《Excel电子表》PPT课件.ppt

第7章 Excel 2003电子表格,XHC,本章主要内容,7.1 Excel 2003基础知识7.2 Excel 2003基本操作7.3 工作表的编辑7.4 工作表中数据的计算7.5 工作表的格式化7.6 图表的创建与编辑7.7 数据的管理与分析,XHC,Excel 2003的基本知识、启动和退出、基本操作；工作表的建立与编辑；数据的输入、编辑和单元格格式处理；利用公式和函数进行数据的运算；单元格的引用；图表的组成、建立、编辑与格式化；数据的排序、分类汇总和筛选；工作簿的管理,学习目标与要求,XHC,7.1 Excel 2003基础知识,7.1.1 Excel 2003的启动与退出,7.1.2 Excel 2003窗口的组成及其功能,1.Excel应用程序窗口,XHC,Excel 2003常用工具栏,Excel 2003格式工具栏,输入函数前的编辑栏和输入函数后的编辑栏,7.1 Excel 2003基础知识,XHC,2.工作簿窗口,工作簿是计算和存储数据的文件，其中可以包含一张或多张工作表。工作簿就像一个文件夹，把相关的工作表或图表存放在一起，便于处理。,(1)工作簿一个工作簿就是一个Excel文件，其扩展名为.xls。一个工作簿最多可以包含255张工作表,(2)工作表工作表就相当于表格，以行和列的形式组织和存放数据，工作表由单元格组成。每一张工作表都通过工作表标签来标识。,7.1 Excel 2003基础知识,XHC,(3)单元格工作表中行列交汇处的小方格称为单元格，它是Excel工作表的最小单位。单元格的地址指的是其所处的列号和行号，列号在前，行号在后。单元格列号用大写英文字母来表示，分别是A、B、C、Z、AA、AB、AC、IV，单元格的行号用阿拉伯数字表示，分别是1、2、3、65536。活动单元格（当前单元格）指的是工作表中当前正在使用的单元格。单元格的高度和宽度、格式等都可以根据实际需要进行修改。,7.1 Excel 2003基础知识,XHC,7.2 Excel 2003基本操作,例7-1：在“E:理论资料”文件夹下新建一个名为“08级学生成绩管理”的Excel文档，并设置该文档的打开权限和修改权限密码为“123”。,1.新建工作簿,4.保护工作簿,2.保存工作簿文件,3.打开工作簿,工作簿的基本操作,XHC,例7-2：打开例7-1中新建的“08级学生成绩管理.xls”文档，要求把Sheet1工作表重命名为“机自08成绩表”，然后在“机自08成绩表”前插入一张新的工作表，命名为“数据输入练习表”，最后同时删除Sheet2和Sheet3工作表。工作表的基本操作包括：选择、重命名、插入和删除、移动和复制、保护等。,7.2.2 工作表的基本操作,1.工作表的选择,(1).选定多张连续的工作表,(2).选定多张不连续的工作表,7.2 Excel 2003基本操作,XHC,2工作表的重命名3.插入和删除工作表(1)插入工作表(2)删除工作表4移动和复制工作表(1)移动工作表(2)复制工作表5保护工作表,7.2 Excel 2003基本操作,XHC,7.3 工作表的编辑,7.3.1 工作表数据的输入,例7-3：打开例7-1中建立的“08级学生成绩管理.xls”文档，在“数据输入练习表”中输入各种数据，利用自动填充功能，在表中填充相同数据和自定义序列数据。,1.输入字符型数据,对齐方式默认为：左对齐特殊情况：学生的学号、电话号码、邮政编码等数字字符的输入,2.输入数值型数据,对齐方式默认为：右对齐特殊情况：分数的输入，如输入分数1.5，0.5,XHC,7.3 工作表的编辑,3.输入日期时间型数据,日期时间型数据的默认对齐方式是右对齐。,(1)输入日期,如：09/4/6或2009/04/06，2009-4-6，6-Apr-09，06/Apr/09按快捷键Ctrl+分号可输入当天的日期。,(2)输入时间,18:10:30，6：10：30PM，18时10分30秒，下午6时10分30秒按快捷键Ctrl+Shift+分号可输入当前的时间。,在日期和时间之间用空格分隔即可，如2009/04/06 18:10:30。