《高效人士时间》PPT课件.ppt

时 间 管 理,关于时间的名言,孔子“逝者如斯夫，不舍昼夜。”萨士比亚“时间的无声的脚步，是不会因为我们有 许多事情要处理而稍停片刻。”,导 语,人生最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时间。无论你做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间。因此，管理时间的水平高低，会决定你事业和生活的成败。,时间的论述,古人以“一寸光荫，一寸金”来比喻时间之宝贵，劝世人应该珍惜分秒，好好利用不断流逝的岁月，此理念至今仍是放之四海皆准。在当前社会里，身为主管的你必须有效地利用每天的办公时间，将计划的事项完成，而时间管理其实多属自我管理，主管须要学习如何管理自己，按时把工作完成，这可能要改变个人的工作习惯。,时间的论述,人的一生时间有限，也许是80年，这一生里每一个人都想成功，或能够有所意义。人生下来以后，大多数的人成功的机会原则上是一样的，为何经过了30年或40年以后，会有不一样成就的人，答案是不一样成就的人，在前面他把时间做了不同的使用，有些人从小就努力学习勤奋工作，当然他们会比其他人更快速的积累更多的智慧与经验，就有机会，就会步步爬升。,时间的论述,相反的也有一些人，不努力学习，工作不勤快，甚至把时间浪费在吃喝玩乐上，也许他本身不知觉，但他的时间已在不知觉中溜走，这又如何来成就呢？回头看看自己，再看看别人总会有启示吧，磨练时间的感觉就是抓住现在，让每一分钟时间做最好的使用。,时间失控的原因,1.缺乏计划 主管身负重任,很多时候都会同时有多项任务须要完成，而这些任务又各有不同的困难和完成的期限，主管惟有见步行步，而不能事先全盘计划如何完成各项任务，渐渐发现时不予我，其中一二项的时限迫在眉睫，於是匆忙放下手上其他的工作，找寻额外资源去完成，这种处理方法虚耗资源和时间；,时间失控的原因,2.缺乏组织 主管很多时候须要将工作分配给属下员工处理，或与其他部门配合，假如在分配工作时，没有把员工组织起来，又没有与其他部门取得默契，则员工在执行工作上可能会出错，或彼此产生误会，或因缺乏器材或原料而导致无法完成工作等情况，令主管须花时间去纠正；,时间失控的原因,3.用人不当 主管於分配工作给各员工时，对他们的情况不甚了解，例如没有考虑员工的工作能力、工作量及组员间的合作性等，忽略这些因素，可能令员工无法顺利如期完成任务，这时主管就要亲自解决或重新分配工作，因而浪费主管和员工的时间；,时间失控的原因,4.缺乏控制 每项任务都有完成的时限和要求的标准，若主管在分配工作后，没有跟进员工的进度及成效，很可能在限期完结前两三天才发现限期将至，而恐怕工作不能如期完成，导致要花费很多时间急谋对策，或者是在工作完成后，须要从头再做，平白浪费不少时间。,“时间管理”的2大误区,误区一：工作缺乏计划 大量的时间浪费来源于工作缺乏计划，比如：没有考虑工作的可并行性，结果使并行的工作以串行的形式进行；没有考虑工作的后续性，结果工作做了一半，就发现有外部因素限制只能搁置；没有考虑对工作方法的选择，结果长期用低效率高耗时的方法工作。,“时间管理”的2大误区,误区二：不会适时说“不”时间管理当中最有用的词是“不”,“时间管理”的2大误区,误区二：不会适时说“不”人们组织工作不当中最常见的一种情况就是不会拒绝，这特别容易发生在热情洋溢的新人身上。新人为了表现自己，往往把来自于各方的请托都一一不假思索地接受下来，但这不是一种明智的行为。,“时间管理”的2大误区,“时间管理”的2大误区,误区二：不会适时说“不”量力而行地说“不”，对己对人都是一种负责。首先，自己不能胜任请托的工作，不仅徒费时间，还会对自己其它工作造成障碍。同时，无论是工作延误还是效果无法达标，都会打乱请托人的时间安排，结果“双输”。,“时间管理”的2大误区,“时间管理”的2大误区,误区二：不会适时说“不”所以，接到别人的请托，不要急于说“是”，而是分析一下自己能不能如期按质地完成工作。如果不能，那要具体与请托人协调，在必要的时刻，要敢于说:“不”,法宝一：以SMART为导向的目标原则 时间管理指出，目标原则不单单是有目标，而且是要让目标达到SMART标准，这里SMART标准是指：具体的（Specific）。