《秘书的含义等》PPT课件.ppt

,秘书的定义、涵义秘书的职业特征秘书的作用与特点,秘书学是一门研究秘书活动及其规律的科学。从人类有了社会组织和文字，就形成了文牍性很强的秘书工作；有了国家，便出现了为统治者服务的国家秘书工作。秘书，在我国是政府机关、企事业单位普遍设置的一种行政职位；在世界范围内是最广泛的社会职业之一，对社会的发展起着不可缺少的作用。所以，研究秘书工作的规律，研究秘书人员的任职要求，就成为现代社会发展的一种必要。,社会流传的说法：端个茶，递个水，开开车门，跑跑腿。眼观六路，耳听八方；胆大心细，遇事不慌；腿勤嘴紧，头脑灵光；能掐会算，亦文亦商；端茶递水，样样擅长。,一、秘书的涵义,在我国，“秘书”一词历史久远。在不同的历史时期，“秘书”的内涵也有所不同。就世界范围来看，关于“秘书”的说法也各有不同。有从字面上解释的：秘密文字工作者；也有用比喻说明的：领导的参谋与助手。这些说法都有一定的止确性，但又不够科学和确切。从秘书学研究的角度来说，秘书的涵义在学术界有较普遍的四种说法。,宫中秘藏之书辅臣与书记行政职位社会职业,关于“秘书”定义发展过程的补充关于秘书的定义，在我国20世纪80年代以后，大体出现了这样一些具有代表性的提法：一是秘书助手说，二是秘书参谋说，三是工作人员说，四是职务说，五是职业说。,“秘书是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企业事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为秘书。”（王千弓秘书学与秘书工作1984）,张金安、常崇宜在秘书学概论（1983年出版）中认为：“秘书是一种职务、也应当是一种职称”，“是领导的耳目、助手和参谋”。,“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。”（张家仪也谈秘书的定义1986）,“秘书是在管理系统决策者近身，以沟通信息、参谋决策、处理事务的综合职能，辅助决策者有效控制全局的工作人员。”（张清明等的关于秘书定义的思考1986）,“秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。”（杨永清领导秘书智囊1986）,“秘书，在我国现代主要指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职责是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、管理会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等工作。”（袁维国主编秘书学1990）,“秘书：专门从事办公室程序性工作，协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。”劳动部文件同时规定其“适用范围：本标准运用于在机关、团体、企事业、涉外机构等组织中，从事秘书工作的人员，也适用于有志从事秘书工作的人员”。（秘书职业技能标准劳动部1997）2003年修订时将“领导”改为“上司”。,二、秘书的类别和层次,秘书作为一个职业大类，如同教师、医生等一样，在横向上有类别，在纵向上有层次之分。1、秘书的类别。秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。服务于政府机关的通称为“机关秘书”，服务于工矿企业的统称为“企业秘书”：服务于私人的则称“私人秘书”，另外，还有“商业秘书”、“涉外秘书”等的分法。,同在政府机关和某种企事业单位工作的秘书，则又因其工作内容或专业不同而有更细的划分。主要从事日常事务行政工作的被称为“行政秘书”，主要管理机密文件的被称为“机要秘书”，主要从事撰文拟稿的被称为“文字秘书”。高等院校则有“教学秘书”、“科研秘书”、“行政秘书”之分。这些分类，基本上符合我国的实际情况。,2、秘书的层次。秘书人员因其所在服务机关、单位的层次和规模不同，引起工作的职务、性质以及学历、能力、资历不同，在纵向上有层次之分。,我国政府机关的秘书，因其职务、职责而有相应的行政级别。如中央的秘书可达正部级，省部级的秘书可达正厅级，地市厅局的秘书可达正处级，县团处的秘书可达科级。有的职务名称反映其级别：如各级机关秘书长、办公厅（室）主任、秘书处长、秘书科长。,通常的分法是省、厅两级的秘书人员成为“高级秘书”，处、科两级的秘书人员成为“中级秘书”，科员级以下的秘书人员则成为“初级秘书”。北京有一种通俗的说法：高级秘书是动脑子出点子的，中级秘书是动手摇笔杆子的，初级秘书是跑腿办事的。人们对秘书工作的粗浅认识：端个茶，递个水，开开车门，跑跑腿。应该指的就是“初级秘书”。,西方国家的政府机关的秘书均属文官系统，有明确的层级划分，对职责、学历、资历各有要求，如英国就分为四个等级：行政级：政府首脑和各省部长的主要助手和顾问。多数出身于名牌大学并受过专业培训，而且被规定不得参与政党活动。,执行级：处理日常事务，一般毕业于文官学院或行政学院。文书级：记录、撰写，处理日常行政事务，一般为大专毕业生。助理文书：打字、速记、缮印、接待等工作人员，女性居多，一般为高中毕业经过短期职业培训者。,三、秘书的职业特征,秘书既是行政人员的一部分，又是一种社会职业，与其他职业相比，有他自己的特征。,l、服务的直接性。分两种情况：群体为群体服务，“一对一服务”。服务的直接性体现在：秘书的工作内容与领导是一致的，领导做什么秘书也做什么；秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书也向领导请示、汇报；秘书做工作直接对领导负责，其结果成败与领导直接有关。,2、工作的稳定性。3、知识化、年轻化、女性化。,四、秘书工作的内容、特点和作用,l、秘书工作的内容。美国把秘书工作用“文书、事务、一般管理”来概括，这在世界上是有一定代表性的。许多西方公司在录用新秘书之后，人事部门会给秘书一份“职位说明表”，逐一列出秘书应做的工作。有的公司从大到“文件拟稿、会议安排”，小到“给客人送咖啡，购买文具”等不下20项。,结合我国实际情况，尤其是近20年来秘书工作有所发展，与国际上越来越接近的现实状况，我国政府机关与企事业单位的秘书工作大致有以下15项：文书撰写（上司口述或会议记录、整理，文件起草、修改、润色等）文书制作（打字、复印、编排、装订）文书处理（收发、传递、办理、保管、立卷）,档案管理（归档、鉴定、管理、提供）会议组织（准备、记录、文件、善后）调查研究（计划、实施、分析、研究）信息资料工作（收集、整理、提供、储存）,信访工作（群众来信来访或顾客投诉处理）接待工作（日常来访与计划来访接待、安排、服务）协调工作（政策研究，工作、地区、部门人事关系等）督察工作（政策推行或决议实施的监督、检查）,日程安排（为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜）日常事务（通讯、联络、值班、生活、管理）办公室管理（环境、设备、经费）其他临时交办事项,2、秘书的工作要求。四个转变：由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋献策；由单纯地传递信息转变为综合处理信息；由被动服务转变为主动服务；由凭老经验办事转变为科学化管理 六个强调：强调调查研究工作；强调信息工作：强调信访工作：强调协调工作；强调督察工作：强调党务、政务服务工作。,3、秘书工作的性质与特点辅助性。“辅助”是相对“主导”而言的。辅助，是指在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。地位再高的秘书官员也终究是逼他更高一级的领导的助手。即使是联合国秘书长，他也是为执行联合国决议、推行联合国工作而存在的，也可以说是联合国所有首脑的工作助手。各级秘书长必须认清工作的辅助性质。,综合性。机密性。善于保守秘密是秘书人员的首要职业道德。服务性。“上、中、下”。为本机关领导、上级机关服务；为本机关其他职能部门服务；为下级机关，为人民群众服务。,4、秘书工作的作用助手作用。参谋作用。“顾问”“智囊”协调作用。“一人之下，万人之上”“工作网络结点”信息枢纽作用。信息集散地。提供、传递、反馈。公共关系作用。,