有效时间管理.ppt
有效的时间管理,课程安排,破冰时间管理概论时间管理之目标与计划时间管理象限有效时间管理的80/20法则时间管理之陷阱别让时间从指缝中溜走总结与测试,穿插游戏和练习,一、时间管理概论,1.1 时间管理的必要性1.2 什么是时间管理1.3 时间的特征1.4 时间管理的目的1.5 时间管理的迷失1.6 时间管理的发展,小故事,有两个人到非洲考察，迷路了，忽然一只凶猛的狮子朝他们跑过来，其中一人马上从旅行袋中拿出运动鞋穿上。另外一个人便摇摇头说：“没用，你怎么跑也跑不过狮子。”,1.1 时间管理的必要性,1.1 时间管理的必要性,质量-成本矩阵,1.1 时间管理的必要性,质量-成本矩阵,1.1 时间管理的必要性,做事的效率质量成本图练习,每组列举生活或工作中真实的4件事1条“错误的事做错了”1条“错误的事做对了”1条“正确的事做错了”1条“正确的事做对了”选举一名代表讲解给大家分享,时间管理的意义与目的,什么是时间管理,时间的特征,时间管理的目的,时间管理的迷失,1.时间管理是在日常事务中执着并有目标地应用可靠的工作技巧，引导并安排管理自己及个人的生活，合理有效的利用可以支配的时间2.时间管理就是自我管理3.自我管理即是改变习惯,以令自己更富绩效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很对地做完,叫做效能4.时间管理就是事前的规划或长期的计划,1.2 什么是时间管理,什么是时间管理,时间的特征,时间管理的迷失,时间是不可移动的；时间没有办法储存；时间无法增加；时间借不到、买不到、租不到；时间以稳定的速度无法阻挡的消失。,时间管理的意义与目的,1.3 时间的特征,时间管理的目的,什么是时间管理,时间的特征,时间管理的迷失,时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作，达到“三效”，即效果、效率、效能。,时间管理的意义与目的,时间管理的“三效”关系,时间管理的目的,1.4 时间管理的目的,什么是时间管理,时间的特征,时间管理的迷失,视时间为主宰的人 重形式而不重实质视时间为敌人的人 重效率而不重效能视时间为奴隶的人 长时间沉溺于工作视时间为神秘物的人 过于时间所加以的限制,时间管理的意义与目的,时间管理的目的,1.5 时间管理的迷失,第一代时间管理理论备忘录优点：应变能力很强，压力小缺点：随意忽略整体规划,第三代时间管理理论强调价值规划、制定优先顺序优点：以价值为导向提高生产率缺点：忽略了自然法则缺乏远见,时间管理理论的历史演进,第二代时间管理理论记事薄规划与准备优点：1.追踪约会事件 2.达成率比较高缺点：产生安排的习惯,第四代时间管理理论自然法则和罗盘理论优点：效率方向对,1.6 时间管理的发展,二、时间管理之目标与计划,2.1 有关个人时间管理的分析评估2.2 时间管理之目标架构2.3 时间管理目标的分解2.4 有效目标的特征与SMART原则2.5 时间管理计划与PDCA,2.1 有关个人时间管理的分析评估,你的时间资产计算图,2.1 有关个人时间管理的分析评估,你的时间价值几何,你的时间价值：每天/每小时/每分钟 元,2.1 有关个人时间管理的分析评估,1.你通常工作很长时间吗？2.你通常把工作带回家吗？3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7.你时常在做重要工作时被打断吗？8.你在办公室用餐吗？9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？,小测试：下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。,10.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完它们？11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,2.1 有关个人时间管理的分析评估,总结你的时间掌控,2.1 有关个人时间管理的分析评估,一项调查,美国一位著名的大学教授，曾经向数百人提出这样的问题：如果今天是你生命的最后一天，你会做什么？,2.1 有关个人时间管理的分析评估,如果您的余生只剩下三天,您会做那三件事情?,请闭目一分钟思考这个问题,2.1 有关个人时间管理的分析评估,成事率金字塔,当你执行的日常事项与自己所排列的轻重等级一致时，你会体验到内心的平安。,2.2 时间管理之目标架构,捍卫你的金字塔,2.2 时间管理之目标架构,时间管理规划系统,2.3 时间管理目标的分解,2.3 时间管理目标的分解,有效目标的特征,可以实现具体可以衡量完成有期限请教完成目标的人白纸黑字写下来,注名完成时间具备弹性,2.4 有效目标的特征与SMART原则,设定目标的SMART原则,最终想达到的目标是什么？