时间管理培训课件段利萍(5月22日).ppt

时间管理,课程时间：180分钟时间管理的概念和误区：30分钟SMART的工作目标：20分钟计划：60分钟四象限：30分钟2/8原则：20分钟其他 10分钟余地 10分钟,学会正确的时间分配并充分有效地利用时间，减少浪费时间现象 学会制定SMART的工作目标 掌握制定有效工作计划的方法和过程,课程目标,时间管理的概念和误区。时间管理的基本原则。时间管理的方法和技巧。,课程要点,1：时间管理的概念 1.1 什么是时间？时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源,一、时间管理的概念和误区,时间的特性：,供给毫无弹性；无法蓄积、取代；不可缺少；无法失而复得。,1.2什么是“时间管理”由于时间所具备的基本特性，所以时间管理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。是如何面对时间的流动而进行自我的管理,假设一个人寿命为72岁,分析一：计算时间价值,每天工作8小时，每年242个工作日,二、时间管理的误区,工作缺乏计划,1、目标不明确 2、没有进行工作归类的习惯 3、缺乏做事轻重缓急的顺序 4、没有时间分配的原则,组织工作不当,1、职责权限不清，工作内容重复 2、事必躬亲，亲力而为”3、沟通不良 4、工作时断时续,二、时间管理的误区,时间控制不够,二、时间管理的误区,1、习惯拖延时间。2、不擅处理不速之客的打扰。3、不擅处理无端电话的打扰。4、泛滥的“会议病”困扰。,整理整顿不足,二、时间管理的误区,进取意识不强,工作缺乏计划组织工作不当时间控制不够整理整顿不足进取意识不强,二、时间管理的误区,三、时间管理的基本原则,时间管理的六项基本原则：1、明确目标 2、有计划、有组织地进行工作 3、分清工作的轻重缓急 4、合理地分配时间 5、与别人的时间取得协作 6、制定规则、遵守纪律,原则一、明确目标,目标要符合自己的价值观。了解你目前的状况。“只有自己与上帝才能支配我的命运”,目标设定的SMART原则,Specific:具 体 的Measurable:可衡量的Achievable:可 达 到 的Realistic:相关 的Time-bound:有 时 间 限 制 的,目标衡量,定量的目标数字化定性的目标事例化（关键事件）,五项可衡量,量质成本时效相关方感觉评价,目标设定依据,企业规划客户期望 上级要求同事、部属建议竞争对手行动岗位工作内容,你们知道了但是我们做到了-Jack Welch,原则二、有计划、有组织地进行工作,所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。,怎么做?,1、确立目标；2、探寻完成目标的各种途径；3、选定最佳的完成方式；4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项；5、编排月/周/日的工作次序并加以执行；6、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。,如何制定计划,计划的类型：广度：战略性计划、作业性计划 时间短期计划、长期计划明确性具体性计划、指导性计划,大目标,小目标,小目标,.,小目标,目标分解,注意事项,1、事先的了解：所在部门的业务定位 所在岗位的业务定位 上级主管的业务目标 上级主管对你的期望和要求 与其它相关岗位的业务接口关系,2、遵循5W2H原则 Why:What：When：Where：Who：How to：How much：,3、设置控制点（milestone）阶段性的里程碑坚持工作周记和工作日记,目标刻在石头上，计划写在沙滩上 英国谚语成功者有计划，失败者有借口 李昌钰,计划在实施的过程中，肯定会发生一些变化，因此一定要去核查行动的结果；同时事前要对各种情况预测，这需要不断地观察，我们要求做到“一切变化都在计划之中”。SONY中国副总裁,原则三、分清工作的轻重缓急,时间管理自然法则,今早面临的状况，请安排时间：1、新设备明天将试车投产，相关准备工作还没做（1H）2、五张完工报告单还没签（0.5H）3、制订下周的工作计划（1.5H）4、看今天的报纸（0.5H)5、9点要开会，讨论三个棘手问题，你还未准备（0.5H）6、两周前新来两名员工，他们的辅导计划还没做（1H）7、与同事讨论要马上决定的旅游聚餐计划（0.5H）8、14点到16点有场食品行业专业知识讲座（2H）9、顶头上司说，要与你见面（0.5H）10、朋友急需你帮忙整理一份资料（1H）上班时间8:00-12:00，13:30-17:30,事务分析象限,不重要,事务分析象限,9、5、2,1、3、8、6,4,7、10,不重要,给它很多时间，计划好你将何时做,控制花在这些任务上的时间，当所有重要且紧急的事做完后再做,现在就做，给少量的时间,给它许多时间，立即就做！