办公自动化最全教程.ppt

1,办公自动化最全教程16,2,办公自动化培训教程(一),办公系统的初步使用,网络中心 李亚文 2001.8,3,办公系统的初步使用(150),办公自动化概论(30)Windows的初步使用(20)办公文档的建立与维护(30)办公系统Web方式的使用方法(40)上机练习作业讨论(15),4,办公自动化概论,网络的基本知识,Windows 操作系统,IE的使用,办公系统 浏览器端使用,办公系统 客户端使用,文档管理,首都师大办公信息管理系统,5,办公自动化概论,（一）办公自动化定义 办公自动化（Office Automation,简称OA）是指将计算机技术、通讯技术、信息技术和软科学等先进技术及设备运用于各类办公人员的各种办公活动中，从而实现办公活动的科学化、自动化，最大限度提高工作质量、工作效率和改善工作环境。,办 公 系 统 的 初 步 使 用,6,办公自动化是当前国际上飞速发展的一门综合多种技术的新型学科办公自动化是一个人机信息系统办公自动化将办公信息实现了一体化处理办公自动化的目标十分明确，是为了提高办公效率和质量,办 公 系 统 的 初 步 使 用,办公自动化概论,（二）办公自动化特点,7,办 公 系 统 的 初 步 使 用,办公自动化概论,8,收发文管理外出人员管理会议管理领导活动安排论坛管理,办 公 系 统 的 初 步 使 用,办公自动化概论,（三）办公自动化系统的功能组成,个人用户管理电子邮件远程办公档案管理简报期刊,9,办 公 系 统 的 初 步 使 用,办公自动化概论,（四）国内外发展情况,美国OA系统的发展情况,10,办 公 系 统 的 初 步 使 用,办公自动化概论,（四）国内外发展情况,我国OA系统的发展情况,11,办 公 系 统 的 初 步 使 用,办公自动化概论,现代办公自动化系统,12,微型计算机,办 公 系 统 的 初 步 使 用,办公自动化概论,（五）现代办公自动化设备,13,办 公 系 统 的 初 步 使 用,办公自动化概论,显示器,主机,键盘,鼠标,音箱,话筒,摄像头,14,微型计算机打印机,办 公 系 统 的 初 步 使 用,办公自动化概论,（五）现代办公自动化设备,15,微型计算机打印机复印机,办 公 系 统 的 初 步 使 用,办公自动化概论,（五）现代办公自动化设备,16,微型计算机打印机复印机传真机,办 公 系 统 的 初 步 使 用,办公自动化概论,（五）现代办公自动化设备,17,微型计算机打印机复印机传真机扫描仪,办 公 系 统 的 初 步 使 用,办公自动化概论,（五）现代办公自动化设备,18,微型计算机打印机复印机传真机扫描仪数码相机,办 公 系 统 的 初 步 使 用,办公自动化概论,（五）现代办公自动化设备,19,Office 2000Word 2000Excel 2000PowerPoint 2000Access 2000FrontPage 2000Outlook 2000Lotus SmartsuiteWPS 2000,办 公 系 统 的 初 步 使 用,办公自动化概论,（六）办公软件概述,20,以上介绍了办公自动化的基本概念、办公自动化系统的主要功能，介绍了微型计算机、打印机、复印机、传真机和其他常用现代办公设备的基本常识，还简要介绍了常用办公软件的应用场合。这里着重进行办公自动化的知识性介绍，使大家了解办公自动化的相关概念和基础知识，为后面的操作应用打下基础。,办 公 系 统 的 初 步 使 用,办公自动化概论,（七）小结,21,开机步骤：电源开关-外设电源主机电源出现异常：Ctrl+Alt+DelReset关闭电源关机步骤：关闭所有应用程序开始关机,二.Windows使用基础,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（一）计算机的开机和关机,22,桌面介绍 图标，开始菜单：程序，文档，设置，查找，帮助，运行，关闭任务栏任务栏：内容，移动，属性快捷菜单与快捷方式快捷菜单：单击鼠标右键，随鼠标右击的对象和位置不同，出现的菜单也不同。快捷方式：调用应用程序的简捷方式。是指向某个程序的软连接，记录了应用程序的位置及其运行参数。左下角斜向上的箭头标志。我的电脑：,二.Windows使用基础,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（二）桌面和任务栏,23,是一个用于文件、文件夹和磁盘管理的实用程序。启动：开始 程序 资源管理器 我的电脑 右键 资源管理器 窗口组成:管理结构，左文件夹列表，右文件夹内容 查看文件夹和文件：查看内容“+”“-”显示方式：列表，大图标，小图标，详细资料排序 选择文件或文件夹对文件或文件夹进行移动、复制、删除等操作之前，必须先选中它们。Shift,Ctrl,二.Windows使用基础,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（三）资源管理器,24,文件与文件名:8.3规则，长文件名复制、移动、删除文件或文件夹鼠标操作：同一驱动器，Ctrl 复制 不同驱动器，Shift 移动菜单操作：复制、剪切、粘贴删除文件或文件夹：Delete,菜单删除创建文件夹更改文件或文件夹的名称查找文件和文件夹：通配符*和？