第一次全国海洋经济调查档案管理技术规范.ppt

,第一次全国海洋经济调查档案管理技术规范,http:/,档案工作人人有责提高认识 掌握方法 培养习惯,http:/,一、几个常用术语二、职责分工和运行模式 三、文件形成和积累四、文件汇总和审查五、归档文件规范整理六、归档、验收和移交,http:/,一、几个常用术语,档案工作基本术语（DA/T1-2000）：档案工作。是管理档案和档案事业的活动；档案管理。是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动；档案。国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录；归档。办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程；移交。档案室或档案馆等按照国家规定把档案交给接收方档案馆保存的过程。,http:/,一、几个常用术语,理解1：“档案工作”和“档案管理”主体是档案工作机构（档案局、档案馆）和档案技术人员，但核心词是“档案；“归档”是文件从形成到档案的过程，从责任主体来看，是从文件形成者向档案人员转移的过程，一般发生在一个单位内部；“移交”是档案价值的体现，从责任主体来看，是从一个单位向另一方单位转移的过程，发生在两个单位之间。,http:/,一、几个常用术语,理解2：“档案”“直接形成的”。任务实施主体自身形成的、需要办理的、密切相关的；“有价值的”。记录历史轨迹的凭证作用和再利用价值，首先应该是有效的；“历史记录”。强调了事情已经结束、“办理完毕的”等概念。,http:/,二、职责分工和运行模式,业务构成责任单位角色安排运行机制,http:/,http:/,二、职责分工和运行模式,业务构成责任单位角色安排运行机制,http:/,档案工作责任单位,http:/,二、职责分工和运行模式,业务构成责任单位角色安排运行机制,任务管理机构 档案管理机构 任务业务机构 档案业务机构,http:/,二、职责分工和运行模式,业务构成责任单位角色安排运行机制,一般情况下：确定兼职档案员，承担文件材料形成积累等预立卷工作，组织文件规范整理；与本单位档案部门沟通，专职档案员介入，了解和掌握任务基本情况和档案工作要求；按照本单位档案管理模式运行。,http:/,二、职责分工和运行模式,业务构成责任单位角色安排运行机制,省级调查机构：调查机构管理部门自己承担；外包档案服务专门机构；委托海洋专业档案馆；委托调查参加单位等；,省级调查机构：设置专门的档案工作人员（兼职）各单位兼职档案员构成档案工作网络，上传下达,http:/,三、调查文件形成和积累,文件积累范围文件积累方法几个特别要求,http:/,三、调查文件形成和积累,文件积累范围文件积累方法几个特别要求,记录内容记录形式记录载体,工作内容、工作机制和工作方式决定产生不同文件集合设计方案、实施方案、技术规程、任务合同等依据文件不同的工作方式出现不同的记录方式，形成不同的文件同一事件记录中有不同的表现形式,http:/,三、调查文件形成和积累,文件积累范围文件积累方法几个特别要求,应该形成的文件可能形成的文件是谁形成的文件,“涉海单位清查”为例：编制单位底册、分发单位底册、采集单位信息、标识认定涉海单位、清查表抽查、逐级审核上报、审定涉海单位、编制涉海单位名录、反馈涉海单位名录等。,http:/,“涉海单位清查”形成文件材料：编制分发单位底册。底册、下发记录、修改记录，其中全国调查办编制，逐级下发，但注意期间修改记录；采集单位信息。调查任务分工清单，方法“入户走访、集中座谈”，形成现场记录（笔记、照片、录音、录像等），填写的单位清查表，清查表审核记录；标识认定涉海单位。对下一清查表抽查记录，审核后的本地区清查表和标识认定后的底册上报记录，涉海单位清查验收记录；,http:/,三、调查文件形成和积累,文件积累范围文件积累方法几个特别要求,建立归档文件列表：经济调查文件材料归档范围和档案保管期限（见规程）；自下而上、由小到大进行汇总，并逐级审核；由熟悉相关业务的技术人员和兼职档案员共同完成。,http:/,三、调查文件形成和积累,文件积累范围文件积累方法几个特别要求,纸质文件电子文件照片文件,积累有效文件 有效积累文件,http:/,调查文件积累方法纸质文件,方法：预立卷方式，待文件形成后及时置入事先设定的文件盒中，内建一份文件目录，及时修改文件目录（修改、增加、减少等）,http:/,调查文件积累方法纸质文件,注意：基于多个稿次文件；根据文件的来源进行分类保管；要跟踪有关文件的处理进展，及时记录非常规情况；将文件信息的完整性和有效性控制在文件形成阶段；注意文件是否有效、是否办理完毕。,http:/,调查文件积累方法纸质文件,题名（标题）责任者（落款单位。作者）形成日期（落款日期）附件（录、表）签字印章,发文与呈批件来文与复文译文与原文原件与复制件转发文与被转发文,完整性和有效性控制,http:/,调查文件积累方法电子文件,方法：同纸介质文件积累方法，文件目录就相当于文件盒，可以根据不同的工作内容，建立不同的文件目录，文件形成后拷贝到相应的目录下。,注意1：电子文件命名遵从相关技术规程中的命名原则，自行命名的电子文件应能概括反映文件主要内容，避免用简单的代码、数字、符号来命名。,http:/,调查文件积累方法电子文件,文本文件一般采用PDF格式照片文件一般为JPEG或TIFF格式音频电子文件以WAV、MP3为通用格式视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式,注意2：电子文件存储格式符合技术规程和档案工作要求。