《秘书职能环境》PPT课件.ppt

第六章,秘书职能环境,引言,本章主要介绍了秘书职能环境要素及其作用，并在此基础上探讨了秘书职能环境适应与优化的思路与方法；尤其基于秘书工作的初衷以及秘书与领导关系的特殊性，探讨了秘书与领导关系的多维性及处理这些关系的重要原则。环境是人类赖以生存和发展的基本条件，是一个开放的大系统。人类的全部活动都是在一定的环境条件下进行的。秘书职能环境与其他环境系统一样，具有整体性、层次性、动态性，它与环境要素及自然社会大环境有着密切的关联。职能环境是职能活动的基础。,秘书职能环境要素及其作用,1,秘书职能环境的适应与优化,2,秘书与领导的关系,3,目,录,CONTENTS,PART,1,秘书职能环境要素及其作用,一、秘书职能环境层次结构,（一）秘书机构内部环境秘书机构是秘书开展业务活动、分工合作的基本单元，是各类管理领导组织的日常办公部门，如办公厅、室等。秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况、人际关系和秘书部门负责人的影响力、秘书部门内部的精神、凝聚力，以及秘书的办公设备和办公条件等要素，构成了秘书机构的内部环境。,形成和保持机构内部良好的环境应具备以下条件：,一是要有一位作风正派、知识能力全面、经验丰富、具有良好的指挥和协调能力的秘书部门负责人。二是要有健全的工作制度。有了健全的工作制度，秘书工作行为才有规范的依据，对秘书工作表现、工作才能和成绩的评价才有统一的标准，才能保证秘书工作有序地进行。,形成和保持机构内部良好的环境应具备以下条件：,三是要建立科学合理的分工配合体系，形成高效的工作流程。有合理分工，才能各负其责；有紧密配合，才能在各项业务工作中，特别是在大型会务工作或组织事务中形成合力，完成共同的工作任务。四是要形成灵敏的信息处理和综合加工机制，提高信息综合度。秘书机构是组织信息流动的枢纽，而发挥信息枢纽作用的是秘书整体，个体秘书不可能承担。,形成和保持机构内部良好的环境应具备以下条件：,五是要形成和保持和谐的人际关系，工作人员之间互相关心、互相体谅、互相支持，不断加强向心力和凝聚力。六是要改善物质环境，构建自动化、信息化办公系统，以科学的手段提高秘书机构的工作效率。,（二）秘书所在组织内部环境,秘书所在组织内部环境，是指秘书所在组织内部一切影响秘书、秘书机构工作的各种条件和因素的总和。组织内部环境是秘书、秘书机构工作职能的重要基础。组织生存、发展的需要，组织的规模、性质、业务范围，组织的结构、功能、运行的方式，组织的领导体制、管理制度等，对秘书及秘书群体的工作，均有着直接的影响。,秘书所在组织内部环境的构成：,一是组织的结构要素，如组织目标、组织机构、人员配备、权力分配、责权关系、工作制度等。组织的结构要素决定秘书及秘书部门在组织内部的地位、交往关系、沟通对象及网络构建、服务对象及各种关系。二是组织的动态运行要素。组织是一个功能活动体，组织运转效率、运转节奏、整体协同状态等，对秘书工作效率、节奏和与各方面的配合程度，均有密切的影响。反过来，其对秘书工作的运转提出不同的要求，有着不同的公务服务需要。,秘书所在组织内部环境的构成：,三是组织的生态发展要素。组织是一个有机生长体，组织适应环境变化的程度，适应、反应的能力，合理配置各种资源的能力，开拓进取的创新能力，维持组织正常运转的稳定性、规范性及凝聚力等，对秘书工作的具体环境和条件均有着决定性影响。四是组织心态、观念方面的要素。组织是一个心理意识体系。组织成员对组织目标的共识、对权责观念的认识、对整体利益和组织范围的理解与认同程度，对组织整体利益与个人利益、对组织规范与个人自由的态度，以及感情的交流与思想的沟通所形成的团队精神、团体意识等。,秘书所在组织内部环境的构成：,五是组织的物质环境条件。