《组织中的沟通》PPT课件.ppt

1,沟通,主要内容,第一节 组织中的沟通第二节 沟通的障碍及其克服第三节 冲突与谈判,3,沟通的重要性沟通的过程沟通的类别非正式沟通及其管理企业中的沟通网络,第一节 组织中的沟通,4,当你在与人交谈的时候当你在打电话或接电话时当你在向大家发表讲话时当你在阅读文件、浏览书籍时当你在互联网上与人聊天时你都在从事同一件事沟通人们用近70%的时间(听、说、读、写）进行沟通，沟通是影响组织绩效的最主要的原因。,5,哲学问题,树木倒地时会发出声音，但如果没有一个人在树林里，这样的声音是否依然存在？只有声波而没有声音，声波只有被人感知到，才会有声音,6,一、沟通的重要性,沟通是指可理解的信息或思想在两个或两个以上人群中的传递或交换的过程，其主要目的是激励或影响人的行为。在很大程度上组织的整个管理者工作都和沟通有关。在组织内部，有员工之间的交流、员工与工作团队的交流、工作团队之间的交流；在组织外部，有组织与客户的交流、组织之间的交流。,7,一般来说，沟通在管理中具有以下几方面的重要意义。,沟通是协调各个体各种要素，使企业成为一个整体的凝聚剂；沟通是领导者激励下属，实现领导职能的基本途径；沟通是企业与外部环境之间建立联系的桥梁。,8,美国的一个结论,9,不同的人如何沟通？,10,6.理解,5.翻译,4.接受,3.传递,2.翻译,1.信息,1.信息,2.翻译,3.传递,4.接受,5.翻译,6.理解,反馈,反馈,二、沟通过程,从表面上看，沟通就是传递信息的过程。但是实际上，管理学意义上的沟通是一个复杂的过程。,11,一般的沟通过程,观察对方的仪表进行初步判断观察与寻找话题注意倾听反馈无声言语与沟通沟通结束,12,三、沟通的类别,按照功能划分，沟通可以分为工具式沟通和感情式沟通。按照方法划分，沟通可分为口头沟通、书面沟通、非语言沟通和电子媒介沟通等。按照组织系统，沟通可分为正式沟通和非正式沟通。按照方向，沟通可分为下行沟通、上行沟通和平行沟通。按照是否进行反馈，沟通可分为单向沟通和双向沟通。,13,口头沟通、书面沟通、非语言沟通和电子媒介沟通比较,14,正式沟通与非正式沟通,正式沟通,优缺点：沟通效果好，较严肃，约束力强，保密性高，可使信息具有权威性；但速度慢，传递中可能失真。,含义：是指按照组织明文规定的原则、方式进行的信息传递与交流。一般情况下，重要文件和消息的传达、组织决策的贯彻等。,15,组织正式沟通的类型,16,上行沟通、下行沟通与平行沟通,下行沟通信息从高层成员向低层成员的流动；上行沟通信息从低层成员向高层成员的流动；平行沟通同级之间的信息传递，也称横向沟通。斜向沟通与其他部门中不同地位即职权等级不同成员之间的沟通。,17,非正式沟通,优缺点：不拘形式、直接明了、速度快、面广及时了解内幕新闻；但难控制、传递的信息不确切、还可能导致小团体的产生。,含义：是指正式途径以外的、不受组织层级结构限制的沟通方式。,18,与正式沟通相比非正式沟通可能更有效,19,单向沟通和双向沟通,单向沟通指没有反馈的信息传递。单向沟通的适合情况：问题较简单，但时间较紧；下属易于接受解决问题的方案；下属没有了解问题的足够信息；上级缺乏处理负反馈的能力，容易感情用事。双向沟通指有反馈的信息传递，是发送者和接受者相互之间进行信息交流的沟通。它比较适合下列几种情况：时间较为充裕，但问题比较棘手；下属对解决方案的接受程度至关重要；下属能对解决问题提供有价值的信息和建议；上级习惯于双向沟通，并且能够有建设性地处理负反馈。,20,单向沟通与双向沟通比较表,21,四、非正式沟通及其管理,特点：交流速度较快；信息比较准确；沟通效率较高；满足职工需要；存在一定片面性；失真主要来自于形式上的不完整，而非无中生有。,管理：认识它的存在，否认、消灭、阻止、打击都是不可取的；利用它为己服务；听所听不到的知谁所知的通过非正式渠道更正错误信息。以其人之道，还治其人之身。,22,五、企业中的沟通网络所谓沟通网络，是指组织中沟通渠道的结构和类型；一种网络不同于另一种网络的基本特征在于：渠道的数量、分布以及是单向还是双向。