【教学课件】第十章会议组织与沟通.ppt

第十章 会议组织与沟通,主要内容,什么是会议如何筹备会议如何组织会议,一、什么是会议,会与会议 聚而不议会 聚而又议会（+）议议：讨论、协商、交换意见会议是人类社会发展的产物会议的普遍性会议是人类社会的一种集体活动形式会议的集体性会议是有组织的集体活动会议的组织性会议是有目的的集体活动会议的目的性,二、如何筹备会议,明确会议目的确定会议议题确定会议场地选定会议时间确定与会人员制定会议计划安排会议议程,明确会议目的信息共享动员激励信息传播问题解决和决策制定,二、如何筹备会议（续）,二、如何筹备会议（续）,确定会议议题会议议题必须紧扣会议目标。各项议题之间最好存在有机的联系，且按合乎逻辑的顺序排列,二、如何筹备会议（续）,确定会议场地选择会场：会议地点、大小、通风、照明会场布置：投影、黑板、粉笔、幻灯、会场形状、安排桌椅物质准备工作：参考文件、宣传资料、身份牌、会议日程表、水、记录本与笔、茶点等等,二、如何筹备会议（续）,选定会议时间充足的准备时间与会者的工作时间及协调会议时间控制在两个小时以内明确规定会议的起止时间，并在会议通知书上说明，提醒与会者准时参加,二、如何筹备会议（续）,确定与会人员会议主席会议成员会议工作人员（会议秘书、记录员）,二、如何筹备会议（续）,制定会议计划开始阶段讨论或报告阶段总结阶段结束阶段,二、如何筹备会议（续）,安排会议议程常见会议议程确定原则会议议程的主要步骤议程准备和支持文件,二、如何筹备会议（续）,常见会议议程确定原则例行公事的项目一般放在会议议程的开始当议程中包括一些比较简短或紧急的项目时，先安排它们，余下的会议时间专注于比较费时的事项。会议议程安排不宜太紧，否则会造成会议超时，甚至降低会议效率,二、如何筹备会议（续）,会议议程的主要步骤回顾介绍制定规则报告演示参与总结,二、如何筹备会议（续）,议程准备和支持文件次序排列出议程对历史项目的讨论准备支持性文件（继续上次会议）准备好具体议题确定好下次会议的时间、地点（会议如有可能再次召开）,三、如何组织会议,明确与会者角色会议开始讨论主题会议收尾会议备忘录,明确与会者角色,三、如何组织会议(续),三、如何组织会议(续),会议开始会议应当在一种和睦活跃的气氛中开始。大部分会议先由主持人介绍一下与会人员，主要包括与会者的姓名、身份。如果有必要，也可以介绍一下与会人员的工作经历和工作成绩。,三、如何组织会议(续),讨论主题营造良好的会议气氛组织讨论采用提问、鼓励等方式对会议进行控制将与会者的发言分类、整理、归纳，得出若干条结论协调会议中的不同意见,三、如何组织会议(续),会议收尾组织者应该将会议的决议及感谢信寄给每位与会者，感谢他们在会议上所做出的贡献租借的设备和场地应当及时退回。对某些付费的报告人要尽快将报酬和感谢信送到他们手中。,三、如何组织会议(续),会议备忘录,The End,