作为不合格项提出报告。*审核组应确保这些报告的内容清晰、准确地形成文件，并且有证据支持。应按审核所依据的标准或其他有关文件中相应条款的要求指出不合格项。*审核组长应会同受审核部门主管对观察结果进行复审，所有认为不合格的观察结果都应得到受审核方主管的认可。,审核实施 现场审核,不合格项可分为：*文件性不合格（如文件不符合标准要求）*实施性不合格（如过程或活动不符合审核准则的规定）*效果性不合格（如虽按文件执行，但未取得所期望的效果）,审核实施 不合格判定,定义：不合格（不符合）：未满足要求。预防措施：为消除潜在不合格或其他潜在不期望情况的原因所采取的措施。纠正措施：为消防已发现的不合格或其他不期望情况的原因所采取的措施。,审核实施 不合格判定,不合格报告的四项核心内容*不合格事实描述*判定为不合格的理由*不符合准则的条款*严重程度,不合格事实描述*写明是什么事情（只陈述客观事实，不作分析和评判）*写明是谁说的或谁做的（只写工作职务，不写姓名）*写明规定的要求是什么（写出规定的具体内容）*写出必要的细节，使之便于追溯（如标准、手册、基准、作业 指导 书的名称，章节号，设置编号或名称），描述要做到证 据充分而确凿，依据清楚，文字简洁尽量专业术语*审核日期*不符合性质的判定*与受审核方对事实的确认*采取的纠正预防措施及完成日期。*纠正措施完成情况及验证。,审核实施 不合格判定,判定为不合格的理由*要求不合理的*实施与规定不符的*执行效果无效或未达标、工作疏忽或遗漏的,审核实施 不合格判定,不符合条款判定*以事实为基础，不猜测，不设想*选最贴切的条款，就近不就远*由表及里，判原因不判现象*条款与理由要对应*一事一判原则*如果反复出现某一类型的不合格项，则可考虑是否是纠正措施（8.5.2）存在问题,审核实施 不合格判定,不合格分类严重不合格a)体系出现系统失效。(某一要素或关键过程重复出现失效现象，如组织的多个潜在重要环境和危害因素均没有识别，应急准备和响应这一要素出现系统失效）b)体系运行区域性失效。（某一部门或场所的全面失效现象，如污水处理站经常超标，且没有纠正措施）c)造成严重环境安全危害。（如氟里昂大量泄漏；大量洗净液倒入河中）d)违反法律法规与其他要求的环境行为较严重。e)目标指标未实现，而且没有通过评审采取必要的措施。f)一般不符合项没有按期纠正。一般不合格a)对满足环境安全管理体系要素或体系文件的要求而言，是个别的、孤立的、性质轻微的不符合。b)对保证所审核范围的体系而言，是次要的问题。指摘项孤立的事件，没有造成影响的失效。,审核实施 不合格判定,*在当天审核工作完成后召开*时间一小时左右为宜*仅审核组成员参加*讨论并确定审核中有争议的事项*整理审核结果*确定当天的不合格报告,审核实施 审核组会议,末次会议*审核组长支持会议。*参与审核的相关人员出席目的：*向受审核部门介绍审核总体情况；*提出后续的工作要求；*结束现场审核。,审核实施 末次会议,*会议开始：与会者签到，审核组长致谢受审核部门在审核期间的配合；*强调审核的局限性：审核时抽样进行的，存在一定风险；*宣读不合格报告：说明不合格报告的数量、分类，并按重要程度依次宣读不合格报告；*宣布审核结论：就受审核部门在确保整个组织的环境体系的有效运行，实现总的环境目标方面提出审核结论。结论应全面总结环境工作的优缺点。*提出纠正措施要求：提出采取纠正措施的要求，提出受审核部门纠正措施计划的答复时间，完成纠正措施的时限，验证纠正措施的方法。*会议结束：向受审核部门表示感谢，受审核部门主管对改进的承诺，必要时邀请最高管理者或管理者代表讲话。,审核实施 末次会议,第五步：审核报告,报告的内容*审核目的*审核范围，尤其是应当明确受审核组的组织单元和职能单元 或过程以及审核所覆盖的时期*明确审核委托方*明确审核组长和组员*现场审核活动实施的日期和地点*审核准则*审核发现*审核结论,审核报告,纠正措施的跟踪,纠正措施和跟踪,纠正措施要求的提出,审核组在现场审核中发现不合格项时，除要求受审核部门主管确认不合格事实外，还要求他们调查分析造成不合格的原因，有的放矢地提出纠正措施计划，其中包括完成纠正措施的期限。*如果受审核方坚持不同意对不合格的判定，也不肯提出纠正措施，则争执应提交管理者代表仲裁。*内审员可以提出纠正措施的方向，但不能代替责任部门制定纠正措施。*责任部门提出的纠正措施计划应得到审核员的认可，必要时还要经过管理者代表的批准。,纠正措施的实施,*责任单位按纠正措施计划实施纠正措施。*纠正措施实施过程中如发生问题不能按期完成时，责任部门向管理代表说明原因，申请延长期限。管理代表批准后应通知品管部门修改措施计划。*如在实施过程中涉及到几个部门，发生争议并难以解决时，应提请管理代表协调仲裁。*纠正措施实施情况应保存有关记录。,纠正措施的验证,审核员应对纠正措施完成情况进行验证。验证的内容包括：*计划是否按规定的日期完成；*计划中的各项措施是否都已完成；*完成后的效果如何？即是否还有类不合格项发生？*实施情况是否有记录可查，记录是否按规定编号并妥为保存。*如果某些效果要更长时间才能体现，可留作问题待下一次审核时再查。*审核员验证并认为措施计划已完成后，不合格报告一栏中签字。这项不合格项宣布结案。,End,*多翻标准，勤思考，多交流，关注细节。-每翻一次标准，就会有新的感受和认识；-有疑难的时候，如果自学解决不了问题，不如向他人请教；-9000族标准中每一个标准、每一个章节（包括附录等）、每一个字眼都很重要。-珍惜内审过程中的审核组内部交流机会，留意别人的长处。*关注标准要求在本企业的应用。-企业要求是否合理？是否被员工接受？是否符合标准要求？-标准有这样要求么？*勇于尝试和创新。-“惯例”不一定是最佳的方案；-通过过程评价，摸索并追求过程业绩的最大化。*脚踏实地、循序渐进。-少抱怨，少叹气，多实践，多反省，多学习。-问题很多，需要一个一个有序的解决。企业永远不可能“问题全已解决”。,审核员,