库控部培训资料楼面.ppt
库控票据部培训资料(楼面),第1页,2023/8/14,林伟仙,福州新华都综合百货有限公司（五四店）,库控票据部培训资料,库控票据部培训资料(楼面),第2页,2023/8/14,介绍,库控部的作用 库控部的工作职责 门店大类信息 门店商品部的划分及分管大类 库控部的相关术语 库控部的相关报告 库控部的相关报表 现货变更的操作流程及注意事项 三十天盘点的操作流程 其它,库控票据部培训资料(楼面),第3页,2023/8/14,库控部的作用,维护好库存确保库存准确，保障门店良好正常的销售，降低损耗，确保相关业务部门的规范操作，同时为各管理层的人员提供相关报告、报表。,库控票据部培训资料(楼面),第4页,2023/8/14,库控部的工作职责-1,了解商场结构及运作方式，熟练应用MIS系统，共同维护系统的正常运作；了解影响库存差异的各种原因及各种报告的产生条件与使用方法；跟踪每期的店内促销商品与DM促销商品相关信息；打印、分发、处理各种报告；配合、督促及抽查楼面有关盘点（年度盘点、生鲜盘点、区域盘点、三十天盘存、滚动周盘点等）的情况，跟进引起各区域库存差异的事项；,库控票据部培训资料(楼面),第5页,2023/8/14,库控部的工作职责-2,维护商品库存的真实性，配合采购部管理好商品条码。增强商品数据的统计与整理，便于部门合理订货，及时补充缺货；处理楼面提交的各种问题，如不能扫描商品、价格错误、一品多码等；及时反应问题并纠正工作中存在的不正确的操作方式；配合外仓、大小家电，贵重商品，专柜（烟酒）等的跟踪盘点，跟进引起各区域库存差异的事项；配合生鲜科完成月中与月末的盘点报表统计工作；,库控票据部培训资料(楼面),第6页,2023/8/14,库控部的工作职责-3,及时向营运部及有关领导提供各种报表，以便营运现场管理；配合相关部门做好年度大盘点的相关工作；完成上级领导交办的其它任务；对营运部同事的培训等。,库控票据部培训资料(楼面),第7页,2023/8/14,门店大类信息,分类表,库控票据部培训资料(楼面),第8页,2023/8/14,门店商品部的划分及分管大类-1,商品部分为：鲜货部、食品部、非食品部鲜货部组别有：熟食组：01部门 果蔬冻品组：0507部门 鲜肉组：03部门 面包海鲜组：02、04、24部门食品部组别有：休闲组：0811部门粮 油 组：1721、23部门烟酒饮料组：1216、22部门家居百货组：2830部门清洁美妆组：2627、51、87部门,库控票据部培训资料(楼面),第9页,2023/8/14,门店商品部的划分及分管大类-2,非食品部组别有：家电组：3234部门文体组：3539、50部门服饰组：4043部门针织组：4445、91部门,库控票据部培训资料(楼面),第10页,2023/8/14,库控部的相关术语-1,报告中的周：,卖场、外仓、索赔、配送中心,商品状态：,正常、停购、停销,最后销售日：,实际指的是最后的出库日,不是当只零售出库日,潜在销售：,指的是可销售的库存金额,指的是前七天,指前五周的销售平均值,周均：,库区:,库控票据部培训资料(楼面),第11页,2023/8/14,库控部的相关术语-2,日均:,盘点：,对卖场销售的所有商品进行最小销售单位的实地点数,盘点最佳时间：,每日营业前或营业结束（因现有电脑库存每24小时刷新一次，所以此时机存最准确）,SKU数：,指的是商品的品种数(卖场不重复的商品条形码),指前七天的销售平均值,库控票据部培训资料(楼面),第12页,2023/8/14,库控部的相关术语-3,盘点分类:：,生鲜盘点、区域盘点、滚动日/周盘点、三十天盘存、年度大盘点,盘点要求：,尽可能发现问题,一旦出现库存与实际数量不符,要向相关部门通告并要求24小时内跟进,48小时作出系统调整,库控票据部培训资料(楼面),第13页,2023/8/14,库控部的相关术语-4,周转天数计算公式：,（期初库存+期末库存）/2/期间销售*期间天数(所有数据均为不含税金额且不含联营),周转天数要求：食品20天、非食品25天、卖场25天,库控票据部培训资料(楼面),第14页,2023/8/14,库控部的相关术语-5,合作方式:,购销商品,联营商品,购销原料,代销商品,自制商品,库控票据部培训资料(楼面),第15页,2023/8/14,库控部的相关报告,负库存详情报告（日报）：,区域所有,PI0,状态所有，非生鲜(含7大类)，购销方式,(未及时跟进，一天以上用黄笔，2天以上用红笔)，单据未生效的除外,注意标注：,库控票据部培训资料(楼面),第16页,2023/8/14,库控部的相关报告,负库存详情报告产生原因及解决办法：,1.