《行政工作手册》PPT课件.ppt

行政工作手册,目录,1、电话接听标准,2、报纸刊物发放,3、领导办公室物资准备,4、集团网办理,5、饮用水送水标准,6.快递的接受和分发,7.快递寄送,8.行政费用统计,9.名片制作,10.图书、设备借阅管理,11.物料发放,12.行政调度需求,13.报表报送,14.仓库整理归类,15.复印机以及饮水机管理,16.办公用品申领,接听电话用语1,接听外线电话：“您好！鑫生实业公司”,或是来电询问人员不在办公室时：“对不起，先生/女士，XXX这会不在办公室,请问您是否需要留言。”,若需要询问来电人姓名时：“对不起，请问您贵姓！”,接听内线电话：“您好！行政企管部前台，我是XX若有电话要求转到公司高管时：“好的，请问您找X总是有关哪方面的事情，是否可留下电话号码，稍后其秘书即刻与您联系。”（挂电话后，根据来电需办事情，与分管领导秘书或是业务部门负责人汇报）”,接听内线电话：“您好！行政企管部前台，我是XXX”,接听电话用语2,若听电话时有急事需短暂中断，需将电话隔离时：隔离前“对不起，先生/女士，请您稍等。”隔离后“对不起，先生/女士，请您久等了。,若内部来电咨询问题当时不解时：“对不起，先生/女士，这个问题我暂时未了解，我现在马上与相关部门联系了解清楚后及时回复您。”若内部来电要求行政支援时：“好的，我们马上派员与您联系，处理解决。”挂电话时：“非常感谢您的来电，祝您愉快！再见！”。,电话响起三声内接听，待确定对方挂电话后方挂电话！接听来电完毕，马上在来电登记中记录,来电登记,报纸刊物发放,在工作日的每日上午8:30之前，将各老总办公室报纸或刊物分类送达，并将报纸刊物等摆放整齐。每日及时更换报刊架的报纸，对于过期的报纸，全部收集放入行政仓库。,领导办公室物资准备,2.桶装矿泉水到期当天或是即将见底时，更换新一桶,1.瓶装矿泉水少于6瓶时，补充一打。,3.盒装纸巾，洗手间洗手液，日常消耗办公用品等少于1/6时，及时更换新品。,移动集团网加入办理,公司需要办理集团网的同事将手机号码和服务密码一律发到行政文员处，在收到资料后，行政文员在当日将所需办理的号码以及服务密码以电子邮件的形式发到中国移动公司客户经理的邮箱，确定邮件接收成功后，在一个工作日内跟进是否办理成功。然后办理号码存档。详见行政表格。,传真,在收到传真时，行政文员尽量在第一时间将传真送给相关人员。并相关做好登记，以备日后查阅。确定收件人，如为公司高管，即刻送至其办公室，（备注：张总的送往秘书处），参加会议或是活动、品牌认证等的传真，送至指定高管分管的部门经理处。非公司高管传真，电话（QQ）通知其前往前台取。并登记传真及签收。,饮用水更换,1、办公室卫生检查人员通知换水。,2、饮用水到期当天（开启后的桶装水保质期为30天）。3、饮用水更换完毕，在饮用水更换备忘录登记。,办公室饮用水更换备忘录,饮用水送水,库存水量低下以下时，即刻通知送水公司送水：桶装水2桶；瓶装水5打。,桶装水,瓶装水,（瓶装水库存遵循先进先出原则，每次送新瓶装水时，将库存瓶装水移出，先使用）,接收、分发快递,1、检查邮件外包装是否安好，检查是否为公司员工或是关系人员。,2、即时签收登记。（快递收发表,3、即时普通员工通知即刻取件，公司高管，送其办公室。,快递收发表,邮寄邮件表,邮寄邮件,对公邮件处理：将须邮寄物品交由行政文员，由行政文员和寄件人确认邮寄地址是否正确，在信息确认无误后，如无特殊情况（例如天气原因）行政文员须在当日将寄件人的邮件寄出。在快递发出后，将邮件的编号，金额，收到人的地址很电话做详细登记。以便日后查阅。（详情查阅快递登记表）私人物品寄送：寄件人将邮件单和邮寄物品准备齐全，确定信息无误后，交由行政文员，行政文员在当日将邮件寄出，并将快件底单还给寄件人，以备查阅。具体快递公司电话以及收件人信息查阅鑫生客户信息联系表和常用通讯录。,行政费用统计,行政部门的报销单，在交由经理签字之前，一律先到行政文员处做登记。行政文员按各部门将费用的项目，时间，金额等在表格里填写完整。（详情如下）,名片制作,根据各门店以及公司各部门申请，确定是新版名片更换或原版名片补给，然后将需求报给行政部门经理审批，确定是新版名片更换或原版名片补给，经同意后，将名片制作需求发给长期合作的广告公司制作。确定制作金额和时间，并告知申请部门等待时长。并做好名片制作的详情登记。,图书、设备借阅管理,各部门需要借阅公司的电子设备或图书，行政人员需先确认物资是否在库，然后再做借用登记，在借用登记表里将借用人，借用时间，借用部门，借用物品以及归还时间做好详细的登记。详情请见行政表格之物品借用登记表。,物料发放,各店20号之前下物料申请单，行政人员收到申请单后将各店所需物资录入本月出库单，查看仓库库存，根据库存物资，核出本月出库数量，如有物资缺货，下采购申请单给采购员，20-24号为准备各店物资时间，并查阅上月是否是否有物资因缺货，一起准备，25号统一发货。所需表格为：采购申请表；办公经营用品需求统计表，入库单，出库单。详情请查阅行政表格。,行政调度需求,各部门或各门店，将维修或行政需求报到行政文员处，行政文员接受到相关的任务后，将任务详情填写到行政调度需求表里，尽快联络行政部门相关负责人员，尽量在当天解决需求。表格详情请查阅行政共享006号表格。,各报表报送,每月10号前，将食堂费用明细表，加油明细表，办公用品汇总表核对无误后，一律报送财务部陈江虹处。并在每月5号将以上表格抄送至行政部经理出。详情请查阅行政表格。,仓库整理归类,行政文员在每月25号发完各店所需物资后，核对仓库的物质是否与台账相符，需将仓库整理，把物品按归类放好，保持仓库的整洁，有序和干净。,复印机以及饮水机管理,复印机：每隔2个月，和固定合作的复印机维修人员联系，做好定期的保养和修检测。以确保复印机的正常工作。饮水机：每隔3个月，和饮水机的清洗工作人员联系，让工作人员上门做饮水机清洗，以确保饮水机的正常工作和清洁保证。每次工作人员上门后，行政人员都要做好详细日期登记，以便下次工作有依可寻。,办公用品申领,办公用品每月25号为统一申领日期，行政人员在接到申领需求后，到行政仓库准备好用品，拿到前台，通知需求部门或个人前来领取办公用品，并在办公用品登记表上按部门，日期，品种以及数量做好详细的记录。,