《高级秘书助理》PPT课件.ppt

高级秘书、助理和行政人员技能提高训练营,第1单元：你的工作。秘书助理是干什么的？第2单元：工作中的你。什么是五星级秘书助理？第3单元：办公室的5S管理第4单元：五星级秘书助理的专业技能年度月度周度时间表工作计划管理事务工作落实跟进追踪管理 事务性活动项目清单管理 档案管理会议管理公文写作,目 录,第一单元：角色认知,秘书助理是干什么的？,秘书/助理做什么?,收发书信接待来访衣食住行安排办公室管理日程安排文书文案写作信息管理会议组织与管理协调部门之间工作协调领导之间的矛盾处理与同事之间的关系,与政府外交与媒体讨价还价宴会主持展览会导演举办签字仪式公司活动里外操心既是警察又是司法官既是清洁工又是联合国秘书长,事情太多做不完突发事件突发枪林弹雨压力大关系错综复杂又要能说又要会写好像我是万能的没有角色的角色多头无法分身多、烦、杂、乱夹心饼干,秘书/助理的感觉,初级秘书事务性文秘 应包括公司前台接待、电话接线生、事务专员、部门事务助理、主任助理、工作简单的经理助理等。主要工作是文案写作、事务性工作处理。主要是琐碎事务操作、电脑文案。中级秘书文秘+辅助管理包括部门总监秘书助理、经理秘书助理等处于中层管理者左右的秘书、中小公司的总经理秘书。他们的权力和责任相对大一些，处理各种事件的能力要求也高一些，外语水平和计算机应用的能力要求更高一些，并要有很好的协调能力。高级秘书文秘+独立管理 包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。他们属于管理阶层，对他们的领导能力、协调能力、管理能力都需要多年甚至十几年的培养和修炼。完全能够独立进行项目管理、事务统筹、决策指挥。,职能角色定位,职 位：行政助理工作定位：事务文秘岗位职责：行政工作电话接收、转接、记录，公司电话、通讯录的编辑、修改、入档管理。公司业务相关单位、客户的通讯录分类归档管理。公司传真文案收发、传真件派发登记，传真原件归档管理。公司行政会议的通知、会务准备。公司行政会议记录，及会议记录传阅处理并系统分类归档。复印机保管、复印登记检查。负责公司热水器管理。来客接待、引领安排。公司通告栏管理，在经理协助下进行公司档案的系统分类、编号、文案整理收集归档管理。公司报纸书信收发管理，钥匙管理，及其它日常行政事务、文案工作。办公用品计划、收发保管等管理工作。业务工作协助业务员进行合同校对检查后送交出纳。客户档案管理。域名申请的续约跟进，客户欠费追缴。客户投诉记录归档。业务资料存档。公司对外宣传活动的稿件、相片等资料的存档。公司奖励、荣誉证书、资格证书管理。公司大事记管理。,角色定位案例,职 位：总经理助理工作定位：文秘独立管理岗位职责：日常文案处理工作：文件起草、编辑、汇总、报表制作等。月度报表制作。会议记录。每周末制作部门的下周工作备忘跟进表。档案建立、归类整理、日常管理。协助总经理严格进行未完成工作的跟进。月度费用汇总分析。定期内联网发布信息或培训资料。收集培训公司信息，制作培训目录。协助培训、招聘、工资、保险等具体工作。与部门人事助理保持密切联系，关怀员工。,角色定位案例,秘书助理能力强弱对比案例,今天要掌握最重要的三个观念,销售意识,细节,产品化,第二单元：五星级秘书,老板眼中的你/怎样与上司沟通,老板/上司的坐标系,D1,D4,D2,D3,一知半解失望者,初学者,高,低,高,能力,摇摇摆摆的老革命,自我成就者,态度,OH350,你属于“哪一类人”比你做哪一件事更重要五星级职业秘书：心态好、能力强,老板上司怎样评价你？,小游戏,依照经理的指示执行任务：,第三单元：5S管理,办公室5S管理,如何做好5S整理,1、整理：含义：将需要的和不需要的物品明确分开，并处理不需要的物品。目的：腾出空间，防止误用。,要区分对待：马上要用的、暂时不用的、长期不用的将需要的物品数量降到最低程度！对可有可无的的物品，应坚决处理掉，决不手软!,要领,如何做好5S整顿,2、整顿：含义：将需要的物品，摆放成谁都能找到并便于使用的状态。即寻找时间为零目的：工作场所一目了然，消除找寻物品的时间，井井有条的工作秩序。,彻底整理，只留下需要的物品。根据种类、空间、区域、防护规定摆放方法，合理利用空间，100%定位放置。