单据未及时生效,3.收货错误,2.机存不准,4.商品间混卖(调包、条码扫错),5.大类码更换或转换供应商,6.促销赠品作正常商品出售而促销赠品在店内亦有售,7.预售、团购或批发商品,货未提,库控票据部培训资料(楼面),第17页,2023/8/14,库控部的相关报告,负库存详情报告产生原因及解决办法：,8.条码粘贴不牢,9.现货变更不准/错误,10.大盘点数不准/错误,11.捆绑商品/整拆零销售,库控票据部培训资料(楼面),第18页,2023/8/14,库控部的相关报告,缺货详情报告（日报）：,区域卖场,PI0,状态正常，非生鲜(含7大类)，购销方式,星期六与上周对比，过滤第一周销量为“0”，外仓也为“0”的为长期缺货,长期缺货：,缺货要求控制占比为2.5%,库控票据部培训资料(楼面),第19页,2023/8/14,库控部的相关报告,缺货详情报告产生原因及解决办法：,1.机存不准，实际有货,2.遗漏订货或订单过期,3.久下订单但供应商无货,4.准备取消陈列商品未停购,5.季节性商品未停购,库控票据部培训资料(楼面),第20页,2023/8/14,库控部的相关报告,缺货详情报告产生原因及解决办法：,6.场内无库存，外仓有库存,7.新品或恢复采购商品,8.款项问题,9.订单有问题(单价数量等),10.见负库存原因,库控票据部培训资料(楼面),第21页,2023/8/14,库控部的相关报告,无流动商品报告（周报）：,一.周无流动商品报告,二.14天无流动商品报告,三.五周无流动商品报告,（周六打印并回收上周周报）,五周正常要求控制占比为4.0%,库控票据部培训资料(楼面),第22页,2023/8/14,库控部的相关报告,周无流动商品报告：,区域卖场,PI0,状态正常，非生鲜(含7大类)，前一周无销售前四周有销售，购销方式,14天无流动商品报告：,区域卖场,PI0,状态所有，非生鲜(含7大类)，前14天无销售前三周有销售，购销方式,库控票据部培训资料(楼面),第23页,2023/8/14,库控部的相关报告,五周无流动商品报告：,区域卖场,PI0,状态所有，非生鲜(含7大类)，五周以上无销售(含五周)，购销方式,库控票据部培训资料(楼面),第24页,2023/8/14,库控部的相关报告,无流动商品报告产生原因及解决办法：,1.季节性商品,2.刚到货暂无陈列,3.机存不准，实际无货,4.临近保质期，准备退货商品,5.停购商品，等待退或正在清仓,6.样品，暂未售出,7.滞销商品，售完准备停销商品,库控票据部培训资料(楼面),第25页,2023/8/14,库控部的相关报告,无流动商品报告产生原因及解决办法：,8.(索赔)单据未生效,9.排面位置不好,10.因价格、颜色、尺码、款式等导致销量低,11.货架整改未陈列,12.货在仓库未摆出陈列,13.陈列面太小或不显眼,14.价签丢失,15.陈列需求,库控票据部培训资料(楼面),第26页,2023/8/14,库控部的相关报告,现货变更报告（日报）：,外仓异常库存报告（日报）：,每日申请现货变更后系统自动产生的报告,卖场PI=0，外仓PI0,状态为非正常,注意标注：（数量20或金额50),库控票据部培训资料(楼面),第27页,2023/8/14,库控部的相关报表,日常报表月周报表其它报表,库控票据部培训资料(楼面),第28页,2023/8/14,日常报表,每日部门数据监测表促销商品跟踪表好销商品跟踪表预算分析表每日商场数据表库存负毛利清单销售负毛利清单,库控票据部培训资料(楼面),第29页,2023/8/14,月周报表,大/小类销售对比表大/小类毛利对比表大/小类库存周转对比表大类报损报表小类缺货/五周对比表时段销售对比表竞争商品销售跟踪表竞争商品市调表,库控票据部培训资料(楼面),第30页,2023/8/14,其它报表,重大差异跟踪表库存过量报表库存小周均报表每月年度数据对比表,库控票据部培训资料(楼面),第31页,2023/8/14,现货变更的操作流程及注意事项-1,现货变更原因：保证合理、准确的现货信息，以提供合理的订货数量与参考的数据（5个以下且金额100元以下，不建议变更，除非缺货或五周无流动）库存不准的原因：1.商品条形码错误2.收银员的扫描程序有误：多扫、漏扫、混扫3.大盘点数据有误4.现货变更数据有误,库控票据部培训资料(楼面),第32页,2023/8/14,现货变更的操作流程及注意事项-2,5.