《秘书会议前站》PPT课件.ppt

会议组织与管理,主讲：符海玲,会议管理命题思路,三级技能复习指导重点1.拟订会议筹备方案；2.督查会务的筹备情况；3.审核会议文件；4.与上司沟通会议的有关事宜；5.拟订会议的应急方案；6.提示会议按计划进行；7.监督会议经费的使用；8.处理会中突发事件；9.对会议进行总结；10.评估会议工作。,第一讲 会议前站,复习：列举会议无效的原因？,基本要素：1）会议名称。2）会议时间。3）会议地点。4）会议人员。5）会议方式。6）会议议题7）会议经费,会议的要素,选择要素：1）会议目的。2）会议机构。5）会议文件材料。6）会议设备工具。7）会议的组织者。8）会议日程。,会议筹备方案,1、会议筹备方案的主要内容（框架）（1）确定会议的主题与议题。（2）确定会议的名称。（3）确定会议和议程。（4）确定会议的时间性和地点。（5）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要（6）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。（7）确定会议与会代表的组成。（8）确定会议经费预算。（9）确定会议住宿和餐饮安排。（10）确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。2.会议筹备方案的作用:(1）确保会议的周密组织（2）确保会议服务质量和沟通协调到位;（3）确保会议领导的意图得以贯彻执行,1、安排会议议题,1、会议议题：就是会议讨论的问题。它反映的是会议的目的、主题、任务以及为了完成任务而采取的措施。2、安排会议议题的原则：必要性原则、可行性原则、明确性原则、适量性原则3、会议议题的作用：A、体现会议目标，为会议目标服务B、引导和制约会议的发言,1、为了确保会议的高效，秘书人员务必在会议召开前知会参会人员，以准备意见。2、党的会议同政府会议讨论的议题要有所区别3、临时提出的一般议题不宜仓促安排，以保证质量4、可准备些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。5、秘书不能擅自确定议题，必须事先报请领导审批,知识点,安排议题的方法,1、领导确定议题。临时性会议，必须先有议题再开会；定期会议可按原订计划进行，如有增设的议题须经知会领导。2、会议秘书人员事前收集议题，向有关部门调查了解收集需要会上研究的问题，然后加以安排，并报请领导确定3、按照规定，经过必要的程序性步骤，由会议确定。4、会议需研究的问题很多，秘书应根据具体情况，分轻重缓急，将收集到的议题进行筛选，加以修 改讨论，报请领导审查后，按周、月或季度统筹安排。,2、安排会议议程和日程,会议议程：是对已确定的议题列出先后顺序，也就是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号清晰地表达出来。会议主持人要根据议程主持会议,知识点,1）按习惯顺序和有关规定安排会议议程 2）宣布议程3）说明一些此次会议事务性的内容（点名、报告缺席情况、宣读或修正上次会议记录4）尽量将同类性质的问题排列在一起5）保密性较强的议题，一般放在后面,1）会议议程的编制应在前，议程一旦确定，就不能变更2）议程表制出后，必须经主管领导审核才实施3）提前分发会议议题，以便与会者及时准备,注意事项,议程表设计注意事项,实战演练：会议议程（错误）,海天公司销售团队会议议程表 公司销售团队队会议将在6月19日周一上午10点在公司总部第一会议室举行。1.销售二部经理的人选。2.东部地区销售活动的总结。3.上次会议记录。4.销售一部关于内部沟通问题的发言。5.下季度销售目标。6.公司销售人员的招聘和重组。,1、请找出以上议程表的错误所在2、重新设计这次的会议议程表,会议议程（正确）,海天公司销售团队会议议程 公司销售团队会议将在6月19日周一上午10点在公司总部第一会议室举行 1.宣布议程 2.说明有关人员的缺席情况 3.宣读并通过上次会议的记录 4.东部地区销售活动的总结 5.销售一部经理关于团队沟通问题的发言 6.公司销售人员的招聘和重组 7.销售二部的经理人选 8.下季度销售目标,3、安排会议日程,会议日程：根据议程逐日做出的具体安排，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。