利用各种颜色、数据等进行标识。,要领,如何做好5S清扫,3、清扫：含义：经常清扫保持清洁，将各个角落的脏物清理掉。目的：保持良好的工作情绪，稳定品质，达到零故障、零损耗,怎么清扫？看不见的地方，也要彻底打扫干净。经常打扫，使环境尽量不产生灰尘、污秽。,要领,如何做好5S清扫,自己动手，不依赖外人(所有部门、人员都一起执行)清扫责任分区。,如何做好5S清洁,4、清洁：含义：将整理、整顿、清扫进行到底，并且标准化、制度化。目的：成功惯例和制度，是标准化的基础，企业文化开始形成。,连续不断的进行整理、整顿、清扫活动花时间改掉坏习惯及眼不见为净的态度每天保持5S评价的心情，不断改善办公5S,要领,如何做好5S素养,5、素养：含义：对于规定了的事情，大家都按要求去执行，并养成一种习惯。目的：让员工遵守规章制度、培养良好素质习惯的人才、铸造团队精神,持续推动4S活动直至习惯化严格遵守公司的规章制度不断地培养责任感、改变意识充满热情的开始每一天的工作,要领,任何做好文件的5S,整理,整顿,清扫,清洁,素养,如何做好5S素养,小练习：,小测试,整理是把_物品与_物品区分开来，并处理_物品。整顿是将_物品，摆放成_的状态。即寻找时间为零。清扫是经常_保持_，将_清理掉。清洁是将_进行到底，并且标准化、制度化。素养是对于规定了的事情，大家都按_去执行，并养成一种_。,第四单元：专业技能训练,工作计划管理办公事务管理文档管理学会用图表说话会议管理,专业技能训练,技能一,制定工作计划,以下目标符合SMAC吗？,7月份完成CSF销售人员的招聘工作，8月完成QED销售人员的招聘工作白云地区设立新分公司9月16日白云分公司开始正式运作要把销售做好，力争超过A分公司0708财年惠州目标批发生意月均400万以上，惠东210万，2个VIP客户100万，其他地区批发90万。,年度月度周度时间表工作计划管理,一张表制作年度工作计划一张表制作月度工作计划一张表制作周度工作计划,年度计划,专业技能训练,技能二,事务工作跟进跟踪管理,练习：根据你的思路整理下面的信息,下半年的培训计划为什么不把销售技巧的培训列为重点，还有费用预算不准确吧，去年总共花掉的培训费是多少？要先去查一下！不清楚可以找财务部！东北代理商的货款已经逾期40多天，应由财务部和销售共同去追踪在此之前一律停止再发货，还有深圳那个代理商一再投诉广州串货的问题，怎么解决，要不要处罚？上个月的销售计划没有完成，到现在还没有一个明确的答复。市场反映的质量问题，是开发问题呢还是生产问题还是客户借故退货？退货流程为什么还没有制定出来？其中财务部必须对退货的金额进行确认，是用新品补充还是直接从货款中扣除？业务员不够是否可同人事部商量这个礼拜就去招聘，招聘的时候必须说清楚提出的方法，免得招来后做不了三天就走了。这三个月以来业务人员的费用和业绩请列一个清单并核算投入与产出。业务人员应该有本地人担保。上次黄小明不辞而别，他所负责的湖南省的客户是谁在接手？应收帐由谁负责？听说他已经从客户那边取走了现金，我的意见是应该杀一儆百，以教育其他业务人员。还有，关于购买一台发动机的事，工程部的报告简直就是没有管理，为什么会烧坏？如果折旧还没有分摊完的话，应该扣款罚，但不管怎么样，应该调查责任人，给予行政处罚先。如果那些客户过来看厂的话，有多少人，我下个月12日到18日要去上海出差。厂里的事情暂全部交由副总经理。,事务管理管什么?,用水用电用汽证件名片管理吃饭管理垃圾管理清洁管理卷纸管理制服工衣管理钥匙管理茶水管理生老病死管理,文具物品管理报纸杂志图书管理地毯桌椅板凳管理零星采购值班排班排位传真复印办公设备管理送洗租房药品访客/约会/假期安排,事务工作落实跟进追踪管理,如何制作跟进备忘如何提醒工作落实如何制作工作落实执行表信息沟通平台建立,墙上电脑上钱包里笔记本备忘清单更新,怎样制作各类“备忘卡”,小题要大做,案例4：备忘卡,专业技能训练,技能三,事务工作项目清单,目 录1、十周年活动总体策划方案12、十周年庆典员工活动整体安排23、十周年庆典筹备小组分工及职责一览表34、十周年庆典活动(12日13日)户外拓展安排 