QP外来文件管制程序.docx

L目的：确保品质系统有效运作，并藉以规范外来文件的管理。2 .范围：适用于外来文件的管理。3 .定义：3 .1外来文件：1. 1.1把客户提供以及搜集自外来的国际/国家或区域的标准，当成本公司制造、检（试）验标准或管理标准使用的文件，应作发行状态的更新管理（如TS16949、GB、政府安全及环保法规等）。3. 1.2把客户提供的有关规范及要求，应进行审查管制，并确实执行。4. 1.3机密文件管理：客户指定或公司经理级及以上人员指定的文件，不可外泄相关内容的资料。4 .流程：流程权责单位相关说明使用表单各部门总经办各部门接收到外来文件须转交总经办统筹办理外来文件收文登记表外来文件接收与转交总经办外来文件总览表外来文件编号列管I总经办外来文件保存与维护勺/申请人总经办依申请期限归还文件借阅登记表文件分发记录表外来文件借阅与分发/总经办外来文件最新版次确认表文件档案销毁申请表外来文件更新或作废5.内容:4.1 外来文件须列入编号、保管、借出入管理的类别：技术手册、国内外法规、设计参考书籍、试验及制造设备手册，竞争厂商技术资料。如属机密性文件，相关人员需借用，必须由经理级及以上人员签字认可，方可借用。5.2外来文件接收与转交：5.2.1各部门接收到客户所提供的规范及标准等文件资料，即转交总经办，由总经办对客户提供的规范及要求进行送审查、核准，并分发至相关单位，落实客户的具体要求。5.2.2总经办接收到各部门转交的外来文件或资料时，须登记于外来文件收文登记表,并将外来文件或资料编号列管。5.3外来文件编号列管5.3.1外来文件编号原则：1.流水码，以数字OOl999表示。Il类别代码，如下表表示。1外来文件代码：以英文字母W表示。类别代码说明K客户提供的标准G国际、国家或地区标准5.3.2总经办编号后，须登记于外来文件总览表,赋予版次。版次以01-99的顺序编排以鉴别最新版本资料。5.4外来文件保存与维护5.4.1总经办负责有编号的外来文件的管理，并须依类别存放于档案柜并标识。5.5外来文件借阅与发行5.5.1须借阅外来文件者，应向总经办文管员办理借出，文管员于文件借阅登记表上办理登记，并请借阅人签名。5.5.2借阅人于借阅期30天满时，应主动归还所借出的文件，文管员于文件借阅登记表上注明归还日期并签名。若期满未归还，文管员应向借阅人收回文件。Al5.5.3外来文件及资料由总经办文管员登录，并加盖红色外来文件受控章统筹发行。各部门因工作必备外来文件时，须由总经办记录于文件分发记录表。(见体系文件管理程序)5. 6外来文件的变更或作废1. 6.1外来文件及资料如有变更或修订，由总经办统一收回及销毁，并发行新版。5. 6.2文管销毁文件或资料时，须填写文件档案销毁申请表,经原执行审查部门审核后销毁。6. 6.3无效的外来文件及资料有保存的需要时需加盖文件管制作废章见体系文件管制程序应予以识别。5. 7工程规格文件5. 7.1客户提供的图面依图纸管理程序管理。6. 7.2为避免无效外来文件及资料的误用，总经办文管须于每年11月上网查寻、电话或传真通知等形式，确认与记录于外来文件最新版次确认表。如有异动条款则更新版次状况及修订外来文件总览表,并发行各部门核对，以鉴别其版次是否为最新的版本。7. 7.3顾客所提供的工程资料、标准、规范及其变更，应于二个工作周内及时审查、分发、执行，且应保持每项生效日期记录于设计变更/过程变更/PPAP/让步接收生效实施日期记录表，6.相关附件：6. 1外来文件收文登记表(FMO403Oo-OI)6.2 外来文件总览表(FMo40300-02)6.3 文件借阅登记表(FMo40300-03)6. 4外来文件最新版次确认表(FMo40300-04)6.5 文件分发记录表(FMO40200-03)6.6 文件档案销毁申请表(FMo40200-04)6.7 设计变更/过程变更/PPAP/让步接收生效实施日期记录表(FMo40300-05)26.8外来文件受控章(附件一)7.参考文件：7. 1技术文件管理程序(QP040500)7.5 体系文件管理程序(QP040200)7.6 图纸管制程序(QP040400)