基本类型：轮型和风车型；1.正式沟通渠道类型,链式沟通Y式沟通星型轮型风车型圆型,23,链式沟通,A,优点：结构严谨、规范缺点：信息传递速度较慢，容易失真，成员平均满意度较低,24,Y式沟通,优点：中心成员(C)具有权威感和满足感缺点：成员士气较低，容易导致信息失真，准确性受到一定影响,25,轮型,优点：信息传递速度快，准确性高，主管（A）控制力强，具有权威性特点：集中化程度高缺点：成员满意度和士气低,26,张先生是一家企业的经理，创业初期，公司里只有12个员工，每个人都由张先生直接管理。随着规模的扩大，张先生聘请了一位副经理，由他处理公司的具体管理事物，自己专心于企业的战略经营，有什么事情都有副经理向其汇报。则公司的沟通网络。A.由轮型变成了Y型 B.由Y型变成了轮型C.由轮型变成了链型 D.由链型变成了星型,27,圆型,风车型,优点：成员满意度和士气高特点：集中化程度低缺点：信息传递速度较慢，准确性较低,28,星型沟通,优点：成员满意度和士气高，合作气氛浓厚，有利于集思广益，提高沟通的准确性特点：集中化程度低缺点：缺乏结构性，易造成混乱，讨论费时，影响到工作效率,29,沟通渠道结构对组织活动的影响：最集权化的网络是轮型和Y型，最分权化的网络是星型。Y型和轮型在完成比较简单的工作中比分权化的网络更快、更准确、也更有效；圆型和星型适合于完成比较复杂的任务，它们便于信息交换和充分地利用资源员工满意度也与网络类型有关领导比较满意集权化网络普通员工比较满意分权化网络,30,有效沟通的障碍如何克服沟通中的障碍,第二节沟通的障碍及克服,31,问题,我一直以为你知道？没有借口再值得我留，想你的念头已不再有。在这个时候不能回头，这感情不该强求。在这个季节不再有温柔，我寂寞你可知否。不能忍受你忍心的走，我不愿等候牵强的理由。我一直以为你知道，要说什么你才能感受？！我一直以为你都知道，我无法承受你要走！这种苦痛的感觉，源于无法有效的沟通,32,1、个人因素接受的有选择性沟通技巧的差异,一、有效沟通的障碍,如果你想赞美别人，他却觉得被羞辱，不要说这是因为他不了解你。这只是你为自己缺乏沟通能力所做的辩解！这次沟通的意义，就是羞辱！,人们拒绝或片面地接受与他们的期望不相一致的信息。研究表明，人们往往听或看他们感情上有所准备的东西，或他们想听或看到的东西，只愿意接受中听的，拒绝不中听的！,33,作为主管的沟通技巧,取得他人信任什么时候才会取得一个人的信任坦诚赞扬鼓励责任,34,如何坦诚？,请大家共同参与来创造坦诚对团队讲一件最令你难忘的事情或者是你最感动的事情或者是你最痛苦的事情,35,明确的真诚的不带负面转折的，如“但是”对不自信的人要多用赞扬对你爱的人要多用赞赏拍肩膀不要钱,如何赞赏？,36,如何赞扬？,请在纸上写下对每一个成员的赞扬阐述赞扬的时候要面对着他说要真诚，有事实依据赞扬将要求你首先发现他人的优点赞扬将发现自己没有的优点赞扬将促进团队中积极的气氛,37,如何鼓励？,鼓励可以获得他人的承认鼓励是积极的鼓励别人的同时，自己也得到激励,38,如何具备责任心？,从小事做起代接电话，并留言思考一个错误中是否有我的因素我可以如何改善团队环境先对自己不满,39,应用中的诀窍（一）,同你的学员进行沟通时，不要扮演“救援者”关注问题的解决方案，会说“你干吗不”而应该是“启发者”和“引导者”，要这样问“你怎么看待目前碰到的问题？”“你准备用什么办法解决这些问题？”后是“你已经做了那些工作？”,40,应用中的诀窍（二）,表扬：1、开诚布公地告诉学员，让他们知道你对他们工作的评价2、要具体指出好在什么地方3、告诉他们，他们的工作对企业和其他人会有多大助益4、鼓励他们再接再厉5、跟他们握手或拍拍肩膀，以此表明你对他们成功的支持,41,应用中的诀窍（三）,惩戒：1、惩戒要及时2、具体要指出毛病出在哪里3、毫不含糊的语言告诉他，你对他的错误而感到难受4、令人难看的短暂沉默，让他感受你的心情5、握手或友善的拍拍他们，使他明白你和他同舟共济6、提醒他，你是如何器重他们7、让他清楚地懂得，你对他的印响不错，但是像这样干可不行8、说清楚、惩戒完了就完了,42,幽默说：“你想要你就说吗？