《汇报材料写作》PPT课件.ppt

汇报材料的写作,樊泳湄,汇报材料是下级向上级领导进行工作汇报时的文稿。汇报得好不好，一是体现着汇报人的素质，二是关系到能否真实地反映汇报主体的实际工作水平，三是有时关系到能否赢得上级领导的支持，四是关系到汇报人的形象和声誉。,、适当调剂,一、汇报材料的特点,1、汇报基调是“下对上”,准确把握这一角度和表述基调非常重要，因为，这不仅仅是个尊重上级的姿态问题，更重要的是一种工作态度。领导及上级机关听取汇报的目的，是为了准确掌握下情，指导工作，增强决策的科学性。作为下级就应该如实的、全面深刻的提供情况。,下级就应该如实的、全面深刻的提供情况。不然，就可能出现为了图表扬而汇报假情况、为了应付检查汇报表面“亮点”情况的现象。此外，把汇报材料写成单位工作总结，或者写成工作布置，还可能闹笑话。,2、汇报内容力求“价值反馈”,上级“了解情况与决策”下级“落实并汇报反映情况”,从落实中反馈出的高质量的信息，更有利于上级领导和机关修正和完善原来的决策，并不失时机地推出新的决策。上级领导和机关对下级反馈信息的评价，往往不是以数量多为标准，而是选取那些具有重要价值的信息。因此，从落实中反馈出的高质量的信息，更有利于上级领导和机关修正和完善原来的决策，并不失时机地推出新的决策。,3、表现形式重在展现“亮点”,汇报材料最关心的一个问题，就是如何使本单位的工作汇报真正得到上级领导和机关的肯定和认可。但在准备汇报材料时，切切不可做“妙笔生花”式的花样文章。其实，一个单位的工作汇报，是其工作实际的真实反映，上级领导和机关对汇报材料的满意，从本质上说，是对单位实际工作的认可和满意。,二、汇报材料的写作过程,（一）准 备,1、研究对象,一是围绕主旨，投其所好。一般来说，上级领导听汇报都有一定的目的性，尤其在一些正规的场合听汇报，往往会事先告知。在这种情况下，就一定要按领导的要求准备汇报材料,切忌偏离主题、答非所问或缺漏汇报内容。其次是汇报要研究上级领导的心理。起草汇报材料之前，首先要研究听汇报的人最关心什么、最重视什么、最想听什么，围绕这样的问题作重点汇报，一般容易引起领导的兴趣。如果汇报中再提出自己的思想观点和经验性的东西来，使领导从中受到一些启发，那就会取得比较理想的效果。,第三是汇报要符合上级领导的思维特点和语言风格。要通过认真领会上级的预先通知、及时和上级有关工作人员联系，尽可能多地了解情况，力求汇报的思路和语言与其更贴近一些。第四是汇报要围绕上级领导所分管的工作。汇报的内容要同听汇报者分管的工作相对应，这样，领导听着比较顺耳，汇报也就容易取得好效果。,2、把握情况,3、搜集材料,搜集素材有两个含义，一个是要有众多的文本材料，另一个就是平时多注意思考，进而形成有独特见解的观点群。,基本方法,一是调查研究，取得第一手现实材料。二是广开材源，积累第二手材料。三是有备无患，储备基础材料。,调查、收集、积累材料三忌,一忌凭兴趣出发。二忌道听途说，一知半解。三忌实用主义。,(二)构思谋篇,布局的方式,一是列书面提纲。提纲是详是略，应根据文稿内容需要和作者的行文习惯而定。二是打腹稿。虽没布局成文，但中心有个轮廓勾画，短一些、急一些的文稿多采取这种办法。,(三)起 草,语言,行文格式,避免雷同,一是可根据领导者的特定身份就汇报的主旨阐发观点，展开议论，这样可较为自然地成为“一家之言”；二是适当变换议题的角度，用独特的角度来看待问题、阐发观点，使人耳目一新；三是选择那些富有新意的材料来说明问题，使听者深受启发，回味无穷；四是研究汇报材料的主要内容、侧重点。,独树风格,汇报材料最忌千篇一律地发表意见，平淡无奇。要有自己的风格，才能有好的效果。撰稿人要在把握领导者思维、语言特点的基础上，发挥创造性，使领导汇报讲出自己的风格来。每个人所具有的异于他人的品格，异于他人的创造特点，就是其风格的具体体现。,（四）修改,办公室主任如何统稿,一篇较大的汇报材料往往需要几名撰写人员承担完成，这也叫分块负责的方式。采取这种方式的好处是分工明确，责任到人，能够有效及时地完成任务。在这种情况下，处理好分块负责与统稿的关系至关重要。,一是既要分块负责，又要做到分而不散，统而不“死”,一是分块负责与逐段讨论的办法。二是分块负责与相互修改的办法。三是分块负责与集体“会诊”的办法。,二是发挥撰稿人员的主观能动性,文稿起草前明确提纲 明确工作重点 避免文稿与实际工作两张皮,（五）定稿,三、汇报材料写作中 存在的问题,1、内容散乱，主题不突出,主线,主题,2、角度偏,面面俱到,重点,3、条理性差,归纳梳理,4、空泛乏味,空话、套话、大话,实质：语言行贿、不负责任,根源：形式主义、官僚主义,5、思想浅,就事论事,提炼升华,6、无个性，问题平,特色,7、不客观,假,不实事求是,8、长篇大论，言而无物,流水账,四、如何写好 汇报材料,（一）具备相应的思想基础和心理素质,1、有服务意识、责任意识 2、有奉献精神、吃苦耐劳精神 3、有谦虚的态度 4、有知难而进的勇气 5、有一丝不苟的作风,（二）把握“八字诀”,怎样做到情况明明上情，察下情,怎样突出特色 一要先声夺人，把工作上最鲜亮、最感人、最有特点的内容放到最前边，以引起听汇报人的兴趣。