4-95、十周年庆典活动拓展活动注意事项106、十周年年庆典活动拓展训练教官名单117、十周年庆典晚会流程12-198、十周年庆典活动嘉宾行程时间表209、十周年庆典活动嘉宾住宿安排2110、拓展基地集体照方案 2211、集体照布局图 2312、十周年庆典活动乘车安排 2413、十周年庆典活动晚宴座位安排 2514、晚宴台奖说明及台长职责 2615、十周年庆典活动住宿安排 2716、十周年庆典活动住宿地点名泉山庄楼层分布图 2817、十周年庆典活动交通及停车场示意图 2918、十周年庆典活动晚宴座位示意图 3019、十周年庆典活动晚会座位示意图 3120、十周年庆典活动工作人员名单 3221、十周年庆典活动工作人员乘车安排 3322、十周年庆典活动工作人员住宿安排 3423、车长职责 35-3624、五周年长期服务奖名单 37-3825、五周年长期服务奖人员上台领奖顺序安排 3926、无限极足球队名单 4027、“手足情”歌词41本手册以当天的统筹人员指挥为准，仅供参考。,练习,Amy是一家公司的总经理秘书，某日，总经理突然把她叫进去，跟她说：“我觉得现在销售部门的员工士气低落，凝聚力很差，你看看我们做一次团队的活动如何？我希望通过这次活动能够让大家更加有激情，更加团结我想了想就你去组织吧，人事部门最近都在忙招聘，我们以总经办的名义来做。今天是5月11日，我们6月20日搞这个活动，去M酒店做一整天的封闭训练。你去做个方案给我吧！”该公司销售部门的员工一共是97名，其中总部48名（其中1位是销售经理，两名是主管），总部设在S市，在S市的周边三个县级市设了办事处，A办事处有销售人员15名（包括1名主管），B办事处有销售人员18名（包括1名主管），C 办事处有销售人员16名（包括1名主管），三个办事处和总部离M酒店大概都是1小时车程。请你帮助Amy草拟一个项目实施的方案书。,项目活动的组织,确定项目组织架构及项目范围落实项目小组成员，划定职责制定详细项目推进计划，并跟进落实反复研讨，确保细节不遗漏,专业技能训练,技能四,档案管理,文档分类工作规范,文档分类的方法按载体分：纸质文档和电子文档按对应的工作性质分：技术文档、业务文档和行政文档等。按文档的功能分：培训资料、技术资料、人事管理、行政管理、流程规范、通知按保密程度：绝密、机密、秘密等按紧急程度：特急、紧急。复合分类法：先按级别分：一/二/三/四级分类；每级里面再按类别分,案例：三级分类方法,一级分类：XX部门（按部门分类）二级分类：行政(A)、人事(B)、报告(C)、联络单(D)、纪要(E)、表单(F)（按部门内不同工作模块来分）三级分类：招聘（1）、薪酬（2）、考核(3)、培训（4）（按模块内不同的业务模块来分）四级分类：招聘工作流程（01）、招聘计划（02）、招聘渠道（03）、求职者简历（04）、招聘总结（05）（按业务模块再细分）,文档分装工作规范文件夹,1、侧脊标签要求：注明文件所属部门、分类名称、文件夹位置编号等。1）适用于文件夹侧脊正中；2）“位置编码”为黑体20号；“二级名称”为黑体60号，“一级名称”为楷体粗3号。,文档分装工作规范文件夹,2、文件分类标识表要求：贴在文件夹的正面，标明文件分类名称、放置地点、保管年限、保管责任人。,文档分装工作规范文件夹,3、文件目录要求：在文件夹的第一页必须列文件目录。,文档分装工作规范文件袋,文件袋正面标签要求：标明文件分类名称、文件编号、密级、文件目录等。文件袋反面标签要求：粘贴文件查阅登记表。如为保密文件，封口处加盖签章。,文档销毁工作规范,销毁条件已过保存期限、不用继续保存的文件。公司指定要销毁、作废的文件。会议上回收的保密文件。不需部门存档的保密类文件。无保存价值的文件。,保密文档的管理,本卷情况说明：（共 页）（年度部门文件分卷名）查阅权限：（级）以上人员或经（主管）同意保存期限：自 年 月至 年 月,卷内备考表,保密文件的传递：要求填写相关表格，并经过主管签字方可进行传递。传出方及接收方都需要签字确认。,专业技能训练,技能五,工作“产品化”,为什么学会“工作产品化”,手册光碟图表模板电子杂志,专业技能训练,技能六,会议管理,会议管理,成功会议的几个特点：有效藉蓍团队的集思广益,解决个人无法完成或突破的问题,有效达到会议目标。