《高效会议系统》PPT课件.ppt

高效会议系统,Wentyle20101014SZX,经理人的困惑,每天要开很多的会，有意义的、无意义的；与工作有关的、与工作无关的；在某些公司，会议时间占了一大半，根本没时间做事，比如工作安排、工作指导与检查、思考问题 议而不决、决而不行、行而无果的会议，会上说了，会后算了 你还遇到了哪些会议的问题？,会议目的,分析和解决问题达成共识、统一思路沟通手段传达资讯决策与资源共享协调工作矛盾检查工作进度,课程意义及适用对象,本课程帮助部门经理人员系统会议管理的方法，快速提升本团队的整体素质和工作效率。适合公司部门经理或中层以上管理者,会议诊断,课程目录,一 会议组织原则二 职责三 会议分类四 会议准备五 会务执行六 会后监督七 会议管理八 快乐基金九 工具及支持,一 会议组织原则,布置工作讲标准（工作事项、责任人、完成时间、进度检查、检查结果反馈）。检查工作问过程（完成过程汇报、总结与检讨）。汇报工作讲结果（总结与结论、评价与调整)。请示工作讲方案（存在问题点与建议）。回忆工作讲感受（成绩与借鉴、检讨）。拿数据说话,一 会议组织原则,专题会议内容所涉及的部门，至少有一名负责人到会。对公司的政策性宣导会议需公司中层以上干部参与。会议采取签到制（语音、视频以现场点名记录为准）。拿记录说话,二 职责界定,主持人会务秘书参会人员稽核与跟进 IT部门督查组（委员会）拿权限说话 各司其责,三 会议分类,会议按层级与范围分公司、部门（本部、部、课、班、组、拉/线）两级会议按性质再细分为例会、专题会、紧急会议，部门不设专题会。,三 会议分类,常见例会：例会为有固定会议名称、召开频率与时间、会议内容(主题、议程)、主持人、与会人员、会务秘书等的会议。总经理工作会生产（业务、技术）协调会品质周/月会部门周例会月度工作总结会季度工作总结会年度工作总结会,三 会议分类,常见专题会：凡因解决公司经营、管理、服务等领域的重要问题或事务，需涉及两个以上部门间（不含的两个）沟通与协调的会议；原则上只需两个部门进行沟通的事项，不再单独组织会议。项目评审会订单分析会关于打倒小日本的动员会,四 会议准备,2.是否一定要开会4.安排会议的议程6.确定会议的主持人8.研究会场如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否发出了会议通知16.确定辅助教材18.是否要求与会者准备资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知,1.了解会议的目的3.确定会议的形式5.决定会议的时间7.决定会议的地点9.确定出席人数11.是否准备会议名签13.是否安排与会者住宿15.确定视听教材17.准备会场周边位置图19.确定自己人的相关资料,会议准备工作核对单,四 会议准备,1前期准备：除紧急会议外，其它会议至少提前2小时（工作时间）由会务秘书将相关资料及开会通知发至各与会人员，以便会前做好思考与信息收集；未提前通知的非紧急会议，与会人员有权拒绝出席。2通知内容：应将会议名称、具体时间、地点、会议形式、与会人员、会议主题详细告知与会人员；需要与会人员特别发言的（需提供数据统计、技术资料、案例分析等），应在会议通知中注明或特别通知；会议通知可以以邮件方式发送，但在发送邮件后应电话通知与会人员。,四 会议准备,3会务应于开会前五分钟准备好会场及开会时的演示设备及相关资料；各参会人员进入会议室前应准备并携带好相关资料。,五 会务执行,1纪律要求1.1会议原则上不允许请假，如有特殊情况（紧急任务或销假中）须提前报请会议主持人批准，并授权其职务代理人参加会议，否则视同缺席。1.2与会人员按时参加会议，不得迟到、早退或缺席，否则分别执行20元/次（迟到、早退）和50元/次（缺席）快乐基金；与会人员中途有急事离开须征得主持人同意。1.3会议中，与会人员手机应调至震动或静音；如因手机铃响或接听电话干扰会议，执行20元/次快乐基金。