《表的基本操作》PPT课件.ppt

第 3 章 表的基本操作,本章学习内容,3.1 表3.2 创建新表3.3 表中数据操作3.4 维护表结构3.5 设置表格外观3.6 数据库的表关系,3.1 表,3.1.1 表的概念1、表是一种实体的描述 实体是数据库中包含的各种对象，体现了现实中的事物或事物间的联系。在数据库中，同一类的所有实体用一个表来描述。2、表名唯一 数据库中每个表的表名必须是唯一的，不能出现重复的情况，因为每个表反映了一个实体，所以要避免重复。同样的原因，表尽量使用该实体的名称作为表名。3、表有记录和字段组成 数据库中的表是由行和列组成。表中的一行称为记录，记录下来某一个具体实体的信息；表中的一列称为元组，记录了这些实体的某一个属性。4、表与表之间存在关系 数据库中的表与表之间多数存在关系，基本上不存在单独存在于数据中的表。,3.1.2 表的结构 Access作为一个关系数据库，每一个表就对应一个关系，所以表也是二维结构，由行和列组成。行，也称记录，用来记录一个实体的相关属性。列，也称字段、属性，用来记录实体的某种特征。表的结构如图31所示，其中由“计算机应用05-1”、“45”、“张国庆”等信息组成的一组数据，都是关于“计算机应用05-1”这个班级实体的，称为行。“人数”是用来描述所有实体的某一个特征的，称为列。图 31 表的结构,图 31 表的结构,3.1.3 Access的数据类型 在数据库中，每个字段都拥有自己的数据类型。字段的数据类型决定了该字段中可以存储哪一类的数据。例如，“年龄”字段如果设定为“数字型”，那么在向该字段内输入数据时，只能输入一些数字，而不允许输入字母或汉字。如果使用向导或者是输入数据的方式，表中字段的数据类型、字段大小以及字段属性等信息由系统自动生成，只需进行简单的调整就可以了。但是在实际应用中，多数情况下使用“表设计器”设计并建立表，此时就要求选择字段的数据类型。Access一共向用户提供了10种数据类型。,图 32 选项卡窗口,1.字段的数据类型 1）文本型（Text）:可以使用字符和数字的组合，如姓名、地址等；或者是不需要计算的数字，如电话号码。最长为255个字符，默认大小为50字符。可以根据需要修改这个默认值。在【工具】下拉菜单中选择【选项】命令，在弹出的【选项】对话框中选择【表/查询】标签，如图32所示。该窗体还可以对其他的一些默认值进行设置。,2）备注型（Memo）：长文本与数字的组合，最多为65535个字符。但是备注型的数据不允许进行排序操作，也不允许设定索引。在为“备注”型数据字段添加数据时，可以通过“Shift+F2”来打开“现实比例”窗体，如图33所示。在该窗体内，用户可以设定和编辑备注的内容和格式，并可以设置备注的字体。如果需要另起一行，可以通过“Ctrl+Enter”实现。,图33 备注数据类型“显示比例”窗口,3）数字型（Number）：可以存放数字型的数据，并可以对数据进行计算。该数据类型又可详细分成：字节：表示一个单字节整数，范围为1255。整数：表示一个两字节整数，范围为-32，75832，768。长整数：表示一个四字节整数，范围为-2，147，483，6482，147，483，648。单精度型：表示一个四字节浮点数，范围为-3.4*10383.4*1038。双精度型：表示一个八字节浮点数，范围为-1.797*103081.797*10308。4）日期时间型（Data/Time）：1009999范围内的日期及时间值，并可以对其进行比较，大小为8个字节。5）货币型（Currency）：货币值或者是用于数学计算的数字数据，这里的计算指带有14位小数的数学运算，精确到小数点左边15位和小数点右边4位，输入时系统自动键入货币符号和千位分隔符。占用8个字符。6）自动编号（AutoNumber）：在添加记录的同时自动按照事先的约定进行数据有规律变化的添加，例如从1开始每次递增1。占用4个字节。自动编号会永久的与记录连接，如果某条记录被删除，那么它所对应的编号也被永久删除，添加的新纪录不会再次使用该编号，而是仍然按照顺序赋值。7）是/否型（Yes/No）：用于记录逻辑型数据，只能取两个值中的一种，例如：Yes/No、True/False、On/Off。占用一个字符。,8）OLE对象型（Object）：可链接或嵌入其他使用OLE协议的程序所创建的对象，如Word文档、Excel电子表格、图像、声音或其他二进制数据等。这些对象可以保存在Access数据库表中，但是部分程序只能通过窗体或报表中的控件才能显示。