回收站：清空,恢复创建快捷方式：右键拖放运行程序,二.Windows使用基础,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（四）文件管理,25,格式化软盘复制软盘清理及修复磁盘,二.Windows使用基础,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（五）磁盘管理,26,控制面板简介日期/时间，显示，输入法，字体，键盘，鼠标，添加新硬件，添加/删除程序，声音，多媒体，网络，调制解调器，打印机，区域设置，系统更改日期和时间定制显示效果：桌面背景，屏幕保护，窗口外观，颜色与分辨率设置鼠标 添加删除程序安装/卸载程序安装/卸载 Windows程序创建Windows启动盘,二.Windows使用基础,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（六）控制面板,27,打印机设置：厂商，品牌型号打印文档:菜单“文件”，“打印”拖动图标到打印机文件夹打印队列管理：暂停，清除,二.Windows使用基础,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（七）打印管理,28,启动帮助系统按主题查找帮助信息索引查找帮助信息复制、打印帮助信息,二.Windows使用基础,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（八）帮助系统,29,三.办公文档的建立与维护,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（一）汉字的输入方法,输入法的选择：Ctrl+空格:中英文输入方式切换Ctrl+Shift(Alt+Shift)：输入法切换 输入法的设置全/半角（shift+空格），标点符号，软键盘手工造词智能ABC输入法,30,三.办公文档的建立与维护,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（二）利用软键盘输入特殊符号,31,三.办公文档的建立与维护,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（三）通过Word 2000建立文档,建立新文档打开已经存在的文档保存文件菜单：文件，保存Ctrl+S,Alt+F+S工具按钮：软盘图标另存为：菜单，另存为,Alt+F+A自动保存文件：工具，自动保存 关闭文件文件，关闭关闭按钮：Ctrl+F4,关闭当前文档Alt+F4,32,三.办公文档的建立与维护,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（四）文字的录入与修饰,选择文字删除、复制与粘贴撤销、恢复、重复操作查找与替换文本的格式,33,三.办公文档的建立与维护,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（五）文档的排版,分栏与分页项目符号和编号页眉和页脚,34,三.办公文档的建立与维护,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（六）页面设置与文档的输出,文件,打印,页面设置,35,三.办公文档的建立与维护,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（七）插入图片,插入剪贴画插入图片剪贴画,插入图片文件插入图片来自文件,36,三.办公文档的建立与维护,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（八）表格的建立,使用“插入表格”按钮自动制表使用“插入表格”菜单自动制表自动套用格式表格的编辑和排版文字与表格的转换,37,三.办公文档的建立与维护,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（九）图形与艺术字的使用,38,三.办公文档的建立与维护,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（十）图文混排,选定图形鼠标右键“设置图片格式”“版式”,39,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（一）概述,新的办公系统的引入进入办公系统的方法,双击IE5.0的快捷方式图标,在IE 5.0中输入：,Http:/cnu_office/foxoa,40,41,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（二）用户口令的修改,42,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（三）关心动态信息,用鼠标在信息标题上停留片刻即可得到信息的详细内容。