探索工程档案数字化管理的可行性.docx
探索工程档案数字化管理的可行性五、工程设计单位档案数字化解决方案（一）原则把控1 .统一规划。纸质档案数字化对象为海量档案文件，对这些文件扫描加工是一个系统工程，需要提前进行统一规划，为后续开展工作提供指导思想，以减少不必要的调整和变更。2 .分布实施。对海量数据进行加工需要很长时间，所以需要本着从需求出发的宗旨，首先开展查阅利用率高的、紧密关系生产经营的档案资源进行数字化工作;3 .资源共享。资源共享是数字化的主要目标，因此数字化各项工作的推进要紧紧围绕此项目标进行。4 .确保安全。档案资源为企业重要财产，在数字化过程中需要确保纸质和数字资源的安全。（二）流程构建按照国家档案局发布的档案行业标准纸质档案数字化规范DA/T312017的规定，纸质档案数字化基本上分为以下十个步骤：文档接收-文档整理-目录建库-文档扫描-图像处理-图像质检-数据质检-数据验收-装订归还-数据挂接。（三）数字化团队、管理体系、资源等配备1 .数字化供应商方面（1）专业化的团队。应配备具有相应能力的工作人员，包括熟悉档案业务和良好的组织领导能力的管理人员（项目经理、现场管理人员）。熟悉相关标准规范并能够为纸质档案数字化工作各环节提供技术支持的技术人员，掌握一定数字化基础知识并熟悉本职工作的操作人员等。（2）完善的管理体系。包括严格执行国家法规标准，建立安全保障规定（含实体安全、现场安全、人员安全、信息安全），建立现场保障制度（员工纪律准则、考勤管理制度、卫生管理制度、值班管理制度、操作管理制度、物品管理制度、周转库房制度）等。另外，需要成立现场管理小组对工作人员进行规范化管理等。（3）标准化的数字化流程。有明确的数字化流程，流程能够符合档案行业标准纸质档案数字化规范DAT31-2017o具体到工程设计行业应包括：调档交接、数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据质检、数据验收、数据备份、档案归还等工序。加工过程中严格遵守国家及用户各项标准,确保加工成果的合规性、可用性、可靠性等。(4)各类资源。领先同行的软件操作系统，以用于数字化安全存储和后续开发利用；利用专业化的高速扫描仪将纸质图纸进行扫描，将扫描的图纸从光栅图转换成矢量图，以便以后的使用和保存。针对工程设计行业的具体特点，扫描满足以下要求：第一，针对设计图纸尺寸大、尺寸不一的特点，扫描仪除满足常规尺寸扫描需求外，需要布置专业的大幅图纸(AO、Al等)扫描仪；第二，针对设计图纸精度高的特点，扫描仪应最少用200DPI以上分辨彩色或灰度扫描，以最大限度的还原精细的原图；第三，扫描存储后的资源支持OCR识别。即将扫描的图片、PDF文档转换为可编辑、可全文检索的文本类型的文件，方便检索利用。2 .工程设计单位方面(1)专业化的团队。档案负责人负责进度把控、流程监督、成果检查等;档案管理员进行辅助数字资源挂接等；(2)描描场地。出于档案资源保密和提高扫描效率的目的，所扫描的档案不能带离现场，设计单位应提供空间供扫描使用。当前，工程领域的数字化转型已经成为了一种趋势随着全球经济的不断发展，工程领域的安全、效率和环境保护等方面的要求也在不断提高传统的工程档案管理方式已经无法满足目前的要求，数字化工程档案管理也成为了一种必然趋势。一、档案数字化的定义档案数字化是指采用专业的扫描仪和数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将传统纸质档案资源转化为数字化档案信息。以数字化的形式存储,网络化的形式互连，利用档案系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。数字化工程档案管理可以方便工程资料的传输、共享和使用传统的工程档案管理需要人工维护，导致工时增加和人力浪费数字化的工程档案管理可以实现自动化管理，大大提高工作效率和减少人力成本此外,数字化工程档案管理还具有以下优点：一是加强对工程项目的管理数字化工程档案管理可以对工程项目进行全面的控制和管理，方便项目经理查看项目进展情况，及时发现问题并解决，提高项目质量和效率。二是方便工程资料的共享和使用数字化工程档案管理可以方便不同部门、不同地区之间的工程资料共享和使用，减少信息沟通成本，提高工作效率和准确性。三是提高工程项目的安全性数字化工程档案管理可以方便地进行信息备份和恢复，确保工程项目的安全性和完整性，有效避免信息泄露问题怎样进行数字化工程档案管理？数字化工程档案管理需要有一定的专业知识和技术支持，以下是我个人认为可以使用的数字化工程档案管理方法。二、档案数字化的价值一是提升企业信息化程度，提高企业形象。目前,多数单位已建成OA办公自动化系统和档案、人事、财务等系统，信息化程度实现质的提高。进行纸质档案数字化，将进一步提升企业信息化程度。企业信息化程度的提升，必将进一步提高企业形象。二是提高利用效率。与纸质文件相比，数字化档案检索更加快速，利用更加便捷快捷。三是数字化资源更容易分享，增进知识的传播速度，提高知识的利用率。四是突破地域限制，实现远程阅档。经过系统管理员的授权，利用者可以通过网络实现远程阅档。五是增强档案原件保护。一些重要的设计图纸和资料难免会因为众多员工的使用而发生泄密、丢失、损毁等现象，难以实现文件的保存。