如果技术规程没有特别要求，原则上电子文件存储格式一般采用通用格式。,http:/,调查文件积累方法电子文件,注意3：电子文件内容的完整性，不重要的过程文件和未完成的文件不能拷贝到积累文件目录下。电子文件形成日期（一般是系统日期）要与当前日期保持一致。,注意4：建立电子文件形成清单，记录电子文件相关信息，格式可参考电子文件整理相关要求。数码照片文件与其纸介质文件对应，音视频文件要积累其内容、形成时间、时长等相关信息。,http:/,调查文件积累方法照片文件,方法：选择主题鲜明、影像清晰的照片冲洗成统一规格（一般6寸）的纸质照片，对每张照片按组内在照片背面的右下角用黑色签字笔标注流水号（建议先用铅笔，便于修改）。,注意：相同构图的照片只选择一张。杜绝将图片贴入文本文件打印输出，此方法会严重影响照片清晰度。,http:/,调查文件积累方法照片文件,主要工作：将纸介质照片装入照片档案盒，一般为297mm210mm大小的若干芯页和封面、封底组成（GB/T 11821-2002），照片档案盒应与纸质照片规格一致。对应数码照片拷贝到电子文件积累目录下，可专门建立照片目录，要注意数码照片电子文件名应包括照片编号，便于互见查找。,http:/,调查文件积累方法照片文件,记录每张照片说明信息：题名、照片号、底片（数码照片）号、参见号、时间、地点、人物、事由、拍摄者、文字说明等，单张照片说明粘贴或填写在照片侧面或下部。建立册内照片目录信息。,http:/,三、调查文件形成和积累,归档文件范围文件积累方法几个特别要求,纸介质和电子介质记录同步积累并互见 不要刻意对原始件进行外表加工或修饰 注重收集与任务实施相关的其他文件 兼职档案员主动并定期汇总形成的所有有效文件,http:/,四、文件汇总和审查,整理单元汇总流向审查内容,http:/,http:/,四、文件汇总和审查,整理单元汇总流向审查内容,省级调查形成的文件材料，应进行逐级汇总，最后与省级调查办形成的文件材料为一个整理单元；其他任务如果有参加单位，则参加单位形成的文件材料应该汇总到牵头单位，形成一个整理单元；定期汇总，阶段性任务完成汇总，人员变动时汇总等；汇总时应办理文件交接单。,http:/,四、文件汇总和审查,整理单元汇总流向审查内容,完整性审查有效性审查齐全性审查是否归档审查保存价值鉴定是否移交审查,http:/,四、文件汇总和审查,整理单元汇总流向审查内容,注意不归档文件;与本工作无关的文件材料普发的无针对性的文件材料执行的标准规范等（非研制的）非同一个整理单元的文件同一个整理单元内的重复文件,http:/,四、文件汇总和审查,整理单元汇总流向审查内容,注意归档未必移交，移交必须归档：省级调查机构涉海单位清查系统和数据采集处理系统中导出的调查数据不需要移交，但本机构需要归档的则可以在本机构归档。,http:/,归档文件内容及相应的责任单位（技术规程 附件2）,http:/,五、归档文件规范整理,纸质文件电子文件照片文件大幅图件,构成案卷（互相有联系的文件）：卷内目录、卷内文件、备考表 组件（装订成件）分类排序 装盒（组卷）卷内整理 编目,http:/,五、归档文件规范整理,纸质文件电子文件照片文件大幅图件,http:/,五、归档文件规范整理,纸质文件电子文件照片文件大幅图件,按类置入不同目录下；刻制存储载体（一般光盘）；制作readme.txt说明文件；编制载体目录和电子文件目录；建立电子文件的替代卷。,因电子文件载体不能与纸介质存放在一个环境中，为了查找方便并保证全宗内档案的系统性而建立的案卷，内置存储载体目录和电子文件目录，同时在保管和利用过程中及时记录这些电子文件的使用情况和存放位置。,http:/,五、归档文件规范整理,纸质文件电子文件照片文件大幅图件,http:/,五、归档文件规范整理,纸质文件电子文件照片文件大幅图件,按主题形成的照片为一个照片组，有序排列；统编照片组号和照片号。如照片组号为2-（6-15），照片编号2-6；对每张照片进行标识，完善照片说明信息和册内目录信息；建立照片文件总说明。,http:/,五、归档文件规范整理,纸质文件电子文件照片文件大幅图件,http:/,五、归档文件规范整理,纸质文件电子文件照片文件大幅图件,单张为一件，排列并标识；将图件装入图筒，并标识；多图筒时应对所有图件统编件号；建立图筒替代卷，同电子文件。,http:/,五、归档文件规范整理,纸质文件电子文件照片文件大幅图件,http:/,六、归档、验收和移交,归档说明书 归档要求 归档审查 归档手续,对项目及其档案情况的总体描述；项目负责人或指定参加人员编制；在本单位档案部门归档时即提交；放在整理单元档案的首卷；填写准确、详略得当、不能缺项。,http:/,六、归档、验收和移交,归档说明书 归档要求 归档审查 归档手续,原始件或正本；纸介质文件为一份；成果类可增加归档份数；光盘载体一式三套；其它电子文件载体一式两套。,http:/,六、归档、验收和移交,归档说明书 归档要求 归档审查 归档手续,档案部门：应对文件的齐全、完整、准确和系统情况及案卷质量进行审查，如发现问题及时与归档部门进行沟通修改，直至确认归档内容的完整、准确。,http:/,六、归档、验收和移交,依据国家海洋专项档案管理办法；实施主体：全国调查办与局办公室；调查任务验收通过后三个月内；向局办公室提交档案验收申请（含档案基本情况）；局办公室会同全国调查办组织验收。,按照国家海洋局接收海洋档案进馆办法，具体移交要求在档案通过验收及整改后，商中国海洋档案馆确定。,http:/,技术支持联系方式,http:/,http:/,