打包码商品信息有误6.服务台退换货商品有误7.索赔办退换货商品有误8.收货办收货商品有误9.各单据录入有误或未及时生效现货变更的部门：07所有购销商品(不含生鲜)现货变更的区域：卖场,库控票据部培训资料(楼面),第33页,2023/8/14,现货变更的操作流程及注意事项-3,现货变更时应注意以下的区域要包括在内：端架、加高层、小仓、暂存区、服务台、特卖区、促销墙、挂袋、收银端头、打包商品、破损商品未送索赔、空包装未处理、单据未处理现货变更要求：每月每个单品变更次数不宜超过3次,金额大于百元以上或数量大于20以上要分开填写,一次性变更较多商品时可制作出变更清单现货变更操作流程,库控票据部培训资料(楼面),第34页,2023/8/14,现货变更操作流程-1,变更条件：卖场实际现货卖场机存变更审批程序：当发现卖场实际现货与卖场机存不符时,应及早查明原因并填写现货变更申请单-清楚填写部门代号、商品编码、UPC#、商品名称规格、变更原因、变更数量、申请人、变更日期等内容；,库控票据部培训资料(楼面),第35页,2023/8/14,现货变更操作流程-2,将填写完整的现货变更申请单交到库控部核查有无系统异常原因（系统进、销、存等是否属正常情况），或者有无不规范的操作造成，最后确定是否有更改的必要，并签名；对于商品单价在￥100以上或者单品变更数量大于20的商品，要经防损部核查并由防损协管员或以上的签名确认；对于大小家电的商品或所有放在专柜中的商品，也要经防损部核查并由防损协管员或以上的签名确认；,库控票据部培训资料(楼面),第36页,2023/8/14,现货变更操作流程-3,对于单品合计金额小于￥100或者单品变更数量小于20的商品由部门经理批准后，有现货变更权限的部门同事才能在MIS系统中修改现货；对于单品合计金额大于￥100或者单品变更数量大于20的商品必须经店长的批准后，有现货变更的权限的部门同事才能在MIS系统中修改现货；对于类似商品同等金额混出的由部门经理批准后，有现货变更权限的部门同事就可在MIS系统中修改现货；,库控票据部培训资料(楼面),第37页,2023/8/14,现货变更操作流程-4,所有完成变更的现货变更申请单由库控部保存备查。特明说明：为确保数据准确，部门清点现货应在未营业时进行。“现货变更”权限仅限个人使用，不得借用他人，一经发现无申请程序随便更改现货数量，一律后果由权限本人承担。现货变更申请单,库控票据部培训资料(楼面),第38页,2023/8/14,现货变更操作流程-5,实际大于机存:,1.确认盘点是否正确,避免多盘混盘,2.确认商品是否有一品多码现象,3.近期有无到货,手续未办理,4.近期有无索赔,手续已办理,货未出,5.近期变更时是否有相反的变更记录,6.单据录入时是否正确,7.是否有整箱转零卖现象,库控票据部培训资料(楼面),第39页,2023/8/14,现货变更操作流程-6,实际大于机存:,9.是否存在客户已买单,货未提,10.是否供应商补损,手续未办理,11.是否与其它商品类似造成混收混出现象,12.是否作过打包销售,数量是否正确,8.是否有赠品转到部门销售手续未做,库控票据部培训资料(楼面),第40页,2023/8/14,现货变更操作流程-7,实际小于机存:,1.确认盘点是否正确,避免漏盘/少盘,2.确认商品是否有一品多码现象,3.近期有无索赔,手续未办理,4.近期变更时是否有相反的变更记录,5.是否有整箱转零卖现象,6.单据录入时是否正确,7.是否有将商品转作赠品,手续未做,库控票据部培训资料(楼面),第41页,2023/8/14,现货变更操作流程-8,实际小于机存:,8.是否商品报损,手续未办理,9.是否商品被其它部门借用至今未归还,10.是否被质检部门抽检,手续未办理,11.是否与其它商品类似造成混收/混出现象,12.是否作过打包销售,数量是否正确,13.是否有送修商品未返回,库控票据部培训资料(楼面),第42页,2023/8/14,三十天盘存操作流程-1,一、人员配备：由各区域/组安排人员，熟悉本部门商品，陈列、存放位置等。二、盘点办法：由各区域拟定盘点计划并按计划执行，盘点可分为初盘与复盘。盘点按基本货架的顺序进行，但不是以基本架上存放的商品为盘点范围，是以基本架上的商品为信息，对此商品的不同位置进行不重复盘点。三、盘点范围：卖场7大类购销商品。,库控票据部培训资料(楼面),第43页,2023/8/14,三十天盘存操作流程-2,四、盘点时间：营业结束五、具体操作流程：1、上早班的区域主管要按盘点计划组织人员对盘点商品进行整理。