会议日程表一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，将会议的议题具体化。日程表一般包括以下6项：时间、会议内容、活动方式、地点、主持人、参加人,编制日程表的注意事项（知识点）,1、会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到变化，可适当调整2、日程表的内容必须与议程表吻合3、同议程表一样，日程表制出后，必须经主管领导审核批准后才实施,日程表编制注意事项,二、建立会议组织机构,一般来说，较大规模的会议应建立会议组织机构。具有法定程序的重要会议，在会议正式开始之前建立“会议筹备组”，我们亦称之为“会议秘书处”。会议组织机构一般设以下子机构：1）资料组：主要负责各种会议文件的准备、起草、印发、清退等2）联络组：负责各机构间的传达反馈3）提案组：负责受理会议期间与会者提出的各种提案、议案4）宣传组：负责会议的内外宣传工作5）后勤接待组：负责会议的接站、报到、签到、票务、食宿、参观、文娱活动、车辆调度、会场安排、设备保障、用品发放与管理等工作。6）保卫组：负责会议期间的安全保卫工作,会议的组织和管理 会前准备-成立TEAM组,组织落实，成立工作团队组,会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责、加强协调、经常汇报,三、确定会议场所的程序,会议目的与形态 列出选择会议场地的需求清单，确定会议场地 确认会议地点 签订书面合同,三、会议选址,桌上便条：去年公司年会在珠江花园饭店举行，但大家普遍对那里的服务不满意。今年公司的年会需要重新选择会议地点，请为我列出选择会议地点需要考虑的因素,以上是行政总监留给其秘书的便条，请你帮他考虑一下,选择会址的要求,（1）交通便利：方便上司和与会者前往。（2）会场的大小与会议内容、规模、主题相符。（3）尽量避开闹市区，保证不受干扰。（4）应考虑有无停车场。（5）场地租借的成本必须合理。,会议室空间的要求,1）会议室宁肯略小而勿失于大：小型会议室一般30平米，中型会议室以60平米；大型会议室要求空间开阔，一般净高不低于4米2）会议室的空间密度：在空间布局上伸展自如，能够根据需要迅速随意组合3）个人应有2平方至3平方左右的活动空间,会议室的设备要求,1）通风空调设备2）采光设施3）多媒体演示系统、音响设备、同声传译4）其它：餐饮、客房、娱乐设施,对会议地点的确认：,1、检查会议室或场地2、随意抽查一个房间，检查房内设施3、检查会议登记部门、会议管理部门和后勤4、检查膳食供应5、检查报务项目、营业时间6、了解停车设施,会议的组织和管理 会前准备-起草协议,1、会议日期2、住房标准及费用3、场地安排及费用4、餐饮及费用5、甲方对乙方的规定6、乙方对甲方的规定7、结算等,起草协议的内容和注意事项,五、会场布置的要求,五、会场布置和座次安排,整体要求：1、庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，并考虑会议的性质、规格、规模。2、会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围；3、中大型会议要保证一个绝对的中心，并考虑进退场的方便；4、小型会场要注意集中和方便,五、会场布置和座次安排,风光公司最近获得了省里授予的百强企业称号，准备召开庆功表彰会。办公室主任沈萍检查会场，她发现秘书钟苗的座次安排为董事长的位置安排在前最右边，副董事长、总经理、副总经理，所有领导按职务高低从右向左，后面是受表彰的人员。钟苗秘书的安排有哪些不当？就如何纠正？,思考,五、主席台布置和座次安排,思考：1、工作会议，主席台布置色彩基调？蓝色、绿色2、庆典、表彰性会议，主席台布置色彩基调？红色、粉色3、哪些类型的会议不需要设主席台和主席桌？座谈会、日常工作会议,五、会场布置的要求,1、确定会议台形2、合理摆放桌椅3、布置附属性设备：1）音响、2）声像（立体电视、激光、全息电影、组合录像、电脑投影）3）其他布置（温湿度、照明、通风、电源插座等）4）布置装饰（鲜花、会标、会徵、旗帜、字画等),如何对会场整体进行布局？,五、主席台布置的要求,五、主席台布置的要求,主席台有谁坐？主办方负责人、贵宾、主席团成员如何坐？