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第2章 数据的格式化,Excel与数据处理 第2版,本章学习目标,1、了解Excel格式化的意义2、掌握工作表套用格式和自定义格式化方法3、掌握文本格式化的方法4、掌握数据格式化的方法5、了解自定义格式化数据的方法和意义6、掌握日期格式化方法,2.1 工作表的格式化,1、自动套用格式 Excel提供了10多种已设置好数据显示样式的工作表，用户可在工作表中直接套用这些样式，美化工作表，并突出显示这些工作表中的数据。下图是一个刚建立的普通的工作表,该表存在以下问题:1、表名不醒目。2、表的标题不太醒目。3、当学生较多，科目成绩较多时，看数据较困难。4、整个成绩表不太美观。,2.1 工作表的格式化,解决方法对工作表进行格式化自动套用Excel内置某种格式后的工作表,套用EXCEL内置格式化，虽然仍有小问题，如标题不醒目等，但它比格式化前好多了。,2.1 工作表的格式化,2、设置工作表的边框和底纹 Excel的默认边框是虚线、无底纹，所有的表格都表示为同一种样式。如果直接在Excel下进行表格的打印则没有网格线（当然，可通过打印设置让它显示表格线），不便于特殊信息的突出显示。通过边框和底纹的设置，一方面可使表格美观，同时也可改变信息的显示方式，让人们尽快掌握表中的信息。,2.1 工作表的格式化,设置边框和底纹后的工作表,2.1 工作表的格式化,3、取消工作表的网格线（1）选择“工具”|“选项”菜单命令。（2）选中“视图”,去掉“网格线”复选框中的“”,2.1 工作表的格式化,4、设置三维表格通过对单元格的格式设置（自定义格式），可以创建上凸和下凹的立体效果，数据显示在这样的表格中，看起来更轻松。三维表格示例,2.1 工作表的格式化,三维表格的设置方法。（1）取消工作表的网络线。（2）把要设置三维效果的表格区域的底纹设置为浅灰色（一般情况下是把整个工作表的底纹都设置为浅灰色。当然，其他色彩的浅色也可以，但浅灰色的立体视觉效果更佳）。,2.2 文本的格式设置,1、文本格式设置的内容文字的设置大致包括字体、字型、修饰、对齐方式、字体颜色等 2、文本格式设置的方法选择“格式”|“单元格”菜单命令选择弹出对话框中的“字体”，然后就可进行各项设置。,2.2 文本的格式设置,3、文本格式化案例,2.2 文本的格式设置,4、数据对齐方式在默认情况下，文本靠单元格的左边对齐，数值靠单元格的右边对齐。有时需要特殊的对齐方式，如斜线表头、旋转字体、垂直居中等 例如：,2.2 文本的格式设置,5、通过跨列居中按扭合并单元格选中要合并的单元格，单击跨列居中按钮取消单元格的合并 选中要合并的单元格，单击跨列居中按钮通过菜单设置对齐也可以选择“格式”|“单元格”菜单，然后在对话框中进行设置。,2.2 文本的格式设置,垂直对齐方式 文本、数字的旋转 同一单元格文本换行：Alter+Enter,2.2 文本的格式设置,6、单元格的自动换成行格式自动换行能够根据表格的列宽自动将单元格中的内容排成一行或多行，对于制订内容较多的工作表标题行时很有用。下图第2行的标题就是通过单元格的自动换行格式设计而成的。,2.3 格式化数据,1、Excel的自动数据格式 数字、日期、时间等类型的数据在Excel中都是以数字形式存储的，同样的数字在具有不同格式的单元格中会表现出不同的形式。例如在下图的第3行中，输入的都是3.2，但结果却有很大的不同。,2.3 格式化数据,2、使用系统提供的数据格式Excel提供了许多数据格式，包括数据的精确度、显示方式等内容（货币：美元、欧元、人民币，百分比等）。数据格式设置的常见内容有以下几种。数据的精确度以百分比方式显示数据数据的分节显示 数据格式设置工具栏可快速设置数据格式,2.3 格式化数据,3、数据格式设置案例货币形式的数据,2.3 格式化数据,4、自定义格式 意义自定义格式允许用户修改单元格的格式，对单元格中数据的显示形式、字体、字型以及单元格的边框、背景等内容进行设置。通过自定义格式不但可以将单元格数据显示为需要的样式，而且能够在输入数据的时候显示一些重要的提示信息，以减少输入数据的出错率。此外，通过自定义格式的设置，还能减少单元格内重复数据的输入。,2.3 格式化数据,5、自定义格式的形式格式组成 正数格式码；负数格式码；0的格式码；文本的格式码说明 格式代码中最多可以指定四个节。各节以分号分隔，它们顺序定义了单元格显示正数、负数、零和文本时的格式。如果只指定了两个节，则第一部分用于表示正数和零，第二部分用于表示负数。如果只指定一个节，则所有数字都会使用该格式。,2.3 格式化数据,在格式码中指定的字符被用来作为占位符或格式指示符。0作为一个占位符，它在没有任何数字被显示的位置上显示一个0。