有效的会议管理.ppt

有效的会议管理,大 纲,主持人与参会者的守则与责任；会前的准备工作；会议中的反馈技巧；会议记录；会后跟进；会议面面观；成功会议的五种策略；,主持人与参会者的守则与责任主持人的守则与责任；参会者的守则与责任；如何处理会议中的冲突；,主持人的守则与责任,营造和谐气氛；按照会议议程进行；正确总结讨论内容；引导发言者解释令人困惑的发言；帮助与会者理清不假思索的想法；尊重别人，避免会中意见一边倒的情况；减少与议题无关的争辩和讨论；保持中立态度；,主持人作为矛盾调停者的失败表现：听完陈述后，就没词了；向双方之一表示赞同；阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈；认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题；建议举行一个你可能不是主持人的求估方法会议；引导双方攻击你；缩小问题的严重性；换话题（如要求帮助解决你自己的问题）；当双方争执时，表达不愉快的情绪；,参会者十大守则1、会前充分准备；2、会中积极投入贡献自己的创意与意见；3、以解决问题为己任；4、开放的心态，摒除部门之见；5、尽可能的获取信息；6、耐心聆听，尊重他人的意见；7、勇于发言，言之有物；8、不隐恶扬善，不人身攻击；9、避免不当的肢体语言；10、会后总结,参会者的责任,请将下列命题归类，分别放入各自所属的圈内。,(1)营造和谐气氛(2)积极发表自己的见解(3)尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况(4)依据提供的资料准备论证的材料(5)根据个人的观点研究问题(6)保持中立态度,主持人责任,与会者责任,如何处理会议中的冲突,暴力型。暴力型属于特别决断的那一类，面对冲突的时候，处理人往往以个人意志为主，马上独立做出决定。暴力类型的人一味的满足自己的要求，类似暴君。但是在一些特别紧急的情况下，暴力型的处理者也是必不可少。迁就型。迁就型一味地放弃自己的要求，一味地满足对方的要求，迁就型又称为适应型。回避型。回避型既不决断，又不合作，而是回避矛盾。协作型。协作型是最理想的类型，可以做到既满足自己的需求，又满足对方的需求。发生了冲突，促使大家合作，共同解决冲突。妥协型。妥协型处于坐标的中间，属于“和事佬”。,会前的准备工作是否要开会；准备工作的作用；会前准备工作核对单；主持人的准备工作；,无需开会的“五个如果”,必须开会的“五个如果”,准备工作的作用,准备工作的作用：选择最恰当的讨论方案；使与会者能对讨论有清楚的方向可循；清楚的告知与会者应有何种行为表现；节省时间与减少冲突；,5W1HWhy：会议的目的；What：讨论的话题；Who：参加者（确认与否/事先准备）When：日期及开始/结束时间Where：地点及设备How：规章制度，如：准时、关闭手机等,会议准备工作核对单,1、了解会议的目的2、是否一定要开会3、确定会议的形式4、安排会议的议程5、决定会议的时间6、确定会议的主持人7、决定会议的地点8、研究会场如何布置9、确定出席人数10、安排出席者座位11、是否准备会议名签12、是否安排交通工具13、是否安排与会者住宿14、是否发出了会议通知15、确定视听教材16、确定辅助教材17、准备会场周边位置图18、是否要求与会者准备资料19、确定自己人的相关资料20、是否安排会后娱乐项目并做好事先通知,容易忽略因素了解与会人员中是否有少数民族及其相关的风俗习惯；了解与会人员中有没有人吃素，要为这些人单独做准备；了解是否有外宾出席会议，是否需要配备翻译人员；了解是否有媒体字者出席会议，要为其准备单独的座位；与会者超过10个，会场最好布置成“U”字型；如果是全体会议，可以布置成阶梯教室型；5-7人的会议，安排成圆桌型；,主持人的准备工作,主持人的4个准备工作：设定沟通目标；制定行动计划；预备可能的争执；进行SWOT分析；,SWOT分析,会议中的反馈技巧反馈的两种方式；反馈的两种类型；反馈时的特征；,反馈的两种方式,反馈的两种方式：团队反馈，即团队反馈就是一个人给大家反馈；一对一反馈，即一对一反馈是一个人给另一个人反馈。这种反馈方式比较困难；,反馈的两种类型,正面指导反馈积极的反馈是一种正面的强化指导，即一般意义上的表扬。成功的正面指导反馈一定要具有以下特征：具有肯定行为价值、描述特定的行为、真心的、及时、经常、逐渐减少。建设性反馈是一种劝告指导，即一般意义上的批评。批评要非常注意方式，既要达到反馈的目的，又不能伤害别人的自尊。