占用最大空间为1G。9）超链接型（Hyperlink）：用于保存超级链接的数据，以文本或数字的形式表现，以文本形式存储。超链接地址可以是UNC路径或是URL，最大字符为64000个。10.查询向导型（Lookup Wizard）：通过向导的方式自行创建的字段，允许使用组合框来选择一个表或一个自行设计列表中的值。当选中该数据类型后，将自动打开对应向导。其数据类型将由系统根据选择的列表值来进行自动设置。通常占用4个字符。,2.数据类型的选择,数据类型对于表中数据有着很重要的意义，设定的时候要根据实际情况选择数据类型。在定义表中字段的数据类型时，可以从以下几个方面考虑。字段中允许使用值的数据类型。例如，“数值”型字段中不能包含非数字字符。字段宽度的设定。该字段可能进行什么类型的运算和统计。例如，Access能对数字或货币字段中的值进行求和平均值等运算，但不能对文本或OLE对象字段中的值求和。是否需要排序或索引字段。文本、超链接以及OLE对象字段都不能排序或索引。是否需要在查询或报表中使用字段对记录进行分组。备注、超链接以及OLE对象字段都不能用于分组。如何排序字段中的值。在文本字段中，数字以字符串形式排序（如1、10、100、2、20、200等）而不是按其值排序。数字或货币型字段以数值形式排序。如果将日期数据输入到文本字段中，则不能正确地排序。,3.2 创建新表,Access数据库管理系统提供了6种创建数据库表的方式：“数据库向导”、“表设计器”、“表向导”、“输入数据”、“导入表”、“链接表”。其中“导入表”与“链接表”是从其他文件中导出数据的同时建立新表，“数据库向导”是指在通过向导建立数据库的同时建立表，这三者并不是常规意义上的建立新表，本章重点介绍“表设计器”、“表向导”、“输入数据”三种创建新表的方法。,图34“新建表”对话框,3.2.1 使用表设计器创建表结构 表设计器是最常使用的一种创建表的方法。【例3.1】使用表设计器创建班级表。第一步：打开tushu数据库，选择【表】模块，双击【使用表设计器】选项；或单击【新建】按钮，弹出“新建表”对话框，如图3-4所示，选择【设计视图】，单击【确定】按钮。,第二步：弹出如图3-5所示的“表设计器”窗体分成上下两个部分，上部分用来设定表内各个字段的名称和数据类型及说明等信息，下面部分用来对选中字段进行详细设定，例如：字段大小、默认值、规则等等。在使用设计器来定义表或修改表结构的时候，需要对各个属性字段进行一定的设置，通过对这些属性的设置可以保护数据的准确性和完整性。例如，可通过设置文本字段的“字段大小”属性来控制允许输入的最大字符数。字段的数据类型不同，其属性也不相同。字段的主要属性有以下几种。1）字段大小：指定文本型字段的最长长度，或数值型字段的类型和大小。,图35“新建表”对话框,文字型字段的长度是1255个字节，默认值为50，在“字段属性”框中直接输入。数字型字段的长度不能设定具体的数值，而是设定它的类型，不同的类型长度不同，取值的范围和精度也不同，如表31所示。数字型字段默认为长整型。,表31 数字型数据类型,2）格式：用来定义数字（及货币）、日期、时间、文本（及备注）的显示和打印方式。可以使用某种预定义格式，也可以使用格式设置符号来创建自定义格式。1：文本和备注数据类型的格式。只有自定义格式，其自定义格式的符号和说明如表32所示。,表32 特殊格式,2：数字（货币）型格式。有预定义和自定义格式，系统提供的预定义格式及简单示例，有“常规数字”、“货币”、“固定”等7种。3：是/否型格式。可以按照预定义格式选择是/否、真/假、开/关，也可以设为自定义格式。4：日期/时间型格式。也有预定义和自定义格式，系统提供了“长日期”、“短日期”等7种。3)小数位数：对于数字字段或者货币字段，可以设置数字的小数点位数。默认值为“自动”，自动能显示货币、整型、标准和百分比格式种的两个小数位，并显示出一般数字格式中数字值的当前精度。设置“小数位数”属性只影响可显示的小数位数，而不影响实际存储的小数位数。4)输入掩码：指定输入数据时的格式，可用“输入掩码向导”来编辑输入掩码。“输入掩码”属性主要为字段的内容做一个详细的设定，在输入数据的时候可以根据掩码的提示进行输入，如果数据的格式不符合要求，系统就会拒绝操作。(1)输入掩码中使用的格式字符输入掩码中出现的字符都有其固定的含义，表33列出的是常用的几种字符。