符号“_)”跟在一个正数的格式后面，以保证这个正数右边会留下一个空格，空格的宽度与圆括号“）”的宽度一样宽。正数、负数和0靠单元格的右边线对齐。如果要跳过某一节，则对该节仅使用分号即可。比如，若将单元格的格式设置为：#,#.00;“零”;则当在此单元格中输入负数时，输入的负数就不会被显示出来（被隐藏了）。,2.3 格式化数据,自定义格式码的例子,2.3 格式化数据,6、Excel常用格式码的含义,2.3 格式化数据,7、自定义格式案例,2.3 格式化数据,8自定义格式的方法（1）选中要格式化的单元格。（2）选择“格式”|“单元格”菜单（3）选择弹出对话框的“数字”标签，然后选择“分类”列表框中的“自定义”选项。（4）在“类型”文本框中，输入自定义格式。（5）在单元格中输入数据，数据将以自定义格式显示。,2.4 格式化日期,1、概述在Excel中，日期和时间实际上是以序列数字的形式存储，以日期形式显示的。所以当一个单元格的格式被设置为日期格式后，即使在其中输入纯粹的数字，该数字也会被显示为一个日期。,2.4 格式化日期,2、日期的格式码,2.4 格式化日期,3、日期格式化案例,2.5 条件格式,1、条件格式的意义对于不同的数据，可按不同的条件设置其显示格式。比如在一个学生成绩表中，把所有不及格的成绩显示为红色，就能够很容易找到有不及格科目的学生。下面是条件格式运用的一个例子：当单元格的数值大于200时，用黑色显示；当小于100时用红色显示；100200之间的数据用蓝色显示。此自定义格式码如下：黑色=200#,#;红色=100#,#;蓝色#,#,2.5 条件格式,2、条件设置案例在下图所示的成绩表中，060之间，6080之间，80100之间的分数分别以不同的颜色表示和背景表示，便于查询不同分数段的信息。,2.5 条件格式,3、条件格式设置方法,1、选中C3:F12区域2、选择“格式”|“条件格式”，然后按下面对话框的格式设置就行了。,2.6自定义格式的应用,【例2-1】用自定义数字格式输入相同的编号。,定义A列学号的自定义格式为：32990100,2.6自定义格式的应用,【例2-2】设置自定义格式，控制用户输入,设置姓名列的自定义格式：红色姓名不能输入数字;红色人名不能是数字;红色姓名不能是0,设置工作年龄列的自定义格式：G/通用格式;红色工作年龄不能是负数;红色0;红色工作年龄不能是文本,2.6自定义格式的应用,【例2-3】隐藏不需要的0值。在输入学生成绩之前，预先在该列中输入了一个成绩计算公式“=SUM(C5:E5*0.7)+F5*0.3”。所以G列出现了许多0,设置G列总分区域的自定义格式为：G/通用格式;综合成绩不能为负;,2.6自定义格式的应用,【例2-4】定义电话、保险号码的简化输入,补充内容：运用模板,1、模板概述模板即模型、样板，它是一种特殊的工作簿（工作簿模板）或工作表（工作表模板），在模板中已经设置好许多格式，如一个工作簿包含多少个工作表，工作表中单元格的格式，各种标题的字号和大小等内容。在需要的时候，可以根据模板来创建新的工作表，新工作表具有与模板相同的表格样式。在Excel中模板文件的扩展名是“.xlt”,补充内容：运用模板,2、使用系统的默认模板 Excel提供的内置模板,补充内容：运用模板,3、内置模板应用案例建立下图所示的职工考勤表。,补充内容：运用模板,职工考勤表的建立方法选择“新建工作簿”任务窗格”中的新建命令。如果任务窗格没有显示出来，可以选择“视图”菜单项中的“任务窗格”选择任务窗格中的“本机上的模板”选项，Excel将会弹出“模板”对话框，选择该对话框中的“电子表格方案”标签，然后从下面的列表框中选择“考勤记录”。,补充内容：运用模板,4、建立自定义模板 对于经常重复使用的工作表，可以将它们设置为模板，在需要的时候就可根据它来创建工作簿。模板的建立过程与一个普通工作簿的建立过程基本相同。建立自定义模板案例某单位办公管理人员（财务管理人员）经常与差旅报销单打交道，要用到一张如下图所示的差旅报销单。,补充内容：运用模板,差旅报销单,补充内容：运用模板,差旅报销单模板的建立（1）建立一个新的Excel工作簿，并在其中的一个工作表中输入表格内容。注意，在“合计”后面的单元格即E20中输入公式“=SUM(I16:I19)*100”。因为I16：I19单元格区域中的金额单位是元，所以该公式中对汇总金额乘以100，将它转换为分，便于将它设置为大写金额的元角分。（2）设置单元格的格式，包括边框、底纹、字型、字号、必要的单元格合并等。（3）设置E20单元格的自定义格式为：#万#仟#佰#拾#元0角0分,补充内容：运用模板,（4）选择“另存为”按钮，会见到“另存为”对话框。（5）从“保存类型”的列表中选择“模板（*.xlt）”,The End,谢谢大家！,