采用SMART检查法(S):Specific 具体程度-目标是否具体?(M):Measurable可测性-目标是否可测量?(A):Ambitious-is the goal challenging?具挑战性 目标是否具有挑战性?(R):Realistic可行性-目标是否可行?(T):Time limited-is stated when the goal has to be achieved?时间限制 是否规定目标实现的最后期限?,2.4 有效目标的特征与SMART原则,重视书面目标的好处,2.4 有效目标的特征与SMART原则,一日之计在昨天下班前一周之计在于周日一月之计在于月底,良好的时间管理来自于计划,2.5 时间管理计划与PDCA,花时间在计划上才是最节省时间的作法,2.5 时间管理计划与PDCA,个人效率管理,2.5 时间管理计划与PDCA,PLAN-计划1.选择项目、2.明确现状、3.分析原因、4.计划改进,2.5 时间管理计划与PDCA,戴明循环,2.5 时间管理计划与PDCA,各层级使用“戴明循环”,实例：保洁公司改进软包装泄漏问题,2.5 时间管理计划与PDCA,三、时间管理象限,3.1 时间管理的四个象限3.2 区分事情的重要紧急度3.3 时间管理的象限处理3.4 决战第二象限,优先矩阵,3.1 时间管理的四个象限,3.2 区分事情的重要紧急度,艾森豪维尔原则,紧急性,重要性,3.3 时间管理的象限处理,重要,比做“紧急重要的事情”更重要的，是把重要的事情变成紧急的事情去做,3.4 决战第二象限,不合理的时间配置,3.4 决战第二象限,明智的时间配置,3.4 决战第二象限,四、有效时间管理的80/20法则,4.1 80：20定律4.2 时间管理的80/20原则4.3 80/20原则与授权4.4 区分掌控时间4.5 六点优先工作制,关键点,帕雷托原则（Pareto Principle）,4.1 80：20定律,4.1 80：20定律,80/20时间原则,在一个特定的组群或团队内,这组群中一个较小的部分比相对的大部分拥有更多的价值.,4.2 时间管理的80/20原则,80:20时间原则,4.2 时间管理的80/20原则,80/20与授权的关系,授权是任何工作技术者以及领导人关键性的作为其直接或间接的好处是很可观的帮助领导者减轻负担或节省时间,4.3 80/20原则与授权,授权的规则5W1H,What什么？Who 谁？Why为什么？How如何做？When何时？,4.3 80/20原则与授权,授权的十大原则,尽量及时的授权明确分配工作，必须了解下属的能力与才干，说明“做什么”而非“怎么去做”要授予权利，提供资源说明目标与期望以及评估的标准注意成效不能重复授权由简至繁，循序渐进向下授权出现困难时，要帮助寻找解决问题的方法不能姑息“倒授权”的行为你仍然要承担责任,4.3 80/20原则与授权,人们不会做你希望的，只会做你检查的：“如果你强调什么，你就检查什么，你不检查就等于不重视。”IBM总裁 郭士纳,4.3 80/20原则与授权,事件分类,4.4 区分掌控时间,区分掌控的时间,二分法：区分可控和不可控时间,4.4 区分掌控时间,如何作好计划（六点优先工作制）,一日之计在于昨夜把第二天要做的事全部写出来，列一份清单按事情的重要顺序，分别用“1”到“6”标出六件最重要的事情 每天上班，全力以赴做好标号为“1”的事情，直到完成或被完全准备好然后再全力以赴做标号为“2”的事以此类推每天都这么做只要21天就成习惯,4.5 六点优先工作制,时间管理练习,小王是某公司的采购部经理。今天是16号，他的部下小刘所购进的8000只包装箱未印公司商标，此箱17号下午16：00钟需要用3500只包装用，重印商标需要2秒/只，来回运输需要1小时，今天供应商已运走4000只，并同意明天上午9：00钟送到小王的公司。明天小王需要召集本部门开个采购会议，时间需要2小时左右。昨天总经理告诉小王，他约了一位重要供应商17号11：00钟谈判有关原材料降价的事情，需要小王一起谈判。小王的老乡品管部杨经理跟小王约好了，明天晚上19：00钟到周明华家打麻将。今天上午人力资源部经理跟小王说，18号他去招聘，明天需要跟小王商量一下关于早几天所说的要招一位采购部经理助理的事。小王的女儿喜欢吃麻辣豆腐，销售部李小姐刚从四川回来，买了几大袋，叫小王明天中午过去带些回家。小王的部下林小姐打了一个电话回来，说她与常务副总在各供应商处考察不是很顺利，明日下午16：30分左右到公司。采购部每日16：30有一个日清会，清查明日上线物料是否到齐。小王有一个幸福的家庭，妻子与他均是下午17：00钟下班，妻子回家做饭，小王去幼儿园接女儿回家。请各小组为小王安排好17号的工作，并派代表上台讲解。各队相互送礼。,五、时间管理之陷阱,5.1 浪费时间之现状5.2 陷阱一：拖延5.3 陷阱二：事必躬亲5.4 陷阱三：有求必应,1.