二要浓墨重笔说清说细，以给人完整清晰的印象。三要写深写透，充分挖掘、展现其与众不同的效果，力求给人以启迪和收获。,特点就是优势：其一，这是实事求是的表现。因为特点是客观存在的，把客观存在的东西反映出来，这就是实事求是。其二，容易汇报出深度和厚度，不至于像“摊大饼”、“流水帐”。其三，容易引起领导的兴趣。因为既然是你的特点，就说明别人在这一点上比不过你，领导一般希望在这一点上从你这里多了解一些情况，多受到一些启发。其四，在诸多汇报中不至于陷于末流，而容易出类拔萃。,怎样突出重点 一是最适合领导心理的内容。因为这是领导最关心、最想听、最爱听的内容，不把它重点汇报好，其他方面汇报得再好，也难以取得好效果。二是最能体现汇报主体特点的内容。因为这是汇报主体在工作上最鲜亮、最抓人的地方，要在诸多汇报中打得响，主要靠把这方面的内容汇报好。三是内涵最丰富、最深厚的内容。也就是说，要把有话可说、有思想可挖、有经验可总结的内容作为汇报的重点。,怎么提升高度,一是要突出工作中的亮点，把有个性的东西挖掘出来，并分析透彻；二是要从具体工作入手，不能大而化之、太抽象；三是要抓住本质，杜绝简单的材料堆砌，写出深层次的东西，防止表面化，浅尝辄止。,怎么体现深度,汇报材料的深度主要来自把上级指示精神与本单位工作实际相结合的程度。,怎样选择好材料,多选实质性材料，少写过程性的内容。多选重点的、有特色的材料，少写一般性的贯彻情况。,工作汇报是将汇报材料上的符号语言转化成汇报者的有声语言，作用于听汇报者的听觉来完成的。而听汇报和看材料是有区别的。看材料可以“回头”，把前后内容联系起来看；看材料时精力可以“分叉”，可以几条线索同时并进，一次看不清的可以反复琢磨。听汇报则既不能“回头”，也不能“分叉”，又不能慢慢琢磨。这就要求汇报材料一定要脉络清晰。,怎样做到层次清晰，结构合理,一是线条要单一，要一部分说一项内容；二是情节要简单，要突出主要情节，没有必要事无具细。三是前后内容的转换要明显，要有必要的语言提示，以使听汇报的人思路跟上趟。内容的跨度要自然，一般要有过渡句，以使听汇报的人不觉得突然。,汇报材料一般包括工作情况、取得的成绩、存在的问题、今后的设想等内容，但整个材料如何布局、怎样安排，先写什么、后说什么，要精心斟酌，不一定都按四部分内容一顺排列下来。汇报工作的目的就是把情况汇报清楚，把成绩汇报充分，给领导留下一个好印象。安排材料的结构一定要有利于达到这个目的，不要只图省事，千篇一律。安排汇报材料的结构，一定要在立足于工作实际的基础上，研究领导的心理，适应领导的心理，抓住领导的心理。这对取得好的汇报效果是很重要的。,怎样使用好语言,尽可能运用“数字化”语言正确使用模糊性语言使用必要的修饰和限制口语化,口语化（有声语言的特点）：一是叙述语言要简明。切忌冗长口罗唆，千万不能把有用的东西淹没在废话之中。二是要多用短句。这样既便于说，又便于听，而且干脆有力，节奏感强。如果句式过长，无论汇报的人还是听汇报的人，都会感到费劲。三是要流畅和谐，上口顺耳，不能气结语涩。四是要通俗易懂，不要用生僻的语言。,（三）做到五个“注重”,1、定位：定位准确，对味下笔,由谁汇报,向谁汇报,讲的内容、角度,角色定位、主题定位,2、分析：注重分析，思想性强 突出个性，具体入手，抓住本质 思想性：政治上不出错，有启示作用,“三多三少”,3、评价：评价客观，情况准确求实：实话实说辨证：两点论,失真,成绩：留有余地，实事求是缺点：实实在在，一针见血,领导了解或不关注的、一般性的、老情况、共性的、面上的略（粗）领导不了解或关注的、中心任务（重点工作）、新问题、个性特色详（细）,需要领导指示、批准或解决的问题：说清实质、提出几种解决方案并说明每种方案的的优点、不足及方案的可行性，说足理由。,4、事实：寓事于理，言之有物,量化分析,典型事例,5、分寸：讲究分寸，把握好度 思想分寸、内容分寸 语言分寸、时间分寸,（四）区分汇报材料与报告共同点：汇报性、陈述性,（五）做好细节,写作完毕要提前把材料送到领导手中，以便于领导查漏补缺，提前熟悉汇报的内容，充分准备，从而使汇报达到预期效果。汇报工作结束后，主动征求汇报者的意见，虚心、诚心地听取各方面的反映，取长补短，以便下一次把汇报材料写得更好。,写好汇报材料的“诀窍”就是结合实际工作，多学、多记、多思、多看、多写、多练。“常看胸中有本，常写笔下生花”“思风发于胸臆，言泉流于笔端”,应该讲什么可以讲什么能够讲什么听众需要什么,在什么时候讲在什么地方讲对什么人讲 演讲具体类型,为什么讲,讲什么 怎么讲,领导干部演讲稿写作,改进话风，反对形式主义,一“有”心中有听众 二“要”主旨要单一 篇幅要短小三“与”权威与平易 庄重与幽默 深入与浅出,六 讲 四不讲,真 话实 话短 话管用的话明白的话自己的话,正确的废话漂亮的空话严谨的套话违心的假话,谢 谢,