这是指目标必须是清晰的，可产生行为导向的。比如，目标“我要成为一个优秀的员工”不是一个具体的目标，但目标“我要获得今年的公司最佳员工奖”就算得上是一个具体的目标了。,“时间管理”的4大法宝,“时间管理”的4大法宝,法宝一：以SMART为导向的目标原则 可衡量的（Measurable）。这是指目标必须用指标量化表达。比如上面这个“我要获得今年的公司最佳员工奖”目标，它就对应着许多量化的指标出勤、业务量、绩效等。,“时间管理”的4大法宝,法宝一：以SMART为导向的目标原则 可达到的（Attainable）。这里“可达到的”有两层意思：一是目标应该在能力范围内；二是目标应该有一定难度。一般人在这点上往往只注意前者，其实后者也相当重要。目标经常达不到的确会让人沮丧，但同时得注意：太容易达到的目标也会让人失去斗志。,“时间管理”的4大法宝,法宝一：以SMART为导向的目标原则 相关的（Relevant）。这里的“相关的”是指与现实生活相关，而不是简单的“白日梦”。,“时间管理”的4大法宝,法宝一：以SMART为导向的目标原则 基于时间的（Time-based）。“基于时间”就更容易理解了，它是指目标必须确定完成的日期。在这一点上，时间管理指出，不但要确定最终目标的完成时间，还要设立多个小时间段上的“时间里程牌”，以便进行工作进度的监控。,“时间管理”的4大法宝,法宝二：关注第二象限的四象限原则 根据重要性和紧迫性，我们可以将所有的事件分成4类（即建立一个二维四象限的指标体系）。,“时间管理”的4大法宝,法宝二：关注第二象限的四象限原则,“时间管理”的4大法宝,法宝二：关注第二象限的四象限原则 第一类是“重要且紧迫”的事件，例如：处理危机、完成有期限压力的工作等；第二类是“重要但不紧迫”的事件，例如：防患于未然的改善、建立人际关系网络、发展新机会、长期工作规划、有效的休闲；,“时间管理”的4大法宝,法宝二：关注第二象限的四象限原则 第三类是“不重要但紧迫”的事件，例如：不速之客、某些电话、会议、信件；第四类是“不重要且不紧迫”的事件，更直接的来说是“浪费时间”的事件，例如：阅读令人上瘾的无聊小说、收看毫无价值的电视节目等。,“时间管理”的4大法宝,法宝二：关注第二象限的四象限原则 时间管理指出，第三象限的收缩和第四象限的舍弃是众所周知的时间管理方式，但在第一象限与第二象限的处理上，人们却往往不那么明智很多人更关注于第一象限的事件，这将会使人长期处于高压力的工作状态下，经常忙于收拾残局和处理危机，这很容易使人精疲力竭，长此以往既不利于个人也不利工作。,“时间管理”的4大法宝,法宝二：关注第二象限的四象限原则 大多数新员工在进厂的初期，是一个关注于第一象限事件的人。那时候感觉很糟，天天加班，而且工作质量也不尽如人意。若转换了关注的方向，可以发现整个感觉都会改变，这主要是因为第一象限与第二象限的事本来就是互通的，第二象限的扩大会使第一象限的事件减少，而且处理时由于时间比较充足，效果都会比较好，人也更有自信了。,“时间管理”的4大法宝,法宝三：赶跑时间第一大盗的韵律原则 专业的统计数据指出：“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，或者说每天5060次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是约50%。其中80%（约3小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟，总共每天大约就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。,“时间管理”的4大法宝,法宝三：赶跑时间第一大盗的韵律原则 时间管理法则“韵律原则”，它包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体的方法包括：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如e-mail），要适当地与上司沟通减少来自上司地打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法包括：不要唐突地拜访对方，了解对方的行为习惯等。