,(3)日期与时间组合输入,XHC,7.3 工作表的编辑,如果在单元格中输入true或false，则Excel将其看做逻辑型数据。逻辑型数据的默认对齐方式是居中，在单元格内总显示为大写字母，不区分用户输入的大小写。,4.输入逻辑型数据,（1）自动填充（2）建立数据序列I 拖动鼠标建立序列II 使用菜单命令输入序列 创建自定义序列,5.数据的自动填充,XHC,输入各种数据和自动填充后的显示结果,7.3 工作表的编辑,XHC,7.3 工作表的编辑,7.3.2 单元格的表示与选择,1.单元格区域的表示2.单元格的选择（1）选择一个或多个单元格（2）选择一行或多行（3）选择一列或多列（4）选择工作表中所有单元格,1.使用鼠标拖动进行移动、复制2.使用剪贴板进行移动、复制3.单元格内容的删除,7.3.3 单元格内容的移动、复制与删除,XHC,7.3.4 单元格的删除、插入,1.删除单元格2.插入单元格,1.删除行或列2.插入行或列,7.3.5 行、列的删除、插入,7.3 工作表的编辑,XHC,例7-4：打开例7-1中建立的“08级学生成绩管理.xls”文档，在“机自08成绩表”中输入原始数据，利用公式或函数计算：（1）每个学生的总成绩与平均分；（2）各科平均分、最高分与最低分。,7.4 工作表中数据的计算,Excel具有强大的数据统计计算功能。用户利用Excel提供的运算符和函数构造计算公式，Excel会自动根据计算公式进行计算，并把计算结果反应在表格中，再结合Excel的自动填充功能，可自动完成对其他数据的相应计算。,XHC,7.4 工作表中数据的计算,7.4.1 使用公式,Excel中的公式必须遵守以下规则：(1)公式必须以等号“=”开始，其语法可表示为：=表达式。(2)表达式由运算数和运算符组成。运算数可以是常量、单元格的引用地址或区域的引用地址、函数等；而运算符把公式中各运算数连接起来。例如：=A1+A2+A3、=Average(C1:H1)+3都是合法的公式。,2.运算符,1.公式的输入,Excel公式中使用的运算符主要有四类：算术运算符、文本运算符、比较运算符和引用运算符，如下表所示。,XHC,7.4 工作表中数据的计算,XHC,需要注意的几个问题：（1）优先级问题：四类运算符的优先级为：引用运算符最高，算术运算符次之，文本运算符再次之，比较运算符最低。（2）文本运算符应注意的问题：(3)比较运算符应注意的问题（4）引用运算符应注意的问题,7.4 工作表中数据的计算,XHC,3.单元格的引用单元格引用用于标识工作表中单元格或单元格区域，它在公式或函数中指明了公式所使用数据的位置。在Excel中，单元格引用分为相对引用、绝对引用和混合引用。(1)相对引用指对公式进行复制或移动时，该地址相对于目标单元格位置变化而变化。相对引用由单元格的行号和列号构成。(2)绝对引用指对公式进行复制或移动时，公式中单元格的地址，是其在工作表中的绝对位置，该地址不会相对于目标单元格位置发生变化。绝对引用的形式是在行号和列号前面各加一个“$”符号,7.4 工作表中数据的计算,XHC,(3)混合引用在引用单元格地址时，一部分为相对引用，另一部分为绝对引用，则该引用称为混合引用。例如B$5、$C4(4)外部引用（链接）在Excel中，除了需要引用同一工作表中的单元格（称之为“内部引用”）之外，有时候还需引用同一工作簿中不同工作表中的单元格，或引用不同工作簿中的工作表单元格（称之为“外部引用”或“链接”）,7.4 工作表中数据的计算,XHC,引用同一工作簿中不同工作表中的单元格其引用格式为：“工作表名！单元格地址”例如“=Sheet1!B5+Sheet2!B5”引用不同工作簿中的工作表单元格其引用格式为：工作簿名称工作表名!单元格名称例如Book2Sheet1!B3,7.4 工作表中数据的计算,XHC,XHC,7.4 工作表中数据的计算,在一个单元格中输入公式后，如果相邻的单元格中需要进行相同的计算，可以利用公式的自动填充功能。其操作步骤为：选择公式所在的单元格，移动鼠标到单元格的右下角黑方块处，即“填充柄”。当鼠标变为小黑十字时，按住鼠标左键，拖动“填充柄”到目标区域，放开鼠标左键，公式自动填充完毕。,4.公式的自动填充,XHC,公式的移动、复制是指把公式从一个单元格中移动或复制到目标单元格中。