,表33 输入掩码的字符,表34 输入掩码的示例,（2）输入掩码示例,5)输入法模式：在设定对于包含中文字符的字段时，可以设定输入法方式。6)标题：字段的显示名称，在数据表视图中，它是列头（列标题）显示的字样。7)默认值：指定当添加新记录时，如果用户不做设定，自动填入字段中的值。8)有效性规则：用于限制输入数据的表达式。设计表中的某个字段时，可以包括一个有效性规则，用来指定字段本身需要遵守的输入范围或格式。有效性规则会检验用户输入的信息，只有在数据符合规则的时候才允许操作。例如，规定“班级”表中“rs(人数)”字段的规则为“0”。如果输入不符合条件，就会拒绝操作。有效性规则的设定就是在对应的栏目中添入一个条件表达式。表达式主要由运算符和数值构成。,（1）运算符1算术运算符用于连接数字操作数，得到数字结果。包括+，*，/，（整除），MOD（取余）2、关系运算符关系运算符包括，Betweenand（指定一个数字范围）。3、逻辑运算符逻辑运算符在表达式中起连接、声明等作用。常用的逻辑运算符包括以下几种。And（与）：前后两个条件都为真时，表达式的值才为真。Or（或）：前后两个条件只要有一个为真，表达式的值即为真。Not（非）：条件的相反值。字符串合并：将运算符两边的文本连接在一起。,表35 表达式的例子,（2）表达式的例子表3-5是一些常用的表达式的实例子。,如果表达式中输入的数据是日期，Access将自动用#包围，如果是文本，将自动用“”包围。9)有效性文本：设置在输入的数据不符合有效性规则时所提示的错误信息。10)必填字段：指定该字段在输入时是否必须输入数据，属性为“是”和“否”。如果选择“是”，则填写数据时，该属性必须赋值。通常只有主键属性会默认为“否”，即不允许空，其余字段都默认为“是”。11)允许空字符串：文本型字段特有属性，是否允许输入空字符串。,表3-6 班级表的表结构,12）索引：设置是否在该字段上建立索引，以及索引的类型。这里有三个选项：“无”、“有（有重复）”、“有（无重复）”。主键会自动设置为“有（无重复）”。在如图3-5所示的表设计器窗体中输入如表3-6所示内容。,第三步：表的内容设定结束后，单击窗体上方的【保存】按钮或者是直接选择关闭“表设计器”窗体，系统弹出要求输入表名的对话框，如图36所示。输入后单击【确定】，完成新表的建立。,图 36 数据表命名,【例32】使用表向导创建“学生信息表”具体的创建步骤是：第一步：打开tushu数据库，选择【表】模块，选择【使用向导创建表】，再单击【设计】，弹出图3-7所示的“表向导”对话框。或者选择【表】模块后单击【新建】，在弹出图3-4所示的“新建表”对话框中选择【表向导】选项，并单击【确定】按钮。,图37表向导选择表类型,3.2.2 使用表向导创建表结构,第二步：在“表向导”对话框提示选择新表的类型。该窗体分成三个部分，左侧上部分用来选择是“个人”类型还是“商务”类型的表格。左侧下端的“示例表”选项框列出了该类型所提供的示例表格模版。这里选择“个人”类 型中的“作者”表。窗体的中部的“示例字段”选项框列出了该表可供选择的示例字段名称，通过功能按钮，可以将需要的字段添加到窗体右侧的“新表中字段”选项框中。这里添加“作者ID”、“名字”、“生日”、“出生地”、“照片”和“附注”字段。此外，还可以通过【重命名字段】按钮将已经选择的字段进行重新命名。设定结束后，单击【下一步】按钮。,图38表向导表名称设定,第三步：弹出的窗体要求输入新表的名称和是否建有主键的设定，如图38所示。输入表名称为“学生信息”，【下一步】。,第四步：弹出的“表向导关系设定”窗体要求设定该新表与原有表格的关系，如图39所示。单击右下方的【关系】按钮，可以对目标表之间的关系进行设定。设定后单击【下一步】。,图39表向导关系设定,图310表向导完成,第五步：要求选择表设计结束后进行的下一步操作如图310所示。选择“修改表的设计”可以对该表的结构进行调整；选择“直接向表中输入数据”选项在新表建立后马上向表内添加数据；选择“利用向导创建的窗体向表中输入数据”可以使用系统自动提供的窗体向表中添加数据。单击【完成】按钮。,3.2.3 在数据表视图下创建表结构 数据表视图创建表也称为直接添加数据创建表。如果没有确定表的结构，但是手中有准备存放在该表中的数据，可是选择使用该方法。系统会根据原来输入的数据来判断数据的类型和长度等信息，自动生成一个新表。当表格建立好后，用户还可以根据实际的情况再对表和字段的信息进行适当的调整。