时间管理培训课件.ppt
时 间 管 理,蒲林昌,目前的状态,工作没有计划，每天靠惯性进行日常安排。像无头苍蝇一样工作，没有方向感。因事情太多而使自己手忙脚乱，导致错误频出。每天列了一大堆计划，晚上回顾时，发现忙的都是一些琐碎的事情，重要工作却没完成。经常加班，身体和心理处于一种透支的状态。,忙,盲,茫,时间管理是自我管理,管理自己改变个人工作习惯做时间的主人，要么被时间管理“我没有时间”，其实只是一个借口,更快乐的工作 更智慧的工作,影响时间效率的因素时间杀手,电话会议冗长不速之客打扰办事拖拉信息沟通不足资源不足、找资料与人漫谈、聊天欠缺周详计划,不分轻重缓急过分专注细节不能自我约束不懂说“不”凭记忆办事、善忘不敢决定、等指示负责人员“迟到”犹豫不决,人的精力就像桶的容量一样是有限的,时间失控的原因,1.缺乏计划 BI身负重任，很多时候都会同时有多项任务须要完成，而这些任务又各有不同的困难和完成期限，BI惟有见步行步，而不能事先全盘计划如何完成各项任务，渐渐发现时不予我，其中一二项的时限迫在眉睫，於是匆忙放下手上的工作，去完成紧急工作，这种处理方法虚耗时间。,2.缺乏组织 BI很多工作须要与其他部门配合，假如在需求商务/客服配合工作前没有与他们取得默契，相互间信息沟通不足，则在执行工作上可能会遇到阻碍，或彼此产生误会，而导致无法完成工作等情况，所用资料杂乱无章，须花更多时间去处理。,3.缺乏控制 每项任务都有完成的时限和要求的标准，若BI在接到工作任务后，没有及时跟进进度及成效，很可能在限期完结前才发现限期将至，导致要急匆匆处理，甚至容易出现错误，在工作完成后，须要从头再做，平白浪费不少时间。面对同事的请求，在自己没有时间和精力完成其事项时，不会委婉适当说“不”。,4.缺乏进取意识 个人态度消极，不够积极进取；做事拖拉，找借口不干好工作；唏嘘不已，喜欢做白日梦；工作中和人闲聊。,每天都计划并写下当天要做的事情。对现时如何使用时间有清楚的了解。按目标去计划如何使用时间。为自己手头的工作找生趣。对自己的工作感兴趣。找些时间去定立目标，不要每天都把自己弄得忙得喘不过气来。,一、做好规划,时间管理的6大方法,Specific 目标要具体Measurable 目标必须是可衡量的Attainable 目标是可能实现的Relevant 目标是切合实际的Trackable（Time bound）可跟进，要设定时间表,设定规划目标的SMART原则,凡事预则立 不预则废,要事第一。知道每件工作的轻重缓急。将每天的工作依轻重缓急来分类。在明知没有时间去承担更多工作时，学会拒绝新的工作。技巧处理，不要因为情面而答应承担更多不能承担的工作。依问题的轻重缓急马上下手去处理，不要堆积。懂得授权，要假手于人，不是事事都要亲力亲为。,二、分清轻重缓急,四象限原则价值矩阵,合理的时间配置,清除那些在工作环境中使人不能集中精力工作的东西。把工作上需要的东西放在方便取用的地方。用日记簿安排每日的时间。确保工作地方一切东西都运作正常，使工作能顺利进行。为每样东西找个“家”。将需要的资料放好，以免费时失事。将文件归档，不要堆满桌面。尽量集中在一个地方工作。,三、组织得当,剔、合、排、简,剔剔除 运用4W1H查问法，试试哪些可以剔除：WHY为何做？不做可以吗？WHAT做什么？不这样做可以吗？WHERE在那里做？一定要在这个部门做吗？WHEN 何时做？换个时间可以吗？HOW如何做？变通办法做可以吗？合合并 流程内的各项手续，试一试哪些可以合并 排排重 经过剔除、合并以后，剩下的手续按顺序重排 简简化 经过剔、合、排之后，是否最简？能不能再简化，以达到最好的效果。,做个“人民币”式的人物。做好自己该做的事，帮助同事做有助于自己工作完成的事。善于沟通，乐于沟通。发扬团队精神，与他人一起工作。学习同事省时的好办法。善于在“工作链”中忙里偷闲。,四、与人共事,有效沟通,你,你的客户,你的同事,你的领导,你的家庭,其他,专心工作，作出各种安排去减少骚扰；尽量多用更有效的方法沟通而少用文书；懂得婉拒不速之客；善用电话；减少身旁无聊的人，全心投入工作；减少冗长而没有价值的会议；懂得授权，不要只靠自己处理积压的工作。,五、避免荒废时间,面对艰难的工作时，马上着手处理，不要找借口拖延；争取第一时间完成手上的工作，不要别人多次催促；把艰巨的问题优先在清早处理；把困难的工作优先办妥；面对艰难工作时要提起精神，控制自己的情绪，不要厌倦、紧张和不安；马上行动，不要说“不知从何入手”而延迟开展工作；积极面对，不要因为工作困难而迟迟不展开工作；,六、与拖延决战,什么是拖延,总是处理无关紧要的事，而非必须优先解决的问题。你必须提交一个重要的报表，你却在整理桌上的合同。不替一位大客户准备数据，却打电话给一个小客户。延误了做数据报表的时间，等到需要提交为时已晚。逃避困难或不愉快的工作，为了轻松混日子。不愿承担责任，敷衍搪塞。,十大时间节约,1.有用的东西定位放置;,2.带着建议开会带着任务离开;,3.每个电话都当做一个国际长途;,4.把自己的计划当成老板的计划;,5.当天的事情当天完成;,6.丢弃无用的东西要快狠;,7.事后处理不如事前预防;,8.通过别人把自己的事情做好;,9.万事以最小的投入达到效果;,10.采取积极的人生观。,效益=效能效率勤恳,如何提高工作效率,不能管理时间便什么都不能管理,THANK YOU！,