公式的移动不会改变公式中单元格引用的信息，即原单元格或区域内容被原封不动地搬到目标位置，所以移动后公式的计算结果不会发生变化。公式的复制与单元格内容复制所不同的是，当公式中含有单元格的相对引用或混合引用，则复制后公式中的参数会根据新的位置相对于原位置发生相应的变化，从而得出相应的计算结果。,5.公式的移动、复制,7.4 工作表中数据的计算,XHC,7.4.2 使用函数,7.4 工作表中数据的计算,函数的形式为：函数名(参数1,参数2)。例如：SUM(B2:E2,B4:E4)，其中SUM就是函数名，B2:E2，B4:E4是两个参数，表示函数运算所引用的数据。PI()返回 的值（3.1415926），其中PI是函数名，该函数没有参数。,1.函数的形式,XHC,工作中常用的函数包括：SUM()函数、AVERAGE()函数、COUNT()函数、MAX()函数、MIN()函数以及If()函数。（1）SUM()函数：求和函数。语法：SUM（Numberl，Number2，Numbern）功能：返回参数中所有数值之和。（2）AVERAGE()函数：求平均值函数。语法：AVERAGE（Numberl，Number2，Numbern）功能：返回参数中所有数值的平均值。,2.常用函数,7.4 工作表中数据的计算,XHC,（3）COUNT()函数：计数函数。语法：COUNT（Numberl，Number2，Numbern）功能：返回参数中的数值参数和包含数值参数的个数。（4）MAX()函数：求最大值函数。语法：MAX（Numberl，Number2，Numbern）功能：返回参数中所有数值的最大值。（5）MIN()函数：最小值函数。语法：MIN（Numberl，Number2，Numbern）功能：返回参数中所有数值的最小值。,7.4 工作表中数据的计算,XHC,（6）IF()：判断函数语法：IF（logical-test,value-if-true,value-if-false）其中logical-test是任何计算结果为TRUE或FALSE的数值或表达式；value-if-true是logical-test为TRUE时函数的返回值，如果logical-test为TRUE时并且省略value-if-true，则返回TRUE；value-if-false是logical-test为FALSE时函数的返回值，如果logical-test为FALSE时并且省略value-if-false，则返回FALSE。功能：指定要执行的逻辑检验,7.4 工作表中数据的计算,XHC,(1)手工输入(2)使用“插入函数”输入,选定要插入函数的单元格。单击“插入”菜单中的“函数”命令，或单击常用工具栏中的“插入函数”按钮，弹出如图7-30所示的“插入函数”对话框。,3.函数的输入,7.4 工作表中数据的计算,XHC,7.4 工作表中数据的计算,XHC,7.4 工作表中数据的计算,从“选择类别”列表框中，选择要输入的函数分类，再从“函数”列表框中选择所需要的函数。单击“确定”按钮，弹出如图所示的“函数参数”对话框。,XHC,在对话框中，输入所选函数要求的参数（可以是数值、引用、名字、公式和其它函数）。如果要将单元格引用作为参数，可单击参数框右侧的“暂时隐藏对话框”按钮（见图7-31所示），这样只在工作表上方显示参数编辑框。再从工作表上单击相应的单元格，然后再次单击“暂时隐藏对话框”按钮，恢复“输入参数”对话框。选择确定按钮即可完成函数的功能，并得到相应的计算结果。,7.4 工作表中数据的计算,XHC,，单击黑色小三角,(3)使用“常用”工具栏上的“自动求和”按钮输入Excel“常用”工具栏中提供了一个“自动求和”按钮，会弹出一个下拉列边框，其中有“求和”、“平均值”、“计数”、“最大值”、“最小值”五个常用的函数，可根据需要进行相应的选择，如需选择其它函数，可单击“其他函数（F）”按钮进行相应的选择，选择函数后输入参数，即可完成函数的功能，并得到相应的计算结果。,7.4 工作表中数据的计算,XHC,7.4 工作表中数据的计算,XHC,7.5 工作表的格式化,例7-5：打开例7-1中建立的“08级学生成绩管理.xls”文档，对“机自08成绩表”进行如下格式设置：（1）把标题行（徐海学院机自08级08-09学年第一学期各科成绩表）的行高设置为30，标题字体设置为黑体、红色、加粗、20号，并设置为A1-J1合并居中。