《行政助理培训》PPT课件.ppt

行政助理培训,郭小东 2011年12月8日,课程简介,行政助理岗位工作主要做的是什么？做好行政助理岗位工作需要具备什么特质？如何面试行政助理岗位工作？,行政助理日常工作,请说出最主要的三点工作内容？选择答案：1.办公室管理：照明、隔音、色彩、室内装饰、空气（温度，湿度，换气）、消耗品、办公自动化设备、安全、保密2.日程安排与管理：公司事务的联络、转达、交涉、调整；计划的外出管理：车务、旅票、住宿、出入境3.文书工作：通用公文、事务文书、经济文书、技巧文书、新闻文稿、公司内外文件的收发、处理、整理、归档4.会务安排：通知的制作寄发，会场的选定、预约、布置，必须品、资料的准备、制作、分发，会务的安排，接待，善后的工作,行政助理日常工作,选择答案：1、协助部门领导做好公司的后勤管理，建立和完善适合公司的各项行政规章制度，准确传递总公司下达的重要事务的办理情况并追踪、检查和督办；2、公司办公环境的打造和管理，对商务中心工作人员职责履行的稽核、监督；3、组织人员对公司的规章制度进行督导和检查，并出具相关结果；4、负责商务中心的物资采购报表按月出具。,行政助理需要具备的特质,个性要求：守时、谨慎、热情、合群、服从、自信机智、勤快、整洁、自制、兴趣品格要求：忠诚、负责、正派、廉洁、诚实、谦逊能力要求：办事能力、沟通能力,办事能力,操作能力写作能力阅读概括能力编辑校对能力统计分析能力,沟通能力,交际能力口头表达能力协调能力组织能力,办事能力测试,办事能力测试,行政助理需要具备的特质,1.能准确理解上司的意图。知道何时征求上司的意见和给上司建议。2.与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。2.能代表经理出席员工大会并讲话，准确恰当地表达经理的意见。3.及时将企业内外部信息传递给经理。4.良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）5.经理外出时能主动主持办公室工作。6.随机应变能力强，沉着处理紧急事件。7.能代替上司处理日常事务，独立工作能力强。8.良好的职业道德和强烈的进取心，求知欲强。9.知错能及时纠正，有组织观念和团队精神。10.良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码反应迅速。11.有一定数学头脑，懂办公室内财务管理。12.掌握先进计算机软件应用，能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找）13.严守秘密谨慎处理保密文件。,如何编写制度？,1、让当事人参与。2、注意员工的工作习惯。3、简明扼要。4、易操作。5、力求完善公正。6、对改变习惯采取措施。,工作中应避免哪些不良表现？,1、不注意与直接上司的关系。2、忽略企业文化。3、对他人责全求备。4、出尔反尔。5、行动迟缓。6、一味取悦于人。7、传播谣言。,如何帮助新员工了解公司？,1、了解公司的历史。2、了解公司的组织结构。3、各部门的职责和权限。4、对待顾客和员工的管理理念。5、公司产品与技术。6、对新员工的期望。7、公司的人力资源政策等。,如何防止员工跳槽？,1、把好招聘关。2、规范管理制度。3、提高薪金待遇。4、加强平等沟通。5、制定奖励计划,员工抱怨有哪些特点？,1、抱怨是一种发泄。2、抱怨具有传染性。3、抱怨与员工性格有关。,如何处理员工的抱怨？,1、乐于接受抱怨。2、尽量了解起因。3、平等沟通。4、处理果断。,如何面试行政助理岗位工作？,首先，要做好面试前是形象准备。做到八个字顺其自然，不卑不亢。要做到面带微笑，平视考官，避免情绪波动。第二，面试者要注意自己在面试中的礼仪问题，要做到仪表大方，举止得体。尽量不要出现晃腿、玩笔、摸头、伸舌头等小动作，容易给招聘人员一种不成熟、不庄重的感觉。第三，文职岗位需要很强的语言表达能力，所以在面试时要注意特别说话内容，说话语气以及所表达出的诚意。要辩证地分析问题，理由充分地说理论证，而不要简单地下结论，有时还要从多个角度思考，具体情况具体分析。一般来说，当招聘人员提出问题以后，考生应稍作思考，不必急于回答。经过思考，理清思路后抓住要点、层次分明地答题，效果要好一些。,面试常见问题,1.自我介绍，兴趣爱好，性格的优缺点2.会让你谈谈自己的优势,或者你为什么要选择干行政助理,怎么才能干好行政助理工作？3.对于你应聘公司是否有了解,比如公司的文化你是否知道并认同？4.过去在什么情况下，做过什么事，为什么要这样做，达到了什么样的目的？5.你的职业规划是什么？当前的目标是什么？薪水，工作环境。6.如果面试通过了，让你做一件事，你会怎么做？比如如何写通知，如何写工作总结、述职报告、会议记录，如何起草规章制度并监督执行等？,