,反馈时的特征,反馈时的特征：要描述，不要判断；侧重表现，而非性格；要有所特指；,如何接受反馈,如何接受反馈：做一下深呼吸，保持冷静；仔细倾听，试图以别人的观点来看问题。弄清所有的问题以确定你的理解。承认你听到的和懂得的而不去争论。整理你听到的，然后决定你同意什么。要开明，不要防卫性太强。要包容，不要独断专横。要平等，不要有优越感。,会议记录会议记录者的功能；谁能胜任会议记录者；对会议记录的几个建议；,会议记录者的功能,会议记录者的功能：1.重要性仅次于主持人；2.记录及维持议程所设计的顺序；3.协助主持人总结与归纳；4.观察预防；,谁能胜任会议记录者,会议记录者应具有的才能：反应快；写字快；知识面广；记忆力强；组织能力强；倾听能力强；总结能力强；,重要的会议应录音下来，从而使整理会议记录时有依据。大多数会议都能指定一个会议记录者。会议记录者的笔记最好要流畅，易于了解，同时不失真。要及时指出令人困惑的发言，请该发言人解释清楚。适时做总结，协助讨论进行。向与会者确认各议案的排序是否无误。,对会议记录的几个建议,会议记录内容包含：讨论过程中所达成的各种共识(要不厌其烦地向与会者确认每个结论都无误)。有哪些证据支持次议案的通过，及反对意见如何。分派工作的详细情形及完成日期。会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页的长度。,会议记录应有组织地整理如下：标题，会议目标，主席名字，缺席及出席人名单应列在会议记录起头处。使用列点或简短的一段文字，记录与会者重点工作分派情形及完成日期记录无误。通过此决议的评估标准（如有必要）。会议记录者应与主席共同修正会议记录者错误的部分。将此份会议记录发送给与会者。,会后跟进参会者的会后跟进；主持人的会后跟进；主持人及参会者的自我评定；如何提高下次会议的质量；,参会者的会后跟进,参会者注意：拿到会议记录后要细读，尤其是对与自己工作相关的信息做出标记；分析一下会议的过程，分析一下各个不同与会者对同一问题的不同态度和表现，分析一下人际关系的状态；考虑会议上所分派给自己的任务的完成方案；会议可能是新任务的开始，要考虑是否召开自己部门会议进行动员和安排，并将会议精神贯彻进下一步的工作中去；,主持人的会后跟进,主持人的会后跟进：请大家填写会议评估表；针对评估意见做出改进措施；联络缺席的同事，询问缺席的原因如有需要，讨论有关项目；跟进计划，如有需要立刻召集另一次会议；如有需要，找高层协助，这是一种捷径，充分利用高层的权威性，往往能够起到事半功倍的效果；如计划进行十分顺利，取消下次会议，而用公文报告进度，让有关的人知道；会议之后检讨得失；,主持人及参会者的自我评定,具体表现 是否存在以下问题（1）别的员工曾误会我的意思 有 无（2）与别人谈话时我经常离开话题本意跳到别的话题 有 无（3）如果主持一个会议，我会让参会人员先了解会议内容 有 无（4）面对一些人说话时我很紧张 有 无（5）在会上，总是只有我一个人说话，没有成员参与 有 无（6）谈话结束时，我会问员工是否明白我的意思 有 无（7）我分派工作后他们从不提问 有 无（8）我总是把一件事的前因后果澄清给别人 有 无（9）如果我表达的意思很复杂，令人难以明白，我会事先考虑 有 无（10）我总是会问：大家还有什么问题吗？有 无,如何提高下次会议的质量,只有必要时才开会。召集会议之前及早着手准备是有效会议的关键。制订出色的会议议程并事先分发。时间是宝贵的，开会是要花钱的;准时开会，才能准时结束。经常加以归纳,有意识地把握会议的方向。注意力集中在政策和行动上,别让意外事件让你陷入困境。会议记录应阐明最后的结论。会议成功只有用结果来衡量。注重结果，但更强调实施所有的决定。作为主持人，要劝阻冗长的发言,鼓励沉默的人发言,阐明糊涂的观点,删除重复的话题。,会议面面观会议的意义；会议的目的；会议的种类；会议的频率；会议成本计算；,会议的意义,会议是一个集思广益的渠道会议显示一个组织或一个部门的存在会议是一种群体沟通的方式,会议的目的,会议的目的：开展有效的沟通；传达资讯；监督员工，协调矛盾；达成协议与解决问题；资源共享；开发创意；,开展有效的沟通会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。传达资讯通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。