（2）将平均分数值设置为居中对齐，保留一位小数。（3）给表头行（序号，A2-J2）加淡蓝色底纹。（4）给数据区（A2-J13）加边框，外边框为红色双线，内边框为蓝色细线。（5）将各科成绩（D3:H10）大于等于90分的设置为蓝色，小于60分的设置为红色加删除线的格式。,XHC,7.5 工作表的格式化,7.5.1 调整行高和列宽,1使用菜单命令改变行高和列宽使用菜单命令改变行高和列宽的操作步骤如下。（1）选定要改变行高（列宽）的单元格区域。（2）单击“格式”“行（列）”“行高（列宽）”菜单命令，调出“行高（列宽）”对话框，在“行高（列宽）”文本框中输入需要的数值。如图7-33和7-34所示。（3）单击“确定”。,“行高”对话框,“列宽”对话框,XHC,7.5 工作表的格式化,2.使用鼠标改变行高和列宽（1）改变行高：把鼠标指针移动到该行与上下行的边界处，当鼠标指针变成黑十字形状时拖动鼠标调整行高，这时Excel将会自动显示行的高度值。如果要同时更改多行的高度，可以先选定要更改的所有行，然后拖动其一个行标题的下边界，即可调整所有已经选择的行的行高。（2）改变列宽：把鼠标指针移动到该列与左右列的边界处，当鼠标指针变成黑十字形状时形状时拖动鼠标调整列宽，这时Excel将会自动显示列的宽度值。,XHC,7.5 工作表的格式化,单元格的格式化包括单元格的数字、对齐、字体以及边框和图案等内容的设置。,单元格的格式化,1.设置单元格的数字格式,(1)用“格式”工具栏中的按钮格式化数字 选定要进行数字格式化的目标单元格。利用“格式”工具栏中提供的“货币样式”按钮、“百分比样式”按钮、“千位分隔样式”按钮、“增加小数位数”按钮、“减少小数位数”按钮，来设置数字格式。,XHC,用工具栏按钮格式化数字,7.5 工作表的格式化,XHC,(2)使用菜单命令格式化数字 选定要进行数字格式化的目标单元格。单击“格式”菜单下的“单元格”命令，把“单元格格式”对话框调出来。根据需要进行相应设置后单击“确定”即可,7.5 工作表的格式化,XHC,7.5 工作表的格式化,2.标题居中与单元格数据的对齐方式,(1)用工具栏按钮改变数据的对齐方式 选定要设置对齐方式的单元格。利用“格式”工具栏上的“左对齐”、“右对齐”、“居中对齐”、“合并及居中”、“减少缩进量”、“增加缩进量”按钮来设置对齐方式。如图所示。,用“格式”工具栏按钮设置对齐方式,XHC,7.5 工作表的格式化,一般情况下，表格的标题都是在第一个单元格中输入，可以用Excel提供的“合并及居中”命令，把表格的标题设置成为按表格的宽度跨单元格居中，操作步骤如下：把标题所在行，标题表格宽度内的单元格全部选中；单击“格式”工具栏中的“合并及居中”按钮即可。,合并及居中,XHC,7.5 工作表的格式化,(2)用菜单改变对齐方式 选定要设置对齐方式的单元格区域。单击“格式”菜单下的“单元格”命令，把“单元格格式”对话框调出来，选择“对齐”选项，根据需要进行相应设置,在“单元格格式”对话框中设置对齐方式,XHC,7.5 工作表的格式化,3.设置单元格字体格式(1)用“格式”工具栏命令设置数据的字体格式“格式”工具栏提供了常用的字体设置命令，包括字体，字号，加粗，倾斜，下划线以及字体颜色的设置命令。,(2)用菜单改变数据的字体格式 选定要设置对齐方式的单元格区域。单击“格式”菜单下的“单元格”命令，把“单元格格式”对话框调出来，选择“字体”选项，根据需要进行相应设置,XHC,7.5 工作表的格式化,在“单元格格式”对话框中设置字体,XHC,7.5 工作表的格式化,4.网格线和边框线的设置,(1)网络线的隐藏与显示 单击“工具”菜单下的“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中选择“视图”选项卡，如下图所示。在对话框的“窗口选项”栏，用鼠标单击“网格线”复选框（去掉），即可隐藏工作表中的网格线。如果需要再显示网格线，可重复上述步骤，需把“窗口选项”下的“网格线”复选框选中（显示）。