《时间管理课程》PPT课件.ppt

时间管理Time Management,因为我们不知道究竟什么对我们最重要，所以每件事好像都很重要。,因为每件事好像都很重要所以我们不得不每件事都做。,有些人看到我们每件事都做，所以，他们期望我们什么都做。,每件事都做让我们非常忙碌，所以我们没有时间去考虑，究竟什么对我们最重要。,忙人的告白,你真的很忙吗?,时间管理检查表(一),时间管理检查表(二),问阅读以下的提问，在右面的栏里写上符合点数。（全部是：点稍微是：点不是：点）,11对于工作受托人的希望总是积极予以反应。12 对于已投资部分设法去回收。13考虑一下给所属集团带来的结果再行动。14有错就改正的意识。15回绝有疑问的工作。16不是先做自己的必要事，而是优先做他人所交代的事项。17紧急的事优先，重要的事在后。18立即应付意料外的突发事件。19不到最后期限不认真做。20用临时想出的顺序来进行工作的人。,时间管理检查表(三),根据表一、二的点数在时间矩阵图上画出区域作为结果判断,A,B,C,D,我们真的花了时间去做这些对我们一生都很重要的事情了吗?,80%最佳效果的工作,20%较为次要的工作,80%的时间,20%的时间,来自,花去,80/20原则,去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域 集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题 在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意 的工作,时间矩阵图,重要,不重要,紧急,不紧急,虚假的,必要的,危机,有限期的任务项目,计划,准备,建立关系,真正的创新,领导的,干扰,一些会议,一些报告,浪费的,逃避的活动,DO IT NOW,DO IT LATER,DELEGATE,DONT DO IT,稍后做,授权,不做,立即做,4D原则,25-30%,15%,50-60%,2-3%,时间安排,普通人的时间安排,20-25%,65-80%,15%,1%,成功人士的时间安排,有效计划,计划限制了自由着急要紧的事情总是先到，要先解决我没有时间做计划,1、当我们做重要的事情时，就不会被琐碎的 事情所牵制。2、将预先决定要做的事情写出来,不做或少做计划的原因,有效计划,时间管理的5个坏习惯,1.拖延 对于必须做的事磨磨蹭蹭，到了最后 时间迅速草草地收场。2.完全主义 由于不管什么事都要完好认真去 做，所以工作老是完不成。或者，对于 不这么重要的事化了太多的时间。3.现实主义 经常是不考虑将来的事，现在好就可 以了的想法的行为。4.自我中心 违反与他人的约定或自己已决定要做 的去而做另外的事情的时候，自圆其说 使其合理化。5.他律主义 满足并乐于接受他人的指示，而不是 自己去考虑、决定、行动。,1.期限未到，急什么？2.它太令人感到不愉快!3.它很难!4.目前我很忙，匀不出时间做那件事！5.兹事体大，我怎么能贸然采取行动？6.我现在没心情做这件事!7.我在压力下工作绩效较佳!8.在行动前，我要先休息一下!,拖延时间的借口,时间管理的7个基本技能,1.項目列举能力 将应该做的事列表。2.工数估计能力 估计需要多少时间，或应该需要 的时间。3.程序构成能力 考虑进展工作最适当的程序。4.应变能力 善于应付突发工作的能力。5.突发事件的降低能力 减少突发的工作。6.先见计划能力 计划将来的事。7.日程遵守能力 绝对遵守制定的计划。,项目列举能力,早上，进公司后考虑当天要做的事，不能说是做好了基本的BUSINESS。这种人容易将要做的事遗漏。能够列举出许多今天、明天、本周应该做的要做的事是计划性地进展工作的第一步。,1.首先要写出来 不要漠漠糊糊地考虑，写出来看一看，能够整理思路2.养成写备忘录的习惯 想起时立即记录所接受的备忘录指示3.具有写的视点防止遗漏 写出不同的工作种类人 委托事项被委托事项 预见将来并列出（今天、明天、本周中本月中）活动形态（电话会议会面访问资料制作）空闲时间用的自由项目4.