《通知的写作方法》PPT课件.ppt

1,一、通知的含义二、通知的类别三、通知的特点四、通知的写作五、通知的写作要求,通 知,2,通知的概念,通知是批转下级机关公文、转发上级机关或不相隶属机关公文、发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者执行的事项和任免和聘用干部所用的公文。,通知概述,返回,3,三、通知的特征,4,二、通知的分类,通知的分类,按照行文关系来分,按照内容和作用来分,平行通知下行通知,批转转发通知颁转性通知 指示性通知 知照性通知 会议通知任免通知,5,、批转、转发性通知,领导机关在批转下级机关的公文时，或在转发上级机关，同级机关和不相隶属机关的公文时，可用这种通知。这种通知，一般与作为附件的被批转或转发的公文一起，构成一份新的完整的通知。,6,例文（转发通知:下级对上级的文件只能用“转发”）,广东省人民政府办公厅转发省财厅关于临时出国人员用汇管理实施细则的通知各市、县、自治县人民政府，省府直属各单位：省财厅制定的广东省临时出国人员汇管理实施细则，业经省人民政府同意，现转发给你们，请按照执行。附件:广东省临时出国人员汇管理实施细则（印）年月日,7,例文（批转通知：上级对下级的来文可以加“批”再 转发）,国务院批转国家教委关于改进和加强高等学校生产实习和社会实践工作报告的通知：国务院同意国家教委关于改进和加强高等学校生产实习和社会实践工作的报告，现转发给你们，请你们结合本地区，本部门的实际情况研究执行。附件：关于改进和加强高等学校生产实习和社会实践工作的报告（印）X年X月X 日,8,2、指示性通知：上级对下级的工作提出指导性的意见,也称布置工作性通知。上级机关对下级交代工作、布置任务，而根据公文内容又不必用命令或指示时，用这种通知。例如：1)、共青团广东白云学院委员会关于开展“学雷锋”活动的 通知（指导、部署学雷锋活动）2)、广东白云学院关于加强以“依法治校、规范管理”为主题的作风建设的通知（加强“依法治校、规范管理”的工作）,9,例文：指示性通知,共青团广东白云学院委员会关于开展“学雷锋”活动的通知各系、部、中心：为了配合广东省教育厅对我院的本科学士学位评审工作，加强优良的校风建设，学院团委根据文件精神，结合我院的实际，决定于三月份开展“学雷锋”活动。现将有关事项通知如下：一、活动意义：二、活动内容与形式：三、活动要求：希各系、部、中心团支部接此通知后，认真部署本系的学习活动，学院团委于月底进行对此项工作的检查、评比、表彰。共青团广东白云学院委员会 2009年3月4日,10,3、知照性通知（顾名思义：知道+照办）,上级要求下级 1、办理或者需要知道的事项；（三八、五一放假）2、成立、调整、合并、撤销某个机构；（本学期伊始：我院成立了财会系）3、启用印章；（白云职业技术学院升为“广东白云学院”）4、请下级机关报送有关材料等；（广东省教育厅要求学院上报今年的招生计划）5、日常生活、工作中的事务如：开会、停水、停电、体检、缴费、卫生检查、捐款捐物等临时性的工作安排。（关于对管理系男生宿舍进行卫生大检查的通知）,11,各系、部、中心：为了迎接省教育厅的学士学位评审，加强我院的专业建设和学科建设，使之更加适应应用型本科的办学方针。经过广泛的调研，我院决定新设处级教学管理机构财会系。财会系由现属经济系的会计、XX专业构成。原属会计、XX专业的学生共800人成为财会系的学生；原属会计、XX专业的教研室、教师成为财会系的教研室、教师。财会系成为独立的教学管理单位后，隶属广东白云学院，与其他各系、部、中心平级。特此通知。广东白云学院 2009年2月3日,广东白云学院关于成立财会系的通知,12,例文,通知根据上级要求，我市机关单位的办公时间自年月日起作适当调整，新的办公时间为：上午：下午：特此通知市人民政府 年月日,13,指示性通知、知照性通知的格式扫描,1、标题2、主送机关：3、正文4、附件（视具体需要）5、落款,14,（一）标题 通知的标题一般有两种形式：一是“发文机关事由 文种”广东白云学院关于加强校风建设的通知二是“事由文种”构成关于召开新闻发布会的通知。根据特殊情况和具体要求，可在文种前加程度词修饰、限制，如“联合通知”、“补充通知”、“重要通知”。,15,2、主送机关,主送机关:受文机关，发文机关的直接下级 机关。比如:白云学院发的通知，主送机关是:各系、部、中心；主送机关与抄送机关的区别：主送机关：受理、负责办理公文的机关抄送机关：只需要了解文件内容，不需要对文件的办理、执行负责的机关。比如：学院的通知，主送机关是各个系、部、中心，抄送机关董事会等,16,3正文,通知的写法,要求,原因,事项,通 知,返回,17,通知正文=发文原因+通知事项+执行要求,一、发文的原因、根据、意义，简单地介绍。比如：为了加强白云学院学生的精神文明建设，院团委决定，在三月份开展深入的学雷锋活动，现将有关事项通知如下：（切记：此句话是非常有用的过渡句）,18,二、通知事项现将有关事项通知如下：（分条列项）1、2、3、三、执行要求：比如：希望各系、部接此通知后认真部署、落 实，或者：直接写“特此通知”,19,落款的写法,发文单位的全称+发文时间+印章发文时间的写作要求：汉字小写（二00九年三月四号）阿拉伯数字（2009年3月4号）注意：汉字大写壹贰叁有时：通知还会有附件，附件的位置要放在正文之后，落款之前。