,XHC,7.5 工作表的格式化,网络线的隐藏与显示,XHC,7.5 工作表的格式化,(2)边框线的设置方法一：用工具栏按钮设置边框。选择要添加边框的目标单元格或单元格区域，单击“格式”工具栏上的“边框”按钮，弹出如下图所示下拉菜单，在其中选择所需的边框线即可。,用工具栏按钮设置边框,XHC,7.5 工作表的格式化,方法二：用菜单命令设置边框。选定要设置边框的单元格区域。单击“格式”菜单下的“单元格”命令，把“单元格格式”对话框调出来，选择“边框”选项，如图所示，根据需要进行相应设置。,XHC,7.5 工作表的格式化,5.设置单元格的底纹和图案（1）选择要添加底纹图案和颜色的目标单元格区域；（2）单击“格式”菜单下的“单元格”命令，在“单元格格式”对话框中选择“图案”选项，如图所示；。（3）在“颜色”下选择相应的颜色。如有需要在“图案”下拉列表框中进行相应的选择，如选择条纹和颜色，在“示例”栏中将显示相应的效果；（4）单击“确定”即可。,XHC,7.5 工作表的格式化,在“单元格格式”对话框中设置底纹和图案,XHC,7.5 工作表的格式化,6.自动套用格式(1)选择要格式化的单元格区域。(2)单击“格式”菜单中的“自动套用格式”命令。(3)在对话框中选择需要使用的格式后，单击“确定”按钮。,“自动套用格式”对话框,XHC,7.5 工作表的格式化,7.条件格式（1）选定要使用“条件格式”的单元格区域；（2）选择“格式”菜单下的“条件格式”命令，出现“条件格式”对话框；（3）在条件1（1）中，左边的下拉列表框中选择“单元格数值”（另一选择为“公式”）；在第二个下拉列表框中选择比较运算符；在右边的框中输入目标比较值。目标比较值可以是常量，也可以是公式；（4）单击“格式”按钮，在弹出的“单元格格式”对话框中，设置满足条件的单元格中内容的显示格式，单击“确定”按钮后，返回到“条件格式”对话框；,XHC,7.5 工作表的格式化,（5）如有需要设置其它条件格式，则应单击“添加”按钮，接下来的步骤同（3）。如需删除条件格式，单击“删除”按钮，在“删除条件格式”对话框中选择相应的条件进行删除即可。（6）单击“确定”按钮。,设置“条件格式”,XHC,7.5 工作表的格式化,例7-5实际效果图,XHC,7.5 工作表的格式化,1.格式的复制选择含有需复制格式的单元格或单元格区域，单击常用工具栏上的“格式刷”按钮，鼠标将变成小刷子形状，然后选择要设置新格式的单元格或单元格区域，就可以实现格式的复制。2.格式的删除首先选择需要删除格式的单元格或单元格区域，然后单击“编辑”菜单的“清除”子菜单中“格式”菜单命令，此时单元格或单元格区域就恢复成常规样式。,7.5.3 格式的复制和删除,XHC,XHC,7.6 图表的创建与编辑,例7-6：打开例7-1中建立的“08级学生成绩管理.xls”文档，使用“机自08成绩表”中的学生姓名和各科成绩数据，通过使用图表向导建立簇状柱形图表，要求：（1）系列产生在列，图表标题为“成绩统计表”，分类轴标题为“姓名”，数值轴标题为“分数”，图例显示在右边；（2）将图表嵌入“机自08成绩表”中A15:H30的区域；（3）设置图表格式：a.图表区背景设置为填充效果预设茵茵绿原；b.绘图区背景设置为白色；c.图例字体设置为隶书，加粗，10号字体；d.数值坐标轴刻度最大值设置为100，次要刻度单位设置为5。,XHC,7.6 图表的创建与编辑,一般来说，图表包括2区（图表区、绘图区）3标题（图表标题、分类轴标题、数值轴标题）2轴（分类轴和数值轴）和1图例，这些都是一个个独立项，称之为图表项，简称为图项。,7.6.1 图表的组成,XHC,在Excel中，用户可使用三种不同的方法来创建图表：1、利用“图表向导”创建图表。“图表向导”的调出有两种方法：一是利用“常用”工具栏中的“图表向导”快捷按钮，一是选择“插入”菜单中的“图表”命令。2、利用“图表”工具栏创建图表。可右键单击工具栏，在弹出的快捷菜单中选择“图表”工具栏，“图表”工具栏如图所示。,7.6 图表的创建与编辑,3、使用F11快捷键或Alt+F1组合键创建图表。