有效时间管理法.ppt

七 天学会高效管理时间,导 语,人生最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时间。无论你做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间。因此，管理时间的水平高低，会决定你事业和生活的成败。每个星期有 168个小时，其中56个小时在睡眠中度过，21个小时在吃饭和休息中度过，剩下的 91 个小时则由你来决定做什么-每天 13 个小时。如何根据你的价值观和目标管理时间，是一项重要的技巧。它使你能控制生活，善用时间，朝自己的方向前进，而不致在忙乱中迷失方向。我们将用 7 天的时间，学习时间管理的基本原则，了解怎样才能更有效地安排时间，减轻工作和学习压力。时间管理能帮助你制 订出有效的时间表，减轻压力和忧虑，最大限度利用时间。不用担心，时间表不会让你变成机器人，相反，它能使你享受自觉支配时间的自由感。,课程目的,完成课程以后，你将能：1.明确时间管理的五个步骤2.了解时间管理中，“价值”和“目标”的含义3.确认和区分不同类型的任务4.制订有效的日程表,学习注意事项,在开始学习之前，请对以下几点多加注意：1.勤做练习。时间管理的实践性很强，课程中的每一项练习都对提高我们的时间管理水平有很大帮助，如果不认真地完成它们，学习效果将大打折扣。2.学以致用。时间管理的个性化很强，每个人都有自己的时间管理特色，以便和自己的生活方式及环境相适应。课程中介绍的原则和技巧只有运用到实际中才有效用，光记住它们，对改进我们的时间管理是没有意义的。我们最好一边学，一边运用起来，以便印证它们是否真的有效。祝你在这一周里学习愉快，学有所成！,第一天,第一天,第一天,今天是课程的第一天，我们将通过一个练习和一套自测题来了解什么是时间管理。请先完成下面两页的小练习，在后面我们将以它作为讲解实例。,练习,假设现在是星期一的晚上，你要计划未来五天的日程，面前是这五天要 做的事情：1你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生 2星期六是一个好朋友的生日-你还没有买礼物和生日卡 3你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话 4有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（19 点以前），估计要花 1 小时。5明晚 8 点有个 1 小时长的电视节目，与你的工作有密切关系 6明晚有一场演唱会 7你在图书馆借的书明天到期 8外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李 9你要在星期五交计划书之前把它复印一份 10明天下午 2 点到 4 点有一个会议 11你欠某人 200 元钱-他明天也将参加那个会议 12你明天早上从 9 点到 11 点要听一场讲座 13你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面 14你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗,练习,15你想好好洗个澡 16你负责的项目小组将在明天下午 6 点钟开会，预计 1 小时 17你身上只有 5 块钱，需要取钱 18大家明天晚上聚餐 19你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录 20这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需 2 小时 21你收到一个朋友的信 1 个月了，没有回信，也没有打电话给他 22星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费 15 个小时，而且只能用业余时间 23你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有 24下个星期二，你要参加一次业务考试 请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级，按优先级把它们重新排序，然后根据这些事件，制订一个周末的时间安排表。,练习,在这些项目中，有些是互相冲突的，有些则富有弹性。如何制订一份合理实用的计划表呢？在制订时间表以前，请：1把要做的事情全部看一遍 2确定每件事情的重要等级 3根据重要程度把事情重新排序 时间表可以参照下页的格式：,时间表,时间表,编好时间表以后，请考虑：1、哪些事情被放弃不做？为什么？2、哪件事情有最高的优先级？为什么？3、你会高兴地执行这个计划吗？