什么事需要你用太久的时间?2.你浪费了什么?3.什么事让你觉得太复杂?4.你的生活有什么瓶颈?5.你在那些方面是没有效率的?6.什么使你精疲力竭?7.什么是你想整合得更好的?,电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲,浪费时间的因素,我学到,5.1 浪费时间之现状,陷阱一:拖延,除了第四项以外,其它的做起来都不太愉快不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情,5.2 陷阱一：拖延,拖延的代价,浪费了今天一时工作拖延，三倍时间偿还逃避积极的人生健康不良待处理问题的不断增多长期在压力下工作的忧虑,承认：拖延是一种无益的生活方式把大工作分解当机立断，直接面对不愉快的工作给自己设定最后时限奖励自己,与拖延决战,5.2 陷阱一：拖延,成本/效益分析法,成本.,好处.,5.2 陷阱一：拖延,思维习惯的改变,这件事令人感到为难,但是它非做不可,因此我将立即做完它,以便尽早忘掉它.养成速战速决的习惯将事情切成好几块小块任务,快速地完成每一块的任务完成最关键的部份,让事情看起来象做完 80%一般,5.2 陷阱一：拖延,陷阱二:事必躬亲,韩非子.八经下君,尽已之能中君,尽人之力上君,尽人之智诸葛亮凡事必躬亲,后来过劳而死.为何事必躬亲?因为怕部属取代不放心部属,不信任部属要求标准过高,5.3 陷阱二：事必躬亲,事必躬亲的解决,学习让他独当一面从错误中去学习，引导他信任部署利用进度报告加以控制学会表达完整把标准降到大家可以接受的程度时间成本要授权合理的分派工作，检查进度,5.3 陷阱二：事必躬亲,事必躬亲与管理者之间的区别,5.3 陷阱二：事必躬亲,陷阱三:有求必应,会花太多时间,时间不够会牺牲第二项不好意思拒绝请托的原因接纳请托比拒绝请托容易担心触怒请托者想要做广受爱戴之好人不知如何拒绝他人之请托每個人都有一個好朋友,叫“施小惠”,可以适当地拒绝.,5.4 陷阱三：有求必应,六、别让时间从指缝中溜走,6.1 依据身心状况调整工作时间表6.2 充分利用记事本6.3 背包原则6.4 逆事操作6.5 时间管理策略的运用6.6 时间的自然法则,如何提高工作效率,1.了解自己每天工作时段的特性,善用之。2.以 PDCA 分布周一到周五的工作性质。3.保持良好的体力;养成运动的习惯。4.身心均衡地发展;培养良好的爱好。,6.1 依据身心状况调整工作时间表,例：工作时段分配法則,6.1 依据身心状况调整工作时间表,例：每周工作性质分配法則,6.1 依据身心状况调整工作时间表,6.2 充分利用记事本,6.3 背包原则,6.4 逆事操作,时间管理策略的运用,快指定计划要快，行动要快准永远在瞄准你的目标空有时候让自己暂时把脑袋清空，去接受一些新的事物多多休息，多进修，多与人沟通，多反省自己闲休息是为了走更长远的路,6.5 时间管理策略的运用,时间自然法则,6.6 时间的自然法则,七、总结与测试,7.1 总结7.2 名言7.3 结语7.4 测试,一、时间管理概论,1.1 时间管理的必要性、1.2 什么是时间管理、1.3 时间的特征、1.4 时间管理的目的、1.5 时间管理的迷失、1.6 时间管理的发展,二、时间管理之目标与计划,2.1 有关个人时间管理的分析评估、2.2 时间管理之目标架构、2.3 时间管理目标的分解、2.4 有效目标的特征与SMART原则、2.5 时间管理计划与PDCA,三、时间管理象限,3.1 时间管理的四个象限、3.2 区分事情的重要紧急度、3.3 时间管理的象限处理、3.4 决战第二象限,四、有效时间管理的80/20法则,4.1 80：20定律、4.2 时间管理的80/20原则、4.3 80/20原则与授权、4.4 区分掌控时间、4.5 六点优先工作制,五、时间管理之陷阱,5.1 浪费时间之现状、5.2 陷阱一：拖延、5.3 陷阱二：事必躬亲、5.4 陷阱三：有求必应,六、别让时间从指缝中溜走,6.1 依据身心状况调整工作时间表、6.2 充分利用记事本、6.3 背包原则、6.4 逆事操作、6.5 时间管理策略的运用、6.6 时间的自然法则,有效的时间管理,世界上最重要的东西就是时间 爱迪生可以支配的时间就是财富本身 马克思时间是最高贵而有限的资源 彼得杜拉克,逝者如斯夫，不舍昼夜 孔子时间的无声脚步是不会因为我们有许多事情处理而稍停片刻 莎士比亚洗手的时候，日子从水盆里过去 朱自清,名人名言,多数人想成功，每天却做（不想成功的人）所做的事而不知觉？意识中许多人想成功，潜意识中却拒绝去做能使他成功的事？平凡人只能为成功者歌颂，成功者则不断在为他們创造歌颂题材。,成功习惯,成功就是实现预先决定好的目标或者计划,我们是每分钟的主人否则便是每分钟的奴隶我们利用时间否则时间利用我们,清明神定 气定神宵游刃有余 举重若轻,时间管理结语,