【例33】在数据表视图下创建“读者”表 具体的创建步骤是：第一步：打开tushu数据库，选择【表】模块，选择【通过输入数据创建表】，再单击【设计】，弹出图3-11所示的“数据表”对话框。或者选择【表】模块后单击【新建】，在弹出图3-4所示的“新建表”对话框中选择【数据表视图】选项，并单击【确定】按钮。第二步：在弹出的“数据表”对话框中输入目标数据，如图311所示。,图311输入数据创建表,第三步：数据输入结束后，单击工具栏上的【保存】按钮，或直接关闭窗体。系统会要求输入表名称，这里输入“读者”。此时，系统已经根据所填入的数据自动生成了一个新表。3.2.4 主键与索引1.主键 主键(primary key)是表中的一个字段或多个字段的集合，这些字段可以唯一的标识表中的某一条记录。多数表建有主键，特别是要在表与表之间建立关联时，必须指定关联表的主键。利用一个表中的主键字段关联到另一个表中相匹配的字段上，就能够在表之间建立关联。主键字段要求其中的数据不能出现空值，不能出现重复值。目的是保证数据库数据的完整性。表中如果定义了主键，表中的数据会自动以主键的次序显示；主键能够加快查找和排序的速度。主键具有以下特征：主键不能为空；主键不能重复；主键不能轻易修改。,主键的建立比较简单。可以在表格建立的同时创建主键，也可以在表格建立后再创建主键，不过此时要保证要创建主键的字段内没有空值，没有重复值。要创建主键，首先要进入“表设计器”窗体。然后选中要创建主键的字段，然后单击【工具栏】上的【（主键）】按钮，如图313所示。如果主键是一个字段组，创建时要一次将这些字段都选中后再单击【工具栏】上的【（主键）】按钮。2.索引 1）索引的概念索引简单来说就如同图书的目录一样，是一个记录数据存放地址的列表。索引本身也是一个文件，一个用来专门记录数据地址的文件。在查找某个建有索引的字段内的数值时，首先在索引中搜索该值，然后按照索引中记录的该值的地址，将指针直接跳转到所指地址的内容上。因为在索引内的数据要远远少于表中的数据，所以在索引中查找某个数值远比在原表中查找快捷得多，因而，使用索引可以提高对表中特定数据的查找速度。2）索引的用途1：提高数据查询速度2：保证数据唯一性3：加快表连接的速度,3）建立索引的注意事项 1：索引的创建与维护应该由DBA和DBMS完成。2：表的主键将自动建立一个无重复值的索引。3：应该在经常进行查询操作的表中创建索引。4：数据量不大的表不易建立索引。5：包含太多重复值的列不易建立索引 6：值很长的列不易建立索引。7：经常更新的列不易建立索引。3）索引的分类 在Access数据库系统中，索引基本上可以分成有重复值和无重复值两种。有重复值是指索引字段中的值允许出现重复的情况。无重复值是指索引字段中的值不允许出现重复的情况。4）索引的创建（1）简单创建索引 在表的设计视图中，选定要创建索引的字段，然后在其下方的属性设定栏目中的“索引”栏目中进行选择索引的类型。（2）详细创建索引【例34】以【例31】中建立的“班级”表中的“bjdm(班级代码)”创建索引。第一步：打开tushu数据库，单击【表】模块，选择“班级”表，单击工具栏中的【设计】按钮，打开“表设计器”。选择“bjdm”字段。,第二步：单击【视图】菜单中的【索引】命令。出现如图312所示的窗口。窗体上部用来设定某个索引的名称、对应字段和索引项的排序方式。其中前面带有钥匙符号的是该表的主键。窗体下方用来设定索引的其他属性。主索引：只有在主键上创建的索引才是主索引，所以一个表只有一个主索引。唯一索引：建立索引的字段中是否允许出现重复数据。忽略Nulls：是否对字段中的空值地址进行登记。第三步：保存设置，关闭“表设计器”。每个表根据需要可以创建多个索引。在表设计视图中，可以随时添加或删除索引。索引的内容会在保存表时自动保存，其内容会根据对应数据的更改、删除或添加而自动更新。,图312索引详细设计,3.3 表中数据操作,3.3.1 打开表 打开数据表的方式有两种，一种是在表模块内双击要打开的目标表；另一种是首先选中要打开的数据表，然后单击窗体上方的【打开】命令。3.3.2 输入数据 输入数据是指将数据添加到表中的操作。Access中，数据的输入可以通过两种方式：直接录入和利用自动窗体录入。直接录入是通过打开的数据表，用鼠标或键盘定义到单元格，然后输入数据。,图313 数据输入窗体,利用自动窗体输入数据是通过Access提供的窗体进行输入。选中要输入数据的表，如【例3.1】中创建的班级表，然后选择【插入】菜单中的【自动窗体】命令，利用弹出的如图313所示的窗体进行数据的输入。