和谐营造和谐的气氛,使成员对团队有安全感、信任感、认同感,展露个人才能。参与参与的人用心关注,才能让会议得到健全发展。效率当一个会议成功的要素具备后,能在预定的时间内完成开会,这就是效率。学习在参与开会的同时有更多学习的机会。,首先，根据需要向上司提出召开会议的建议，或者根据上司的要求安排会议，或者根据有关部门及人士提出的申请组织会议。和上司商量，确定会议主题，拟定日程，人员范围，敲定有关原则，并据此制定完整可行的会议会议筹备方案。其次，制作规范的会议通知并发给所有参会人员。第三，无论会议是由高级秘书或其他人主持，都应准备会议程序表和相关资料，确保会议按事先计划进行。第四，落实会议场地及相关设备，并在开会前一天亲自确认。如有必要可多准备一套应急方案以防不测。第五，如系大型会议，应与有关方面联系安排参会者的食宿交通及接待，这就必须像旅行社一样，先做一份表，将所有可能涉及到或必须解决的事项逐一列明，做到心中有数，然后组织专人分头落实。,会议管理会议准备,会议管理会议准备,第六，确认参会者人数，做出相应调整。会议出现缺席自然会使会议的结果有所折扣，为了弥补缺席可能造成的影响，一是要获得因故缺席者的书面意见作为会议的内容参与交流，二是要求缺席者委托他人代行权利。第七，准备会议所需物品。例如上次会议记录、本次会议有关资料、几份多余的议事日程表、出席人员签到本、缺席人员回复、空白信纸、记事本、笔、录音机、投影仪、音响器材、白板等。第八，提前到达会议场所，布置会场，调试音响，备好茶水，开启灯光和空调，按事先设计好的座位表排好座位，放好资料和有关物品。检查无误，恭候参会者光临。,什么是筹备方案这是会议的预演，通过想象和策划，将计划全过程形成文字，以便上司和有关人员可以在此基础上集思广益，达成共识，指导落实。方案内容包括：1)确定会议名称 9）会议设备和用品种类、要求 2)确定议题 10）会议记录安排 3)确定与会人员 11）会场服务安排 4)确定时间地点 12）会议预算安排 5)确定会议通知内容 13）议定事项催办及反馈的程序、要求、责任人 6)会议通知跟进落实程序与要求 14）其他注意事项 7)会场布置要求 15）会议后勤安排 8)会议文件资料种类、内容、要求,会议管理会议筹备方案,会议管理会议通知,会议通知的内容应包括 1)被通知者 2)会议名称 3)会议日期和时间 4)会议地点 5)出席对象或议事日程 6)通知者或授权者 7)注意事项；8)企业名称 9)通知日期,会议通知范例,会议名称:业务会议目 的:公司本季营业额严重衰退,本次会议将 讨论下降原因，并商谈改善对策。时 间:2002.03.18 AM10:00地 点:大会议室议 程:1.现况说明 2.各部门报告 3.未来趋势分析 4.改善方案准备资料:与会各部门报表、分析报告参加人员:客服经理、MTQC、MT制程、设计人员会议主持:营业部经理XXX,会议管理会议文件的准备,会议文件 指导性文件：上级或上司指示、会议起因文件。主题内容文件：开幕词、主题报告、专题报告、大会正式决议、闭幕词。进程文件：会议程序表、日程安排表、会议记录、会议简报、选举 或表决程序表。参考文件：调查报告、典型材料 提案文件：提案 会议成果文件：选举结果、会议纪要、新闻公报、传达文件、执行计划。会议管理文件：会议通知、议事规则、证件、保密制度、管理规定等。,会议管理会中事务,协助和监督会议签到处的工作程序。指派有关人员陪同与会者入席。陪同上司或代表上司接待与会者。整理并打印与会者姓名及其公司名称的会议出席者名单分发给与会者。指派专人作会议记录或录音。指派专人拍照或摄影。指派专人负责会场内外保安。指派专人安排座位及放置席位卡。满足上司的临时要求。满足重要与会者的特别需要。指派专人收集整理会议信息打印简报分发给与会者。协调会议过程中的各项活动。,会议管理会议程序,1)宣布会议开始。2)核对法定人数。3)宣读会议程序。4)宣读有关报告。5)讨论有关报告。6)讨论各项议题。7)做出有关决定。8)表决。,会议议程安排的技巧,由重要到不重要会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。