数据库系统管理与维护.ppt
数据库系统管理与维护,ACCESS,第10章 数据的交换,学习要点,掌握数据库系统间交换数据的方法掌握Access与Word交换数据的方法掌握Access与Execl交换数据的方法在计算机系统中，不同系统产生的文件格式是不同的；在Access环境下，通过数据导入和导出实现不同系统环境下数据资源的共享。,数据库系统间交换数据,Access系统为用户提供了数据的导出和导入操作，可使不同系统程序中的数据实现相互传递。数据导出就是将Access中的数据库对象导出到另一个数据库，或导出到Excel或Word中的操作。数据导入就是将另一个Access中的数据库对象导入到当前数据库，或将其他系统格式文件转换成Access数据格式。,Access数据库,数据库,导入,其他文件,导入,数据库,导出,其他文件,导出,数据库系统间交换数据,将数据库对象导出到另一个数据库中在Access数据库系统中，可以将数据库中的一个数据库对象导出到另一个数据库中；如果导出到当前数据库中，则产生该对象的一个副本。例10.1 导出数据库对象打开要导出的数据库对象在数据库窗口中，选择“文件”-“导出”命令，打开“将表班级表导出为”对话框。,数据库系统间交换数据,在“将表班级表导出为”对话框中，选择存放导出对象的数据库，再单击“全部导出”按钮，打开“导出”对话框。在“导出”对话框中，输入导出后的文件名，单击“确定”按钮。,数据库系统间交换数据,将其他数据库中的对象导入到当前数据库中在Access中，可以使用数据传送的方法，将其他数据库中的对象导入到当前数据库中。操作步骤：打开要导入数据的数据库在数据库窗口中，选择“文件”-”获取外部数据”-”导入”命令，打开“导入”对话框。,数据库系统间交换数据,在“导入”对话框中，选择提供导入数据的数据库，单击“导入”按钮，打开“导入对象”对话框。在“导入对象”对话框中，选择要导入的数据对象，单击“确定”按钮。,Access与Word交换数据,将数据库对象导出到Word在Access中，将数据库对象导出到Word，可以实现Access中报表的重新制作和排版例10.2 将Access的报表导出到Word中打开要导出的数据库在数据库窗口中，选择要导出的数据库对象，选择“学生卡”,Access与Word交换数据,选择“工具”-”Office链接”-”用Word发布”，可自动生成并运行与原数据库对象同名的Word文件,Access与Word交换数据,为Word中的邮件合并提供数据源Word邮件合并数据源是专门用于制作邮件信笺和邀请函的特殊格式的Word文本。例10.3 以“学生信息表”为源文档实现邮件合并操作步骤：在Word中创建邮件合并的主文档。,Access与Word交换数据,打开数据库，在数据库窗口中，打开“学生信息表”选择“工具”-”Office链接”-”用Word合并”命令，打开”Microsoft Word 邮件合并向导”对话框。,Access与Word交换数据,选中“将数据链接到现有的Microsoft Word文档”单选按钮，打开“选择Microsoft Word文档”对话框。,Access与Word交换数据,在“选择Microsoft Word文档”对话框中，选择现有的Microsoft Word文档（“会议通知”文档），再单击“打开”按钮，打开Microsoft Word窗口,Access与Word交换数据,在Microsoft Word窗口中，选择“工具”-”信函与邮件”-”邮件合并”选项，打开“邮件合并”任务窗格。,Access与Word交换数据,在“邮件合并”任务窗格中，单击“下一步：撰写信函”，进入撰写信函窗口。,Access与Word交换数据,在Word窗口中，将光标移到第二行“同学”前面，再单击“其他项目”，打开“插入合并域”对话框。,Access与Word交换数据,选择“姓名域”，单击“插入”按钮，再单击“关闭”按钮。,Access与Word交换数据,单击“下一步：预览信函”，利用按钮预览一个合并信函。单击“下一步：完成合并”，单击“编辑个人信函”，打开“合并到新文档”对话框。选中“全部”单选按钮，单击“确定”按钮，生成一个新的Word文档。保存新建的Word文档。,Access与Excel交换数据,Excel有强大的数据计算、分析及图表处理能力，将Access中的数据库对象导出到Excel中，Access中的数据库对象的作用会大大提高。将数据库对象导出到Excel中在Access中，可以将表作为无格式数据导出到Excel中，也可将查询、窗体或报表直接导出到Excel中。例10.4 将Access的查询结果导出到Excel中打开数据库，在数据库窗口中，打开“学生-班级查询”,Access与Excel交换数据,在数据库窗口中，选择“工具”-”Ofifice链接”-”用Excel分析”命令，可自动生成一个同名的Excel文件。,Access与Excel交换数据,或者选择“文件”-”导出”命令，在打开的对话框中定义导出后文件存放的文件夹，以及保存的文件类型为Microsoft Excel,可自动生成一个同名的Excel文件。,Access与Excel交换数据,将Excel中的数据导入到数据库中在Access中，不仅允许将数据导出到Excel中，也允许将Excel中的数据导入到Access数据库中。例10.5 将Excel电子表格导入到Access数据库中。打开数据库。在数据库窗口，选择“文件”-“获取外部数据”-“导入”命令，打开“导入”对话框。,Access与Excel交换数据,选择导入的Excel文件，打开“导入数据表向导”对话框。,Access与Excel交换数据,在“导入数据表向导”对话框中，确定工作表区域，单击下一步。确定指定的第一行是否包含列标题，单击下一步。确定数据保存位置，单击下一步。,Access与Excel交换数据,指定正在导入的每一个字段的信息，单击下一步。为新表定义一个主键，单击下一步。,Access与Excel交换数据,确定新表的名称为“选修课成绩”，单击“完成”按钮，结束对导入数据的Excel文件的操作。,Access与Excel交换数据,在数据库窗口中，打开新表。,