,库控票据部培训资料(楼面),第44页,2023/8/14,三十天盘存操作流程-3,2、中午时间由各区域主管发放三十天盘存表，安排人员抄录货架商品信息（以陈列商品的条形码为准）。3、上晚班的区域主管在营业结束后安排部分人员，根据正确的信息，逐一、有序的展开盘点工作，另一部分人员负责理货与散货的归位。4、营业结束将近时，区域主管可先安排人员对仓库、加高层、暂存区等区域进行盘点。,库控票据部培训资料(楼面),第45页,2023/8/14,三十天盘存操作流程-4,5、盘点结束部门主管将确认手续完整的盘点交库控并作好登记。6、录入人员必须要等待系统日结结束后才可登入系统进行数据的录入。7、在录入过程中发现无法录入的，要在盘点表上“是否能扫描”栏注明“N”，以便到时跟进。,库控票据部培训资料(楼面),第46页,2023/8/14,三十天盘存操作流程-5,8、当数据全部录入完成后必须按要求将差异数据分组打印出来。9、早班部门主管及早安排人员对差异数据进行再次确认，并将最终确认好的数据交库票部。10、库票部人员首先对昨晚无法录入系统中的数据进行直接的跟踪处理。,库控票据部培训资料(楼面),第47页,2023/8/14,三十天盘存操作流程-6,12、如部门注明差异原因是因单据未及时生效造成且核查属实的应对盘量进行相应调整，然后重新整理出一份差异报表并保存一份存档。13、对于差异属实的部门应及时申请变更，确保机存与实物一致。14、库票部对库存差异进行核查、变更，具体操作步骤按库存差异调查程序与现货变更操作程序执行。,库控票据部培训资料(楼面),第48页,2023/8/14,三十天盘存具体操作要求-1,“三十天盘存”工作需要各个部门的密切配合，为避免操作的失误，具体要求如下：1、盘点人员须熟悉本区域，每种商品的陈列和存放位置；在盘点的过程中应做到认真、负责、准确、快捷2、盘点表格的信息抄入应以基本货架上所陈列的商品为准，按从上到下、从左到右的顺序，逐一不重复的填写3、盘点信息以商品的条形码为准，点数以最小的销售单位为准,库控票据部培训资料(楼面),第49页,2023/8/14,三十天盘存具体操作要求-2,4、同种商品的点数应包含卖区的所有位置（如：基本货架、加高层、端头、路售、小仓、斜坡道、墙挂、收银台等。）5、赠品、空包装（有样机的空箱）不参盘；未及时送索赔办的不合格商品应纳入盘点范围6、在盘点过程中，如发现异常状况，应及时地做好相应的处理，必要时要做好记录和反馈工作（如：不合格品须隔离、标识；无陈列面的商品，标识与实物不符等，都要作记录并及时反馈等）,库控票据部培训资料(楼面),第50页,2023/8/14,三十天盘存具体操作要求-3,7、盘点的过程中要保持原来的陈列面，应同时跟进理货工作8、盘点表格须填写正确，字迹清楚，内容完整,达标要求:20日达90%,25日95%,月底100%,库控票据部培训资料(楼面),第51页,2023/8/14,导致盘点数据出现差异原因-1,1、点数错误：在对实物进行清点时，出现失误建议：A、散货和包装不规则的商品要逐一清点 B、数量多、包装规则的商品可先进行有规律性的整齐陈列，再进行清点、累计2、记录错误：清点的数据正确，在记录时书写失误3、混盘：A、不同信息的商品未区分，被混淆在一起点数 B、信息错误-主要是贴码商品（如店内码）,库控票据部培训资料(楼面),第52页,2023/8/14,导致盘点数据出现差异原因-2,建议：A、对外包装相似的商品应注意检查，是否为同一信息的商品B、对非原装箱的箱装品应检查是否为同一信息的商品C、应检查每一个陈列位是否陈列同一种商品D、贴码商品应检查粘贴码的信息是否正确，是否与原商品相符,库控票据部培训资料(楼面),第53页,2023/8/14,导致盘点数据出现差异原因-3,4、漏盘：A、散货未及时归位 B、不合格品被隔离未清点C、存货或陈列品没找到，未被清点建议：A、盘点人员应熟悉该区域商品的陈列和库存位置 B、库存商品应按要求，实行规范陈列，便于寻找,库控票据部培训资料(楼面),第54页,2023/8/14,导致盘点数据出现差异原因-4,5、重盘：同一个商品被重复清点以致数据多出建议：点数时按一定的空间顺序逐次进行。例如：基本货架端头路售加高层仓库等6、汇总错误：数据被遗漏或重复计算,库控票据部培训资料(楼面),第55页,2023/8/14,其他,报表领用登记表公告栏工作备份录友好提示单,