请把你的回答写在下面几页：,时间表,哪些事情被放弃不做？为什么？,时间表,哪件事情有最高的优先级？为什么？,时间表,你会高兴地执行这个计划吗？为什么？,第二天,第二天,时间管理系统五步骤,前一天，我们动笔写了一份为期一周的时间表，对时间管理有了亲身体会。现在，我们来学习有关的知识，以便能做得更好。任何有效的时间管理系统都包含以下五个步骤：1.明确你的价值观 2.确定你的目标 3.对你的目标按优先级排序 4.明确你的任务 5.对任务按优先级排序,时间管理基础,价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。我们有不同的价值标准，它们形成我们个人特性的基础，也是我们进行时间管理的基础。大多数时候，我们根据自己的价值观采取行动，虽然往往没有意识到这一点。什么对你而言是最重要的？家庭？工作？金钱？你首先要明 确自己需要的是什么，然后才能朝那个方向走。如果你不知道自己的目的,你很可能会到达别的地方。,时间练习分类,上一节练习中的事件可以分为几个类别：健康看牙医，洗澡，等等 家庭给家里打电话，等等 友谊买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等 爱情准备烛光晚餐，等等 工作简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等 金钱夜间兼职的面试，等等 兴趣看演唱会，等等 重看一遍你对这些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一项放在首位，把哪些放在无关紧要的地方。这就是你的价值观。,目标,目标是我们的需求和愿望我们想得到什么。它们应该直接 源于我们的价值观。否则，我们所做的事将无法满足自己的需要。目标往往不能由单个行动达到，需要花费相当长的时间，并需要采取若干步骤。例如，周末有一对矛盾：要么去外地拜访朋友，要么准备星期 天的报告。如果你决定去外地访问朋友，而不为报告做准备，你的目标很可能是：保持友谊，哪怕自己做出某些牺牲。如果你不去访问朋友，而是准备报告，你的目标很可能是：尽最大努力完成工作。当然，保持友谊和完成工作都是你的目标。但你对它们的重视程度取决于你的价值观。把友谊放在前一位的价值观可能是：你对生活的真正满足源于 你的家庭和朋友。把工作放在前一位的价值观可能是：你对生活 的真正满足来自于追求卓越。再如，任务表中还有一对矛盾：星期二和星期三晚上，在公司开会、兼职面试、看演唱会三者之间只能挑选两样，舍弃一样。它们分别代表的是工作、金钱和兴趣，对它们如何排序，也完全取决于你的价值观和目标。一旦明确了自己的价值观和目标，接下来制订日程表的过程就很简单了。,时间管理能力自测题,请把你的答案和后面的解释互相对照。,下面是一套时间管理能力的自测题，请为每一项选择最适合你 的修饰语：是“总是”，还是“经常”，或是“很少”？,时间管理能力自测题,1.我觉得我可以工作得更努力 你总是觉得你可以做得更好一些吗？如果你总是觉得自己的 时间没有发挥最大作用，这说明你的时间管理技巧有问题，你要学会善用时间。2.我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时 很多人对自己的工作时间只有个大致的印象：我好象一直在工作。这样是不行的。人们的感觉往往和实际并不相符。研究人员用 录像机摄下实验者的工作情况，把统计得到的工作时间与实验者自 我感觉的工作时间对照，发现两者之间的差距相当大。如果你对自己的工作时间没有明确的认识，最好花一天至一星期的时间，逐小时记录自己的工作时间，结果说不定会使你大吃一惊。3.我常常把事情留到最后一分钟才做 如果总是出现这种情况，有两种可能原因：一是你忽视时间管理，不使用时间表，二是在制订时间表时，没有依照合理的顺序。4.对我来说，开始一项工作很难 哪怕订好了计划，要开始做这件工作，仍是件头疼的事如 果常常出现这种情况，那么，症结不在制订计划的环节，而在于“行 动”这一环。你要有意识地增强自己的行动意识，并学会一些克服 拖延的技巧。,时间管理能力自测题,5.我对下一步要做什么不很确定 如果总是对下一步要做什么不很确定，则是缺乏整体计划的表现。6.我要开始做某件事之前，要拖延很长时间 请参见对第 4 项的解释7.我不知道我做的是否足够多 请参见对第 1 项的解释8.我在不同的任务之间频繁地换来换去 怎样确定分配给不同任务的时间段长度，是一项重要的技巧，过长或过短都会降低你的效率，你可以通过测试和记录来确定最适合自己的间隔。9.我在某些地方的工作效率比在其他地方的高 没有人能完成排除外界影响，不同的地点对人的工作效率有不 同的影响，只不过人们往往没有留意这一点。如果你清楚地知道自 己在哪些地方的工作效率较高，说明你对自己很了解。