具体列举 形象地写出行动的特征,工数估计的能力,何时为止能完成此工作要到明天明天，时间不够没有完成为何会这样？这是因为没有估计工作所需时间的能力。对于各个列举的项目，将所需的时间与自己的能力对照，必须做到尽量能够正确地估计。另外，对于有时间制约的工作，同时也有必要决定应该花费的时间。养成了这样的习惯，可以用时间尺度来测定自己的能力。,1.规定时间 是抓住工作的每个单位时间和件数2.确定时间 是确定目标时间3.谋求时间的模式化4.估计期间5.养成确定目标时间的工作习惯,程序构成能力,为了将所列举的应该做的项目付诸实施，有必要构成项目的顺序，根据此做法，决定工作的效率、效果。另外，所列举的项目，有已定交货期和未定交货期，着手做即能完成、不知道何时完成等性格不同的混杂在一起。为了最有效地实行有必要考虑顺序的构成。,1.把要做的项目模型化 汇总在一起能处理的项目 适于自己一人集中来做的项目 简单能处理的事费时间的事2.选择应该做的项目 对于结果、时间难以预料的事，尽量趁早着手做 重要的课题尽量放到前面来做 讨厌的、不擅长的，担心的事早点处理3.决定要做的顺序 注意交货期（最后期限）确认预约 在步调的分配和节奏上下功夫,应变能力,现实中有紧急预定的变更、联络的不彻底、对方的个性等原因、工作不能按自己的意图进展。一定会发生许多预料不到的突发工作和麻烦。制定计划时，必须事先预计即使有突发工作的发生也能有对应的自由度和空间。另外，必须理解临场对应。,1.冷静地判断对应的必要性 是否有必要进行对应？（不能拒绝吗？）是否有必要马上对应？（等一会儿行吗？）是否有必要自己对应？（能委托别人吗？）2.努力做有效的对应方法 仔细把握需求，避免做无用功？考虑是否能用别的来替代？判断汇总在一起的方法是否有效果？3.做时间的主人4.预先考虑临时对应时间,突发事件的降低能力,即使制定了計画也没用的最大的理由是没有按照计划去试验。即使想按计划去做，一旦发生了临时事件便不能顺利地进展。正因为不得已的突发事件是不能预见的，所以计划是无意义的。但是，临时事件并不是都不能管理的。追究其原因，制定对策以减少临时事件也是可能的。,1.分析突发的内容 怎么样的突发由谁为何有何问题2.改善方法结构、抑止发生3.事先对策，未发生前进行预防4.预测发生，事前做好准备5.发生时的对应委托别人,先见计划能力,了解今天的工作，但不知道明天要做什么很困惑。另外，首先只把明天要做的事记入笔记本也不能不安心。开始做了工作，只是无目地决定应该做的事，预计未来决定今天、明天、本周应该做的，将会产生很大的意义。为了养成工作的预见性，必须有决定不用说是明天，比如周后、1个月后、半年后应该做的工作习惯。,1.把将来的课题拆开，可以放到前面来 确认本月下个月半年一年中的要做的业务 细分方法顺序 确认不发生重复那样的工作目标2.把将来的计划写入笔记本 不仅是最终交货期，也要设定中间交货期 约定适当的中间交货期（Appoint）也要记录一年的会议日程等3.确保时间 将将来的课题尽量提前完成，优先确保解决时间 如能有空闲时间，优先运用,日程遵守能力,即使列举应该做的项目，在正确的优先权的基础上使计划具体化，如果不予以实行日程计划就会成为泡影。不得不遵守与他人所规定的日程这是理所当然的，不只是这样，如何遵守自己所规定的日程是则自己革新的关键。,1.不只是要遵守与他人的规定，还要遵守与自己的规定2.创造不做不行的环境 心理的自動化3.想办法节约和活用 发现空闲时间 发现同时处理的余地 发现一边一边的时间4.遵守时刻（日期）和小时的两个方面,时间分析,今天必须做的事,今天应该做的事,今天可以做的事,今日三件事,时间管理Time Management,锦囊妙计,充分利用记事本,待办琐事 物品清单,让脑子空下来，装更有创造性的事情,善用零星时间,通勤时间 旅途时间 等候时间,不要随便打发你的零星时间,背包原则,将同类的事情尽可能成批量处理,琐事也有琐事的处理方式,逆势操作,当别人不去做的时候我就去做,每天读一点没有人读的东西 每天想一些没有人想的事情,