,7.6.2 图表的创建,XHC,7.6 图表的创建与编辑,具体操作步骤如下：,选择数据区域,（1）选定用于创建图表的数据区域,XHC,7.6 图表的创建与编辑,(2)选择图表类型单击“插入”菜单中的“图表”命令，或单击常用工具栏中“图表向导”按钮，将打开“图表向导4步骤之1图表类型”对话框,XHC,7.6 图表的创建与编辑,(3)设置图表源数据单击“图表类型”对话框的“下一步”按钮，即可得到“图表向导4步骤之图表源数据”对话框,XHC,7.6 图表的创建与编辑,(4)设定图表选项单击“图表源数据”对话框的“下一步”按钮，可得到“图表向导4步骤之图表选项”对话框,XHC,7.6 图表的创建与编辑,(5)设置图表位置单击“图表选项”对话框的“下一步”按钮，得到“图表向导4步骤之图表位置”对话框,XHC,7.6 图表的创建与编辑,7.6.3 图表的编辑与格式化,1、图表的缩放、移动、复制与删除图表的缩放：选中图表后，通过对图表四周8个黑色控点方块的拖动，可以对图表进行缩放操作。图表的移动：移动鼠标指针到图表中任意空白区域，按住鼠标左键就可拖动图表在工作表中移动。在拖动图表的同时按住Alt键，可让图表的边线和目标单元格区域的边框线精确重合。图表的复制：在移动的同时按住Ctrl键或者选中待复制图表后按Ctrl+C组合键，然后在目标位置按Ctrl+V组合键进行粘贴，即可完成图表的复制。图表的删除：右键单击待删除图表，在弹出的快捷菜单中选择“清除”命令或选中待删除图表后按Delete键都可删除该图表。,XHC,7.6 图表的创建与编辑,2、修改图表类型当生成的图表类型需要改变时，可先选中该图表，然后单击“图表”菜单中的“图表类型”命令，在弹出的“图表类型”对话框中选择合适的图表类型；也可右键单击目标图表，在弹出的快捷菜单中选择“图表类型”命令，然后在弹出的“图表类型”对话框中选择合适的图表类型。,XHC,7.6 图表的创建与编辑,3、修改图表源数据当需要修改已生成图表的源数据时，可先选中该图表，然后单击“图表”菜单中的“源数据”命令，在弹出的“源数据”对话框中进行数据系列的增加或删除以及调整数据系列排列次序等操作；也可右键单击目标图表，在弹出的快捷菜单中选择“源数据”命令，然后在弹出的“源数据”对话框中进行相应的操作。,XHC,7.6 图表的创建与编辑,4、修改图表选项有时候生成图表时没有添加相应标题或者显示图例，可通过修改图表选项来进行相应的添加操作。操作方法为：先选中该图表，然后单击“图表”菜单中的“图表选项”命令，在弹出的“图表选项”对话框中进行相应的操作（如标题的添加删除、图例的显示与否及显示位置的设置、坐标轴与网格线的设置、数据标志下设置数据标签包括系列名称、类别名称或值等）；另一种方法为右键单击目标图表，在弹出的快捷菜单中选择“图表选项”命令，然后在弹出的“图表选项”对话框中进行上述操作。,XHC,7.6 图表的创建与编辑,5、修改图表位置修改图表位置的方法同上，既可以通过选中目标图表后再利用“图表”菜单中的“图表位置”命令来进行操作，也可以通过右键单击目标图表在弹出的快捷菜单中选择“图表位置”命令来进行操作。,XHC,7.6 图表的创建与编辑,6、图表的格式化图表的格式化包括对图表的外观、颜色、图案、文字和数字等的格式设置。图表格式的设置可以使用“格式”菜单中的“图表区”命令，或者右键单击目标图表，然后选择快捷菜单中的“图表区格式”命令。这两种方法进行操作都将弹出“图表区格式”对话框，如图所示。,XHC,7.6 图表的创建与编辑,“图表区格式”对话框,XHC,7.6 图表的创建与编辑,对图项进行格式化操作，可双击该图项对应位置，然后在对应弹出的对话框中进行相应的设置；另一种常用的方法是右键单击图项，然后在快捷菜单中选择该图表项的格式命令。,如例7-6中要求进行以下格式设置：1）绘图区背景设置为白色。具体操作步骤为：双击绘图区位置，在弹出的“绘图区格式”对话框中（如图所示），“区域”下选择白色，单击“确定”即可。,XHC,7.6 图表的创建与编辑,“绘图区”格式对话框,XHC,7.6 图表的创建与编辑,2）图例字体设置为隶书，加粗，10号字体。具体操作步骤为：双击图例，在弹出的“图例格式”对话框中（如图所示），选择“字体”选项卡，然后设置字体格式为隶书，加粗，10号字体，单击“确定”即可。