不说我怎么知道呢！”,运用幽默，因为幽默可以使人发笑：笑可以鼓舞士气笑可以提高工作效率笑可以加速问题的解决笑可以缓解压力笑可以缓解神经紧张笑可以克服消极心理,43,一、有效沟通的障碍,2.人际因素双方的相互信任信息来源的可靠程度发送者和接受者之间的相似程度信息来源的可靠性由下列四个因素决定：诚实；能力；热情；客观。沟通的准确性与沟通双方间的相似性有着直接的关系，沟通一方如果认为对方与自己很相近，那么他将比较容易接受对方的意见，并达成共识；如果视对方为异己，那么信息的传递将很难进行下去。,44,结构因素地位差别信息传递链一般来说，信息通过的等级越多，它达到目的地的时间越长，信息失真率越大。信息连续地从一个等级到另一个所发生的变化。团体规模空间约束,一、有效沟通的障碍,45,信息等级链现象实例,最初的信息,最终的信息,46,一、有效沟通的障碍,技术因素语言非语言暗示媒介的有效性信息过量,47,有效的肢体语言,1、第一印象：决定性的7秒钟2、沟通的主要成份1：文字3、沟通的主要成份2：声音语调4、沟通的主要成份3：肢体,48,1、第一印象,科学测试证明，首次接触的7秒钟内，就已经形成了第一印象。想给人留下良好的第一印象，要做必要的准备。良好的印象就是良好的开端，良好的开端是成功的一半。,49,2、沟通的主要成份：,美国心理学家艾伯特.梅拉比安：沟通的主要成份=7%语言文字+38%声音+55%非语言,50,3、是的！,是的！音色也是一种重要的非语言文字语言！不同的音色比话语本身传递的信息更多。交谈中，语气和重音的不同会给对方带来不同的印象和感受。你一定要注意抑扬顿挫！,51,请用不同的重音读：,“我没有说她偷了同学的钱。”我她学员钱,52,你能否读出这么多种意思？,“台州学院的学生是素质最好的”高兴的沮丧的愤怒的平和的亲切的质疑的肯定的,53,4、身 体 语 言 比 语 言 更 可 信,54,非言语语言的意义,55,肢体真的在说话,56,57,58,你能看出他们的立场吗？,59,明了沟通的重要性，正确对待沟通要学会“听”创造一个相互信任，有利于沟通的小环境缩短信息传递链，拓宽沟通渠道建立特别委员会，定期加强上下级的沟通职工代表大会非管理工作小组加强平行沟通,二、如何克服沟通中的障碍,60,沟通前的准备,全面了解沟通对象的个人情况了解沟通对象的情绪状态联系时间和地点沟通的困难程度和物质、心理准备,61,开始沟通：听和看的艺术,言为心声：听听其言，观其行：视路遥知马力，事久见人心：沟通双方的关系、文化背景、年龄、性别特点等等,62,听的艺术,言语表达：用词弦外之音：语调、语气、语速等倾听艺术,63,倾听的重要性,沟通中，花费在倾听上的时间，要超出其他的沟通行为。,64,倾听的障碍,观点不同偏见时间不足急于表达自己的观点环境的干扰,65,听力小测试1,一个顾客急匆匆地来到某商场的收银处，顾客说，“小姐，刚才你算错了50元”；收银员小姐满脸不高兴：“你刚才为什么不点清楚，银货两清，概不负责。”顾客说：“那就谢谢你多给的50元了！”人们说话不是没有想法的，总是在推理！这里：假设人是自私的！,66,听力小测试2,张三心算很好，同事常常考他但都难不倒他。一天，张三的一位同事说，今天我要考考你，你听仔细了。“某路公共汽车上有28人，到了某站，上了18人下了3人，到了下一站，上了5人下了20人；到了下一站，上了16人，下了2人，又到了某站，上了4人，下了18人；又到了某站，上了7人下了4人，又到了某站，上了2人下了5人，又到了某站，上了9人下了5人，又到了某站，上了6人下了10人。”张三说：“你这题目简直是侮辱我的智慧，车上还是28人嘛”同事说：“不，不，我想问你，这趟车共停了几个站？”张三傻了。,67,仔细阅读下列有关故事的提问，并在“对”、“不对”、或“不知道”中作出选择，划圈。请不要耽搁时间 正确错误不知道1、店主将店堂内的灯关掉后，一男子到达T F？2、抢劫者是一男子T F？3、来的那个男子没有索要钱款T F？4、打开收银机的那个男子是店主T F？5、店主倒出收银机中的东西后逃离T F？