,五 会务执行,2发言规则2.1主持人右侧第一人为第一发言人，第一发言人右侧第一人为第二发言人，主持人左侧第一人为会议记录员（会务秘书）；未到自己发言顺序时，除主持人以外，任何人不得插话；当有人发言时，其余与会人员应认真记录，在发言过程中表述自己观点，并回复前面发言人提出的问题；严禁大声喧哗，统一听从会议主持人安排,发言不得偏离议题或带有人身攻击；经主持人指出拒不改正的，执行50元/次快乐基金；违反会议发言秩序越权插话/发言的，执行10元/次快乐基金。,五 会务执行,发言规则,主持人,会务秘书,2发言,1发言,6发言,7发言,11发言,五 会务执行,2发言规则2.2每人发言时间长短依会议要求而定，力求言简意赅，一般性会议原则上每次发言不得超过3分钟，总结性会议发言人不得超过5分钟；超出发言时间，对发言人执行1元/分钟/与会人次快乐基金激励。2.3每次会议结束前由主持人预留3-5分钟讨论时间对有争议的事项进行讨论；并在会议结束前总结和确认会议所安排之工作事项（需有执行事项、具体责任人、完成标准、完成时间）。,五 会务执行,3组织要求3.1会议原则上按既定的时间召开，如遇特殊情况，经会议主持人决定，由会务提前10分钟将推迟信息及调整后具体的召开时间（或取消信息）通知与会人员；因主持人掌控不力导致会议延时，对会议主持人执行1元/分钟/与会人次快乐基金激励。,五 会务执行,3组织要求3.2避免悬而不决：属与会人员权责内事务，应当场解决，以会议结果（会议纪要或会议决议）的共享来关闭问题点；权责内无法决策的（如资源问题、权限问题），主持人也应在会议中明确解决思路，并依此落实推进责任人，并拟制完成时间、安排任务的追踪与稽核人，以确保会中的布置事项在会后得到落实。,五 会务执行,3组织要求3.3避免决而不行：与会人员于会后一个工作日内应将会议精神传达或上报至部门相关人员（主持人对此有特别要求的，依主持人要求），会议主持人应指导会务秘书（记录员）于会议结束后4小时（0.5个工作日）内将会议决议或会议纪要发至与会人员和相关部门。如涉及工作布置的会议，会后相关人员应按会议中确定的进度如期完成，不事先提出困难并获得会议主持人同意（同时知会稽核、跟进人）、又不如期完成的，视为怠于完成工作。,六 会后监督,1、会议相关人员（主持人、组织者、与会人员、记录员、会议中落实的工作事务负责人）应按本规定履行职责，否则视为怠于履行工作，视情节轻重执行50-200元快乐基金。代理人怠职责任由授权人承担；未传答造成的怠职责任由传答人承担。2、例会中有涉及工作任务分配的，议程中必须设置“上次会议布置事项进度通报”环节；例会中涉及工作计划的，议程中必须设置“上期计划的达成情况通报”环节；通报未能如期达成的事项，根据当次会议要求对责任人执行50-200元快乐基金激励；若再次怠于完成的，执行加倍快乐基金激励。,七 会议管理,1各项会议通知应抄送公司督查组全体成员，会议执行结果以督查组是否收到该次会议记录为准。2公司督查组负责检查各次会议执行情况，包括但不限于对会议主持人、参会人员的抽查、访谈，并根据督查结果提报激励建议。3各级例会排程时间由人事行政部确认通报，因会议时间、场地导致的冲突，由人事行政部负责协调。,七 会议管理,4人事行政部汇总公司各级会议时间，协调会议场馆，并将各会议时间安排表张贴于各会议室门上，会议排程表每季度更新一次（如有重大调整，应及时更新）。5每次会议进行前，会务秘书应将会议室门外的使用牌挂出，明确会议室使用中，以免他人打扰；当会议室门处于关闭状态时，进入会议室前应注意会议使用牌和会议排程表，确认是否应该进入。,八 快乐基金,快乐基金作为一种激励的形式存在于公司管理过程中，可以有不同的名字，原则上以公司、部门为单位设立。取之于民，用之于大家；一般以现金方式出现，但金额不宜过大；有账可查。用途灵活，提取方便，定期公布；金额可以是定额，也可以依人次而定。,九 工具与支持,会议记录格式会议签到表会议记录跟进检查表会议排程表处罚单,九 工具与支持,九 工具与支持,九 工具与支持,深圳科技有限公司会议签到表 编号：,九 工具与支持,深圳科技有限公司会议记录跟进检查表,致 谢,wentyle,