数据输入结束后关闭窗体即可。关闭时系统会询问是否保存窗体，保存与否不影响刚才输入的数据。,在Access中，一些特殊数据类型的录入与普通数据不同。1）“是/否”型数据“是/否”型数据在录入的时候，就是在对应的方框内打勾。打勾代表“是”（-1），没有勾代表“否”（0）。2）日期与时间型数据 在输入时期型数据时，系统按照该字段设定的格式自动调整输入的结果。例如，“借阅日期”创建时定义成“短日期”的日期型，输入的是“86/6/13”，但是在保存的时自动调整成“1986613”进行保存；如果定义为“长日期”，将以“1986年6月13日”保存。此外，输入简化日期时，Access自动判断是20世纪还是21世纪，当前分界点为30，例如，30/1/1系统认为是193011，而29/1/1作为202911。,图314 插入对象对话框插入新建对象,3）OLE对象型数据 OLE字段使用插入对象的方式来输入数据。第一步：在填入数据的时候，在需要插入对象的数据项上单击右键，选择快捷菜单中的【插入对象】命令，打开【插入对象】对话框，如图316所示。,第二步：如果是创建新对象，需要选中“新建”选项，然后在右侧的“对象类型”中选择新建文件的类型，单击【确定】后系统会自动打开该对象，可以在其中自行设计。如果是插入一个已经存在的对象，则选择“由文件创建”选项，则对话框中的对象类型列表框变为显示文件名的文本框，如图315所示。单击【浏览】按钮，弹出“浏览”对话框。在其中选择一个需要插入的对象，再单击【确定】按钮，则“浏览”对话框关闭。且“插入对象”对话框的文件名文本框中显示所选中的文件的路径名。,图315 插入对象对话框插入已有对象,第三步：单击【确定】按钮，所选对象会插入到相应位置。4）输入超链接型数据 超链接数据可以使其保存的字符串变成一个可以链接的地址。当在该类型的字段中输入内容的时候，输入的内容会自动变成超链接方式。,3.3.3 查阅列 现实世界的数据表中，数据的冗余是不可避免的。这些冗余体现在不同表之间存在相同的字段，例如，“图书”表中有书的编号，“借还记录”表中同样有该属性；同一个表内，字段内会出现大量重复的数据，例如“性别”字段的“男”和“女”。这些数据在输入的过程中，不仅很繁琐，而且还容易造成数据的不一致性，破坏数据的完整性。Access提供了查阅列功能，即使用列表框或组合框进行数据的选择性录入。即方便输入，又保证了数据的一致性，杜绝了错误数据的输入。【例35】在“tushu”数据库中建立“图书”表和“借还记录”表，两表结构是：,表3-7 图书表的表结构,表3-8 借还记录表的表结构,将“借还记录”表中的“txm”字段的查阅列设置为“图书”表中的“tsgtm”字段。,说明：“图书”表中的“tsgtm”字段与“借还记录”表中的“txm”字段，都是指图书的唯一标识编号。“借还记录”表中的“txm”字段应依附于“图书”表中的“tsgtm”字段。如果将“借还记录”表中的“txm”字段的查阅列设置为“图书”表中的“tsgtm”字段。一来可以简化操作，二来可以保证数据的一致性和完整性，杜绝错误数据的输入。称“借还记录”表为查阅表，“图书”表为被查阅表。第一步：首先进入查阅表“借还记录”表的设计视图。第二步：选中需要设置查阅属性的字段“txm”字段，并更改其数据类型为“查阅向导”型。此时会弹出如图316所示的对话框。,图316 查阅列获取方式,第三步：在打开的【查询向导】对话框中选择“使用查阅列表查阅表或查询中的值”，单击【下一步】按钮。第四步：在如图321所示的界面中需要设置被查阅表，这里选择“图书”表。第五步：接下来设置被查阅列，也就是数据来源的列，这里设置为“tsgtm”，如图318所示。,图317 查阅列数据来源,图318 查阅列查阅列设定,第六步：然后系统需要设置排序的方式，设置好后单击【下一步】按钮，如图319所示。,图319 查阅列排序,第七步：适当调整列宽度，单击【下一步】按钮，在弹出的“设定宽度”对话框中调整宽度，单击【完成】按钮，退出向导。系统提示创建关系前要保存表，选择“是”，Access自动创建两表之间的关系；选择“否”则不创建关系。两表之间的查阅列设置后，当打开查阅表的查阅列输入内容时，就可以通过右侧的按钮来从被查阅列中选择数据，保证数据的正确性。3.3.4 值列表 如果某字段中存在大量的重复数据，如“性别”字段的“男”和“女”，则可以通过设置该字段的查阅属性为“值列表”来简化的操作。