,请结合新闻发布会和秘书理论研讨会谈谈会议主席台的座次安排？,五、主席台布置的要求,五、主席台座次的要求,关于会议主席台座次的安排（1）主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。（2）主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2 号领导在 1 号领导左手位置，3 号领导在 1 号领导右手位置；领导为偶数时，1、2 号领导同时居中，2 号领导依然在 1 号领导左手位置，3 号领导依然在 1 号领导右手位置。,主席台座次安排,1、职务最高者居中，然后按先左后右，由前至后的顺序依次排列。正式代表居中居前，列席代表居后居侧。2、会议主持人有时需在前排的边座就座，但有时可按职务顺序就座3、主席台座次应编成表，贴于贵宾室、休息室或主席台入口处，也可在出席证、签到证等证件上标明。4、主席台每个座位左侧放置姓名台签。,会场其他人的座次安排,1、小型会场内，一般情况，远门、面门的位置为上座。2、中大型会议的座次安排：1）横排法：按参会人员姓氏笔画为序，从左至右排列而坐。正式代表居前，列席代表居后。2）竖排法：按既定次序或姓氏笔画，从前至后纵向排列座次。正式代表居前，职务高者居前，列席成员、职位低者居后。3）左后排列法：,会场布置和座次划分,在大中型会议中，为了提高会议效率，便于与会者顺利找到自己座位，可对会场分片划区1、根据会场整体布局，分出ABCD等区域；2、按照场内座位排号分区，每个单位各占几排，3、正式代表居前，列席代表居后4、会议中受表彰、领奖的人员标出专门区域。,会议台形选择,会议台形选择较大型会场,大、小方型台型适合：大型代表会议、纪念性会议、布置工作会议,会议台形的布置中小形会议座次,根据会议的类型，安排选择会议的台形：,会议台形选择,大、小方型台型适合：大型代表会议、纪念性会议、布置工作会议,主席台座次安排,依职务高低和选举结果会议主持人的位次：前排的边座或按职务顺序主席台座次的审核主席台桌上，每个位置的左侧放姓名台签,胡锦涛、江泽民、吴邦国、温家宝、贾庆林、曾庆红、吴官正、李长春、罗干等出席开幕会。,知识延伸（会议宴请）,知识延伸（会议宴请）,四、制作会议证件,思考秘书理论研讨会，需要制发哪些会议证件？,会议正式证件 旁听证会议工作证件,代表证出席证列席证来宾证,工作证记者证出入证,会议证件,会议证件类型,代表证与会者不仅能参加会议且有表决权、选举权。列席证能够到会旁听但无表决权。工作证大会的工作人员，在会议期间出入行走有一定的限制。记者证负责大会采访、报道的新闻媒体人员。来宾证表明是被主办方邀请的嘉宾。,方法要求,制发会议证件的方法和要求,1、内容上：会议名称、与会者姓名、称呼、身份（职务、职称）、组织者名称2、重要的大型会议要大证件上贴本人相片，并加盖印章。3、在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。,会议证件的作用,证明身份 保证会议安全，控制人员出入 统计到会人数 维持会议程序,六、准备会议文件材料、会议用品,思考以秘书理论研讨会为例，思考一下，会前需要准备哪些用品？,会议信息的分类,会议信息的分类：1）与会者信息：与会者基本情况、与会者背景、与会者抵返时间2）会议指导、宣传性信息：方针、政策、法规、会议纪要、公报、简报、配合会议宣传的广告、宣传片、招贴画等。3）会议议题性信息：需要列入会议议程，进行讨论、研究并解决的问题。4）会议主题内容信息：会议期间围绕会议目标和任务而形成的文件信息。开幕词、闭幕词、讲话稿、专题报告等5）记录性、结果性文件信息：会议记录、决议、决定、公报、合同、备忘录、声明、宣言等,4、会议信息的传递,会议信息的分类：6）会议的程序性文件信息：规范会议成员的行为、保障会议顺利进行而形成的文件。议事规则、会议时间安排表、选举程序等7）会议交流性文件信息：主要表成于总结性、交流性、研讨性会议。事迹报告、学术论文、经验介绍8）会议参考性信息：围绕会议议题和议程所收集的背景资料。调查报告、可行性分析报告、统计报表、技术图纸、典型材料等9）会议管理性信息：对会议活动进行有效管理的文件信息：会议通知、会议须知、出席证、作息安排、保密规定、票证、签到簿,会议用品、所需设备,会议用品和设备的类型：必备用品、特殊用品（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，如谈判会议、庆典会议、展览会所需的特殊用品和设备。