,每一个象限的时间分类,你可以很轻松，如果设立轻重缓急、削减不必要的工作、授权。,事务分析象限,原则四、合理安排时间,一种现象,在销售企业中，通常有百分之八十的生意是由百分之二十的销售员所完成的。在会议中，几乎百分之八十的意见是由百分之二十的与会者所提出。在公司里，百分之八十的缺席率集中在百分之二十的员工上。在管理上，问题的百分之八十是被百分之二十的原因所引起。,先做真正重要的事巴瑞图原理,80/20原则巴瑞图原理又称20/80原则，是十九世纪末，二十世纪初，意大利经济学家巴瑞图提出。一件庞大的事务，其中真正重要的部份只占了整体的很小一部份。这个理论有时又被称为“重要的少数”或“繁琐的多数”。,20/80原则,80%价值,20%的价值,80%的工作,20%的工作,来自,来自,20/80原则,去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作,例：你一天的工作有15件事项要完成，依据80/20原则，其中有3件事情是要集中80%精力和时间完成的，这样你就可以取得80%的价值，也就是最大的价值。所以你要认真地挑选价值80%的3件事项，然后去做。而其他的12件事可以授权别人去做、慢慢去做或没有时间就不做。,80/20工作关键管理法,1、将每天的工作全部列出2、对工作进行分类 价值80%的工作：事项1、事项2、事项3 价值20%的工作：3、时间和精力分配 把80%的时间完成事项1、2、3,80/20工作关键管理法应用,回顾，上一个工作日的工作内容,普通人的时间安排,2-3%,25-30%,15%,50-60%,成功人士的时间安排,20-25%,65-80%,15%,1%,不良的时间分配,最佳的时间分配,重要 不重要,准备及预防工作计划关系维护培训，创新,危机急迫的问题有限期的任务,电视剧市井新闻,一些电话一些会议一些紧急事件凑热闹的活动,紧急 不紧急,结果：压力 筋疲力竭 危机处理 忙于收拾残局,偏重第一类事务,偏重第三类事务,结果：短视近利 缺乏自制力，怪罪他人 危机处理 轻视目标与计划,结果：全无责任感 依赖他人或社会机构维生 危机处理 忙于收拾残局,偏重第三、四类事务,结果：有远见，有理想 平衡，纪律，自制 少有危机,着重第二类事务,列出明天要做的全部事情；按事情的重要顺序，分别从1到6标出6件最重要的事情；明天第一件事是做第一项，直至完成；然后再开始第二项、第三项；每天都要这样做，直至习惯。,6点优先工作制,每分每秒做最有生产力的事 年 月 日,应用二,日工作计划与总结,做事没顺序先做喜欢的事，后做不喜欢的事先做熟悉的事，后做不熟悉的事先做容易的事，后做不容易的事先处理资料齐全的事，后处理不齐全的事先做有趣的事，后做枯燥的事,做事顺序的6种常见错误,原则五、与别人的时间取得协作,适应组织的节奏性与周期性预约,原则六、制定规则、遵守纪律,“没有规矩、不成方园”,有效时间管理小贴士,准备一个待办事项清单、时间记录本或效率 手册，以备分析检查或查阅待办事项。,做正确的事，第一次就把事情做好。“零缺陷”Phihp B Crosby第一件事100%的做好，会赢得第二件事100%的时间,知道如何停止。有时思维不清了，就要停止工作,120原则。制定计划时要留出弹性时间,在办公场所的挂历、台历或记事本上，标注当天 或预定工作计划或约会，以备遗忘，可在电脑系 统或电子记事本设置发声装置以便及时提醒,设身处地考虑自己是否浪费别人时间，或对别人 有无帮助，如情况消极应及时纠正,如一项工作别人或部下做得更好或更合适去 做，则应及时转交他人（授权）,重点克服“办事拖延”的鄙习，推行一种“限时办事 制”，规定在限定时间内报告处理结果,处理任何工作时必须自问：能不能取消它？能不能 与别的工作合并？能不能用简便的东西代替它？,要为下属形成一些习惯和程序,对重复出现的异常，制作并运用标准作业程序,善于利用零星时间（一生的时间支配）1、如何应用上下班中途时间 2、如何利用等待的时间,不要使自己成为下属任务的执行者，不要陷入部 属布置的陷阱中,实践计划,本课程我感触最深的地方是：,我将在自己的工作中改变如下：1、2、3、,预计期限,行动承诺,Thanks!,