监督员工、协调矛盾许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。达成协议与解决问题达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。,资源共享利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。开发创意开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。激励士气年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。,会议的种类,会议的频率,1.固定的部门会议2.全体会议3.处理突发事件的会议4.一对一会议,会议成本计算,1.会议的时间成本,时间成本=参加会议人数（与会者的准备时间+与会者的会议时间+会议秘书工作时间+会议服务人员工作时间）；金钱成本=时间成本 与会人员平均小时薪水；,会议成本计算,2.直接会议成本,直接的会议成本=会议设施费用+会议场地费用+差旅费+食宿费+文件准备费用,会议成本计算,3.效率损失成本,效率损失的3种情况：不能及时解决自己负责范围内的突发事件而停工停产；不及时接听重要客户的电话而损失生意；不能及时处理客户投诉而得罪客户；,成功会议的五种策略如何做开场白；如何分配发言时间；如何掌握议事进度；如何达成决议决策方式；如何圆满结束会议；,如何做开场白,如何做开场白：定义：3-5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨；内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等；程序：概述会议进行程序；提供与讨论者有关的资讯、规范议程；指定会议记录者；征求对会议议程设计的意见；,如何分配发言时间,会议中往往是主持人说话最多，这是为什么？一次会议，一般存在以下情况，只有80%的时间真正在开会；15%的时间大家沉默；5%的时间有人抢着发言。那么，如何能更有效的分配发言时间？,会议主持人在会议中所占的发言时间较多，主要有以下原因：原因一，对议题较熟原因二，地位高，声音大原因三，负担较多的行政责任一次会议真正用与开会的时间只有80%，如果平均分给每个人，每个人的发言时间就很少了，如果主持人滔滔不绝，其他人就没有机会说话了。我们建议主持人的发言时间应掌握在20/80；要尽量保证每个人的发言时间均等；尽量形成一种互动的会议氛围；,如何掌握议事进度,掌握议事进度主要包括2种方式：语言方式与非语言方式。,1语言方式,2非语言方式,如何达成协议决策方式,彼德德鲁克决议法,用“足够多”的时间检视困难所在，并使与会者达成共识；列举或图示各提案并开始讨论之；客观比较各提案的优劣，避免意气之争；估计各提案之获益率；评估有无采集更多参考资料的需要；征求反对意见；以中立角度检视正反意见；寻求与会者对各提案之认同；对提案做适当的修整和妥协；确认议事结果；组成或指定议案执行的监督单位。,4种群体决策,4种团队决策法,团队决策法之一：头脑风暴法无拘无束提意见，追求数量；将点子记在大家看得见的地方，供大家参考/受启发；鼓励结合他人的想法提出新构想；与会者不分职位高低，平等议事；不允许在点子汇集阶段评价或反驳别人的意见。,团队决策法之二：专家群体决策法特点让专家以匿名群众的身份参与问题的解决，靠专门的工作小组进行协调，通过信函进行交流，避免面对面的讨论带来的消极影响。具体步骤：由工作小组明确问题内容，并设计一系列征询解决问题的调查表；将调查表寄给事先选定的专家，请他们提供解决问题的意见和思路，专家之间不沟通，相互保密；处理这一轮征询的意见，找出共同点和各种意见的统计分析情况。,团队决策法之三：易地思考法特点：让团队离开原来的工作环境，摆脱日常事物的干扰，到另一个地方去专门研究一些问题；参与决定的人员离开办公室，到一个新的环境中去讨论，容易摆脱工作环境中上下级界限及各类琐事，利于畅所欲言，活跃思想，提出高水平的构想，作出高水平的决策。,团队决策法之四：思维转换法：就是有意识的变换常规的思维方法，从不同的角度、观点甚至完全相反的方向来探索新的方案。通常人们总是觉得例行做法是唯一的合理方式。一旦换一个新的角度进行审视，就会有意想不到的发明或发现；这是突破旧的思维模式进行变革的决策方法。,如何圆满结束会议,想要圆满结束会议，需要做到以下三点：预留5-7分钟做总结；确定工作分配妥当；准时结束会议；,谢谢！,