星级酒店会议谈判及其接待程序.ppt

会议谈判及其接待工作程序,准备,酒店的相关产品知识的熟悉和掌握淡旺季的划分酒店的会议指导价格同行竞争对手的会议价格,接到客户的会议询价信息时：,时间（是否有大型展会）规模（酒店的承接力度）房型要求会议摆放形式用餐要求公司名字及行业了解客人的预算,报价过程中的技巧,会议时间：淡旺季询价公司的性质：直客（有协议、没有协议）、代理商多了解会议的相关信息：会议的性质（产品推介、公司内部培训、邀请经销商或客户等），根据性质选择符合条件的会议室。尽量了解选择哪些同行酒店作为备选是否有其他公司询过类似会议对于客户提出的要求不要直接拒绝客户，要用积极的态度帮客人解决问题。,第一次报价：试探-“我们全年的会议价格是”第二次报价：针对性-让客人认为我们有吸引力，并不一定要在房价上纠缠，介绍我们的性价比（服务、性价比，环境），若确实预算不够，尽量在会议室的租金和餐饮上给客户让利，保证房价。要及时！第三次报价：特价申请,关注客户的特殊需求,是否有领导（级别、喜好，是否特殊接待如鲜花，水果等）参会人员的地域特性（南北方饮食）行业的特殊要求,利用多种渠道进行会议跟踪,本地公司争取上门拜访，递酒店的资料，邀请其参观外地公司：若有安排前期酒店考察，争取来酒店参观体验（宴请、试住），若没有可用邮件发送酒店相关资料及书面报价，并利用携程网上的评价吸引客户，使其从多方面了解酒店资料记录,会议谈判失败后，不应气馁，应:1、了解失败的原因2、询问该公司是否有其他会议符合我店标准3、了解该公司此类会议的频率，争取下次合作4、资料记录，定期跟办,会议接待前的洽谈工作,与组织者联系，详细了解组织者的需求及会议代表的基本情况，了解会议的内容、人数、房间数量、时间、用餐情况、会场安排布置、旅游的安排、会议主要领导、会议签单人、付款方式等；详细介绍酒店及酒店设施介绍：包括 安顺旅游信息和酒店位置、餐饮、娱乐设施、安全设施及价格等告知组织者，提供分析及使用建议，以便组织者选择酒店；制定会议接待协议并发送会议组织者；预留会议房间和用餐场所、会议室；如果签订会议接待协议，应于会议开始的前三天将会议接待事宜通过酒店OA发送各相关部门；会议安排房间50间以上应提前一天组织相关部门开会议接待协调会，以便能更好的做好在店期间的服务；,会议接待前的准备工作,与会议组保持联系和沟通提前一天了解会议代表的信息，了解会议期间领导的详细信息（姓名、职位、喜好、忌讳、的具体情况）；与会议组织者再次确认房间数量及类型（标间、单间、套房及工作人员用房）；客人用房 各种类型房间数、及方向位置（分布的楼层及是否靠近电梯）；工作人员 用房数量及位置（后勤工作人员用房需要同客人在同一楼层，并尽可能靠近VIP贵宾的房间，以便为贵宾提供快速、周到的服务）；房间布置 客人抵达前必须完成对房间清洁卫生工作，同时检查房间内设施是否能正常使用。抵达前 1 小时，按照要求为房间配送水果、鲜花、茶具(需每天更换)；房间号码-提前得到所有房间号码，并根据提供的分房名单进行分房；大堂-按照要求布置欢迎水牌、LED欢迎告示、设置报到台（为抵达酒店的所有客人办理入住手续，并领取房间钥匙，以便使客人抵达酒店后，能快速领取钥匙进入房间）；会议手册-提前3天与会议组织者确认是否制作，如需应与会议组织者确认，通过采购部联系供应商制作；如果会议期间的领导涉及酒店股东关系或直接领导关系，应提前一天知会酒店行政部负责人，以便安排具体的酒店领导迎见；,一、会议各类信息确认和检查工作,会议接待前的准备工作,与会务组保持联系和沟通提前一天了解会议代表的信息，了解会议期间领导的详细信息（姓名、职位、喜好、忌讳、的具体情况）；与会议组织者再次确认房间数量及类型（标间、单间、套房及工作人员用房）；客人用房 各种类型房间数、及方向位置（分布的楼层及是否靠近电梯）；工作人员 用房数量及位置（后勤工作人员用房需要同客人在同一楼层，并尽可能靠近VIP贵宾的房间，以便为贵宾提供快速、周到的服务）；房间布置 客人抵达前必须完成对房间清洁卫生工作，同时检查房间内设施是否能正常使用。抵达前 1 小时，按照要求为房间配送水果、鲜花、茶具(需每天更换)；房间号码-提前得到所有房间号码，并根据提供的分房名单进行分房；大堂-按照要求布置欢迎水牌、LED欢迎告示、设置报到台（为抵达酒店的所有客人办理入住手续，并领取房间钥匙，以便使客人抵达酒店后，能快速领取钥匙进入房间）；会议手册-提前3天与会议组织者确认是否制作，如需应与会议组织者确认，通过采购部联系供应商制作；如果会议期间的领导涉及酒店股东关系或直接领导关系，应提前一天知会酒店行政部负责人，以便安排具体的酒店领导迎见；,一、会议各类信息确认和检查工作,会议接待前的准备工作,第一时间与会议负责人联系，并逐一落实各项要求,做好会议接机迎接的服务，当获悉重要领导接机信息应第一时间通知相关人员迎接（股东单位领导由酒店领导出面迎接、公司重要领导有营销部门领导出面迎接即可）。VIP 客人将有专人引领至房间。检查会议将在酒店使用的餐厅情况，提前确认的菜单（注意了解会议客人对菜式的要求），开出独立的用餐区，仅供会议客人使用。用餐之前还需确认桌签姓名的准确性，桌签的分配由会议组织者来确认排放；会议代表抵达当日销售代表与会议负责人确认隔日会议室的场所布置情况（摆放形式、背景板文字、音响系统、茶歇、桌签等），有修改及时变更避免在会议当日更改影响会议顺利进行；将重要领导或会议VIP客人房间号及时知会相关部门，提醒做好在店期间的服务工作；会议期间与会议负责人确认安排旅游事项，可与旅行社联系提前安排好旅游路线和预留导游员若干名，挑选形象气质具佳，经验丰富，服务态度好，并富有责任心的导游。对于在店期间有些会议领导可能多次来安顺，对旅游不感兴趣的，可做好其他的休闲活动，并提前安排好车辆和具体的活动项目；会议期间，负责会议销售代表应随时在店听候会议组织者的临时安排，确保会议的要求能得到及时解决和协调；,二、会议接待,会议接待前的准备工作,与会议组织者了解会议代表的离店时间，主要了解会议重要领导的航班号，以便能第一时间在酒店欢送重要领导；与会议组织者确认离店的房间数量并确认签字会议账单，确认结算方式；了解会议组织者的离店具体时间，并安排好车辆送会议组织者；如有必要宴请（原则上安排自助餐）会议组织者以表示感谢，并可借机了解会议接待中的不足之处；会议结束后做好记录，以便在今后的会议接待弥补不足之处；,三、会议结束期间的工作,