,20,3、会议通知,结构：标题+主送单位+事项+落款标题=发文机关名称+关于召开(举办)会议的通知主送机关:正文：1、开会的根据或者是意义或者目的2、会议要求：(1)时间、地点（报到的时间、地点）；(2)议题；(3)参加人员；(4)注意事项：要不要带资料、发言、食宿、交通、联系 人、联系方式等信息。落款：单位名称、时间、印章,21,4、任免通知,上级机关按照干部管理权限任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下级机关知道时，要发任免通知。正文：决定任免的时间、机关、会议或依据的文件十任免人员的姓名和具体职务,22,任免通知例文:,广东白云学院关于XXX等同志职务任免的通知各系、部、中心、职能处室：经广东白云学院董事会第XX次会议决定，任命XX为财会系主任，负责财会系的全面工作；任命XX为财会系副主任，负责财会系的教学工作。特此通知 广东白云学院 2009年2月2日,23,通知的写作要求,.目的要明确。不同种类通知的写作目的不同，写作内容 也不一样，要区别写之；.写明发通知的原因。一般指示性通知和一些会议通知要 写明发通知的原因，让下级知道为什么要做这些工作或 开这个会议，下级做起工作来更能体会上级的旨意。.通知事项要交代明白清楚。指示性通知事项要具体明确 切实可行，让下级知道做什么，怎么做，做到什么程度；会议通知要把开会有关事项具体、完备交代清楚，不能含 糊其词或缺漏，让下级不知所措，难以开展工作。.条理明晰，让人一目了然。,返回,24,省废旧物资回收公司关于召开物价学习讨论会的通知各市（地）、县废旧物资公司：省公司决定召开物价学习讨论会，时间定于七月二十九日至八月十三日。会上请省供销学校商业经济教研室老师讲物价理论课。目的是为了适应物价工作的需要，提高物价员的业务水平；还请省内主管物价多年、有经验的同志传授废旧物资作价方法、计算技术及工作经验，结合实际问题座谈讨论会。参加会议人员要携带笔记本和算盘，食宿费、车费自备。市（地）、县废旧物资公司做物价工作的专职物价员参加这次会议。请各县把参加会议名单尽快报市（地）公司。各市（地）公司于七月十五日前将参加会议人员登记表填好，寄给省公司。参加会议人员于七月二十八日报到。地点在市供销社所属旅社。年月日（公章）,通知的病例评析,通 知,返回,25,本文的主要毛病是：结构凌乱，层次不清。原文首段虽简述会议目的与依据，但把会议的几个主要内容散杂 在本段内，使全段内容杂乱无章。宜改为：“为了，我公司决 定于七月二十九日至八月十三日召开物价学习讨论会，会上将请 讲物价理论课，现将会议有关事项通知如下：”2、原文第二段写的是会议通知事项，但没有分项分条标明，又没有按 合理的顺序来安排，条理不够清晰。3语言欠简洁，词句亦有不当之处。如文中两处用“省公司”，均应改 为第一人称“我公司”、“市（地），县废旧物资公司做物价工作的 专职物价员参加这次会议”，其中“做物价工作的”重复多余，应删；“请各县把参加会议名单尽快报市（地）公司”，其中“尽快”一词不够 明确具体。“结合实际问题座谈讨论会”不通。,评析,通知的病例评析,返回,26,市交通局关于立即畅通南北交通干线的通知市公用局：贵局维修下水道，未经与我局请示，便自作主张，阻断大马路，严重影响了南北交通干线的正常通行，后果严重。通知贵局所属维修队即刻停止作业，恢复交通。其他事宜，待商谈后再定。年月日（公章）,通知的病例评析,返回,27,这份通知主要毛病有：标题的文种错误。“市交通局”和“市公用局”是同级单位，不宜用“通知”，而应该用“商洽函”；标题的事由概括不当，宜改为“请即停修下水道以畅通南北交通干线”；用语不得体。如“通知贵局所属维修队即刻停止作业”。宜改为“请通知贵局所属维修队暂停维修下水道的作业。”又如“未经与我局请示”，“请示”一词不当，发文机关无权通知对方向己方“请示”，宜用“商洽”。,评析,通知的病例评析,返回,28,课堂练习,根据通知的格式和写作要求,拟写一份会议通知.以xx总公司名义下发所属各公司,要求住会,会期三天:会议内容为人事制度改革问题.,29,XX总公司关于召开人事制度改革会议的通知各分公司：为了加强人事制度改革的力度，挖掘人力资源的潜力。根据总公司XXX文件精神，决定于本月下旬召开人事改革工作会议。（开会目的）现将有关事项通知如下：（过渡句）一、会议时间：5月20日5月22日，会期3天。二、会议地点：总公司行政楼1002会议室。三、参加人员：各分公司负责人事工作的正、副职领导2名。四、议题：人事制度改革问题五、注意事项：（会议通知的必要内容）1、与会人员报到的时间、地点：5月19日15点，总公司行政楼1008室；2、代表携带材料：各分公司领导务必带来本公司人事改革的初步方案，以便在大会上讨论；3、与会代表食宿：由会议统一安排。4、会议接待电话：134521115，联系人：刘华小姐特此通知，请各位代表准时赴会。XX总公司 二00八年五月十五日,30,作 业,教材P82:病文3教材P83:写作实训第(1)题,