这有助于你 进行时间管理。10.我在某些时间的工作效率比在其他时间的高 请参见对第 9 项的解释。,时间管理能力自测题,11.我工作起来没有规律，往往在某件事上花费很多时间后又置之不理 这也是缺乏整体计划的表现。我不可能完成我想做的所有事情 人不可能完成所有想做的事情，在制订时间表时必须有所取舍。但如果连时间表上的事情也总是不能完成，那么不是时间表不切实际，就是执行的过程出现问题。13.我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情 先明确价值观，再确定目标，就能容易地为各种事情确定优先 级，优先处理重要的事情。如果总是对此感到迷惘，则说明对自己 的价值观不很明确，不能清楚地表述自己真正需要的是什么。14.到这门课程结束之前，我不敢肯定自己是否会坚持到底 如果因为缺乏计划和执行能力，常常不能完成想做的事情，就会对自己失去信心，做任何事情的时候都不知道自己是否会坚持到底。我工作时没有任何计划 这是你对自己的计划性的评价，请对照上面各项的解释，看你对自己的评价是否适当。,第三天,第三天,第三天,经过两天的学习，你是不是感到自己对时间管理有了更深的了 解，管理起时间来更轻松了呢？时间管理的精髓远不止此，今天，我们除了进一步探索价值观对时间管理的影响，还将学习更多内 容：任务的类型。请在脑海中想象一棵大树，树根是你的价值观，树干是你的目 标，树的主枝是你的主要任务，树的细枝和叶子是你的次要任务。你所做的一切应源于你的价值观，它是树根。你的目标支撑着各种各样的任务，它们都是为实现你的目标服务的。树的姿态和生长方向由它的主枝表现出来，同样，你通过主要任务来实现你的目标。树叶为树的生长提供养份，你通过完成各种次要任务，保持你现有的生活。拿出一张白纸，画出一棵树，如下：,任务树,任务树,在树根处写上你认为最重要的价值，在树干处写上你的目标，在几个主枝中写上你的主要任务，在叶子和细枝旁写上各种次要任 务，完成这幅图。你可以按照下面的步骤进行：1树根。写上你认为最重要的价值。如果你对这一点比较模 糊，不能清楚地说出自己最想要的是什么，请试一试这个办法 重新拿一张纸，写下所有想要的东西，如健康、金钱、幸福的家庭、爱情、事业、自由自在、旅行、安定 写完之后，划去你认为 最不重要的一项，再在剩下的项目中划去一个最不重要的，一直划 下去，直到只剩下一项，它就是你最重视的东西。2树干。写上你的人生目标。注意，你的人生目标应与你的 价值观是一致的，如果不一致，你写下的树根确实是你最珍视的东 西吗？或者，你写下的人生目标真的是你最大的希望吗？3主枝。写上几个主要任务。这些主要任务应是直接为你的目标服务的，实现这些任务有助于达到目标。如果不是这样，请思考是否有必要在这个任务上面投入时间和精力。4树叶。写上次要任务。有些次要任务是实现主要任务的手 段，有些次要任务用来维持现在的生活。次要任务是不可缺少的，没有树叶的树无法生长，但它们不应占据你的主要精力。进行时间管理时，这幅图是重要的参考。,任务分类,面对纷繁复杂的任务，如何才能迅速准确地判断它们对你有多 重要，从而对它们进行选择和排序呢？按不同的标准，任务可以分 为紧急任务和重要任务、维持任务和发展任务，在此基础上，你就 能快速而准确地分辨出哪些是主要任务，哪些是次要任务了。紧急任务指：如果不能按期完成，它对你或别人的价值会减少 甚至消失。重要任务指：如果它成功地完成，你或别人将取得很大的收益。带来的收益越高，这项任务的重要程度越高。紧急任务和重要任务有四种不同的组合：1.紧急并且重要的任务 这些任务应具有最高的优先级，应该从现在就开始做。2.紧急但不重要的任务 这些任务现在需要时间，但优先级比紧急且重要的任务要低。3.重要但不紧急的任务 它们的优先级不是最高的，但应该在你的时间表中占重要位置。4.既不紧急又不重要的任务 你真的需要做这些事情吗？,任务分类,发展任务和维持任务与紧急任务和重要任务是两种不同的分类。发展任务指：如果成功完成此项任务，你现在的情况会得到改善。例如，你搬进一套更好的住房。维持任务指：完成这些任务可维持你现在的情况。例如，你每 个月缴纳房租和水电费。发展任务和维持任务有很大区别，发展任务具有如下特点：1.通常由你的目标衍生出来 2.可以作为一项挑战 3.需要多加考虑 下面是第一天的例子，请先将它们按重要任务和紧急任务的四种组合分类，再按发展任务和维持任务分类，然后把它们按重要程 度排序。对比现在的排序和在第一天的排序，两者有什么区别吗？,练习,1你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生 2星期六是一个好朋友的生日-你还没有买礼物和生日卡 3你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话 4有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（19 点以前），估计要花 1 小时。