由不尖锐到尖锐将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。由容易到困难让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。,会议记录分原始记录和整理记录两种。原始记录就是用快速记录、要点记录或录音方式，同步记录下会议的过程、议题、发言的要点、讨论的内容、决定等。要点：完整，简洁，条理清楚，准确 活用代号、KEY WORD整理记录是根据原始记录进行整理后作出的完整的会议文件。整理记录的作用有两点：一是打印成文后给与会者，以便落实会议精神；二是存档备案，作为企业的历史资料予以珍藏。,会议管理会议记录,会议管理,标准的整理记录应按顺序反映如下内容：1)会议主题 2)会议描述 3)与会者人数者人数 4)缺席者和缺席原因 5)用准确措词按顺序记录的会议内容 6)会议结果 7)其他事项 8)会议记录整理者签名 9)会议主席签名 10)会议记录整理日期,会议管理会议记录,会议管理会议善后,将会议上使用的所有的文件资料放回原处。其次，整理会场，清还有关器材设备及用品。再次，结算有关费用。最后，整理会议记录并经上司签字后打印成文分送有关部门有关人员或归档保存。根据会议决议的重要事件进行跟踪或提醒,会议管理会后跟进,任务 完成时间 衡量标准 责任人 跟进人,专业技能训练,技能六,商务公文写作,商务公文写作一,开篇商务公文写作的概念,商务文书写作四要素,主旨材料结构语言,商务文书分类,指挥性文书指示 规范性文书章程 报请性文书请示 知照性文书通知 联络性文书信函 记录性文书会议记录 报导性文书新闻 法律性文书合同,商务公文写作二,写作步骤如何写出好文章,行动目标,第一步,制定正确的行动目标,行动目标,总经理让你组织全公司的秘书开会，你确定了时间和地点后发一个邮件给所有秘书。,案例分析：,请分析你的行动目标。,行动目标,行动目标 别人 的行动,“我要通知每个秘书会议的时间和地点。”,被动目标 你 的意愿,“我要在会议前一个星期让每个秘书确认能否参加。”,正式指数,第二步,决定文章的正式程度,正式指数,1、你本人很了解对方吗？,2、目标读者比你地位低吗？,3、是好消息吗？,正式指数,1分,10分,正式指数,形式 称谓 语气,正式程度表现在：,正式指数,宣传册电子邮件政府公文行文正式的电子邮件附件可粘贴便条手写便笺带抬头信纸广告传单,指出下列哪些媒介是正式媒介,正式指数,你是总经理秘书，总经理要组织各部门秘书共进午餐沟通感情，请你代表总经理发邮件给秘书们。,案例分析：利用“正式指数”工具分析下面的信件的正式程度。,说服矩阵,第三步,决定文章的总体风格,说服矩阵,立场一致,立场不一致,资源不充足,资源充足,一象限简单型,二象限说服型,三象限解决问题型,四象限艰难型,说服矩阵,说服矩阵,场景一：总经理让你给公司的新年晚会找一个饭店，预算是五千元。你发现了一个好地方：离公司近饭菜可口，在预算之内。,案例分析：利用“说服矩阵”工具分析下面的信件的总体风格。,说服矩阵,场景三：你向老板建议组织员工去听新年音乐会，不再开新年晚会。费用也在预算之内。,场景二：你找到了一个地方：各方面都合适，只是报价超过预算五百元。,层次结构,第四步,选择文章的层次结构,层次结构,连贯式 并列式 分析问题式 问答式 行动结果式,公文的“五”大主要层次：,列大纲,第五步,列出文章的大纲,列大纲,七分想，三分写 磨刀不误砍柴工 提炼想法，有了骨头不愁肉 建立合理次序,列出大纲的目的：,列大纲,你是公司的财务人员。你想报名参加新会计制度讲解的培训班。但是，最近公司在控制成本，原则上不批准任何培训申请。请写一份邮件给你的经理，希望他支持你的请求。,案例分析：阅读下面的案例。写出行动目标；选择层次；用辐射法列出大纲。,列大纲,你是一个公司部门主管。公司总裁在备忘录中要求所有部门削减10的办公费用。你需要发一个邮件给部门的所有人。,案例分析：阅读下面的案例。用”说服矩阵“来确定文章风格；确定文章层次；用提纲法列出大纲。,撰写初稿,第六步,撰写初稿,层次结构,抛砖引玉一鼓作气，如“冲刺”冲出初稿后再修改不要“十步九回头”,写初稿的注意事项：,衷心感谢每一位朋友的参与，预祝你们有一个更加“成功的”未来,