文书工作基础理论.ppt

文书工作基础理论一、文书工作的性质1.文书工作的概念 文书工作，就是指通过互相衔接的一系列程序和手续完成拟制、处理和管理文件材料的工作。对文书工作的概念，可以从以下几方面理解：1）文书工作的对象是文件。2）文书工作的主要任务就是制发、收办、管理文件。3）文书工作是围绕文书运动的全过程所进行的一系列相互衔接的程序和手续的总称，而不是仅指某一个或某几个程序。4）文书工作的每道程序和手续，都有各自的规范和技术要求，不可以有随意性。,2.文书工作的性质 1）政治性 2）机密性 3）时效性 4）规范性 5）程序性,二、文书工作的基本任务与重要性1.文书工作的基本任务 1）文件的撰写与处理 2）平时归卷与调阅 3）年终立卷归档 4）记录的整理 5）准备参考资料 6）编写大事记 7）其它事务性工作,2.文书工作的重要性 1）文书工作是机关行政管理工作不可缺少的重要工作 2）文书工作是机关工作的纽带 3）文书工作是保守党和国家机密的重要环节 4）文书工作是档案工作的基础,三、文书工作的基本原则1.准确 周密2.迅速 适时3.保密 安全4.精简 高效5.党政分开6.实行统一管理,四、行文规则与方式1.行文规则 1）行文时要尊重组织系统隶属关系 2）行文时要尊重机关职权 3）行文时要考虑是否服从工作需要 4）行文时要明确发文权限 5）两个以上的同级机关可以联合行文 6）经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，同样具有法律效用，可不再行文。,2.行文方式 1）逐级行文 2）多级行文 3）直达行文 4）越级行文 5）平行行文,其中,越级行文主要适用于下列情况:1)由于情况紧急，逐级上报会延误时机、造成损失的问题。如战争、严重自然灾害等；2)经过多次请示直接上级机关，长期未能得到解决的问题；3)与直接上级机关有争议，而无法解决的问题；4)上级机关交办的，并指定越级上报的问题；5)对直接上级机关进行检举揭发的问题；6)与直接上级机关无关，需越级询问、联系的一般问题。,五、机关文件的处理程序 1、收文处理程序 收文处理程序可分为文件的收进阶段和阅办阶段，具体包括签收、拆封、登记、加盖收文章、分发、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归卷等环节。,收文处理程序,2.发文处理程序 发文处理程序可分为文件的制作阶段和制发阶段，具体包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、封发、传递、询办、归卷等环节。,发文处理程序,3.立卷归档程序 立卷归档程序可分为立卷阶段和归档阶段，具体包括拟制立卷类目、搜集整理文件、组合案卷、填写案卷封皮、编写案卷目录、移交归档、销毁等环节。,立卷归档程序,六、文件的立卷与归档 文件立卷归档，是指文书部门将办理完毕的，具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律，组成案卷，向档案部门移交的行为过程。这是文书工作的最后一环，也是档案工作的起始阶段，它是文书转化为档案的根本标志。,1文件立卷的意义（一）对文件进行立卷归档，可以保持文件之间的历史联系，便于查找利用。（二）对文件进行立卷归档，可以维护文件的完整与安全，便于管理。（三）进行文件立卷归档工作，可以保持文书工作的连续性。（四）文件立卷归档工作，不仅为档案工作奠定了物质基础，也为国家积累了宝贵的文化财富。,2文件立卷的原则 1）按照文件形成的自然规律 2）保持文件之间的历史联系 3）照顾文件的保存价值 4）便于保管和利用3文件立卷六特征 1）作者特征 2）通讯者特征 3）问题特征 4）名称特征 5）时间特征 6）地区特征,4文件立卷的基本步骤 1）编制立卷类目 2）平时归卷 3）年终立卷 具体操作过程为：卷内文件排列编号定卷填写卷内文件目录填写卷内备考表装订立卷检查,5文件的销毁 在销毁文件时，要注意以下几点：1）按上级规定权限和范围销毁。2）履行销毁审批手续。3）销毁文件应登记造册。4）在指定时间和地点销毁。5）指派专门的监销人员。,