5明晚 8 点有个 1 小时长的电视节目，与你的工作有密切关系 6明晚有一场演唱会 7你在图书馆借的书明天到期 8外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李 9你要在星期五交计划书之前把它复印一份 10明天下午 2 点到 4 点有一个会议 11你欠某人 200 元钱-他明天也将参加那个会议 12你明天早上从 9 点到 11 点要听一场讲座 13你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面 14你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗,练习,15你想好好洗个澡 16你负责的项目小组将在明天下午 6 点钟开会，预计 1 小时 17你身上只有 5 块钱，需要取钱 18大家明天晚上聚餐 19你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录 20这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需 2 小时 21你收到一个朋友的信 1 个月了，没有回信，也没有打电话给他 22星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费 15 个小时，而且 只能用业余时间 23你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有 24下个星期二，你要参加一次业务考试 相信你在了解任务的分类以后，对划分任务的重要程度会更得心应手。,第四天,第四天,时间管理浅谈,大家可能会希望有一种通用的时间管理方法，学会以后，无论何人何时何地，都能畅通无阻地运用。不过，可惜的是，并没有通用的时间管理方法，就像买衣服一样，我们得根据自己的特点选择合适的样式和尺码，有时还得量身定做，不同的人需要采用不同的 时间管理方法，有时甚至得自己创造出新方法来。有的人喜欢列出详细的清单，把时间精确地划分为一小块一小 块，严格地按日程表行动；有的人则相反，喜欢把握整体，形象地 思考问题，抗拒“机械的”日程表，传统的时间管理方法只会使他们感到不舒服。对于后一种人而言，他们只愿把事情简单地排序，然后设定最后期限，而不愿把它们分割成小块，填入时间表。无论你属于哪一种，都要找出适合你自己的方法，只有这样，才能保证时间管理是在帮助你组织时间，而不是加重你的负担。你可能需要结合两种风格的管理方法，以便创造出自己的时间管理体系。在继续这节课时，请注重考虑你的需要和偏好，按你的想法修 改课程中的建议和方法。,工作习惯,不管你偏好使用哪种风格管理你的时间，下面这几个习惯都会帮助你提高时间管理的效率。1积极 积级意味着采取主动，而不是坐等别人先行动，然而消极地回应。与主动相反的是被动，被动的人习惯于对周围的事情 做出反应，这使他们耗费掉更多时间。想一想，然后写下一些能使你采取主动的具体方法，以便能对你的时间有更多控制权。2通盘考虑 从你想达到的目标反推出要做的事情，然后详细 计划。写下你的目标，然后从目标出发，逐步写出你需要做的事情。估计每一步所需的时间，然后列出整体计划。3按顺序做事 对任务进行分类，舍弃不需要的任务，然后把 剩下的任务排序，以便优先处理紧急和重要的任务。80%的事情只 需要 20%的努力。而 20%的事情是值得做的，应当享有优先权。因此要善于区分这 20%的有价值的事情，然后根据价值大小，分 配时间。做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效 果；把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效，然后才考虑效率。4提前准备 保持主动的要诀是事先计划，例如每月制订一份 计划表，在上面标出重要的日期和繁忙的时间，据此来安排其他的 事情。,时间管理与自由,许多人讨厌日程表，认为它们夺走了自己的自由。按日程表行 事的确会降低一定的灵活性，但如果认为日程表把人变成奴隶，那 就大错特错了。这种错误源于对自由的误解。事实上，有几种不同的自由。如果混淆两种类型的自由，就会 出现上面所说的误解。首先，人们提到自由时，往往指的是选择的自由。我们按自己 的意愿，做这件事，而不做那件事。反过来讲，一个自由的人不会 被迫做出违背意愿的事情。这是一种消极的自由。第二种更重要的自由，是实现自己、控制自己行为的自由。它 是一种积极的自由，因为它通向人的目标。