将纸制档案数字化后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护。六是降低对纸张的依赖，绿色环保。纸质档案数字化之后，可以提高档案资源的利用效率，提升档案工作服务的水平和质量，实现档案由管理向信息研究与利用的质的转变。三、工程设计单位档案数字化存在的问题和困境一是部分企业未上线协同系统，纸质档案仍然有留存保管需求，不能节省库房成本。如果企业已经建设了协同系统，那么协同系统产生的电子资源可以直接归档至档案系统，不会占用库房面积，将节省库房成本。然而，目前，部分企业并没有建设协同系统，新出设计成品仍然需要打印签字、盖章后以纸质形式留存，因此，即使对此类纸质资源进行了数字化，此类纸质资源仍有保存的需要，不会因数字化而节省库房成本。二是档案系统建设不成熟。目前市场上的档案系统建设并不完善，有些档案系统目前在收集、整理方面性能稳定，但系统插件安装复杂，对浏览器有适配性要求等问题，一定程度上对档案资源利用产生阻碍。四、怎样进行数字化工程档案管理？一是建立数字化档案管理系统数字化工程档案管理需要建立一个专门的数字化档案管理系统，该系统应能够对档案进行数字化处理，包括扫描文件、转换文件格式、编辑文件等等二是强化档案信息安全控制数字化工程档案管理需要对档案的信息安全进行严格控制，包括防范计算机病毒、网络入侵、数据泄露等问题，确保工程项目的安全性和完整性三是实现工程资料共享和使用数字化工程档案管理需要实现工程资料的共享和使用，包括在不同部门、地区之间实现资料共享和使用，提高工作效率和准确性四是建立数字档案管理规范数字化工程档案管理需要建立数字档案管理规范，包括文件格式、数据安全、数据备份等方面的规范，确保数字化工程档案管理的成功实施五是使用技术数字化工程档案管理可以使用技术，包括自动化处理、智能分类等技术，提高工作效率和准确性，减少人力成本数字化工程档案管理是一个复杂的过程，需要有一定的专业知识和技术支持因此，工程企业应该技术岗位专门的工作人员来负责数字化工程档案管理，确保数字化工程档案管理的顺利实施数字化工程档案管理的可行性研究已经显示出来的可行性数字化工程档案管理可以大大提高工程项目的管理效率和准确性，方便工作资料的传输和共享数字化工程档案管理未来的发展还将融合更多的数字化技术，带来更为丰富的数字化工程管理实践五、工程设计单位档案数字化解决方案（一）原则把控1 .统一规划。纸质档案数字化对象为海量档案文件，对这些文件扫描加工是一个系统工程，需要提前进行统一规划，为后续开展工作提供指导思想，以减少不必要的调整和变更。2 .分布实施。对海量数据进行加工需要很长时间,所以需要本着从需求出发的宗旨，首先开展查阅利用率高的、紧密关系生产经营的档案资源进行数字化工作；3 .资源共享。资源共享是数字化的主要目标，因此数字化各项工作的推进要紧紧围绕此项目标进行。4 .确保安全。档案资源为企业重要财产，在数字化过程中需要确保纸质和数字资源的安全。（二）流程构建按照国家档案局发布的档案行业标准纸质档案数字化规范DA/T312017的规定，纸质档案数字化基本上分为以下十个步骤：文档接收-文档整理-目录建库-文档扫描-图像处理-图像质检-数据质检-数据验收-装订归还-数据挂接。（三）数字化团队、管理体系、资源等配备1 .数字化供应商方面（1）专业化的团队。应配备具有相应能力的工作人员，包括熟悉档案业务和良好的组织领导能力的管理人员（项目经理、现场管理人员）。熟悉相关标准规范并能够为纸质档案数字化工作各环节提供技术支持的技术人员，掌握一定数字化基础知识并熟悉本职工作的操作人员等。（2）完善的管理体系。包括严格执行国家法规标准，建立安全保障规定（含实体安全、现场安全、人员安全、信息安全），建立现场保障制度（员工纪律准则、考勤管理制度、卫生管理制度、值班管理制度、操作管理制度、物品管理制度、周转库房制度）等。另外，需要成立现场管理小组对工作人员进行规范化管理等。（3）标准化的数字化流程。有明确的数字化流程,流程能够符合档案行业标准纸质档案数字化规范DAT310具体到工程设计行业应包括：调档交接、数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据质检、数据验收、数据备份、档案归还等工序。加工过程中严格遵守国家及用户各项标准，确保加工成果的合规性、可用性、可靠性等。(4)各类资源。领先同行的软件操作系统，以用于数字化安全存储和后续开发利用；利用专业化的高速扫描仪将纸质图纸进行扫描，将扫描的图纸从光栅图转换成矢量图，以便以后的使用和保存。针对工程设计行业的具体特点，扫描满足以下要求：第一，针对设计图纸尺寸大、尺寸不一的特点，扫描仪除满足常规尺寸扫描需求外，需要布置专业的大幅图纸(AO、Al等)扫描仪；第二，针对设计图纸精度高的特点，扫描仪应最少用200DPI以上分辨彩色或灰度扫描，以最大限度的还原精细的原图；第三，扫描存储后的资源支持OCR识别。即将扫描的图片、PDF文档转换为可编辑、可全文检索的文本类型的文件，方便检索利用。2 .工程设计单位方面(1)专业化的团队。档案负责人负责进度把控、流程监督、成果检查等;档案管理员进行辅助数字资源挂接等；(2)描描场地。出于档案资源保密和提高扫描效率的目的，所扫描的档案不能带离现场，设计单位应提供空间供扫描使用。