,XHC,7.6 图表的创建与编辑,3）数值坐标轴刻度最大值设置为100，次要刻度单位设置为5。具体操作步骤为：双击数值坐标轴，在弹出的“坐标轴格式”对话框中，选择“刻度”选项卡，把“最大值”复选框中去掉，然后在后面的文本框中输入100，然后把“次要刻度单位”复选框中去掉，同样在其后的文本框中输入5，单击“确定”即可。,XHC,7.6 图表的创建与编辑,例7-6实际效果图,XHC,7.7 数据的管理与分析,例7-7：打开例7-1中建立的“08级学生成绩管理.xls”文档，新建名为“成绩分析统计表”的工作表，把“机自08成绩表”中A1:J10数据复制到新建的工作表中，在姓名后增加一列数据，列标题为“性别”，输入相应的数据，然后按要求进行以下操作：（1）以“总评”作为主要排序关键字，“高数”作为次要排序关键字，对学生成绩进行降序排序；（2）使用高级筛选功能，把总评成绩在400分以下的男生记录筛选出来，筛选条件置于A12开始的位置，筛选结果置于第15行后；（3）分类汇总男女生平均成绩。,XHC,7.7 数据的管理与分析,7.7.1 数据排序,1.使用“常用”工具栏中的排序按钮排序如果排序依据为单个字段，利用“常用”工具栏中的排序按钮可以对工作表中的数据进行快速排序。如实例7-7第（1）题中只要求以“总评”作为排序依据，则具体操作步骤为：(1)将光标定位在工作表区域作为排序依据的那一列的任一单元格，本例中应将光标定位在“总评”这一列的任意单元格中；(2)单击“常用”工具栏上的“升序排序”按钮或“降序排序”按钮，数据清单中的记录就会按要求进行升序或降序排列，本例中应单击“降序排序”按钮。,XHC,7.7 数据的管理与分析,2.使用“数据”菜单中的“排序”命令排序有时候需要多个排序依据，如例7-7中，要求当两个同学的总评相同时，可再依据他们的高数成绩进行降序排序。这时需要用到“数据”菜单中的“排序”命令进行排序，具体操作步骤如下：（1）单击数据列表中的任一单元格。（2）单击“数据”菜单，选择“排序”命令，Excel会自动选择整个记录区域，弹出“排序”对话框，如图7-59所示。（3）在“排序”对话框中进行相应的排序设置，如本例中，“主要关键字”应选择总评，降序排列；次要关键字选择“高数”，降序排列；（4）单击“确定”按钮完成排序。,XHC,7.7 数据的管理与分析,若原有工作表中有列标题，则在排序对话框中最好选择“有标题行”，以免标题行本身参与排序。此外应注意的是，“排序”对话框中的“选项”按钮既可以设置排序的方向，如“按列排序”或“按行排序”；也可以设置字符型数据的排序规则，如按“字母排序”或“笔划排序,XHC,以“总评”降序和“高数”降序排列,7.7 数据的管理与分析,XHC,7.7 数据的管理与分析,7.7.2 数据筛选,数据筛选的含义是只显示符合条件的记录，隐藏不符合条件的记录。,1、自动筛选,在“成绩分析统计表”中，以筛选男生的记录为例来讲解自动筛选的操作步骤：（1）单击数据列表中的任一单元格；（2）依次单击“数据”菜单“筛选”菜单项“自动筛选”命令，这时工作表标题行上增加了下拉式箭头按钮；（3）单击某数据列的筛选箭头按钮，在打开的下拉列表中设置筛选条件，本例中应选择“性别”列，然后选取“男”作为筛选条件的值，如图所示。,XHC,7.7 数据的管理与分析,“自动筛选”,XHC,7.7 数据的管理与分析,在设置筛选条件时，可以选择“自定义”条件来设置复杂的条件，如要完成例7-7中的第（2）题，即筛选出总评成绩在400分以下的男生记录则可以在筛选出男生记录的基础上再对“总评”字段进行自定义筛选，如图所示。,“自定义自动筛选方式”对话框,XHC,7.7 数据的管理与分析,2、高级筛选,下面以实例7-7第（2）题为例，讲解高级筛选的具体步骤：（1）构造筛选条件在指定条件区域，根据条件在相应位置输入字段名，并在刚输入的字段名下方输入筛选条件，注意条件区域的空行个数要能容纳所有条件。用同样方法构造其它筛选条件。多个筛选条件之间无外乎存在两种关系：“与”关系（表示两个筛选条件必须同时满足）和“或”关系（表示两个筛选条件之一满足即可）。