会议所需用品和设备的准备方法：事先要制定周密的准备方案，尽量列出用品和设备的名称、数量和价格。,会议用品的准备,会前用品准备的具体步骤,1、检查空调，做好开机准备，一般在会议前两小时开机预热或预冷2、检查好灯光、扩音设备3、检查黑板、白板、安放图架、足够的纸张4、摆放好姓名牌5、每个座位前摆放纸笔6、电脑投影仪、屏幕、录音设备7、投票箱、订数投备、奖品8、茶水饮料9、电视、电话会议，要检查线路等,思考会议文件准备好后，该如何分发给与会人员呢？以学院团学换届选举大会为例，说明其方法。,分发文件,1、提前将文件发给与会者，特别是需研究的计划、方案、审议法规性文件2、在与会人员进入会场时，秘书人员在入口久发给每位与会者3、在会场上发放。有些文件，秘书人员在会场上，按坐位顺序依次发给与会者。4、在座位上摆放。一般性文件，可以在与会人员进入会场之前，将文件摆入在与会人员座位上，供与会者收阅。,七 会场检查,检查会议筹备情况时，主要检查什么内容？,七 会场检查,1、会议准备是否充分：会期？规模？与会人员名额？2、会议期间能否排除各种干扰：手机？3、环境条件与用品准备4、文件材料准备5、会场布置情况6、会议安保工作（设备线路、消防、防盗设施、入场人员身份等）7、其他,见会议检查表（EXCEL）,会议检查表,七 会场检查,用什么方法才能快速便捷地进行会场检查？,听取会议筹备人员的汇报会前现场检查,七 会场检查的形式,会议检查的形式有哪些？,第一，书面形式；第二，口头形式；第三，协调会形式。,八、如何拟定会议应急方案,1.会议应急方案的内容包括：(1)会议举行过程中可能出现的问题：人员、场地、设备、资料、安保、行为(2)出现问题时负责解决的会议工作人员 2.会议应急方案的作用:(1)会议应急方案可使会议的策划和筹备做到早做准备，未雨绸缪。(2)应急方案可以有效的地缓解危机，提高会议管理的效率。比如关键人员不能到会如何处理，住宿的预订不够如何解决，网络系统出现故障如何等。(3)使会议工作人员能够统一步调，当问题出现时，能够有回旋余地。,八、如何拟定会议应急方案,3.会议应急方案特点:1）有的放矢；2）预防为主；3）留有余地。4.会议应急方案实施的原则:1）思想上充分重视；2）在人、财、物方面要措施到位；3）在实施的过程中要坚持定期检查。5.处理会议突发事件的方法:1）处理人员问题；2）处理场地问题；3）处理设备问题；4）处理资料问题；5）处理健康与安全问题；6）处理行为问题,会后落实,会后需落实哪些事项？,1、会议文件资料的收集整理、立卷归档2、会议纪要的整理印发3、会议经费的结算4、会议决议事项的检查催办,会议决定事项传达催办登记表,会议催办方式：发文催办、电话催办、派员催办,会后的工作,会后必须注意的问题,与会人员的返程,会议物品清退,会议文件整理立卷,会议总结与评估（会议目标、分工执行、自我与集体、奖惩结合）,撰写新闻稿（及时、反映会议精神、领导审核）,会后落实,哪些会议资料不需要立卷归档？,会议的组织和管理 会前准备-制定会议预算,会后的工作,第五讲 会后必须注意的问题,不需要立卷归档的会议资料有:,1、重份文件2、事务性、临时性、没有查考价值的文件资料.3、未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿，未成文、未审批的提纲、素材、底稿。4、内容被其他文件包括的文件资料,会议的组织和管理 会后总结和决算,总结经验教训，表彰先进,会后的总结和决算,会后注意事项：缺会议记录、落实不力、不进行总结、不解散工作小组、与会人员对会议不满,会后的工作,会议经费使用的主要方面,1、文件资料2、邮电通讯费3、会议设备和用品4、场租5、会议办公费6、宣传、交际费7、会议住宿补贴费8、会议伙食费9、会议交通费10、其他开支,会后评估（P48）,会议结束后，主要就哪些方面进行评估？,会后评估（P48）,（1）是否达到目标。（2）会议时间性评估。（3）与会人员参与会议状态与收获；对会议的满意程度与理由；提出改进的意见或建议。（4）会议服务评估。会议服务是否到位，会议中的合作精神如何。（5）会议实际费用支出、会议成本评估。（6）再度召开同样的会议时，继续推进与维持的事项。,谢谢！,