值列表的创建有两种方式：,图320 值列表设置显示控件,1、字段属性设置【例36】以“tushu”数据库中“借还记录”表为例，设置“jh”字段的值列表。第一步：打开目标表的设计视图。选中目标字段“jh”，并在下方的字段属性窗口中选择【查阅】选项卡，单击“显示控件”属性右侧的下拉按钮，从中选择“列表框”，如图320所示。选择“列表框”。第二步：出现如图3-21所示的对话框中，【行来源类型】设置为“值列表”，并在【行来源】中输入“借;还;续借”，注意，这里的分号要使用英文半角符号。,图321 值列表具体设定,第三步：保存数据表结构并退出。2.字段数据类型设置 第一步：首先进入查阅表的设计视图，例如“学生信息”表。第二步：选中需要设置查阅属性的“xb(性别)”字段，并更改其数据类型为“查阅向导”型。此时弹出如图316所示的对话框。第三步：在打开的“查询向导”对话框中选择【自行键入所需的值】，单击【下一步】按钮。第四步：在弹出的对话框中填入需要设置的列值“男”、“女”，如图322所示。单击【下一步】按钮。,图322 值列表设定值,第五步：在弹出的对话框中设置该值列表的标签，单击【完成】按钮。当需要输入“性别”字段的内容时，就可通过“性别”字段数据项右侧的下拉菜单选择“男/女”。3.3.5 导入数据 导入数据是指从外部Access所识别的文件中获取数据后形成数据表的操作。比较常用的是从另一个Access表中导入或从Excel导入。1.导入Access表 1）打开需要录入数据的数据库。2）在【文件】菜单中选择【获取外部数据】子菜单中的【导入】命令。也可以单击【新建】按钮，在弹出的【新建表】对话框的列表中选择【导入表】选项并单击【确定】按钮，此时会弹出【导入】对话框。,图323导入表确定源表,3）在【导入】对话框中找源表所在的数据库，并打开。4）在弹出的如图323的【导入对象】窗体中选择源表，并单击【确定】按钮。,图324 导入表选择区域,2.导入Excel表 导入Excel表的前两步与导入Access表相同，然后在弹出的【导入】窗体中选择目标Excel文件并打开，系统会打开导入向导界面。注意首先要将窗体下方的文件类型设置成Excel类型。如选择“专业名”。1):导入向导首先要求设定需要导入的工作表，如图324所示。设定结束后单击【下一步】。,2):然后设置新表中是否使用Excel数据表的第一行作为字段标题，如图325所示。单击【下一步】按钮。,图325 导入表设定列标题,3）接下来设置数据导入的目的表，可以选择导入到一个新表，也可以选择导入到数据库中已经存在的表中。4）如果选择导入到新表中，出现如图326所示的向导窗体中，可以对新表中的列逐一设置字段名。可以选择使用默认名称，也可以对字段名进行修改。设置结束后单击【下一步】按钮。,图326 导入表字段名称设定,5）弹出的界面用来设置新表的主键。如图327所示，系统提供三个选项：1:让Access添加主键：在表的最前方添加一个自动编号字段，作为主键。2:我自己选择主键：可以从表的现有字段中选择一个作为主键。3:不要主键：暂时不设置主键。,图327 导入表设定主键,6）最后设置新表的名称，完成数据的导入。3.3.6 增加记录 首先打开需要添加数据的数据表，在数据表视图中，选择【插入】菜单中的【新记录】命令或单击【记录指示器】中的【（新记录）】按钮可插入一条新记录。3.3.7 删除记录 删除记录时，在数据表视图中，选定一条或多条需要删除的记录，再按Del键或单击工具栏中的【（删除记录）】按钮。3.3.8 查找数据 通常数据库中存储的数据量比较大，如果逐条寻找目的数据需要浪费大量的时间。可以使用查找命令来快速定位目标数据。【例37】在【例31】建立的“学生信息表”表中查找姓名为“王也”的 第一步：打开“读者”表。第二步：选择【编辑】菜单中的【查找】命令或单击【（查找）】工具按钮，在出现的对话框中选择【查找】选项卡，如图328所示。,图328 查找与替换,第三步：对话框中，各项内容对查找进行设置。“查找内容”项目中输入要查找的内容。“查找范围”可以设定查找的范围是某列或是整个表。“匹配”选项设定查找过程中遵循的规则，设置成“字段任意部分”，则只要数据中包含“查找内容”中输入的内容即可；设置为“整个字段”，则需要查找的内容与“查找内容”中输入的内容完全一致；设置为“字段开头”，这需要查找内容的开头与“查找内容”中输入的内容一致，后面任意字符。“搜索”用来设置查找的方向，有三个选项：向上，向下，全部。