物质是组织存在的载体，组织的资金、财物、设备等，与秘书工作的办公场所、设备工具、办公经费等都是紧密联系的。在组织的物质条件较好的情况下，秘书工作能够得到良好的物质支持；反之，如果物质条件较差，就会给秘书工作带来困难。六是组织信息要素。现代管理组织是一个信息输入、转换、输出的开放系统。组织信息网络的结构、功能、开放程度、运作速度、抗干扰能力等，对作为组织信息枢纽的秘书部门有着极大的影响。,（三）秘书所在组织外部环境,组织外部环境，是一个庞大的、具有层次性的、开放的、相互联系的系统。大到宏观的国际国内政治、经济、科技、文化等大环境，小到各组织的行业系统环境、地区环境、市场环境、协作与竞争环境、社区环境等，均属组织外部环境的范畴。,政治环境因素：,政治环境因素主要是指国家的政治制度、政治体制、政治目标、方针、政策、法律、法规等，它反映了国家的政治意志和人民的政治权利与义务，决定着组织和领导行为的政治方向。无论是政治组织还是其他社会组织中的秘书工作，都必须适应政治环境，准确把握政治方向，在办文、办会、办事及辅助决策的实践中，遵循国家方针、政策、法律、法规。,经济环境：,经济环境是指国家和地区经济发展的条件和水平，以及市场状况、资源配置状况、经济运行机制、经济发展规划、经济政策、产业结构、基础设施等。经济环境不仅影响秘书所在组织的生存与发展，从而影响到秘书工作的物质基础，还影响到秘书工作的具体内容。只有正确地认识组织所处的经济环境，秘书和秘书部门才能有效地为领导提供全面周密的综合服务。,科技环境：,科技环境是指与组织自下而上发展相关的科学技术、工艺设备、产品、材料、管理等方面的成果、水平、发展状况及条件，以及相关科学理论研究成果及转化为社会生产产业的能力等。科技环境与组织运转科学化的程度有着紧密的联系，与秘书工作的内容、手段和方式也有着密切的关联。,文化环境要素：,文化环境要素包括社会教育程度、社会价值观念、信仰、道德伦理观与道德规范、社会风气、社会习俗等，它具有民族性、地区性和稳定性。秘书的思想、行为及综合素质会受到文化环境的影响；领导对秘书综合服务的需要，及领导对秘书工作的指导和引导，也受到文化环境的影响；秘书办文、办会、办事等业务活动，均要考虑文化环境的影响，并在一定的文化环境中进行。,二、秘书职能环境要素关系,秘书职能环境要素关系，主要指的是秘书在职能活动中与各有关方面的联系与关系。其中有组织内部的领导与被领导关系、主辅关系、服务与服务对象关系、协同配合关系、认同关系，有组织外部的与上级组织的接受指导或领导关系、与平级组织的沟通关系、与不相隶属组织的往来关系、组织间的竞争与合作关系、与有关组织间的制衡关系等。,（一）秘书与部门的关系,秘书与部门的关系有两种情况，一是秘书与纵向层次机构的关系，二是秘书与横向部门机构的关系。秘书工作与纵向层次机构的关系，指的是与本组织领导层的关系、与上级领导组织的关系、与本组织下属机构的关系。秘书与横向部门机构的关系，既包括与本组织内各职能部门的关系，也包括上级组织职能部门及不相隶属的有关部门的关系。,秘书与部门之间的联系主要表现为两种形态：,其一，辅助形态。即秘书以综合辅助领导为中心任务，与职能部门所发生的职能关系。秘书要履行其综合辅助领导的责任，就会在机关隶属的部门范围内，针对辅助任务之需，同有关部门进行交往，在领导与部门之间架起桥梁，往返输送、反馈管理信息。其二，协调形态。即秘书就某一综合、交叉事项，在各职能部门之间进行沟通而直接与部门发生的职能关系。此种秘书关系形态出于秘书综合职能，机关秘书机构及其负责人均有此种协调任务。此时，职能部门是秘书职能作用的对象。,秘书部门处理与其他部门的关系的三条原则：,一是要有效地提供综合服务，包括及时准确地传达领导意图和有关指示精神，有针对性地提供可靠信息；在办文、办会、文件档案资料的处理和利用方面提供支持；在信息反馈方面，及时向领导层反映职能部门的运转情况和有关要求等。