文秘基础课件第九章会议工作.ppt

第九章 会议工作,第一节 会议工作,第二节 会议的前期准备,第五节 会议方案的制定,第三节 会议的前期准备,第四节 会议的文书工作,第六节 会见和会谈,第七节 新型会议,一、会议概念,会，就是聚会，集合，会合；议，就是商讨，议论。会议，就是把人们组织起来，讨论和研究问题的一种形式。从历史学的角度看，会议作为人们的一种活动方式，是与当时落后的生产力相适应的原始民主制的具体表现。从信息学的角度看，会议是输入信息、加工信息、输出信息的一种方式。从系统工程的角度看，领导机关或管理层召开会议是一种领导方式。,第一节 会议工作,中国人民政治协商会议第十届全国委员会第一次会议,第一节 会议工作,海南博鳌亚洲论坛,第一节 会议工作,二、会议的要素,构成会议的要素有：会议名称、会议时间、会议地点、会议主持者、会议参与者、会议议题、会议进行的方式方法、会议的文件、会议的结果、会议的费用等。,第一节 会议工作,三、会议的种类,按规模分特大型会议、大型会议、中型会议、小型会议。按会期分定期会议、不定期会议。按级别分中央级、地方级。按功能分决策型会议、分工协调会议、动员激励会议、总结评比会议、纪念庆典会议、信息交流会议、研讨会、展览会。按召开方式分集中会议、分散会议；电话会议、电视会议、广播会议、网络会议。按涉外与否分国内会议、国际会议。按密级分公开会议、内部会议、机密会议。按内容分综合性会议、专题性会议。,第一节 会议工作,四、会议的作用,交流信息，互通情报；发扬民主，集思广益；增进友谊，促进团结；科学决策，协调行动；带动消费，促进经济。,第一节 会议工作,五、会议的控制,从我国的现状来看，“会海”已成为机关工作中的一大“公害”。它的危害有：（1）时间、精力的浪费（2）经济的浪费（3）信息的重复、浪费（4）滋长不正之风。加强会议控制，秘书人员应作好以下工作（1）改变会议观念，提高工作效率（2）会议应有领导、有计划、有制度,第一节 会议工作,一、会议的前期准备工作,1安排会议议题 2确定与会人员3确定会议时间 4确定会议方式5确定会议场所 6确定会议议程7制定会议日程 8制发会议通知9准备会议必需品 10布置好会场11准备会议文件资料,第二节 会议的前期准备,安排会议议题,第二节 会议的前期准备,确定与会人员,第二节 会议的前期准备,确定会议时间,第二节 会议的前期准备,确定会议方式,第二节 会议的前期准备,确定会议地点,第二节 会议的前期准备,确定会议场所,第二节 会议的前期准备,确定会议议程,第二节 会议的前期准备,确定会议日程,第二节 会议的前期准备,准备会议必需品,第二节 会议的前期准备,布置会场,第二节 会议的前期准备,准备会议文件资料,第二节 会议的前期准备,会议准备程序图,第二节 会议的前期准备,第二节 会议的前期准备,常见会议座位布局,第二节 会议的前期准备,常见会议座位布局,第二节 会议的前期准备,常见会议座位布局,第二节 会议的前期准备,常见会议座位布局,第二节 会议的前期准备,第二节 会议的前期准备,第二节 会议的前期准备,第二节 会议的前期准备,第二节 会议的前期准备,第二节 会议的前期准备,二、会前准备应注意的问题,1安排周密、不丢不漏。2反复检查，杜绝隐患。3集中力量，确保时限。,第二节 会议的前期准备,一、会议中的组织服务工作,1会场中的组织服务工作（1）会前检查会场（2）签到（3）引导就座（4）分发文件（5）维持会场秩序（6）内外联系，传递信息（7）处理临时交办事项（8）做好会议记录（9）收集会议资料（10）编写会议简报（11）其他服务工作,第三节 会议的前期准备,检查会场,第三节 会议的前期准备,一、会议中的组织服务工作,2会议场外的科学管理（1）经费（2）食宿（3）交通（4）活动（5）保健保安,第三节 会议的前期准备,二、会议后的善后落实工作,1会后检查会场 2离会工作 3整理、编写会议文件 4立卷归档 5会务总结 6检查催办,第三节 会议的前期准备,第三节 会议的前期准备,第三节 会议的前期准备,会议文件立卷归档,第三节 会议的前期准备,一、会议文书工作的特点、主要内容,1会议文书工作的特点 时间紧，变动大，政策性强。