,43,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（四）主界面的组成,有2封邮件,有2条消息,44,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（五）查看在线人员,将鼠标移动到“Messages”上，当出现,时，单击鼠标左键，进入消息管理界面。,点击次图标查看消息,45,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（六）查看消息,关闭此窗口,删除选择的消息,选择需要删除的消息,消息发送时间,显示消息发送者的名字,消息内容,46,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（七）发送消息,1.选择消息接收者,2.输入消息内容,3.点击发送按钮,选择多个接收者方法：Ctrl:间隔选择 Shift:连续选择,47,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（七）发送消息,如果见到下面提示对话框，说明成功发送了消息。,48,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（八）管理消息,关闭此窗口,删除选择的消息,选择需要删除的消息,未读消息的用户,已读消息的用户和时间,消息内容，发送消息的时间击接收者名单。,49,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（九）查看邮件,步骤：个人文件夹-收件箱-详细内容,2.单击图标查看邮件内容,1.点击查询新邮件图标,50,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（十）管理邮件,收件箱：存储收到的电子邮件 发件箱：保存待发的电子邮件。已发送邮件：保存已发送邮件的拷贝。邮件的查询与删除：,51,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（十一）发送邮件,用鼠标点击图标,即可进行发送邮件,52,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（十一）发送邮件,步骤：选择收件人选择抄送人填写主题填写内容点击发送键,双击鼠标,53,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（十一）发送邮件,添加附件：“浏览”文件添加查看核对发送,54,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（十二）发送动态信息,方法步骤与发送邮件相同，只是收件人选择“电子公告”,55,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（十三）查看公文,排序：升序，降序 详细信息，文档，图片的查看 组合查询 文档的删除,换页 设定记录数 定位页号,56,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（十四）组合查询,1.FoxOA Web Search模块基于标准的SELECT语句实现,查询结果由SQL Server执行并返回.保证结果的正确性.2.在查找不同类型字段时,系统能帮助您使用正确的比较符.3.用户可看到下拉框和文本框.容易看出每个框的具体用途,对于普通用户来说,可以直接添加完所需条件,点提交即可;但对于高级用户来说,可把SELECT语句中WHERE以后的部分,直接写到编辑区中(注:必须使用所查字段的英文字段名,可在选择所查字段点添加后得到)4.在需要括号运算的情况下,只有由用户自行编辑实现!5.点提交后,查询结果将在主列表区中返回.6.在输入出错的情况下,比如数据类型不匹配、不合法字符等,提交后将返回为空的结果.,57,四.我校办公系统的使用（一）,办 公 系 统 的 初 步 使 用,（十五）帮助信息,58,信息上报的步骤：信息员用word收集整理信息。发送到总支书记。总支书记审核“把关”。总支书记发送到：信息中心，校刊，校领导，有关部门等。2.各个职能部门发送通知（通过消息）3.信息的收集方法：以往的文档。网页。其它资料。4.意见与建议：信息中心（转发），各部门。,59,五.上机练习作业,修改自己的用户口令收发消息收发邮件查看校字第*号文的内容请将“新闻意识的培养”讲座的提纲通过邮件发送到“李雪霞”的邮箱中。请简述办公自动化系统的结构，并通过办公系统中的消息传递发送给“李雪霞”。(讲义第九页),办 公 系 统 的 初 步 使 用,60,六.讨论,办 公 系 统 的 初 步 使 用,怎样建立一份办公文档？如何打印？怎样通知有关部门开会？怎样了解各部门是否收到通知？如何向全校发布动态信息？查看有关文件？,