秘书部门原则上只是起一种综合牵头的协调作用，而不能代替其他职能部门的工作。,秘书部门处理与其他部门的关系的三条原则：,二是要做好协调工作。在一些综合性、交叉性、涉及几个职能部门职权范围的问题上，秘书部门应发挥综合部门的协调功能，会同相关职能部门协调解决问题；在发生某种职能冲突的失调现象时，也应按照领导意图，协调有关各方，缓化矛盾，解决问题。秘书部门在与其他部门商量工作时，只有建议权，没有决定权；只有协商权，没有指挥权。落实领导指示的过程，就是与兄弟部门通过协商达成协议、分头办事的过程。,秘书部门处理与其他部门的关系的三条原则：,三是尊重和依靠职能部门。组织业务职能部门是机关直属的组织执行环节，机关最基本的日常职能活动直接依赖它们分工进行。秘书虽在部门中占特殊位置，但不能自视高人一等、盛气凌人，要铭记为各部门服务的基本宗旨。,（二）秘书与群众的关系,组织内外的社会公众是开展领导和管理活动的社会基础；秘书近身综合辅助领导工作，也必须以群众为开展职能活动的基础。领导工作的最主要任务就是依靠群众、发动群众、组织群众、带领群众开发利用资源，实现建设发展的共同目标，同时代表群众利益、满足群众正当要求，给人民群众带来实惠。秘书联系群众的重要性，一是体现在工作目标上，二是体现在工作内容上，三是体现在工作过程上。秘书必须强化群众观点，密切联系群众。,秘书与群众关系的表现形态：,被动形态。即秘书应领导临时指派或作为受权代表而受制同群众发生的一种职能关系。主动形态。即秘书在自己的职能权限内自行同群众发生的职能关系。,秘书处理群众关系的方法：,一是在指导思想上，要以人民群众的根本利益为依归；二是在工作行动上，要将贴近领导工作与深入群众、联系群众有机地结合起来；三是在工作作风上，要尊重群众、关心群众、反映群众的意愿和要求，甘当群众的小学生；四是积极排解疑难，急群众之所急，多为群众着想，努力为群众排忧解难。,（三）秘书与新闻媒介的关系,对于秘书来说，一方面新闻媒介是社会组织赖以实现公共关系目标的重要媒介。各种社会组织举行新闻发布会，同大众传媒联系，都旨在通过新闻媒介去实现其公共关系目标。另一方面，新闻媒介又是各种社会组织的秘书必须费力去争取的重要公众。,秘书处理与新闻媒介关系的方法：“四要”,一要友好热情，以礼相待。秘书对新闻媒介一定要热情，对记者来访要提供帮助，不能随便拒之门外。二要实事求是，以诚相待。秘书为新闻媒介提供材料一定要实事求是，既报喜又报忧，家丑也可外扬。三要一视同仁，平等相待。四要迅速行动，改进工作。,秘书处理与新闻媒介关系的方法：“四不要”,一不要一厢情愿，干扰记者。二不要以利相交，送礼行贿。三不要以广告为饵，交换要挟。四不要被动消极，仓促应付。,三、秘书职能环境作用,职能环境对秘书工作的规定性职能环境对秘书工作的导向性职能环境对秘书工作的促动性职能环境给秘书工作带来的机遇和风险,PART,2,秘书职能环境的适应与优化,一、秘书职能场的构成,秘书职能场是指在秘书职能环境中秘书职能活动的影响力范围。从某种意义上说，它是在职能环境资源要素作用下，秘书通过其本职工作对环境的反作用及其产生实际效应的范围。特定秘书的具体职能环境的资源条件有很大差异，每一位秘书在其具体的职能环境中开发利用环境资源的能力更是千差万别。,（一）秘书职能场的大小,秘书职能场的大小是由其在领导身边综合辅助及公务服务的基本职能特征和所处的职能地位决定的。一般而言，秘书综合辅助和公务服务的职能场，应该在领导活动范围及职责范围之内，与对领导工作的辅助和公务服务需要相吻合，是秘书有能力发挥作用并产生实际效果的范围。,（一）秘书职能场的大小,一是秘书职能场应在其领导活动范围及职责范围之内，这是由秘书对其领导的从属关系决定的。超出这一范围之外，就不属于秘书的职责任务。