2会议文书的主要内容（1）会议的指导文书（2）会议的主题文书（3）会议程序文书（4）会议简报和会议记录文书（5）会议参考文书（6）公告、传达文书（7）会议管理文书,第四节 会议的文书工作,二、几种常用会议文书的撰写要求,1会议通知 2会议规则 3会议记录 4会议简报,第四节 会议的文书工作,第四节 会议的文书工作,第四节 会议的文书工作,1安排会议议题，确定会议名称、规模和规格 2提出与会人员范围或人员名单 3拟定会议的会期 4拟定会议的议程与日程安排 5准备会议文件，落实后勤工作,第五节 会议方案的制定,一、会见和会谈的意义,会见指双方会晤。礼节性会见时间较短，话题较广泛；政治性会见大多涉及双边关系、国际局势等重大问题；实务性的会见，时间较长，话题较集中，往往涉及企业经营、商业贸易、文化交流等具体内容。会谈是指双方或多方就某些重大问题正式交换意见或磋商。会谈的含义有大有小，大的指国家和地区之间的双边或多边会谈；小的指两人或多人对共同关心的事情进行商讨。,第六节 会见和会谈,中国外交部长李肇新会见巴林副首相兼外交大臣默罕默德,第六节 会见和会谈,在北京举行的第二轮朝核问题六方会谈,第六节 会见和会谈,二、安排会见、会谈的一般原则,1 我国的外交、外事礼宾工作的三项原则（1）礼宾工作要以我国对外政策和策略为指导（2）坚持平等互利的原则（3）热情周到而不铺张,第六节 会见和会谈,二、安排会见、会谈的一般原则,2企事业单位重要的会见、会谈的注意事项（1）对等会见、会谈（2）注意保密（3）注重实效,第六节 会见和会谈,三、会见、会谈中的会务工作,（1）对方提出会见、会谈要求，秘书应将对方要求的目的、人数、职务以及会见（会谈）什么人等事项报告领导；我方应尽早予以回复，约定时间。（2）会见（会谈）的安排者应当在适当的时候把时间、地点、我方出席人、具体安排和注意事项通知对方；（3）会见（会谈）的安排者要准确掌握会见（会谈）的日程表和具体时间表；安排好有关人员的食、宿、交通、访问等具体事宜。,第六节 会见和会谈,四、会见、会谈的座位安排,1会见座位的安排 2会谈的座位安排 会谈多以双边为主，也有多边会谈。几个人的会谈可不另设会场，座位安排同会见。较多的人会谈需专设会场，通常用长方形、椭圆形、圆形或方形会议桌,第六节 会见和会谈,第六节 会见和会谈,第六节 会见和会谈,第六节 会见和会谈,会见时的座位布局,第六节 会见和会谈,会见时的座位布局,第六节 会见和会谈,会见时的座位布局,第六节 会见和会谈,会谈时的座位布局,第六节 会见和会谈,会见时的座位布局,五、会见会谈的合影安排,合影时一般主人居中，按礼宾次序，以主人右手为上。如果是会见、会谈双方合影，主客双方间隔排列。第一排既要考虑人员身份，也要考虑场地大小，能否都摄入镜头。一般两端由主方人员把边。,第六节 会见和会谈,第六节 会见和会谈,国务院副总理回良玉与来访的荷兰王储威廉亚历山大一行合影留念,第六节 会见和会谈,第六节 会见和会谈,一、新型会议方法,1开放式会议 2“鱼缸”会议法,第七节 新型会议,二、新型会议服务的兴起,由于会议在人类生活中发挥的重要作用，人们已经离不开会议。文化、体育、商业等方面各类形式和各种规模的会议召开，在客观上又带动了市场的消费，从而促进了经济的发展。利用现代网络科技手段，新型会议服务正向着高质量、高效率、低成本方向发展。作为秘书人员，应该了解有关的信息，学会利用现有资源，更好地完成会议组织服务工作。,第七节 新型会议,