它可以表达为“自由的意愿”，这是更加高级的自由，也就是“成为自己想要成为的人”的自由。不过，如果只是肤浅地理解这种自由，很可能会认为它和第一 种自由是相对的，甚至无自由可言。导致这种想法产生的原因是，现实生活中，为了实现更美好大的目标，我们常常需要放弃当前的 欲望。例如，在阳光明媚的星期天上午，你也许很想出去好好地玩 一场，不去参加培训班。从第一种意义上来说，你当然可以自由选 择是否出去玩。但是，不上课很可能会导致你考试不合格，或者学 不到该学的东西。学习能使人获得更大的自由，新知识可以使人更好的完成人生的目标。,时间管理与自由,以上所说的这些是为了开阔我们的视野。我们不要把自己限制在“自由”狭窄的定义内：“自由就是想做什么就做什么”。而应把自 由看成“完成自己设定的人生目标的能力”。如果不约束和控制自 己的行为，使之符合目标，我们就无法达到人生的目标。正是因 为如此，日程表非常重要：它使我们能有计划地运用时间，以达到 自己最终的目的，实现更高层次的自由。要写一份日程表，没有固定的方式，只需遵循一些基本原则。在开始前，找到合适的工具。你可以使用一张纸、日程计划簿或电 脑来记录你的日程表。首先，你把一天的时间分为几块，如上班的 时间、吃饭的时间、睡觉的时间。然后再具体划分每一块时间。写日程表时，要现实一点。日程表是帮助你安排时间、达到目 标的工具。不要把日程表写成做不到的愿望列表，那样只会使你被 自己不切实际的计划挫败并失去信心。,时间管理与自由,灵活地执行日程表。一般来说，只将时间的 50%计划好，其余的 50%应当属于灵活时间，用来应对各种打扰和无法预期的事情。实际执行时，事情总会发生这样或那样的变化，使你不得不偏离定好的计划，如果时间表定得过于精确，反而会失去机动性和实 用性。每隔一段时间评估一次日程表。每两个星期，重新审视一遍日 程表，看它起了多大作用，是否订得过高或过低，可以怎样改进它。然后，进行必要的修改。如果你以前从未好好计划过你的时间，从头开始会有点困难。不过，时间管理和其他事情一样，你做得越多，就会做得越好。关键是要坚持大约 30 天，以养成逐日管理时间的习惯，并看到它的效果，增强信心。你不需要实施课程中提出的每一种方法，就像在超市中购物一 样，选择自己喜欢的就可以。你还可以按自己的需要改变、组合某 些方法。用一整天的时间观察你自己，尽可能详细地记录所做的事情、起止时间、效率和自己的感受。观察自己使用时间的情况时，一定要找出并记住以下几点：1你通常用哪些方式浪费时间 2你在什么情况下效率最高 3你效率最佳的时间是什么时候,时间管理PDCA,要完成某个目标，我们往往反复地计划、实施、修订，形成这样的循环圈：,我们可以从圈中的任何一点进入循环。下面是一份用于每日计划的表格，每天在固定的时段（如睡觉前）填写，第二天用这份表格提示自己。运用“计划的循环”，坚 持一个星期，提高管理时间的能力。,每日计划表,今天要做的事 日期：必须做的事情12345 应该做的事情12345 能够做的事情12345,第五天,第五天,第五天,自从第一天动手制订过一份时间计划后，我们已有好几天没进 行实战演练了。在这一节中，我们将进行具体的时间管理规划，为 自己（而不是练习题中的人物）制订一份完整的时间表。正如前一 节所说的，不同的人适合不同的时间管理类型，因此，本节按由粗 到细的顺序介绍时间管理的程序，你可以选择适合自己的细化程 度。找出第三节中绘制的树图，以它为参考，开始规划。你也许会说，我只是想订一个如何应付下个月考试的计划，并不想做出关于整整一生的宏伟计划。整体计划就像一座大厦，各段 时间的计划则像大厦中的一间间房子，如果你对整体目标不明确，大厦的框架没有搭好，房间的位置也无法确定。,第五天,不愿思考整体计划有两个原因：一是一切都由别人代为设计妥 当；二是从来没有考虑过这个问题。一旦你开始考虑，就会发现有 必要从大框架开始。例如个人理财学把人生分为几个不同的阶段：20-30 岁是由求知到收益的过渡；30-40 岁是储备时期；40-50 岁应 正视现实，调整财务状况；50-60 岁则应为退休做准备；60 岁以后 是幸福的晚年。然后再根据每个阶段的特点制订投资的具体策略。进行时间管理也应如此。只不过划分阶段的标准是你的人生目 标，而不用按着上面的样子机械地划分。尽可能详细地描述你当前所处的阶段，写下来，以便随时提醒自己。这个阶段的目标是什么？你需要完成哪几件主要的事情？它们有期限吗？期限分别是什么时候？你现在的感受如何？等等。,时间规划,明确阶段目标后，进一步将其细化，对未来的一年进行规划。进行规划并不意味着把未来的 365 天的日程安排得满满当当，而是 明确以下问题的答案：-我希望在这一年过去以后得到什么？-除此以外，这一年中还有哪些事情需要我花费时间？-我必须做哪些事情？-这些事情必须在什么时候完成？-这一年中有哪几个关键的任务？