二是秘书职能场应与其领导者工作对秘书的综合辅助和公务服务的需要相吻合。三是秘书有能力发挥作用并产生实际效果的范围是有限的。,（二）秘书职能场的运作方向,职能场的运作方向指的是秘书在职能领域内开展各项业务的价值取向、功利目标的指向及产生各种影响力的方向。凡符合客观事物发展规律、符合事业发展功利，并与领导管理正确的工作目标保持一致的，其方向就是正向。,（三）秘书职能场的能量,秘书职能场的能量是指其在特定职能环境中开展其业务活动所产生影响的能力及强度。它是由领导者的信任度，工作指派任务的轻重，秘书个人的知识、信息、经验的拥有量及其能力、态度，以及与领导者主辅配合的关系状态等因素所决定的。,（四）秘书职能场大小、方向、能量的调适,组织加强对秘书的教育、培养、引导和规范；领导者在主辅配合中加强指导，正确使用，合理控制，加强监督检查，使其秘书沿着正确的方向成长并准确地运用职能场；秘书自身要努力和严格规范自己，这是起决定性作用的。,二、秘书对职能环境的适应,适应职能环境特征满足职能环境需要顺应职能环境发展职能环境资源的制约开发职能环境资源,三、秘书对职能环境的优化,（一）秘书优化职能环境的主要途径秘书优化具体工作的职能环境，主要途径是在其具体的职能工作中，与各有关方面建立、维护和加强相互理解、信任和合作的和谐关系，而不是在职能工作以外去寻找优化职能环境的途径。秘书优化具体工作的职能环境的主要途径，是靠自身卓有成效的职能工作；而具体的秘书工作职能环境的优化，又能为提高秘书工作的效能和效率提供良好的环境条件。两者相互作用，相互促进，构成良性循环。,（二）排除职能环境障碍与优化职能场,排除职能环境障碍：信任障碍的排除、理解障碍的排除、沟通障碍的排除、利益障碍的排除优化职能场：职能场大小、职能场方向、职能场能量,（三）优化秘书工作的物质环境,办公室。秘书办公室的位置一般宜邻近领导办公室；文印室、接待室应考虑到不同需要而安排合适位置；建筑物应宽敞，明亮，坚固，防水防潮。此外，还应考虑到温度、通风度、采光度、噪声度、保密度等因素。有关工作人员的食宿及通信条件能满足需要。办公自动化设备。在信息网络时代，办公自动化技术与设备的发展日新月异，秘书部门应在条件许可的情况下，力争设备的优化。,PART,3,秘书与领导的关系,一、秘书与领导关系的多维性,秘书与领导的关系不是一种平面关系，而是一种多层次的多面关系。正是这种多面性，使得秘书在处理这种关系时不能采取简单教条的方式。秘书与领导的关系是建立在共同的事业和目标这个基础上的，它既有角色规定的一面，又有在交往中不断发展的一面。,一、秘书与领导关系的多维性,政治上的同志关系人格上的平等关系组织上的上下级关系工作上的主辅关系,二、秘书处理与领导关系的方法,摆正位置，自觉服务正确领会、贯彻领导意图加强与领导的思想沟通自觉与领导联络个人感情,三、秘书与领导班子的关系,领导班子与秘书群体是紧密相连的，领导班子的所有成员都是秘书群体的服务对象。因此，在高级组织中，秘书群体的结构和岗位分工应与领导班子的分工状况相适应。秘书群体要安排工作，必须考虑到领导班子每一个成员的工作需要。在大、中型高级组织中，不仅领导班子配备有相应的秘书工作班子，而且有的主要领导人还配备有专职秘书。,秘书为领导班子服务中应把握的关系：,为主要领导人服务与为领导班子服务为中心工作服务与为日常工作服务处理好多头指示，避免酿成矛盾对口请示，避免交叉请示,秘书为领导班子服务中应把握的关系：,逐级请示，避免越级请示加强沟通，避免产生误会筛选信息，避免说是道非,思考题：,简述秘书职能环境的要素及其与秘书工作的关系。秘书部门如何正确处理同其他职能部门的关系？如何理解秘书职能场？秘书与领导关系的多维性和本质特征是什么？为什么秘书应当了解领导决策、领导战略与领导需要？,N,A,H,T,K,