这两种关系可用如下方法表示：,XHC,7.7 数据的管理与分析,a、“与”关系的条件必须出现在同一行本例中要求筛选出总评成绩在400分以下的男生记录，筛选条件置于A12开始的位置，则可以在A12单元格中输入字段名“性别”，在B12单元格中输入字段名“总评”，然后在A13单元格中输入条件“男”，在B13单元格中输入条件“400”，如图所示。,XHC,7.7 数据的管理与分析,b、“或”关系的条件必须错开如果把题目要求改为“筛选出男生记录或总评成绩在400分以下的学生记录”，筛选条件置于D12开始的位置，则应在D12单元格中输入字段名“性别”，在E12单元格中输入字段名“总评”，然后在D13单元格中输入条件“男”，在E14单元格中输入条件“400”，如图所示。,XHC,7.7 数据的管理与分析,（2）执行高级筛选筛选条件构造好了之后，把鼠标定位到目标数据区域中任一单元格，然后依次选择“数据”菜单“筛选”菜单命令“高级筛选”选项，则该数据区域被自动选中，且会弹出来“高级筛选”对话框。,XHC,7.7 数据的管理与分析,从该对话框中可以得出，有两种方式放置筛选结果，一种是“在原有区域显示筛选结果”，则筛选了之后，在原数据区域只显示符合条件的记录；另一种是“将筛选结果复制到其他位置”，此时可把筛选结果复制到任意指定位置显示，原来的数据区域不变。例7-7第（2）题中应选择“将筛选结果复制到其他位置”。,XHC,接下来应设置“列表区域”，一般情况下会自动把目标数据区域的地址显示在列表区域框中，如果列表区域不符合要求，可单击“折叠对话框”按钮重新选取所需数据区域，本例中“列表区域”为$A:$2:$K$10；同样设置“条件区域”，一般条件区域在第一步就已经设置好，本例“条件区域”为$A$12:$B$13；最后指定区域放置筛选结果，本例中要求把筛选结果放置在第15行之后，则应在“复制到”框中输入目标地址“$A$15”(也可单击“折叠对话框”按钮，选择单元格A15后再次单击“折叠对话框”按钮，则“复制到”框中将自动出现$A$15)。如需把重复记录去掉，可把“选择不重复的记录”前面的复选框打上。最后单击“确定”按钮即已按要求完成高级筛选的步骤。,7.7 数据的管理与分析,XHC,7.7 数据的管理与分析,例7-7第（2）题完成后，实际效果如图所示。,XHC,7.7 数据的管理与分析,7.7.3 数据分类汇总,分类汇总是分析数据表常用的方法，其含义是首先对记录按照某一字段的内容（如此处应为“系”）进行分类，然后计算每一类记录指定字段的汇总值，如总和、平均值等（此处应为平均值）。,例7-7第（3）题中，要求分类汇总男女生平均成绩，以此为例讲解分类汇总的具体操作步骤：,XHC,7.7 数据的管理与分析,（1）对数据区域中的记录按分类字段进行排序，本例中因为要统计的是男生和女生各自的平均成绩，则应先按“性别”字段进行排序，把男生和女生的记录分开来，即男生的记录排在一起，女生的记录排在一起；（2）单击数据区域中的任一单元格；（3）依次选择“数据”菜单“分类汇总”菜单命令，弹出“分类汇总”对话框，如图所示；,XHC,7.7 数据的管理与分析,“分类汇总”对话框,XHC,7.7 数据的管理与分析,（4）在“分类字段”下拉列表中，选择进行分类的字段名（所选字段必须与排序字段相同），本例中应选择“性别”字段。（5）在“汇总方式”下拉列表中，单击所需的用于计算分类汇总的方式，如求和、求平均、求最大值、求最小值等，本例中应选择“平均值”。（6）在“选定汇总项”列表框中，选择要进行汇总的数值字段（可以是一个或多个），本例中应选择“平均分”。如要求用多种方式对不同字段进行分类汇总，则需进行多次分类汇总操作，此时应保留上次汇总数据，“替换当前分类汇总”复选框中的应去掉，若不保留原来的汇总数据，可选中该项（打）。,XHC,7.7 数据的管理与分析,若选定“每组数据分页”复选框（打），则每类汇总数据将独占一页。若选定“汇总结果显示在数据下方”复选框（打），则每类汇总的数据会显示在该类数据的下方，否则显示在该类数据的上方。（7）单击“确定”按钮，完成分类汇总操作。,XHC,7.7 数据的管理与分析,例7-7第（3）题完成后，实际效果如图所示,在进行分类汇总操作之前，一定要对数据区域按照分类字段进行排序，否则得不到正确结果。,