-我将怎样根据这些关键任务分配安排时间？-预计有哪些事情会干扰今年计划的执行？（如搬家、生小孩。）-今年的哪一段时期的时间最充裕、压力最小？我准备怎样充分利用这段时间？-今年的哪一段时期的时间最紧张、压力最大？你准备怎样应对？对这些问题心中有数以后，你就能自如地安排这一年的时间。下一步，我们就该为这一年写时间规划了。写的时候，请注意下面几点：,时间规划,1.首先安排固定项目 首先从工作或上课时间开始。这些时间段通常是事先就固定 的。其他的活动必须围绕它们进行。然后安排每天的日常活动，如 睡觉和吃饭。把固定的项目安排完以后，你可以看到还剩哪些时间供你支配。注意在项目之间安排休息间隔，例如每工作 50 分钟休息 10 分钟。2.根据你的生物钟安排时间 把重要的任务安排在你效率高、干扰少的时间段。把你的空余 时间按你的效率和外界干扰给予不同分值。然后，把优先度高的任 务分配到分值较高的时间段。例如，用大块的时间学习新知识。3把较大的任务分割成易于控制的小块 当你面对一个巨大的任务，被它压得喘不过气来的时候，试着 把它分成小块，使它易于管理，然后相应地安排你的时间。这样做 有几个好处，首先，你明确了完成整个任务的各个步骤，只要循序 完成各小块就能成功，畏难情绪会减轻；其次，把一个任务拆分为 若干块，可以使你的进度显得更显著，并能多次体会达到目标的喜 悦；再次，较小的任务段易于估计时间，从而加强对完成时间的控 制。,时间规划,4.充分利用零碎时间 从时间表中“剪裁”大块大块的时间后，剩下的边角余料可不能 浪费。可以用它复习学过的知识、做一两节操。一个利用小块时间 的技巧是：把你不愿做的事情分成小段，然后在做其他事情的间隙 每次完成一小片，不知不觉做完讨厌的事情。5.为每件事情设定明确的起止时间 这样可以防止项目之间互相干扰，也可以防止你把事情拖到最 后一分钟才做。6留出充分的休息和娱乐时间 在制订时间表时，千万不要“虐待”自己。要制订一个切实可行的计划，就应该为生活中真实的你“度身订做”，预留出你需要的休息和娱乐时间，使你保持良好的状态和愉快的心情。否则，执 行的时候会不断打乱计划，不但没有节省时间，反而使其他事情也 脱离预定轨道。7留出机动时间，不要把所有的时间都填满 为突发事件预留时间。一个填得满满当当的计划表是没有“防 震”性能的，稍有意外，整个计划都会“破碎”，无法执行。,时间规划,订完计划后，按下面的标准逐条检查，修改计划：1事情是按重要程度和紧急程度依次进行的吗？先处理重要 的和紧急的事情，发展型任务优于维持型任务。是否有根本不需要 做的事情列入了时间表？你不可能完成每件事情，也不可能把每件 事情做得尽善尽美。2每天应有用于自省和修订计划的固定时间。如果遗漏了这一部分，请在时间表中补上。3对于有截止期的任务，是否有足够的时间在时限内完成？没有处理过的事情往往比你想像中要花费更多时间，为它们留下充 裕的时间。4把用于生活不同方面的时间分别加总，各部分之间应保持 平衡。很多时候，在时间表的各个单项中看不出来的问题，会在合 计数字中显示出来。如果某部分明显超过或低于合理的比例，请进 行调整。,节省时间方法,下面总结了二十个节省时间的方法，请根据你的需要选用它们：1.对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。2.从优先级最高的事物着手。3.和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做。4.把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。5.为自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力，或者有时不起作用。6.找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室。7.当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”。8.学会委派别人做事。9.归纳相似的事情，把它们放在一起处理。10.减少例行事务：它们不值得花费过多时间。缩短低价值的 事件。抛开没有价值的信件和文书工作。委派别人完成、减少或推 迟优先级很低的任务。,节省时间方法,11.避免完美主义。记住 80/20 定律。12.避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现实态度。13.不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时间应付突发事件。14.设置时间限制。例如，做某些决定时，不应超过 3 分钟。15.聚精会神地做手头的事情。16.处理重要事情时，使用大块的时间。