“区分大小写”用来确定查找时是否大小写完全匹配。第四步：单击【查找下一个】按钮完成查找。如果有符合条件的数据则反白显示，否则弹出对话框提示没有符合条件的数据。3.3.9 数据的替换操作 数据的替换与数据的查找基本相同，在图3-28的“查找和替换”对话框中选择“替换”选项目卡。首先在对话框的“查找内容”文本框中输入需要替换的原有数据，然后在“替换值”文本框中输入用于替换的数据内容。其他选项的功能与查找相同。右侧的按钮实现不同的功能。【查找下一个】按钮用来将光标定位到第一个与“查找内容”文本框中所输入的数据匹配的字段上。【替换】按钮用来将当前与“查找内容”文本框,中输入的数据匹配的字段内容替换为“替换值”文本框中输入的数据。【全部替换】按钮一次性将所有符合条件的数据全部替换。3.3.10 记录排序 很多时候，需要按照一定的排序方式来查看数据，例如图书价格的升降序，学生成绩的升降序。数据库系统提供了按照一个或多个字段的内容对记录进行排序的方法，以便按某种方式观察数据。设置排序的方法如下：选中需要排序的字段，单击表工具栏上的【（降序）】或【（升序）】按钮。或在需要排序的字段上单击右键，选择菜单中的【降/升序】命令。取消按字段对记录排序的方法是选择【记录】菜单中的【取消筛选/排序】命令，或右键单击需要取消排序的字段，选择菜单中的【取消筛选/排序】命令。3.3.11 修改筛选 如果表中记录太多，会给查询带来不便；此时可使用数据的筛选功能，将无关的记录暂时筛选掉，只保留感兴的记录。最常用的筛选方式有三种：“按选定内容筛选”、“按窗体筛选”和“内容排除筛选”。1.按选定内容筛选 首先选中感兴趣的数据，例如查看“清华大学”出版社的图书，就首先选中表中任何一个“清华大学”数据项。然后选择【记录】菜单中的【筛选】子菜单的【按选定内容筛选】命令；或单击表工具栏上的【按选定内容筛选】按钮；或右键单击该网格，选择快捷菜单的【按选定内容筛选】命令，系统就会自动将目标数据筛选出来并显示。,2.按窗体筛选 首先打开要筛选数据的表，单击工具栏上【按窗体筛选】按钮，或从【记录】菜单中选择【筛选】子菜单中【按窗体筛选】命令。弹出“按窗体筛选”对话框，选择需要设置条件的字段，并在其下拉列表中选择想要的值，也可以直接将值输入到该字段中。可以输入多个条件进行筛选。输入条件后，单击工具栏上【应用筛选】按钮，或从【筛选】菜单中选择【应用筛选/排序】命令即进行筛选。3.内容排除筛选 首先选中不想显示的数据内容，然后选择【记录】菜单的【筛选】子菜单的【内容排除筛选】命令，或右键单击该网格，选择快捷菜单的【内容排除筛选】命令。系统就会自动将选中的内容筛选掉，不予显示。4.取消对记录的筛选。选择【记录】菜单的【取消筛选/排序】命令；单击表工具栏上的【删除过滤器】按钮；选择快捷菜单的【取消筛选/排序】命令，都可以取消对记录的筛选。,3.4.1 插入新字段 在表的设计完成后，可以增加新的字段，方法有两种。具体步骤如下：表视图方式：1:打开需要添加新列的表格，单击需要在其前添加新列的目标列。2:单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【插入列】命令；或者选择【插入】菜单的【列】命令，此时即可在该位置的前面插入一个新的字段，系统默认其字段名为“字段1”。3:用鼠标双击“字段1”可以对其字段名进行修改。设计表方式 1:进入需要添加新列的表设计视图，选中要在其前添加新列的字段。2:单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【插入行】命令；或者选择【插入】菜单的【行】命令。3:对新字段进行属性上的设置。,3.4 维护表结构,3.4.2 修改字段名与字段属性 在数据库的使用过程中，如果发现某字段的名称不合理或不符合要求，可以对其进行修改。与插入字段相同，修改的方式也分为两种：表视图方式 1:打开需要表，双击需要改名的目标列。2:当列名反白后直接修改即可。注意，如果该字段使用了标题，那么修改的新名为字段名，标题将不存在。设计表方式 在设计视图下打开表，直接修改字段的名称。字段属性的修改需要进入到表的设计视图，然后在设计视图中对字段的相应属性进行设置，设置方法与创建表时相同。,3.4.3 删除字段 如果需要将表中的无用字段进行删除，可通过两种方式进行：表视图方式 1:打开需要删除列的表，选中目标列。