,“时间管理”的4大法宝,法宝四：执着于流程优化的精简原则“崔西定律”是指：“任何工作的困难度与 其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。”,如何进行有效的时间管理,1.“今年是你生命中的最后一年”法 你打算如何去度过？,如何进行有效的时间管理,2.时间价值分析法 时间价值表：,如何进行有效的时间管理,2.时间价值分析法 你的时间价值分析,如何进行有效的时间管理,3.成功=价值速度2（S=VC2）E=MC2（能量=质量速度2）；做最有价值的事（提升你做事的价值）；在单位时间内做最多的事（提升你做事的效率和速度）。,如何进行有效的时间管理,4.ABC分类法,如何进行有效的时间管理,5.生理节奏法 a)注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事；b)注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题；c)该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，这样你每天清醒的时间，就多增加了1小时。,如何进行有效的时间管理,6.杜拉克时间管理法 现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从他们时间开始。记录时间；分析时间；管理时间。,如何进行有效的时间管理,7.柯维时间管理法 以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性，强调产品与产能的齐头并进；有效个人管理的六个标准（1）：一致：使命与价值观、角色与目标、重点与计划、欲望与 自制等应合谐一致；平衡：人应在事业、财富、生活、奉献等方面平行发展；,如何进行有效的时间管理,7.柯维时间管理法 有效个人管理的六个标准（2）：有重心：以一周为单位订计划，每天应各有不同的优先目标，但要相互呼应，最有价值的事先做；重人性：个人管理的目的在人而不在事；有弹性：应可因个人作用和需求的变化而调整；携带方便：管理工具应便于携带，随时记录与调整。,如何进行有效的时间管理,7.柯维时间管理法 有效个人管理的四个步骤 确定角色：确定你认为重要的角色；选择目标：分别为每个角色确定未来一周要达成的目标；安排进度：为这些目标确定完成时间；逐日调整：每日清晨依据行事历，安排一天做事的顺序。,如何进行有效的时间管理,8.艾维利时间管理法 a)写下你明天要做的6件最重要的事；b)用数字标明每件事的重要性次序；c)明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求；d)然后再开始完成第二项、第三项；e)每天都要这样做，养成习惯；,如何进行有效的时间管理,9.20/80时间管理法 a)20/80定律是由意大利经济学家巴莱多发明的，因此，也叫巴莱多定律；b)用80%的时间和精力照顾好能给你带来80%的销售额的20%的优质客户；c)用80%的时间和精力学习能给你产生80%的效果的,20%的最基本的理论和方法（成功者已证明的）；d)最20/80定律从你要做的一大堆事中选出最重要的事优先做。,如何进行有效的时间管理,10.日程表时间管理法 a)“我要得到什么样的结果？”b)“这件事是否可以不干？”c)“这件事是否可以交给别人去干？”d)“是否还有更好的方法？”,如何进行有效的时间管理,11.善用省时工具 电话 移动电话 E-mail 网址 传真 交通系统 电脑 手提电脑 PDA 语音系统,十大时间节约,1.有用的东西定位放置;,2.带着建议开会带着任务离开;,3.每个电话都当做一个国际长途;,4.把自己的计划当成老板的计划;,5.当天的事情当天完成;,十大时间节约,6.丢弃无用的东西要快狠;,7.事后处理不如事前预防;,8.通过别人把自己的事情做好;,9.万事以最小的投入达到效果;,10.采取积极的人生观。,不能管理时间便什么都不能管理,THANK YOU！,