17.迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变容易。18.文书工作争取只处理一次。19.在行动以前，彻底地思索整件工作。20.第一次就做好。,时间管理浅谈,进行时间管理，就好像抛鸡蛋，你要不停地把手中的一只鸡蛋换成另一只，还要保持所有的鸡蛋都不落到地上。要做好抛鸡蛋的动作，需要耐心、毅力、练习和计划。进行良好的时间管理，同样需要这些品质。当鸡蛋越来越多，情况越来越糟的时候，你要有能力控制局面，把握好间隔和规律这正是时间管理的内容。工作时，要持之以恒地进行时间管理。你要参加业务会谈，要 赶在截止期前完成工作。时间管理的意义不仅在于帮助你达到工作 上的目标，它能使你最大程度地发挥自己的作用，并在工作和个人生活之间保持平衡。,第六天,第六天,时间管理模式,时间管理的主要内容我们已学得差不多了。在今天，我们将分 小标题学习几项有用的知识。如果说，前面的工作是搭好了房子的 框架，那么我们现在所做的就是为它装上漂亮的门、窗和地板，使 房间变得更加宜人。使用时间的模式 你是否了解自己？时间管理是帮助我们通过投资时间达到目标的技巧，因此，学习时间管理的第一步是了解你自己。你习惯怎样使用时间？要回答这个问题，仅凭感觉和记忆是不够的，必须依靠精确的记录。因为人们往往宽于律己严于律人，自 己认为在工作，在别人眼里则完全不是。例如，有的脑功能衰退患 者在求诊时，自称家中宽敞，每天可行走一万步以上，带上记步器 进行记录后发现，实际每天只走了几百步。在时间管理上也一样，自己感觉工作了若干小时，实际上，也许大部分时间在打岔、走神、吃东西，真正工作的时间只有几十分钟。因此，需要详细地记录自己的活动情况，才能客观地了解自己使用时间的模式。,练习,练习：记录你的模式 准备合适的工具，如笔、空白时间表（最好以一刻钟或半小时为一刻）、计时器，详细记录自己的活动情况，坚持一周。如果全天记录有困难，可以分段记录，比如今天记录整个上午的情况，明天记录下午和晚上的情况，后天记录上午和中午的情况，等等，然后把它们综合起来。记录中要包括以下几点：活动的开始时间、结束时间、地点、自我感觉效率、是否按计划完成（或者：是否是计划安排的事情）、中途中断的次数、原因和长短。,练习,练习,填表说明：项目：这段时间所做事情的说明；地点：进行活动的地点；效率自评：对完成效率的自我评价，可以用 ABC 或 123 为标记，如果效率有较大波动，则标出来，如 A-B（由高效率变为中等效率），或 1-3-2（由高效率变为低效率再变为中等效率）。计划：用百分数表示计划的完成比例，100%表示完成这段时间应做的 事情，50%表示只做完了一半，N/A 表示这件事是计划以外的事情。中断说明：注明中途中断的次数、原因、持续时间。,时间管理模式,你的时间的主人是谁？是家人？上司？电视？手表？你的胃？或者你的意志？在你没有仔细规划自己的时间以前，你的时间是“公共资源”，任何人、任何事都可以随意占用，而你甚至没有感觉。不管是否得 到合理使用，时间都在无可挽留地流入记忆之川。请仔细地观察自己的时间使用模式，找出你的时间的控制者。主动地拖延 我们总在学习克服拖延习惯的技巧，以便更好的利用时间。不过，在合适的时候，主动地进行拖延，也会对我们有益。当我们疲倦、沮丧或愤怒的时候，如果工作需要敏锐反应和清晰思考，中断工作比勉强自己继续进行的效果要好得多。如果我们没有足够的能力或信息来完成某项工作，最好把它暂时搁置起来，以等待条件成熟。当我们有更重要的事情要处理时，应该暂缓手头的工作，按轻 重缓急的次序安排任务。如果你准备采取某个行动以应付危机，却感觉很糟，那么最好也暂停下来，给自己更多的时间以进一步搜集信息，从多方面加以考虑，说不定会柳暗花明，发现一条新路。不过，不要以“我正在进行主动地拖延”为借口，逃避真正需要马上执行的事情。,谋杀时间的凶手,谋杀时间的凶手 1没有日程计划。有没有日程计划，决定了你这一天是主动 地生活，还是被动地回应外界环境。如果你没有规划时间，那么你 对时间的使用便无效率可言。你的时间变成一块蛋糕，谁来了都可 以分上一块，你不控制自己的时间，别人就会来控制它。你把方向 盘的操纵权让给了别人，或者信马由缰，虽然你在努力工作不断前 进，却有可能走上了错误的方向，成天忙忙碌碌地做些没有意义的 事情，不但浪费了时间，还浪费了精力。2生活失去平衡。我们的生活由七个不可或缺的部分构成：健康、家庭、金钱、知识、社交、事业、精神。我们不需要把每天 的时间均分给它们，但要保证每一项都得到充足的时间，维持生活 的平衡。如果长期忽视某个部分，不对它投入时间，生活就会失衡，其他的各项将受干扰，致使我们无法取得成功。3桌面杂乱。研究表明，桌面杂乱的人平均每天要花一个半 钟头找东西或因此走神。一个半钟头，听起来不可想象，但确实是 这么多。