6、故事中提到了收银机，但没说里面具体有多少钱T F？7、抢劫者向店主索要钱款T F？8、索要钱款的男子倒出收银机中的东西后，急忙T F？离开9、抢劫者打开了收银机T F？10、店堂灯关掉后，一个男子来了 T F？11、抢劫者没有把钱随身带走 T F？12、故事涉及三个人物：店主，一个索要钱款的男子，以及一个警察T F？,68,习题：商店打烊时（答案）请不要耽搁时间 答案1、店主将店堂内的灯关掉后，一男子到达？商人不等于店主2、抢劫者是一男子？不确定，索要钱款不一定是抢劫3、来的那个男子没有索要钱款 F4、打开收银机的那个男子是店主？店主不一定是男的5、店主倒出收银机中的东西后逃离？6、故事中提到了收银机，但没说里面具体有多少钱T7、抢劫者向店主索要钱款？8、索要钱款的男子倒出收银机中的东西后，急忙离开？9、抢劫者打开了收银机F10、店堂灯关掉后，一个男子来了T11、抢劫者没有把钱随身带走？12、故事涉及三个人物：店主，一个索要钱款的男子，以及一个警察？,69,自我中心的听,自身的立场、观点思考问题的惯性过去的知识和经验,70,出发点的差异,71,倾听能力欠佳：不能听出说话者的真实意思，人们的沟通效果也会因此大打折扣。倾听能力欠佳的五种人只喜欢讲而不耐烦听的人；只注意听而忽视说话者感觉的人；过分积极而让人胆怯的人；过分被动而懒得听的人；时常把别人意思领会错的人,72,沟通漏斗,信息流失的现象.原因:文字符号难以完全表达人类丰富的感情与思想，就算表达的很好，接受者也不见得能完全理解和记住。,73,“听”的艺术,74,有效沟通的练习,沟通了解哪些要素：姓名，性格，特点，职业目标，理想，家庭，为什么到你这里工作，学历，知识状况，技能，工作经验，身体状况，精力，信仰，信用，道德，人际关系，朋友状况其中哪些五分钟就可以了解到的姓名，职业目标，学历，工作经验，身体状况其中哪些是十分钟可以了解到的性格，信仰其中哪些是需要较长时间才可以了解到的,75,冲突的原因冲突的管理有效谈判的实现,第三节组织冲突与谈判,76,一、冲突的原因,沟通是为了减低组织的管理成本，进而降低组织之间的交易成本。但是，由于组织之间以及组织中员工之间本质的区别，沟通并不会达到尽善尽美的效果，这样，组织摩擦和人员摩擦不可避免地发生，带来额外的管理组织成本。这种摩擦程度越大，组织的协调成本越高。这就是冲突的由来。因此，冲突是由于某种差异而引起的抵触、争执或争斗的对立状态。,77,沟通差异：文化和历史背景不同、语义困难、误解、沟通中的噪音。结构差异：组织规模庞大。个体差异：背景、受教育程度、阅历、修养、性格、价值观、作风。,78,二、冲突的管理,历史上对待冲突的观点：第一种观点存在于19世纪未到20世纪40年代，认为组织应该避免冲突，冲突本身表明组织内部的机能失调。第二种观点认为冲突是任何组织不可避免的产物，但它同时指出，冲突并不一定会导致对组织的危害，甚至可能有利于组织中的积极动力。第三种观点是当今的冲突管理观点，明确认为冲突不仅可以成为组织中的积极动力，而且其中有些冲突对于组织或组织单元的有效运作是必要的。,79,有效管理冲突的方法：谨慎地选择你想处理的冲突 仔细研究冲突双方的代表人物 深入研究冲突的根源 妥善地选择处理办法,80,三、有效谈判的实现,为了管理冲突，管理者必须和组织内外的人员打交道。在组织内部，冲突管理时常可以有效地通过行政手段进行。但对于组织之间的冲突，像企业之间在新的经济形式下开展的旨在拓展未来商机的战略联盟，通常出现联盟各方在协调上的困难，就不能简单地用行政干预的手段去降低管理成本，实现组织目标。相反，联盟各方必须从包括协议、信任和互惠等多方面的视角，寻求解决组织间冲突的途益。谈判作为一种实现目标的手段，必然是冲突管理的重要内容。,81,实现有效谈判的原则,理性分析谈判事件（抛弃历史和情感的纠葛）理解你的谈判对手（对手的制约因素、真实意图、战略、兴奋点和抑制点）抱着诚意开始谈判（条件合情合理、提法易于接受、必要时主动让步、寻求双赢方案）坚定与灵活相结合（目标的基本要求要坚持、对双方最 初的意见不必太在意）,