【教学课件】第九章对表格数据的筛选和排序.ppt

第九章 对表格数据的筛选 和排序,学习目标通过本章的学习应掌握筛选和排序，将数据组按管理者的意愿进行有序组织、排序及统计处理，从而得到管理者随时需要的信息 学习重点筛选排序,主要内容,统计数据的准备工作表格数据的筛选表格数据的排序,第一节整理表格数据以便统计分析,通过本节认识表格数据的规范性对统计的重要性，重申表格结构要合理，表格数据要准确的原则，学习整理表格数据的方法 重点：掌握规范表格结构的处理方法,统一数据类型清理空白位置通过单元格修饰显示数据性质,统一数据类型在表格单元格中输入的内容，如文字、数字、公式等，通常要求格式规范、清晰 同一列各单元格的内容，是同类型数据，必须具有统一的格式 邮政编码或身份证字段列的所有数字格式要设置为特殊格式，地址、姓名则为文本格式 大型表格应开设“编号（或ID）”列，并利用“自动填充”功能设置序列编号 可通过“编号”列进行升序排列，恢复表格数据的原始记录情况,填补空白单元格避免在“上表头”行中出现空白（无字段名称）的单元格“上表头”行与数据区不能使用“空行”分割，通常以修饰边框和背景的方式加以处理 正确修饰单元格内容格式在数据区，尤其是同一列各单元格中输入信息时，应避免空白内容（除非绝对无值）否则会影响计算及统计工作 单元格内请勿输入多余的“空格”，尤其是单元格的起始位置，否则会影响排序与查找工作,第二节对数据表格的筛选分析,本节认识表格数据的筛选作用，学习各种筛选数据的方法与技巧 重点：掌握自动与高级两种筛选的方法及使用范围,自动筛选高级筛选,自动筛选,进入筛选条件筛选条件与规则单一筛选条件多重筛选条件排名筛选自动筛选功能的撤销,a）进入筛选条件作用使表格进入筛选状态使用工具“数据”菜单下的“筛选”命令 操作选择数据区域进入筛选工作状态注意设置筛选数据区域时，必须注意包含表头信息，因称“含头取值”,b）筛选条件与规则,常规筛选规律,数字筛选规律,文字筛选规律,“筛选控制”按钮，显示当前列所有不重复的信息于列表中,“自定义”添加一些算法设置,使用通配符“？，*”也可使用“始于、包含”算法,c）单一条件筛选什么是单一条件筛选？针对表格数据区域中某一字段设置惟一的筛选条件,按准确文字内容筛选,按模糊文字内容筛选,对数字信息计算筛选,筛选控制按钮筛选区号,自定义使用通配符筛选电话号码,自定义筛选邮编设置条件,注意使用自动筛选工具，可以针对一个个具体条件，逐一设置筛选条件 只要在表头名称行内，对两个以上项目设置筛选条件后，该筛选将变为多条件状态 在两个条件之间，默认满足逻辑“与”的筛选关系 在处理单条件筛选时，完成一个条件的筛选后，应恢复全部记录（后面介绍）,d）多重条件筛选作用将满足多个条件的信息，快速、一次性完成筛选并显示 定义逻辑“与”：将同时满足多功能条件的信息筛选并显示。此功能通常用于精选信息逻辑“或”：在多个条件中，只要存在就将其筛选并显示。此功能通常用于泛选信息,在多字段间按逻辑“与”关系筛选同一字段按逻辑“与”的关系筛选同一字段内按逻辑“或”的关系筛选,在多字段间按逻辑“与”关系筛选案例文件“例库统学.xls”的“人事表”工作表 管理目标筛选出“性别”为“男”且民族为“回”的人员记录 使用工具筛选控制按钮操作设置性别条件设置民族条件,同一字段按逻辑“与”的关系筛选案例文件“例库统学.xls”的“通讯录”工作表管理目标查找电话起始号码为“6”同时满足截止号码等于“5”的通信记录 使用工具自定义选项操作条件“始于6”条件“止于5”,同一字段内按逻辑“或”的关系筛选案例文件“例库统学.xls”的“人事表”工作表管理目标筛选出姓“王”或姓“高”的记录 使用工具自定义选项操作设置条件一“等于王”选择“或”设置条件二“等于高”,e）排名筛选作用对于数字型的字段，可在本列按数值的最大或最小的前若干名进行筛选或按单元格内百分比值筛选出最大或最小的前若干名 案例文件“例库统学.xls”中“人事表”工作表 管理目标“工龄”列设置排名筛选将工龄较长的前6名人员资料显示出来 使用工具筛选控制按钮操作“前10个”数字区设为6,f）自动筛选功能的撤销为什么要撤销？完成筛选工作后，返回正常显示状态（全部记录），否则会影响后续阅读工作,按条件撤销,为了进行其他筛选筛选控制全部,退出筛选状态,还原表格全部数据数据筛选撤销筛选,高级筛选作用快速将满足多重条件的信息筛选并显示出来此功能特别适合高级管理者一次性提出多个条件的信息筛工作 案例文件“例库统学.xls”中的“人事表”工作表 流程:,建立条件区,设置条件,高级筛选,选择数据区选择条件区,筛选结果,条件区设置规则,条件区,表头曲,数据区,筛选项目的依据,设置多重筛选条件,逻辑“与”,逻辑“或”,条件内容应该与字段类型相符，逻辑关系必须正确 避免设置在数据区的右侧，以防隐藏条件区的内容“表头”内容保持一致，最好使用复制的方法建立,在两个字段间设置综合筛选条件案例文件“例库统学.xls”的“人事表”工作表管理目标筛选出年龄小于30岁的研究生和年龄大于40岁的大学本科人员的记录操作设置条件高级筛选,30“与”研究生,40“与”本科生,或,多个字段间设置综合筛选条件案例文件“例库统学.xls”的“人事表”工作表管理目标（筛选3类）“2030”岁之间的回族研究生职务是“副编审”的藏族干部“大学本科”操作设置条件筛选,高级筛选功能的撤销为什么要撤销？为保证后续的数据分析工作正常进行，应即时恢复数据区，显示全部记录 使用工具数据筛选全部显示,第三节表格数据的排序组合,通过本节的学习,认识表格数据的排序作用，掌握各种排序数据的方法与技巧 重点:掌握常规与高级两类排序方法,排序原则排序方法,排序原则,数据表规则,次序规则,排序警报,区域命名排序规则多重排序规则,包含表头,升降,添加序列编号不用列标选择,最多3层排序,升,符号,数字,日期,文字,FALSE,TRUE,保证数据全性,排序方法案例文件“例库统学.xls”中“人事表”使用工具“工具”菜单的“排序”命令操作单一条件（年龄降序）多重条件,性别升序年龄升序民族降序,恢复原始排列状态为什么要恢复？为了保护数据的原始排列，必要时能够及时恢复 能恢复的条件？在排序前应该在表格左侧设置“编号（或ID）”列，并输入连续的序列编号 操作按“NO.”排序,本章主要内容,筛选排序,自动筛选高级筛选,单一条件排序多重条件排序,考试要点,设置“自动筛选”状态处理多重筛选创建多重筛选条件区排序表格,作业:实验12-1,