《记录填写培训》PPT课件.ppt

记录填写培训,一、记录的作用,1、作为证明过程和结果满足要求的证据使用2、用来收集数据，提供信息。,二、记录的特性,1、记录的真实可靠性：记录作为一种证据，必须是真实可靠的。2、记录的可追溯性：记录作为一种证据使用往往要求可追溯到事件发生的时间、起点、人物、事实本身，因此记录应具备可追溯性。3、记录的正确性：记录作为证据和信息的载体，应是正确的。4、记录的易读性：记录是给人看的，因此应清晰、易读。,三、记录的填写要求,1、记录的真实可靠性要求1）不能涂改（如用涂改液涂，用笔涂）2）可以更正3）正确的更正方式：在错误之处划横线，在错误的文字或数据旁写上正确的内容，签上名字和日期。,1、记录的真实可靠性要求,举例尺寸：20mm 19mm,张三,5/20,2、记录的清晰,1）笔的使用：不宜使用铅笔。2）不同颜色笔的使用：一般使用蓝色或黑色的笔，需作出别标注的，才使用其他颜色的笔。3）字迹端正，避免潦草4）一张记录表单上避免大量的更改。5）表单中使用的特殊符号，应明确其含义，如：,3、记录内容的完整性（可追溯）,1）一份完整的记录应能反映出时间、地点、人物、事件2）记录发生的日期必须填写3）不留空白处：表单的设计者是根据表单的使用需求设计表单格式的，每一个栏位都应有它的用途，因此记录人员填写表单时，应确保各栏位都有填写，如有特殊情况，某栏位不便填写时，应划斜杠。4）记录的序号要填写，以便记录的查询。5）记录必须要有人签字。,3、记录内容的完整性,6）同一张表单上反映不同时间的记录，有多处需要同一个人在不同时间签字时，不允许签一个名字，然后用这样类似的符号代替。7）同一张表单上反映不同时间的记录，有可能不同时间的记录内容是一样的，但不允许用 的类似符号省略。8）各栏位的填写要求内容填写充分。,4、记录的正确性,1、填写记录的人员应首先了解文件中对该记录的要求：使用时机，发出部门，传递流程，填写要求。2、填写记录的人员应正确理解表单中各栏位的含义和填写要求。,5、对签名的要求,1）按照表单的设计，需要签字的地方都得签字。2）签名时，不得只写姓，还得有名。3）签名时，应同时签上日期。4）记录的提出、确认及承认不得是同一个人。5）记录的签名，应能反映出承担此项工作的各级人员的权责，如产品检验记录，应有有权放行产品的人员的签字。,四、记录的保存要求,1、应对各记录规定正确的保存期：于记录清单中规定2、应对记录规定保存的单位或责任者：于记录清单中规定3、记录的保存场所应能防虫、防潮、防火、防遗失4、记录的保存应便于查找：1）对表单编号2）记录要有序号3）及时归档4）建立查询目录,