2:单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除列】命令；或者选择【编辑】菜单中的【删除列】命令。注意，列一旦删除，该列内的所有内容也一并删除。设计表方式 1:进入表的设计视图，选中要删除的字段。（2:单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除行】命令；或者选择【编辑】菜单的【删除行】命令。,3.5 设置表格外观,图329 手动设定行高,当数据表创建好后，在使用的过程中可以设置表格的外观样式，例如行高、列宽、表格样式、字体等等。通过设置可以使表格的外观更加美观大方，或者更加适合使用要的求3.5.1 设置表的行高 表创建后，行的高度为默认值。行高的设置比较简单，可以分为手动和精确设置两种。1.手动设置：将鼠标放在需要修改行的任意一段分隔线，当出现双向箭头后，按下左键拖动到适当的高度即可，如图329所示。,2.精确设置：选择【格式】菜单中的【行高】命令，弹出“行高”的对话框，根据需要进行设置即可。如果选中【标准高度】复选框，行高会恢复到系统默认的行的高度。注意，行高的设置是作用在所有行上，而不能对某一行单独设置。3.5.2 设置列宽 与行高一样，列宽的设置也可以分为手动和精确两种。1.手动设置：将鼠标放在需要修改列与后一列的分隔线上，当出现双线箭头后按下左键拖动到适当宽度松开即可。2）精确设置：选择【格式】菜单中【列宽】命令，或者在需要设置的列上单击右键选择【列宽】命令。在弹出的如图345所示的对话框中设置列的精确宽度。如果选中【标准宽度】选项，那么列宽会恢复到系统的默认值。如果选择【最佳匹配】命令，根据该列最长数据的长度来设置该列宽度，达到匹配效果。此外，如果双击某列后面的分隔线，将会按照最佳匹配命令来设置该列的列宽。注意：与行不同，列宽的设置只对选中列起作用。,3.5.3 隐藏列 查看表中数据时，如果表中字段太多，需要不断调整窗体下方的横向滚动条，才能看到没有需要的字段。需要打印某个表时，有些列是不需要打印的。此时可以暂时将某些暂时不关心的字段隐藏，需要时再重新显示。隐藏列的操作方法：打开目标数据表，然后选中需要隐藏的字段，再选择【格式】菜单中的【隐藏列】，或者直接在目标列上单击右键，选择【隐藏列】命令。注意，被隐藏的列仍然为该表的一部分，在该表的设计视图中仍可以看到。,图330 取消隐藏列对话框,3.5.4 显示列 需要重新显示被隐藏的列时，需要选择【格式】菜单中的【撤销隐藏列】命令。在弹出的如图330所示的【撤销隐藏列】对话框中进行设置。在复选框中被选中的是已经显示出来的，没有被选中的是隐藏的，如“图书馆条码”、“图书分类”、“出版社”三个字段被隐藏，如果需要显示某个字段，就新选该字段。,3.5.5 冻结列 当表中字段较多时，只有滚动窗体下方的滚动条才能看到后面的字段，而此时又可能看不到前面重要的字段。这时可以使用冻结列方法，使某些列始终在窗体的左端，不会受滚动条所影响。即在滚动字段时，这些列在屏幕上的左端是固定不动。一般冻结主键这样比较重要的字段。冻结列的操作方法：在打开的表中选中需要冻结的列，选择【格式】菜单中的【冻结列】命令。取消对列的冻结的方法：选 择【格式】菜单的【取消对所有列的冻结】命令。3.5.6 设置数据表格式 数据表在创建好后，可以根据需要来设置表的结构和外观。,图331 设置数据表格式,选择【格式】菜单中的【数据表】命令，在打开的【设置数据表样式】对话框中可以根据需要来设置表格的样式，如图331所示。,“设置数据表格式”对话框主要用来设置表格的样式，例如单元格的效果、网格的颜色等等。所有的设定都可以通过窗体中下部的“示例”查看效果。此外，还可以利用【工具】菜单中的【选项】命令打开【选项】窗口来设置，在这里进行的设置将做为系统的默认设置。3.5.7 字体 选择【格式】菜单中的【字体】命令，在打开的【字体】对话框中可以根据需要来设置字体。,3.6 数据库的表关系,表39 三种表之间的关系类型,3.6.1 表关系的作用及关系的类型 表关系是指利用两个表之间的共有字段创建的关联性。数据库系统利用这些关联性，可以将表连接成一个整体。关系对于整个数据库的性能及数据的完整性起着关键的作用。关系的主要作用是使多个表之间建立联系，数据协调一致，以便快速、准确的进行数据交换。关系的建立是通过键来实现的。表之间的关系分为：一对一关系、一对多关系和多对多关系，三者的区别如表39所示。,在Access系统中创建关系是比较重要的。关系在整个系