新归档文件整理规则解读.ppt
新归档文件整理规则解读,中卫市档案局马进虎,学习的主要内容,一、新归档文件整理规则出台的背景和过程 二、归档文件整理规则出台的重大意义三、归档文件整理规则四、需要注意的问题,一、归档文件整理规则出台的背景和过程,2000年国家档案局发布了归档文件整理（DA/T22-2000），规则在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于以往“立卷”方法的“文件级”整理方法，它是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。原规则实施10多年以来，对规范和加强单位档案整理、促进档案工作更好地服务经济社会发展发挥了积极作用。近年来，随着我国经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用，信息化在档案管理的作用越来越大，原规则的一些内容经过实践证明可以进一步规范统一。因此2014年起国家档案局组织力量对原规则进行修订，2014年底形成归档文件整理规则（征求意稿），向档案系统和社会公开征求意见，2015年国家档案局组织有关专家评审新规则通过后，于2015年10月25日正式对外发布。,二、归档文件整理规则出台的重大意义,一是在遵循文件整理工作基本规律的基础上，简化整理步骤，提高文件整理效率；二是适应档案管理现代化需要，尤其是信息化在档案中的作用越来越大，归档文件整理要适应计算机存储、利用档案的需要；三是在实践的基础上，进一步规范统一归档文件整理，更有利于档案信息资源共享。,三、归档文件整理规则,1.归档文件整理规则适用范围 新规则适用于各级机关、团体、企事业单位和其 他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其 他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定，从 其规定。,三、归档文件整理规则,2.1 归档文件 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电 子文件材料。2.2 整 理 将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据 包组织、存储等），使之有序化的过程。,三、归档文件整理规则,2.3 归档文件的整理单位 件2.4 档 号 在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序,三、归档文件整理规则,3.归档文件的整理原则 a:归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间 的有机联系 b:归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用 c:归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算 机管理和计算机辅助管理。d:归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统 一。,三、归档文件整理规则,4.归档文件整理要求 4.1 组件 4.1.1 件的构成 归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件；11 有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。,三、归档文件整理规则,4.1.2 件内文件顺序 归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文文本在前，外文文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。,三、归档文件整理规则,4.2 分类4.2.1 立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性4.2.2 归档文件一般采用年度-机构（问题）-保管期限、年度-保管期限-机构（问题）等方法进行三级分类；还可用年度-保管期限的二级分类法。,三、归档文件整理规则,a)按年度分类：将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年，并在附件项加以说明。,三、归档文件整理规则,b)按机构（问题）分类：将文件按其形成或承办机构（问题）分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。,三、归档文件整理规则,c)按保管期限分类：将文件按划定的保管期限分类。注：规模较小的或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采用年度-保管期限等方法进行二级分类。,三、归档文件整理规则,4.3 排列 a)归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。b)同一事由的文件，按文件形成先后顺序排列。c)会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。,三、归档文件整理规则,4.4 编号4.4.1 归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循以下五个原则：,合理性,唯一性,稳定性,扩充性,简单性,三、归档文件整理规则,4.4.2 档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“”隔开。如档案局办公室2016年形成永久保存的文书档案第一件“W010-WS2016-Y-BGS-0001”。如按二级分类法整理的单位，则省略机构问题这一项！“W010-WS2016-Y-0001”,三、归档文件整理规则,4.4.3 档号按照以下要求编制：a）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用 4 位数字或者字母与数字的结合标识，按照 DA/T13-1994 编制。b）档案门类代码年度：归档文件档案门类代码由“文书”2 位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以 4 位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2016”。c）保管期限：保管期限分为永久、定期 30 年、定期 10 年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。,三、归档文件整理规则,d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用 3 位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用 4 位阿拉伯数字标识，不足 4 位的，前面用“0”补足，如“0026”。,三、归档文件整理规则,4.4.4 归档章的加盖及填写 归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。,三、归档文件整理规则,4.4.5 归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项。页数用阿拉伯数字标识。如下图：,45,Y,BGS,0001,2016,W010,三、归档文件整理规则,4.5 编目4.5.1 归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。4.5.2 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。a）序号：填写归档文件顺序号。b）档号：档号按照上面讲解的进行编制。c）文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。d）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关 或署名者。,三、归档文件整理规则,e）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“”。f）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如 20170314。g)密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。h）页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。i）备注：注释文件需说明的情况。,三、归档文件整理规则,4.5.3 归档文件的目录使用电子表格进行编制，目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置，如下图：,三、归档文件整理规则,4.5.4 归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面 如下图所示：,三、归档文件整理规则,5.纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架 5.1 修整 归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。主要体现在以下几种：a:归档文件已破损的，应按照DA/T25-2000予以修复；b:归档文件字迹模糊或易退变的，应予复制；c:归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品；d:对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的 前提下进行折叠；e:对于页面不平整的，应压展放平；,三、归档文件整理规则,5.2 装订 根据国家档案局要求：“需永久或定期保管，但尚未完成整理、数字化工作，需要临时固定的文书档案使用不锈钢夹装订”。所以我们统一意见，各立档单位统一使用不锈钢夹装订。注：不锈钢夹装订时，不同文件的装订位置应错开，以方便装盒，节省保存空间。,三、归档文件整理规则,5.3 编页 a:纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。b:页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。c:文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可保持原有页码不变。,三、归档文件整理规则,5.4 装盒 将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。,三、归档文件整理规则,5.4.1 档案盒 a:档案盒封面应标明全宗名称（立档单位的全称）。档案盒的外形尺寸为310mm220mm（长宽），盒脊厚度可以根据需要设置20mm、30mm、40mm、50mm等.,三、归档文件整理规则,5.4.1 档案盒 b:档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并设置机构（问题）等选择项，如下图所示：,三、归档文件整理规则,5.4.2 备考表 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期 a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。b）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。c）整理日期：归档文件整理完成日期。d）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。e）检查日期：归档文件检查完毕的日期。,三、归档文件整理规则,5.4.2 备考表,三、归档文件整理规则,6.5 排架 归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。注：按照我局档案库房的排列上架要求，统一按照同一个保管期限根据盒号从小到大、从左到右的顺序排列，永久在前，定期在后。,四、需要注意的问题,1.归档文件整理过程中，有拿不准的地方时，及时联系我局业务指导人员，切勿凭自己的感觉去整理，免得做无用功。2.对于按照二级分类法整理档案的单位，我们在归档章和盒脊上的机构（问题）一栏不用填写，按照三级分类的单位必须把所有项填写完整。3.编页时，有使用过的纸翻过来打印出的草稿，不要把不属于本件档案的内容编进来。,谢 谢 大 家,谢 谢 大 家,