这儿多花几分钟，那么多花几分钟，嘀嘀答答，就像漏水 的水龙头的一样，积少成多，每天漏去大把时间。效率高的人，桌 面和工作间一般是很整洁的，这样他们就给把精力集中到今天的工 作重点上，不会被触目所及杂乱无章的东西分神，而且能很快找到 所要的东西。,谋杀时间的凶手,4睡眠不足。我们常常抱怨精力不足。我们每天的睡眠时间通常一样，但睡眠的质量并不一致。白天压力过大，常使我们成晚睡不着。这会使人陷入恶性循环：精力不足，无法完成工作，压力 加大，晚上睡不着，精力更加不足。要跳出这个循环，首先要规划 好自己的时间，提高白天工作的效率，提高成就感，减轻压力；其 次，要有意识地进行自我心理调适，缓解焦虑不安的心理。5不吃午饭。许多人不吃午饭，把午休时间用来工作，期望 取得更大成效。这样做往往适得其反。在午休时间工作也许是有效 率的，但吃午饭能使工作效率更高。哪怕短短 15 分钟的午饭和休 息，也能使我们精力充沛地重新投入工作。想一想“磨刀不误砍柴 功”这句老话就明白了。,时间的四个象限,时间的四个象限 我们每天所做的事情，可以分类归入四个象限：1 重要并且紧急：它们是危机任务 2 重要但不紧急：它们是新的机遇 3 紧急但不重要：它们是日常事务 4 既不紧急又不重要：它们是杂乱琐事 你觉得人们在哪个象限耗费的时间最多?答案是第 4 象限的杂乱琐事，因为处理这类事情没有任何压力。其次是第 3 象限，因为“会响的轱辘有油喝”，这种事情总在吸引人们的注意力。以减少处理 1、2 象限的时间为代价，处理 3、4 象限的事务，是一种变相的拖延。管理时间时，请确认你把重点放在 1、2 象限上。你可以把要做的事情列出来，分门别类地划入四个象限，然后 决定为它们花费多少时间。,时间的四个象限,时间成本,高效时间管理的秘密在于第 2 象限。如果你把精力集中于第 2象限，就能掌握时间的主动权，保持生活的平衡，减少未来可能出现的危机。每天留出一点时间处理重要而不紧急的事情，是保持领先的方法。通过这样做，你把宝贵的时间储存起来，在以后面临突发事件时，便能动用你的储蓄，在紧迫的时间压力面前应付自如。假设你有 100 元钱，20 元买了冰淇淋，70 元存入了银行，还 有 10 元不小心丢失了。买冰淇淋的钱被消费掉了，存入银行的钱 被储存起来，丢失的钱则白白损失了。每天的时间和这 100 元钱一样，有些时间被“消费”，你得到了 享受，有些时间被“储存”，为今后节省了时间，有些时间则白白浪 费。像对待钱一样认真地计划、总结时间的使用情况，合理地消费 掉一部分，坚持储存一部分，减少浪费的时间，你会慢慢地变“富 裕”，拥有丰富的人生。这些时间属于消费部分：吃饭、睡觉、逛街、看电视、聊天 这些时间属于储存部分：思考、学习、记忆、计划 这些时间属于浪费部分：无谓的等待、做不需要做的事、无聊的旅途,时间成本,计算你的时间成本 你的每个小时价值多少？首先，计算出你的时间的成本是多少。如果你受雇于人，把工 资、奖金、办公室租金、设备租金、费用、行政支持等的成本加总，除以工作时间，求出每小时的成本。如果你自己工作，也可以按相似的方法求出每小时的成本。得到这个数字后，加上一定的利润率，就得出为了维持平衡、你每小时应该创造出的价值。这也是你的时间应该获得的价值，如 果低于这一数字，你的活动就只是在消耗，而没有创造。使时间增值有两层意思，一是使你获得更多自由时间，二是使 每单位的时间能为你提供更多回报。例如，你完成某件工作，每次需要 10 小时的时间，花 5 小时 学会一种新方法以后，每次完成相同的工作只需要 7 小时时间，那 么，学习新方法的那 5 个小时使你的时间得到了增值。再如，当每小时只能赚 10 元钱的时候，每个月要赚 1000 元的 话，每天必须工作 5 小时。每小时能赚 100 元时，每天只需工作半 小时就能维持每月 1000 元的收入，从而获得更多自由时间。无疑，时间增值能使你有更多自由时间、享受更加丰富的生活。不过，努力使时间增值时，要明确自己的目标是丰富人生，避免把 增值手段当成终极目标，否则，反而会成为这些手段的奴隶，例如，当初赚钱是为了获得更大自由，赚到钱后，钱反而成了负担，成天 忧心如何使钱生钱，时间在其间飞逝无踪。,一小时,每天多出一小时 每天为自己创造出额外的一小时早起床一小时。这种创造时间的方法异常简单，同时相当有效。如果每天早起一小时，一年就可以创造出额外的 10 个星期！如果你是一个雇员，不论你的工资有多少，都只是在为他人创 造财富。即使你的工作创造了巨大的利润，也只能分得其中的一小 部分。如果你使用这 10 个星期，为自己工作，则能得到大部分收益。第一次早起可能会不习惯，不过，随着次数的增多，早起会越来越容易。你的身体会逐渐适应新的节律。,第七天,第七天,第七天,经过前面六天的学习，我们已经掌握了时间管理的基本内容。今天，我们做些什么呢？让我们来阅读